La plateforme collaborative unique du Groupe La Poste

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1 La plateforme collaborative unique du Groupe La Poste
COMMENT ACCOMPAGNER LE DEPLOIEMENT .com1 CHEZ VOUS ? « Et si on permettait dorénavant aux collaborateurs du Groupe de mieux travailler ensemble ? »

2 COMMENT CELA VA-T-IL SE PASSER ?
Le déploiement de la plateforme collaborative unique va bientôt démarrer au sein de votre entité (direction, site géographique, filiale...)  Il est temps de vous préparer individuellement et collectivement. CONCRETEMENT  COMMENT CELA VA-T-IL SE PASSER ?

3 Agenda Introduction : le parcours de déploiement d’une entité
Mon écosystème .com1 – les parties prenantes Les étapes de conduite du changement d’une entité Les actions de conduite du changement  Les parties prenantes, leurs rôles, leurs actions et leur support Top Manager Managers Ambassadeurs ou .com1natives Référents Communicants  Ma boite à outils

4 Ambassadeur .COM1 Natives
Les parties prenantes Top Manager Est le sponsor du projet dans son entité Porte le sens Désigne le référent Manager Porte le sens Accompagne son équipe Est exemplaire Référent Aide à la coordination du déploiement Facilite la mobilisation managériale Support utilisateur Ambassadeur .COM1 Natives Porte le sens Oriente les utilisateurs Facilite Transmet Collaborateur Communication entité Sens, enjeux, bénéfices Planning de déploiement Dispositifs d’accompagnement Ressources pédagogiques

5 Les étapes de conduite du changement d’une entité
Idéalement 2,5 mois avant le déploiement M-2,5 M-2 M-1 J (sur quelques semaines) M +1 Démarrage Préparation Sensibilisation Découverte Apprentissage 2 Désignation du référent Les parties prenantes se coordonnent On informe les collaborateurs On déploie On implique les managers On pilote l’adoption Le référent désigné a pour mission pour faciliter le déploiement de .com1 et l’accompagnement des postiers Le référent prépare l’arrivée de .com1 dans son entité avec les responsables COM, RH, les ambassadeurs de son entité et le support SI s’il y en a localement La notification d’accès à la plateforme .com1, les ressources pédagogiques et les espaces de formation en ligne sont mis à disposition des postiers. Les managers et les responsables de collectifs (chef de projet, responsable de filière..) organisent des ateliers d’usages collaboratifs avec leurs équipes Le référent s’assure de l’implication des managers et de leur prise de connaissance des modalités de déploiement et de leur rôle Les actions de communication et de sensibilisation à .com1 sont menées localement .com1natives M Le kit de conduite du changement est partagé avec les parties prenantes locales et adapté au contexte R Les ambassadeurs, la COM interne organisent des « rencontres .com1 » (petits déjeuners, démos, ETC…) Présentation de .com1 lors d’un événement de la communauté managériale avec un zoom sur l’atelier des usages collaboratifs Les ambassadeurs aident à la prise en main des outils, orientent les postiers et diffusent les bonnes pratiques L’équipe s’engage à tester les nouveaux usages définis. Le référent reçoit le kit de conduite du changement

6 (sur quelques semaines) Infos ressources pédagogiques
Les actions de conduite du changement M-2 M-1 J (sur quelques semaines) M +1 Sensibilisation Découverte Apprentissage 2 Actions nationales (du programme .com1) J-3 s J Sens, enjeux, bénéfices Success stories mail de félicitations et de bienvenue mail pour avertir de l’arrivée de .com1 J-1 mail d’explication des nouveaux outils J-1 s mail d’explication des nouveaux outils Actions branches Infos de lancement Infos planning, usages Infos ressources pédagogiques Success stories COM Actions locales (de l’entité) Les actions de conduite du changement locales peuvent prendre différentes formes : des temps d’échanges,, réunions, ETC, évènements (matinales, midinales)…  des interventions dans des instances existantes (Codir, Copil, réunion de filières,etc..) Une opération d’animation des .com1natives… COM COM Communication sur les ateliers d’usages collaboratifs une campagne de communication des ambassadeurs locaux mail aux managers pour les avertir de l’arrivée de .com1 et de leur rôle J-2 mois Chaque direction définit librement les actions les plus appropriées pour ses collaborateurs, selon ses ressources et son organisation interne Plusieurs directions peuvent mutualiser leurs ressources Les échanges inter-branches doivent être privilégiés

