Circulation Desk Operator Limited

Présentation au sujet: "Circulation Desk Operator Limited"— Transcription de la présentation:

1 Circulation Desk Operator Limited
à l’intention des agents ULgLibrary, des candidats jobistes, des stagiaires Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

2 Le rôle de Circulation Desk Operator Limited vous permettra de
ULiège– Circulation Desk Limited visualiser la fiche d’un lecteur ajouter une note sur la fiche d’un lecteur effectuer des opérations de prêt encaisser des amendes effectuer des transits d’ouvrages Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

3 Notions préliminaires
Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

4 3 notions de base pour aborder la circulation des documents au sein des bibliothèques de l’ULg
pick-up location ou configuration des bibliothèques de retrait pour les documents en transit Règles de circulation (nombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements) Statuts de prêt ULiège– Circulation Desk Limited

5 Pick-up location ULiège– Circulation Desk Limited

6 7 campus Sart Tilman Zone Sud Sart Tilman Zone Nord Liège centre avec
Direction Générale du Réseau des bibliothèques Sart Tilman Zone Sud Bibliothèque Graulich Bibliothèque des Sciences de la Vie BST - Sc. Appl. & Mathématiques Sart Tilman Zone Nord BST-Géosciences BSV avec son antenne VT BST-Sciences Liège centre Outremeuse ULiège– Circulation Desk Limited 7 campus avec 9 pick-up location Gembloux ALPHA – Bibliothèque principale Bibliothèque des Sciences agronomiques Liège centre XX Août Liège centre Louvrex -Botanique Arlon BST – Campus Arlon Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

7 7 campus 9 pick-up location Arlon BST - Campus Arlon Gembloux
Bibliothèque des Sciences agronomiques Liège centre – XX Août Liège centre - Outremeuse Alpha - Bibliothèque principale Liège centre – Louvrex - Botanique Sart Tilman zone Nord Bibliothèque Graulich BST - Sciences BST - Sciences appliquées & Mathématiques BST – Géosciences Direction Générale du Réseau des bibliothèques Sart Tilman zone Sud Bibliothèque des Sciences de la Vie ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

8 Règles de circulation nombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements Location Type = Fulfillment Unit dans Alma Personnel ULiège + CHU Master + Doctorant S ULg Bachelier Uliège Etudiant & personnel NON ULiège Visiteur ( 1 an) (1 mois) Empruntable long terme Extended 3 mois R 9 mois R 3 mois 1 mois R 1 mois consultable uniquement Empruntable normal Regular Consultable sur demande Storage 7 jours Empruntable court terme Short Loan R 3 semaines R 1 semaine Emprunt 1 jour Limited 1 jour Total des emprunts/consultations 60 D ULiège– Circulation Desk Limited 2 exceptions : Graulich : prêt aux Bachelier et aux Etudiants/personnel Non Uliège (14jours calendrier renouvelable 1 fois) et MAL section B : durée de consultation plus longue Légende : D = document, R = durée maximale de renouvellement (durée de prêt initiale non incluse)

9 Statuts de prêt : normal, renew, recalled Normal : prêt
Normal (with user) : emprunt sur place (dans le cadre d’une Reading Room) ou à domicile dans le cadre d’un bureau de prêt normal Renew : prêt renouvelé Recalled : prêt rappelé par une request (= pas de renouvellement possible) pour le prêt d’un document Extended (emprunt 3 mois pour certains lecteurs), si une Request est faite pour le document - > la durée du prêt est raccourcie (avec une durée incompressible d’1 mois) -> le lecteur reçoit alors un mail lui indiquant la nouvelle date de retour Claimed return : retour contesté Lost : perdu (ouvrages non rentrés depuis plus de 75 jours) ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

10 Visualiser la fiche d'un lecteur (user / patron)
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11 Trouver un lecteur À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône Alma (ou raccourci F2) -> fulfillment -> Checkout/chekchin-> Manage Patron Services (ou raccourci Alt+F2) ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

12 Trouver un lecteur : 2 options de recherche
soit par le prénom et le nom de famille en commençant par l’un ou par l’autre ULiège– Circulation Desk Limited soit par l'identifiant ULg En scannant la carte d'étudiant ou du membre du personnel En introduisant l'identifiant manuellement Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

13 que la liste déroulante des noms apparaisse
Patron identification attendre que la liste déroulante des noms apparaisse & sélectionner ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

