Formation des utilisateurs I-milo

Présentation au sujet: "Formation des utilisateurs I-milo"— Transcription de la présentation:

1 Formation des utilisateurs I-milo
Jour 1 Les démultiplicateurs en Aquitaine : Chritel Fontaine Mission Locale de la Haute Gironde Nicolas Godin Mission Locale des Landes Claudette Lemière ARML Aquitaine Frédéric Lesellier ARML Aquitaine 19/09/2018

2 L’architecture du site, navigation et fonctions « recherche »
Programme L’architecture du site, navigation et fonctions « recherche » Le dossier : création d’un dossier et complétude L’offre de service - les propositions La situation du jeune Approche d’un dispositif : le Civis Gérer les RV, Envoyer un mail ou un SMS Utiliser les mémos, les notes et la gestion des taches, Le portail personnel Les fiches pédagogiques fournies par Similo 19/09/2018

3 Se connecter avec le code remis par le référent I milo
1er connexion : Se connecter avec le code remis par le référent I milo Se connecter Adresse WEB de la base école Imilo À la 1er connexion : Personnalisation du mot de passe; il devra être modifié tous les 90 jours (message d’alerte) Validation des Conditions Générales d’Utilisation. 19/09/2018

4 Les Conditions Générales d’Utilisation :
Un Engagement individuel du salarié à respecter le cadre déontologique de l’utilisation du système d’information nominatif qu’est I-milo. L’usager s’engage à ne divulguer aucune donnée personnelle à laquelle il aurait eu accès via le système d’information, sauf pour l’exercice strict de sa mission de service public; […] l’Utilisateur est seul responsable des données qu’il enregistre sur le système d’information. L’Utilisateur s’engage à ne céder pour quelque motif que ce soit les identifiants et codes confidentiels qui lui ont été attribués par la société SIMILO (…) la responsabilité de l’Utilisateur pourra être engagée dans l’hypothèse où il n’aurait pas assuré la confidentialité de ses identifiants et codes confidentiels. L’essentiel : 19/09/2018

5 L’ergonomie générale L’architecture d’I-milo comprend 4 portails :
Portail Conseiller Portail BI (outil décisionnel) Portail Admin C-Milo (espace collaboratif d’aide – remplace Web Parcours) Le portail Conseiller est composé 6 univers : Dossiers Partenaires Offre de service Cotraitance Contrats Aidés Outils  19/09/2018

6 Repérer les pictogrammes
L’ergonomie générale À retenir L’application I-milo s’appuie sur les navigateurs actuels, il permet donc pleinement l’utilisation de la navigation par onglet. Il convient d’être vigilant à la présence de multiples onglets ouverts simultanément 19/09/2018

7 La recherche multicritère
La recherche Simple Rechercher le dossier de « Hugo Bullein» Rechercher le partenaire « CES CPAM » Rechercher le service « ATELIER SANTÉ BIEN ÊTRE » La recherche multicritère Retrouver l’ensemble des dossiers des jeunes femmes âgées de 19 à 22 ans, habitants en ZUS et n’ayant pas le permis. Sélectionner les jeunes et visualiser la liste Retrouver l’ensemble des dossiers actuellement en CIVIS Classique et en Emploi. Sélectionner les jeunes et visualiser la liste Vous pouvez consulter la fiche « utilisateur » : Trouver facilement et agir sur mes dossiers 19/09/2018

8 Création d’un dossier Créer le dossier avec les informations issues de votre CV. (Personnaliser un nom fictif) Ne saisir pour l’instant que les informations suivantes : Civilité Nom Prénom Date de naissance. (Vous avez reçu le jeune il y a 7 jour) 19/09/2018

9 La notion d’événement À retenir Un événement traduit les échanges de l’utilisateur d’I-milo avec un jeune ou un partenaire. L’événement enregistre le cadre de l’échange : Date Lieu Utilisateur I-milo Contexte de l’événement L’événement enregistre également les actions réalisées : Mise à jour de données du dossier ou du partenaire Création d’un service Proposition d’un service Etc. Par ce biais toutes les actions réalisées sur un dossier ou un partenaire sont traçables et mémorisées dans I-milo. 19/09/2018