7 Les parties prenantes, leurs rôles, leurs actions et leur support

8 Top Manager Mes objectifs et mon rôle Mes objectifs Mon rôle
Porter le sens du programme Mobilier tous les postiers Mon rôle Désigner le référent local Porter le sens du programme localement Inscrire le programme dans les objectifs locaux  Planifier avec le référent l’inscription de .com1 aux instances locales Notre conviction : Pour faire face à la transformation digitale du Groupe qui est en marche, les Top managers sont les premiers moteurs d’un changement individuel et collectif.  

9 Top Manager Mes actions locales Identification d’un référent
Je désigne un référent local qui coordonnera le plan d’animation du déploiement et d’accompagnement à la conduite du changement Sponsor de la conduite du changement Je porte et j’appuie les initiatives locales Sensibilisation Je réunis mon CODIR pour sensibiliser mes managers au déploiement de .com1, ses enjeux…

10 Top Manager Mon support, mes ressources
Envie d’en savoir plus sur le programme .com1 ? Le site tous postier présente le programme .com1, le rôle des différentes parties prenantes. Sur ce site les collaborateurs retrouveront également de nombreux supports et outils pour faciliter la prise en main et l’adoption des nouveaux usages. Je prends contact avec le référent ou un ambassadeur de mon entité qui pourront répondre à mes questions et me présenter le projet. Quel est mon dispositif d’accompagnement ? Prise en main de mes nouveaux outils Un support le jour J : Le jour de la migration je serai accompagné par une personne du support qui m’aidera à faire mes premiers pas, à paramétrer mon smartphone et qui s’assurera du bon fonctionnement de mes outils. Un accompagnement spécifique : Je bénéfice d’un accompagnement personnalisé pour définir mes usages et m’aider dans la prise en main de mes nouveaux services Un problème / Une question technique ? Je contacte directement mon support VIP

11 M Manager Mes objectifs, mon rôle Mes objectifs Mon rôle
Porter le sens de la transformation Encourager à la coopération en co-construisant avec mes équipes de nouvelles manières de travailler ensemble M Mon rôle Porter le sens du programme .com1 en partageant avec les membres de mon équipe les bénéfices individuels et collectifs du travail collaboratif Accompagner mes collaborateurs vers ces nouveaux usages en m'appuyant en cas de besoin sur les ambassadeurs de ma région.   Assurer les feedbacks (positifs et négatifs) du changement auprès de l’équipe projet Notre conviction : Pour être pleinement moteurs du changement, les managers sont incités à adopter des postures de facilitation et de bienveillance avec leurs équipes. Encourager la dynamique collaborative passe par : la transmission du sens, la promotion des bonnes pratiques voire l'exemplarité, la reconnaissance et la valorisation des collaborateurs qui partagent et coopèrent, des rapports de travail basés sur la confiance, le lâcher-prise et le droit à l'erreur. 

12 Manager Mes actions locales Appropriation
Je m’approprie l’ensemble des supports et ressources qui sont mis à ma disposition. Je prends connaissance et m’approprie le kit atelier usages .com1 fourni afin de pouvoir travailler avec mes équipes sur l’adoption des usages. Communication auprès de mon équipe Je présente le programme à mes collaborateurs pour les sensibiliser au déploiement de .com1, ses enjeux, le sens, les usages et leurs bénéfices, le planning de déploiement… Je m’assure de l’appropriation des messages de chaque membre de mon équipe. Co-construction et ’adoption des usages collaboratifs J’organise et j’anime les ateliers usages .com1 avec mes collaborateurs et des ambassadeurs .com1 natives. Je partage avec le référent et l’équipe projet les résultats des ateliers et des engagements pris collectivement par mon équipe.