14 Si le compte d’un lecteur est expiré : un pop up apparaît
ULiège– Circulation Desk Limited Possibilité de cliquer sur OK pour visualiser la fiche Si le lecteur souhaite se réinscrire, faire appel à un documentaliste ou un scientifique Cancel ramène au menu « Manage Patron Services »

15 La fiche lecteur Patron Services : 3 zones d'informations différentes
informations sur le lecteur notes sur le compte du lecteur (livres réservés en attente) accès aux services : prêt, retour de prêt et requests (réservations…) ULiège– Circulation Desk Limited 1. 2. 3. renvoi au pavé Patron Identification pour chercher un autre lecteur (sans passer par le menu Alma) ou raccourci Ctrl+Alt+D Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

16 Zone 1: Informations sur le lecteur
ULiège– Circulation Desk Limited User Details -> 10 onglets « thématiques » Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

17 dans le 1er onglet General information
ULiège– Circulation Desk Limited trois pavés (seuls deux sont visualisables) Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

18 pavé User information ULiège– Circulation Desk Limited 1. 2. 3. Expiration date : Date à laquelle le compte lecteur expire Purge date : Date à laquelle le compte lecteur peut être effacer du système Send message : Bouton via lequel on peut envoyer un message au lecteur Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

19 pavé User Roles Juste une visualisation !
ULiège– Circulation Desk Limited Les lecteurs ont seulement le rôle de Patron Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

20 …ces informations sont strictement à usage professionnel ;-)
dans le 2e onglet Contact Information ULiège– Circulation Desk Limited …ces informations sont strictement à usage professionnel ;-) Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

21 dans le 3e onglet Identifiers
Juste une visualisation ! ULiège– Circulation Desk Limited

22 dans le 4e onglet Notes ULiège– Circulation Desk Limited correspond au contenu de l'onglet User Notes du Patron Services Certaines notes peuvent correspondre à des informations expliquant où travaille le lecteur (U ou C) ou bien où étudie le lecteur (S) ATTENTION, ces informations, héritées de notre ancien logiciel, SONT OBSOLETES. Il ne faut pas en tenir compte. Eléments suivants : notes ajoutées par le personnel des bibliothèques D’autres notes vous informent s’il y a des documents en attente pour le lecteur à votre circulation desk ou si le lecteur a des ouvrages en retard. Seuls les Circulation Desk Operators (non limited) pourront supprimer ou modifier une note insérée par un collègue Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

23 dans le 4e onglet Notes Une note peut être ajoutée (Add Note)
ULiège– Circulation Desk Limited Une note peut être ajoutée (Add Note) User viewable : pour rendre la note visible au lecteur quand il se connecte sur MyLibrary (Primo) Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

24 dans le 5e onglet Blocks ULiège– Circulation Desk Limited un CD Limited peut uniquement visualiser les blocages (pas d'ajout, ni de suppression) À partir de cet onglet "Blocks" : on visualise tous les blocages insérés par le personnel (mais pas les blocages générés par le système) Un blocage empêche le lecteur de bénéficier de certains services de la bibliothèque : prêt, renouvellement de prêt, service de prêt interbibliothèques… Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

25 2 types de blocages Les blocages système
Les blocages insérés par le staff visualisés (pop up) quand on accède à la fiche du lecteur et si on essaie de faire un prêt outrepassables ou pas en fonction du rôle et de la gravité du motif de blocage. Certains blocages ne sont outrepassables par personne 2 blocages système importants : -> conséquence : plus de prêt, ni de renouvellement possibles (sauf pour les U/C) amende > 25 euros (Cash – limit of EUR exceeded) au moins 3 documents en retard (overdue limit of 3.0 exceeded) non outrepassables ! ULiège– Circulation Desk Limited ” outrepassables ou pas en fonction du rôle & de la gravité du motif de blocage Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

26 dans le 6e onglet Fines/Fees
ULiège– Circulation Desk Limited Avec la possibilité de combiner deux sortes de facettes. Le type d’amende Le statut des amendes. Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

27 Il est possible d'ajouter manuellement une amende ou autre frais :
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28 ATTENTION : ces Disputed balances ne sont pas bloquantes
ULiège– Circulation Desk Limited Dispute : si contestation Active balance : montant total des amendes à payer (uniquement pour les documents déjà restitués OU DECLARES “Lost” par le système) Disputed balance : montant total des amendes contestées (uniquement les documents déjà restitués ou LOST) ATTENTION : ces Disputed balances ne sont pas bloquantes Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