10 Complétude du dossier Compléter les éléments du dossier du jeune :
Coordonnées Compléments Mobilité Cursus Situations À retenir Enregistrer et continuer : Enregistrer en aller à la synthèse : Vous pouvez consulter la fiche « utilisateur » : Créer et enrichir le dossier du jeune 19/09/2018

11 Complétude du dossier À retenir Dans l’écran Coordonnées, le bouton :
assure la conformité des informations saisies Pour faire correspondre les données saisies dans l’écran Coordonnées avec les données géographique nationales (tables des quartiers, Zones prioritaires),il est nécessaire d’utiliser la fonction de normalisation des adresses incrémentée dans I milo. Lors de la saisie d’une nouvelle adresse, l’historique se crée automatiquement. 19/09/2018

12 Complétude du dossier À retenir Le cursus :
L’écran cursus enregistre les étapes de la formation initiale et postérieure du jeune. La table des établissements est nationale et fonctionne par recherche par ville ou dénomination. La recherche de Certification si elle ne retourne pas de réponse directe peut être complétée par une recherche à facette. Pour cela utiliser le bouton et reportez-vous aux filtres disponibles dans la colonne de droite. 19/09/2018

13 Complétude du dossier À retenir
Si 4 information seulement permettent de créer un dossier , il convient pour autant de compléter l’ensemble des informations Cela sera indispensable pour certains actes de l’’accompagnement et permettra d’optimiser la fonction observatoire des Missions Locales pour permettre une meilleure connaissance des dossiers.   Il existe trois niveaux de complétude : Partiel : dossier incomplet Complet : dossier comprenant tous les champs obligatoire - Avec une situation en cours et un entretien individuel, les dossiers complets seront comptabilisés dans les statistiques de la structure. Justifié : dossier comprenant tous les champs obligatoires et dont l’identité a été justifiée  Les champs sont identifiables par la présence d’une étoile rouge ou bleue: une étoile rouge  : champ dont la complétion sera impérative pour enregistrer l’écran une étoile bleue : champ dont la complétion sera obligatoire pour amener le dossier à l’état Complet La colonne de droite indique l’état de chaque élément 19/09/2018

14 Mobiliser l’offre de service de la ML
On distingue l’offre de service interne et externe. Catalogue interne : alimenté par les utilisateurs d’I-milo Formations externes : issus de l’interconnexion avec la base CARIF Au sein du catalogue interne, on retrouvera : l’offre de service de la structure : appui conseils, ateliers, informations collectives, etc. l’offre de service des partenaires : offre d’emploi, aides financières (ex. FAJ), etc. Vous lui proposer de postuler sur une offre d’Emploi d’Avenir en lien avec son profil Vous l’inscrivez sur l’Atelier « JE PRÉPARE MON ENTRETIEN  » pour une participation dés que possible Vous pouvez consulter la fiche « utilisateur » : Proposer une offre de service 19/09/2018

15 Mobiliser l’offre de service de la ML
À retenir La consultation de l’offre de service depuis l’univers « Dossier » permet d’accéder aux offres disponibles. Les fonctions « Recherche » permettent de trouver l’offre qui aura été enregistrée par la ML dans le catalogue interne. La Recherche avancée  renvoi à la recherche depuis l’univers « Offre de service » La MER Simple : permet de faire une proposition qui ne soit pas issue du catalogue interne , par exemple MER sur une Offre d’emploi de Pôle Emploi , ou sur une annonce de la presse…. 19/09/2018

16 Mobiliser l’offre de service de la ML
À retenir La demande du jeune Lorsque vous proposez un service à un jeune, automatiquement I-milo vous propose de compléter l’écran relatif à la demande du jeune. Un champ déroulant permet de rattacher la proposition : à une nouvelle demande en précisant la date de création de cette demande, son type, son code ROME ou son FormaCode à une demande existante précédemment créée Plusieurs demandes pourront être crées à une même date. L’historique des demandes et les propositions qui leurs sont rattachées sont consultables dans la colonne de gauche, section SUIVI. 19/09/2018