13 M Manager Mon support, mes ressources
Ce site présente le programme .com1, le rôle des différentes parties prenantes. Sur ce site les collaborateurs retrouveront également de nombreux supports et outils pour faciliter la prise en main et l’adoption des nouveaux usages. Je prends contact avec le référent ou un ambassadeur de mon entité qui pourront répondre à mes questions et me présenter le projet. Envie d’en savoir plus sur le programme .com1 ? Prise en main de mes nouveaux outils J’accède au portail de formation en ligne de l’Institut du Management pour : découvrir l’espace .com1 et l’espace dédié « manager à l’ère du digitale » m’inscrire aux formations sur l’accompagnement de la transformation. Un problème / Une question technique ? Je contacte mon support habituel Quel est mon dispositif d’accompagnement ? M Atelier d’usage collaboratif : Ces outils et supports sont destinés à faciliter l’émergence et l’adoption des usages collaboratifs au sein d’un collectif (voir slide 17). Quel est le dispositif d’accompagnement de mes équipes ?

14 Vidéo d’explication de l’atelier
Manager L’atelier d’usages collaboratifs « S’inscrit dans une démarche et un dispositif pour faire émerger et adopter les usages collaboratifs » Vidéo d’explication de l’atelier Un atelier qui peut se dérouler en deux temps ou en un seul selon la disponibilité de l’équipe M-3 Des situations de travail Des outils et des fonctionnalités à trouver, le plus vite possible Des atouts pour tirer tout le bénéfice de .com1 A chaque tour de jeu : Un plan d’action de mise en œuvre de ces nouveaux usages Des usages de .com1 décidés collectivement Appropriation Engagement Découvrir de façon ludique comment améliorer les pratiques de travail avec .com1 Déterminer collectivement l’usage qu’on va faire de .com1 dans l’équipe. 1h00 1h00 Découverte E-learning Apprentissage Test & learn « Travailler ensemble autrement »

15 Ambassadeurs ou .com1natives
Mes objectifs, mon rôle Mes objectifs Porter le sens Faciliter l’adoption des nouveaux usages Mon rôle Relayer le sens du programme et être le porte-parole des bénéfices de la culture coopérative Informer mes collègues sur l’avancée du programme, les astuces Guider mes collègues vers les ressources dont ils ont besoin Collecter les premiers succès et les difficultés et les remonter à l’équipe conduite du changement Accompagner tous les utilisateurs et parties prenantes .com1 dans l’adoption de nouveaux usages : managers, référents, collaborateurs   Notre conviction : La mise en place, la formation et l’animation d’une communauté d’ambassadeurs .com1 natives assurent l’accompagnement au plus près de chaque postier. L’ambition est de proposer un maillage de notre organisation avec au moins 1 ambassadeur par établissement pour environ 100 postiers.

16 Ambassadeurs ou .com1natives
Mes actions locales Appropriation je m’approprie les dispositifs fournis par l’équipe projet pour mieux les partager : présentation du projet et du sens, nature des dispositifs d’accompagnement (.com1natives, communication, ressources…) Relation avec l’équipe projet et la communauté .com1natives Je fais part des retours d’expérience, des succès et des difficultés que je constate autour de moi Je participe au développement et à la vie de la communauté .com1natives de mon entité Accompagnement J’accompagne les utilisateurs et parties prenantes .com1 : manager, référents, collaborateurs J’oriente les collaborateurs vers les ressources pédagogiques adaptées, les services de supports… Diffusion de l’information Je contribue à l’organisation d’actions d’information, de communication, de formation, d’animation en concertation avec les acteurs locaux du déploiement (Référents, Dircom, RH, support…) Soutien à l’adoption des nouveaux usages Je mets en avant les bonnes pratiques et les bénéfices des nouveaux usages J’interviens en soutien/support auprès des managers qui le souhaitent pour l’organisation et la réalisation des ateliers d’usages collaboratifs