29 Pour visualiser le montant total des transactions dues pour les documents déjà restitués
ne prend pas en compte les amendes pour les ouvrages en retard non rendus ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

30 L’onglet loan (Alt+1) : pour visualiser tous les prêts
-> permet de visualiser les montant des transactions dues pour les documents non encore restitués ou non déclarés “Lost” ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

31 PAS d’accès au 7e onglet Statistics et au 9e onglet Proxy for
ULiège– Circulation Desk Limited -> non accessibles pour le CD Limited " you do not have permission to access the requested page…" Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

32 dans le 8e onglet Attachment
Juste une visualisation ! ULiège– Circulation Desk Limited Permet de visualiser les mails envoyés par Alma au lecteur Ne rien supprimer Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

33 Juste une visualisation !
dans le 10e onglet Audit L’onglet audit permet de voir tout les changements de rôles sur un compte lecteur, ainsi que toutes les synchronisation nocturnes pour les comptes actifs. ULiège– Circulation Desk Limited Juste une visualisation !

34 pour le lecteur ;-) Les blocages, les notes et les transactions payantes sont visibles, dans Primo (= le catalogue en ligne d’ULgLibrary), par l'utilisateur lorsqu'il se connecte à MyLibrary ULiège– Circulation Desk Limited Concernant les notes : uniquement visibles si la fonction User Viewable est activée ! Les notes ajoutées à des blocages ne sont pas visibles par l’utilisateur ! Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

35 avec précision de la bibliothèque concernée
Zone 2 : User Notes Par défaut, apparaissent les notes automatiquement générées par le système. (Attention aux notes concernant les services pour les U/C ainsi que les années d’études pour les S, ces notes sont OBSOLETES. ULiège– Circulation Desk Limited Apparaissent également toutes les notes relatives aux opérations de prêt ou de requests User has x overdue item(s) User has x item(s) waiting for pickup avec précision de la bibliothèque concernée Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

36 Zone 3 : gestion des prêts, des retours de prêt et des requests
ULiège– Circulation Desk Limited

37 Gérer les opérations de prêt
Faire un prêt Faire un retour de prêt Percevoir une amende Statuts de prêt et retour de cas particuliers Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

38 Visualiser la zone 3 3 onglets Loans (prêts) Returns (retours)
ULiège– Circulation Desk Limited 3 onglets Loans (prêts) Returns (retours) Requests (réservations ou demandes de déplacement de documents localisés dans une réserve distante ou dans une autre bibliothèque) Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

39 Par défaut : « All loans» -> visualise tous les prêts en cours
À partir de l'onglet Loans (Alt+1) : visualiser les prêts d'un lecteur ULiège– Circulation Desk Limited Par défaut : « All loans» -> visualise tous les prêts en cours Pour voir uniquement les prêts de la session, sélectionner « Loans of this session » Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

40 Liste des prêts d'un lecteur
ULiège– Circulation Desk Limited permet de voir tous les documents en prêt pour un lecteur (tri possible par titre ou par date de retour (due date)) permet de visualiser les montant des transactions dues pour les documents non encore restitués ou non déclarés “Lost” (pas encore comptabilisés dans l’active balance) Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

41 Liste des prêts d'un lecteur
À partir du menu déroulant Actions : Renouveler le prêt du lecteur (-> Renew) permet de visualiser l'historique de prêt du document (-> Loan History) permet de contester un prêt (-> Claimed Return) permet de visualiser la file de réservation (View Queue) permet de voir les notes (-> View Notes) ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

42 Renouvellement d'un prêt (Renew)
à partir du bouton Actions disponible pour chaque document en prêt NB : le lecteur peut aussi le faire lui-même à partir de MyLibrary ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

43 Renouvellement d'un prêt (Renew)
ULiège– Circulation Desk Limited En cochant les ouvrages à prolonger, il suffit ensuite de cliquer sur « Renew Selected » ou « Renew All » selon les cas

