Vice-rectorat aux ressources humaines Service des finances

Présentation au sujet: "Vice-rectorat aux ressources humaines Service des finances"— Transcription de la présentation:

1 Processus budgétaire / RH Personnel administratif (APAPUL et cadres) Octroi des contrats et poste
Vice-rectorat aux ressources humaines Service des finances 24 janvier 2018

2 Octroi des contrats et postes une responsabilité partagée
Les demandes de contrats et postes sont considérées au niveau institutionnel La responsabilité est tripartite: Gestionnaire en unité Finances RH Les éléments pris en considération lors de la décision: capacités financières actuelles et futures de l’unité contrats sur plus d’une année financière affectations depuis plusieurs années APAPUL TFS, TFS-10 ans, abolitions…

3 Octroi des contrats et postes
Suite à une rencontre de consultation en décembre avec les directeurs de service et les directeurs exécutifs, nous avons revu : l’efficacité du processus les outils utilisés et mis en place un calendrier pour les demandes

4 Calendrier Planification sur 12 mois faite en février/mars (processus budgétaire) Ajustements possibles en mai et octobre Demandes concentrées à trois périodes dans l’année Février/Mars (contrats et postes selon les paramètres budgétaires) Mai (contrats seulement) Octobre (contrats seulement) Cas exceptionnels traités à la pièce Caractère et délai de traitement définis dans document de référence

5 Outils Tableau Excel, avec trois sections:
Contrats dotés ou autorisés actuels (demandes de renouvellement) Demandes de nouveaux contrats Abolitions de postes de professionnels/cadres Formulaires de demande de personnel: Abrégé, pour description des tâches des demandes préautorisées (titre de fonction, analyse de la structure) Actuel, pour les cas exceptionnels

6 Portrait actuel de l’unité
SECTION 1 Identité Employé Service Description service Emploi Description emploi Catégorie employé Sous-catégorie employé Date fin prévue information additionnelle Date début affectation Personne remplacée date fin déterminer zzz 03000 F-Direction 007013 Conseill. formation FONCT SURN M. AAA zz1 03005 F-Dép 007030 Resp. trav. pratiques rech. OCTROI TFS M. BBB zz2 007020 Coord. admin PERM M. CCC Informations fournies pour renouvellement des Contrats en cours Contrats octroyés et non dotés (en tenir compte) Si renouvellement autorisé, un courriel pour vous en aviser et la saisie se fera au VRRH

7 Demande de nouveaux contrats
SECTION 2 NOUVEAUX CONTRATS DEMANDÉS / PROJECTION ANNUELLE 1: demander un contrat pour l'année soit jusqu'au 2 : demander chaque besoin individuellement, voir exemples 1 et 2 ci-dessous ATTENTION, SI CETTE SECTION EST INCOMPLÈTE, VOTRE DEMANDE POURRAIT ÊTRE REFUSÉE) Demande Service Descr service titre fct Fonct Octroi date début date de fin Nb h Justificatif Combinaison comptable EX 1 16107 VRRH Chargée comm Fonct 35 h màj site web 1 contrat annuel EX 2 2 contrats 21 h Prévision annuelle = demandes préautorisées : Formulaire abrégé (description de fonction) Transaction entre gestionnaire et conseiller RH Demande de personnel dans PS-RH Continuité de la demande avec conseiller recrutement

8 Abolition d’un poste SECTION 3 Règle actuelle demeure en vigueur:
ABOLITION DE POSTE PRÉVUE EN Nom du titulaire ou du dernier titulaire de droit si le poste est vacant ou occupé provisoirement No du poste Service titre de fonction sous octroi ou fonct. nombre d'heures du poste Abolition prévue à quelle date Justificatif de la demande d'abolition Règle actuelle demeure en vigueur: Salaire de la personne dont le poste est aboli est à la charge de l’unité pour une année Des liens entre des postes abolis et des demandes de contrats

9 À l’agenda de janvier à avril 2018
D’ici le 31 janvier, vous recevrez: Document de référence Tableau Excel (renouvellements, nouvelles demandes, abolitions) Pour le 9 mars, envoi des documents complétés au VRRH Du 26 au 29 mars, envoi des réponses aux gestionnaires: Renouvellements Nouvelles demandes (formulaire abrégé) Du 2 au 23 avril, saisie par le VRRH des contrats renouvelés Dès maintenant, aviser le VRRH des réorganisations, changements de sous-unité pour contrats/postes + Arrêt des demandes de contrats