17 Ambassadeurs ou .com1natives
Mon support, mes ressources (1/2) Envie d’en savoir plus sur le programme .com1 ? Le site .com1natives est dédié aux ambassadeurs. Sur ce site vous trouverez toutes les informations concernant le programme, votre rôle, les outils. Vous y trouverez également tous les supports de communications, les supports de formations dont vous aurez besoin. Ce site présente le programme .com1, le rôle des différentes parties prenantes. Sur ce site les collaborateurs retrouveront également de nombreux supports et outils pour faciliter la prise en main et l’adoption des nouveaux usages. Groupe Tredunion  « _TRANSV_Super Ambassadeurs .COM1 » : Dans ce groupe je peux échanger avec les autres ambassadeurs, poser mes questions, promouvoir les nouveaux usages, participer aux différentes activités proposées par l’équipe .com1 Quel est mon dispositif d’accompagnement ? Découverte du programme et prise en main de mes nouveaux outils Je me rends sur le site où je peux accéder à mon espace de formation e-learning, aux guides premiers pas etc. (Zoom sur le site slide 20) Je participe au « Tour des .com1 natives » organisé dans 7 villes de France Une fois migré, je m’inscris à une formation de deux jours sur mes nouveaux outils Un problème technique ? Je contacte mon support habituel Une question sur .com1 ou votre rôle de .com1natives ? J’envoie un mail à Je pose ma question sur le groupe Groupe Tredunion  « _TRANSV_Super Ambassadeurs .COM1 »

18 Ambassadeurs ou .com1natives
Mon support, mes ressources (2/2) Le site .com1natives est un site qui vous est dédié ! Vous y retrouverez : Des informations générales sur le programme .com1, sur la communauté .com1natives et votre rôle Des guides concernant les outils O365 (Skype, OneDrive, etc.), des fiches pratiques et des tutoriels pour vous accompagner Une plateforme de formation en e-learning Une FAQ et un Forum pour vous trouver toutes les réponses à vos questions

19 Référent Mes objectifs, mon rôle R Mes objectifs Mon rôle
Faciliter la coordination du déploiement de la solution et la mise en œuvre des dispositifs d’accompagnement au changement. Être l’interlocuteur privilégié pour mon entité. R Mon rôle Aider à mobiliser la ligne managériale Prendre part à la mise en œuvre des actions d’accompagnement au changement avec les parties prenantes (.com1natives, filière communication locale, support SI, managers) Connaitre les dispositifs d’accompagnement (Communication, formation, support) de mon entité pour en favoriser l’accès à tous les postiers. Remonter les alertes et les réussites à l’équipe projet Notre conviction : La complémentarité entre référents, .com1natives et managers est un atout nécessaire pour accompagner correctement les postiers dans l’adoption des nouveaux usages.

20 Référent Mes actions locales Appropriation
je m’approprie les dispositifs fournis par l’équipe projet pour mieux les partager : planning de déploiement de .com1, présentation du projet et du sens, nature des dispositifs d’accompagnement (.com1natives, communication, ressources…) Relation avec l’équipe projet Je remonte à l’équipe projet les contraintes de mon entité concernant le déploiement Je partage l’avancée du déploiement de mon entité Je fais part des retours d’expérience / des succès que je constate sur le périmètre de mon entité Communication au sein de mon entité Je travaille avec mes parties prenantes (Dircom, ambassadeurs…) sur le dispositif d’accompagnement à mettre en place pour mon entité Je veille à ce que la ligne managériale de mon entité soit informée sur : le programme .com1, le sens, le planning de déploiement de l’entité, l’adoption des usages et des moyens à dispositions (l’atelier des usages collaboratifs). Je m’assure de la démultiplication de l’information à l’ensemble des collaborateurs de mon entité