44 Précisions sur le Renouvellement
le renew se calcule en durée maximale (et non pas en actions) Exemple : Le 1er juillet 2016, un lecteur bachelier a emprunté un document regular (règles : 1 mois + 1 mois de renouvellement). La due date initiale est le 01/08/16. Dans ce cas, le lecteur « pourra » garder le document au plus tard jusqu’au 01/09/16 (si renouvellement). Scénario 1 : renew le 01/08/2016, nouvelle due date le 01/09/16 Scénario 2 : 1e renew le 15/07/16 avec une nouvelle due date le 15/08/16 et 2e renew le 14/08/2016 avec une nouvelle due date le 01/09/16 2) Il est possible de renouveler un prêt alors que la première due date est dépassée : mais la nouvelle due date ne dépassera pas la due date initiale + durée maximale de renouvellement. Ce renouvellement ne supprime pas les amendes éventuelles due au dépassement de la due date initiale. Retour sur notre exemple : Scénario 3 : renew le 4/08/15, nouvelle due date le 01/09/15 ULiège– Circulation Desk Limited Le renew n’est pas possible si : le document est demandé par un autre lecteur le lecteur est bloqué Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

45 Effectuer un prêt Idéalement en scannant le code-barres de l’ouvrage Alma qui se trouve le plus souvent sur le quatrième de couverture. (si non, taper le code-barres) ULiège– Circulation Desk Limited Le code-barres Alma est différent de celui de l’éditeur (généralement au dos de l’ouvrage) Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

46 Due date = date limite à laquelle doit être rentré l’ouvrage
ULiège– Circulation Desk Limited Due date = date limite à laquelle doit être rentré l’ouvrage Loan date = date de mise en prêt de l’ouvrage. Ne pas confondre Due date et Loan Date

47 Les blocages Certains comptes lecteurs sont bloqués (Loan blocked) (pop up). Cela signifie que le lecteur ne peut plus emprunter, ni renouveler ses prêts. ULiège– Circulation Desk Limited Si le compte du lecteur est expiré, faire appel à un Circulation Desk Operator. En cas de blocage, faire appel à un Circulation desk Operator ou un Manager (si motif plus grave) Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

48 Effectuer un retour de prêt
Á partir de l'onglet Returns (raccourci Alt+F2) : visualiser l'historique des retours d'un lecteur Après avoir sélectionné All returns ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

49 retour de prêt : 1e option
(à partir de l’onglet Returns de la fiche lecteur ULiège– Circulation Desk Limited Idéalement en scannant le code-barres ATTENTION : cliquer sur le bouton Done une fois que tous les retours sont effectués pour confirmer l’envoi (mail) de la liste des retours de prêts au lecteur Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

50 Retour de prêt Final/Not Final
ULiège– Circulation Desk Limited Cette fonction n’apparaît que pour les circulation desk ayant des Reading Room Final : le lecteur n'a plus besoin du document qui a été mis en hold shelf -> le document passe en Expired Hold Shelf -> on peut donc le ranger en rayon Not final : le lecteur a encore besoin -> le document restera en Active Hold Shelf Cette fonction n’apparaît que pour les circulation desk Reading Room mais pourrait être utilisée lors d’un retour de prêt. Par défaut, le mode est toujours Final.

51 Exemple de mail que le user reçoit confirmant le retour des ouvrages empruntés
ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

52 retour de prêt : 2e option
plus rapide (sans passer par la fiche lecteur) MAIS Le lecteur reçoit un mail « reçu de retour » par document rentré À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône Alma (ou raccourci Alt+R) -> Fulfillment -> Checkout/chekchin-> Return Items ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

53 Les livres en retard et les amendes
Pay : pour percevoir les amendes ULiège– Circulation Desk Limited Etre vigilant aux pop-up qui s’ouvrent pour les amendes dues et pour les transit. Ici il y une amende due pour le retard d’un livre et un transit vers le Magasin à Livre. Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

54 Les documents en retard et non rentrés (statut de prêt Normal ou Renewed) ne sont pas comptabilisés dans l’active balance ULiège– Circulation Desk Limited L’active balance comptabilise uniquement : Les ouvrages déjà rentrés Les ouvrages Lost

55 Visualisation d’une fiche avec une amende.
Active balance ULiège– Circulation Desk Limited Ouvrage en retard pas encore rentré => Amende en cours !