21 Référent Mon support, mes ressources
Envie d’en savoir plus sur le programme .com1 ? Le site .com1natives est dédié aux ambassadeurs et aux référents. Sur ce site vous trouverez toutes les informations concernant le programme, votre rôle, les outils. Vous y trouverez également tous les supports de communications, les supports de formations dont vous aurez besoin. (pour plus d’information sur ce site rdv au slide 20) Ce site présente le programme .com1, le rôle des différentes parties prenantes. Sur ce site les collaborateurs retrouveront également de nombreux supports et outils pour faciliter la prise en main et l’adoption des nouveaux usages. Groupe Tredunion  «TOUS_Référents_.com1» : Dans ce groupe je peux échanger avec les autres référents, poser mes questions, participer aux différentes activités proposées par l’équipe .com1 Quel est mon dispositif d’accompagnement ? Découverte du programme et prise en main de mes nouveaux outils Je me rends sur le site où je peux accéder à mon espace de formation e-learning, aux guides premiers pas etc. (Zoom sur le site slide 20) Je participe aux web conférences (planning disponible sur le groupe Tredunion Tous référents) Un problème / Une question technique ? Je contacte mon support habituel Une question sur .com1 ou votre rôle de référent ? Je pose ma question sur le groupe Tredunion  «TOUS_Référents_.com1» J’envoie un mail à R

22 Communicants Mes objectifs, mon rôle Mes objectifs : Mon rôle
Etre l’interface, l’intégrateur et le moteur de la mise en œuvre du plan d’information, de sensibilisation, de communication au local .com1 Contribuer à déployer la culture collaborative au sein du Groupe Mon rôle Me rapprocher des Top Managers, Managers, Référents et Ambassadeurs .com1natives de mon entité afin de co-construire avec eux le plan local de communication. Organiser des actions dédiées à l’information, la sensibilisation, l’animation, la réflexion individuelle et collective, avant, pendant et après le déploiement de .com1. Définir les actions les plus appropriées selon l’actualité, les ressources et les organisations internes, etc Notre conviction : Les communicants jouent un rôle essentiel pour accompagner le déploiement de la conduite du changement auprès des top managers, managers, référents, ambassadeurs .com1natives de leurs entités

23 Communicants Mes actions locales Appropriation
je m’approprie les dispositifs fournis par l’équipe projet pour mieux les partager : planning de déploiement, présentation du projet et du sens, nature des dispositifs d’accompagnement (.com1natives, communication, ressources…) Relation avec l’équipe projet Je fais part des retours d’expérience / des succès que je constate sur le périmètre de mon entité Préparation de la communication Je me rapproche du manager, du référent et des .com1natives pour intervenir en tant que conseil et soutien opérationnel dans la définition et la mise en œuvre du plan d’action local. Je recense et j’analyse les besoins en communication Je définis et planifie les objectifs, les axes de travail et les plans d’action à mettre en œuvre Je veille à la cohérence des messages Je propose et j’organise des évènements (ETC, petits déjeuners, etc.) Je décline et conçois les supports de communication et d’information (affiches, brochures, etc.) Accompagnement du déploiement localement J’accompagne les différentes populations (managers, référents, .com1natives, postiers…) lors de la mise en œuvre (en tant que conseil et soutien opérationnel) Je conseille et j’ accompagne les managers, directeurs opérationnels et les acteurs de la conduite du changement en lien avec .com1 dans la préparation et la réalisation des projets de communication de conduite du changement J’assure la synergie et la cohésion de l’ensemble du plan d’action

24 Communicants Mon support, mes ressources
Envie d’en savoir plus sur le programme .com1 ? Médiacom est l’outil de gouvernance de la communication au sein du groupe La Poste. Il diffuse un socle de référence. Il contribue au pilotage et à l’animation de la filière Communication du Groupe. Il rassemble et met à disposition tous les outils et supports de communication nécessaires à la communication .com1 Le site tous postier présente le programme .com1, le rôle des différentes parties prenantes. Sur ce site les collaborateurs retrouveront également de nombreux supports et outils pour faciliter la prise en main et l’adoption des nouveaux usages. Groupe Tredunion  «TRANSV_Communauté_Com» : Ce groupe est destiné à l'échange et au partage d'informations entre tous les communicants du Groupe La Poste. Quel est mon dispositif d’accompagnement ? Prise en main de mes nouveaux outils J’accède à l’espace de ressources pédagogiques pour effectuer mes premiers pas dans l’univers .COM1 Un problème / Une question technique ? Je contacte mon support habituel