56 L’active balance ci-dessous montre que les documents en retard et non rentrés n’y sont pas comptabilisés ULiège– Circulation Desk Limited

57 Encaisser le paiement des amendes
ULiège– Circulation Desk Limited Exception pour les membres du personnel: Les lecteurs U/C ne paient pas les fines (amendes de retard)

58 percevoir une amende : 2 options
toutes les amendes (all fines) percevoir une amende : 2 options amendes spécifiques (specific fines) ULiège– Circulation Desk Limited percevoir l'entièreté du montant ou une partie -> payment amount Exemple de perception de toutes les amendes (all fines) Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

59 amendes spécifiques (specific fines)
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60 Exemple de mail que le user reçoit confirmant le payement des frais ou de l'amende
ULiège– Circulation Desk Limited Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

61 Les documents « lost » Un document a un statut « lost » :
si le lecteur l’a spontanément déclaré perdu au bureau d’accueil si le document n’a pas été rentré après 75 jours (traitement automatique) ULiège– Circulation Desk Limited Conséquences pour le lecteur 1) Réception d’un mail (et ensuite d’une facture) l’invitant à payer : les frais de remplacement du document perdu (30 € ou prix de remplacement réel) les frais de retard 2) Dans la plupart des cas, blocage du compte lecteur, car le montant de 25 € est dépassé (sauf pour les usagers U et C) Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

62 Que faire lors du retour d’un ouvrage « lost » ?
2 options sont possibles et Alma réagit différemment suivant le choix fait (avec des impacts différents sur la fiche du lecteur) Option à privilégier : return items Les frais de remplacement du document perdu sont crédités de l’active balance Pas de calcul d’amendes supplémentaires ULiège– Circulation Desk Limited Option alternative : found item (pour nos récidivistes !!) Les frais de remplacement du document perdu sont crédités de l’active balance Les amendes sont calculées entre la date du « lost » et la date du « found item » Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

63 Les documents « recalled »
Le statut de prêt « recalled » signifie qu’un autre lecteur a réservé ce document Lorsqu’un document est réservé par un autre lecteur (recalled), la demande n’apparaît pas du le Pick from Shelf., MAIS un pop-up apparaît lors du retour de prêt (on doit alors placer le document sur le hold shelf ou le mettre en transit si il doit aller dans une autre Pick up Location). ULiège– Circulation Desk Limited Bien lire les messages affichés par Alma lors du retour d’un document Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

64 en sélectionnant Claimed Return
Les documents « Claimed Return » ULiège– Circulation Desk Limited en sélectionnant Claimed Return Changement du contenu Actions quand signalé Claim Returned : avec option Found Item si le document est retrouvé ajout de note possible Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

65 Claimed Return Situation peu fréquente
à utiliser quand le lecteur affirme avoir rendu le livre précédement stoppe le calcul des amendes (mais celles déjà comptabilisées restent) l’action Claimed Return doit être suivie d’une vérification en rayon immédiate si le document n’est pas retrouvé en rayon, le problème doit être gardé à l’œil, car après 75 jours l’ouvrage passera en Lost et les frais de remplacement seront ajoutés sur la fiche lecteur ULiège– Circulation Desk Limited

66 Les documents provenant de Services ULg
Lors du retour d’un ouvrage localisé d’un service, un pop-up apparaît indiquant que l’ouvrage doit être transféré vers le service ULiège– Circulation Desk Limited Prévenir un Circulation Desk Operator qui a les droits sur le Circulation Desk du service qui effectuera le retour physique et le scan in items pour que l’ouvrage soit à nouveau disponible

67 Visualiser les Requests
ULiège– Circulation Desk Limited Visualiser les Requests d’un lecteur ”

68 Visualiser les requests (onglet Requests ou raccourci Alt+3))
Réservation d'un document présent sur place ou commande d'un document localisé dans une réserve distante ou dans une autre bibliothèque ULiège– Circulation Desk Limited possibilité d'annuler une request (en cliquant sur Actions) Si 0 : le lecteur est le premier dans la liste Si 1 : si le traitement de la request n’a pas encore commencé Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

69 Annulation d'une request (Request Cancellation)
Après accord d’un Circulation Desk Operator /Circulation Desk Manager Les 4 choix les plus fréquents : le lecteur n'est plus intéressé (patron no longer interested) annulé à la demande du lecteur (cancelled at patron's request) attribué à un autre lecteur (Request switched) Livre intransportable par courrier interne (cannot be fulfilled) ULiège– Circulation Desk Limited Avec toujours l'option L'ajout d'une note (Cancellation Note) : visible dans Analytics + mail envoyé au lecteur TOUJOURS EXPLIQUER UNE ANNULATION DE MANIÈRE DETAILLEE Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v septembre 2015)

70 Exemple de mail reçu par le lecteur pour lui signifier que sa réservation a été annulée
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