25 Ma boite à outils

26 Sites .com1 Site Cible Ressources www.programmepointcommun.laposte.fr
Tous les collaborateurs du groupe Présentation du programme et de ses objectifs Présentation des outils .com1 Présentation du rôle des ambassadeurs et des managers Ambassadeurs et référents du programme .com1 Mise à disposition des ressources nécessaire pour comprendre le rôle des .com1natives Mise à disposition de supports de formations, tutoriels / e-learning Mise à disposition de la Boite à outil (slide 25 et 26) Plateforme de E-learning du groupe Tous les collaborateurs Formation e-learning sur lesoutils .com1 Managers Accès aux formations sur « manager à l’ère du digital » Accès aux formations e-learning sur les outils .com1 Les collaborateurs migrés .com1 Présentation d’Office 365. Mise à disposition de vidéo pour apprendre à connaître les services, gagner du temps, travailler ensemble…

27 Ma boîte à outils (1/3) Retrouvez dans ce chapitre les différents documents utiles pour la communication et l’organisation de la préparation au déploiement de la plateforme .com1, l’appropriation des outils Office 365 et de nouveaux usages. Présentations Orientée sens tous postiers Orientée sens manager Orientée outils Office 365 Orientée usages Annonce et organisation temps d’échanges, réunion, évènement, etc… : Affiche A3 et A4 Programmes personnalisables Signalétique Signature de mail E-invitation et invitation Kakémono Programme A4 et A5

28 Ma boîte à outils (2/3) Vidéos
Animatique « logo – Sens – présentation projet .com1 » ITW Sylvie Joseph, directrice de la transformation interne «Sens, présentation projet .com1 » 6 vidéos bénéfices outils Office 365 présents dans .com1 (scénettes humouristiques) : Episode 1 = Guillaume (un seul mot de passe suffit pour se connecter) Episode 2 = A vos agendas (agendas partagés, facilitation organisation réunion) Episode 3 = Je transfère, tu transfères, we transfer (transfert documents) Episode 4 = Lundi c’est visio (réunion à distance) Episode 5 = Capitaine COOC (réseau social d’entreprise) Episode 6 = Versiondefdef (accès sur espace partagé) 1 vidéo présentant les usages des outils Office 365 (Planifier, collaborer en équipe, coéditer des documents…). Cette vidéo peut être diffusée intégrallement ou en version découpée par usage. Ces vidéos permettent de donner rapidement des repères sur les fonctionnalités des différents outils.

29 Ma boîte à outils (3/3) 1 vidéo présentant les usages des outils Office 365 (Planifier, collaborer en équipe, coéditer des documents…). Objectif : expliquer aux utilisateurs les usages majeurs de la plateforme collaborative et leurs bénéfices. Elle permet de donner rapidement des repères sur les fonctionnalités des outils. La vidéo peut être : diffusée intégralement sans interruption ou mise sur pause à chaque fin d’explication d’un usage. Ainsi il est possible de préciser à l’auditoire les changements par rapport à ce qu’ils utilisent aujourd’hui (différences par rapport à leur messagerie actuelle, à leur serveur documentaire…) Elle est aussi disponible sous forme de 8 vidéos indépendantes Elle s’articule autour de 8 usages : Communiquer : Outlook, skype Coediter : Word, Excel, Powerpoint Organiser : oneNote Planifier : Planner Stocker : OneDrive, SharePoint Trouver : Delve CollaborerEquipe : Teams CollaborerGrandGroupe : Yammer A disposition également le script de la voix off qui peut être utile pour les présentations et pour les Ambassadeurs.