17 Mobiliser l’offre de service de la ML
Dans l’attente de la concrétisation des propositions, le jeune à besoin d’une aide d’urgence : Proposez lui un FAJ pour une aide alimentaire de 50 euros. 19/09/2018

18 Mobiliser l’offre de formation externe
Repérez , en Aquitaine, dans votre département, sur la zone de votre ML , une formation conventionnée du PRF qui débute prochainement et proposez la au jeune. À retenir Les formations externes sont issues de l’interconnexion d’ I-milo avec les bases CARIF Aquitaine Cap métiers transmet les bases pour la région Aquitaine. Après une prescription en ligne sur le site d’Aquitaine Cap Métiers, vous pouvez retrouver la formation dans I milo avec le FormaCode. Les sessions de formation disparaissent d’I milo dés lors qu’elles ont débuté. Il n’est plus possible de saisir alors la prescription de formation. . 19/09/2018

19 Le suivi des services Observez le suivi des services. (colonne de droite) Visualisez le statut des différentes propositions Le FAJ proposé est accepté par la commission , vous changez le statut de cette proposition , et vous envoyez un sms au jeune pour lui annoncer et lui demander de récupérer les bons alimentaires à la ML Le jeune renonce à participer à la formation proposée, mettez la proposition à jour en changeant son statut. 19/09/2018

20 Clôturer un événement A l’issue de vos travaux sur un dossier (enregistrement de propositions, actualisation des données du dossier, etc.) l’événement qui a été créé par I-milo apparaît en haut de la colonne de droite. Vous pouvez consulter toutes les actions rattachés à cet événement en cliquant sur Afficher les autres actions (). Cet événement reste ouvert toute la journée : si vous conduisez de nouvelles actions sur ce dossier, elles seront ajoutées à l’événement. A la fin de la journée, l’événement sera automatiquement clôturé par le système. Vous pouvez toutefois forcer la clôture d’un événement. Pour cela cliquer sur le bouton La fenêtre « Informations sur l’événement » apparaît vous pouvez alors modifier les informations relatives à cet événement et/ou Clôturer l’événement. Une fois clôturé, il est impossible de modifier un événement. Note : il est utile de clôturer manuellement les événements pour les saisies rétroactives. 19/09/2018

21 Les dispositifs Entrer le jeune en Emploi d’avenir Générer le CERFA
Envoyer un mail avec la convocation à un entretien Retrouvez, dans les dossiers, un jeune entrés en CIVIS en mars Effectuer pour lui une demande d’allocation CIVIS; Editer les versements 19/09/2018

22 Les dispositifs À retenir
Les dispositifs dans I-milo font partie de l’offre de service. Le système permet un contrôle de cohérence quant aux critères d’admissibilité (âge, niveau, etc.). L’accession aux dispositifs nationaux nécessite que le dossier soit à l’état « Justifié », c’est-à-dire que le salarié de la mission locale qui opère l’intégration en dispositif a pu vérifier l’identité du jeune. Dans l’écran Identité apparaît dans les informations principales la notion d’identité justifiée. : Afin de valider l’identité d’un jeune il convient de cliquer sur le bouton Vous devrez renseigner le numéro d’une pièce d’identité en cours de validité : Carte nationale d’identité Passeport Permis de conduire Carte de séjour temporaire Carte de résident 19/09/2018

23 Connaître et utiliser les outils
Le bandeau supérieur du dossier intègre un lot de quatre icones permettant la mise en œuvre d’action en lien avec le dossier : Créer un rendez-vous Créer un SMS Créer un Accéder au menu d’actions pour Exporter le dossier Télécharger une édition Fixer un nouveau RV au jeune pour le suivi de sa candidature sur l’offre d’emploi. Confirmer lui la date par MAIL 19/09/2018

24 Connaître et utiliser les outils
À retenir Le mémo s’apparente à un commentaire laissé sur le dossier du jeune ou d’un partenaire. Il se crée et se consulte depuis la colonne de droite. On peut également les modifier et supprimer. Les tâches correspondent à des actions à conduire en lien avec le dossier en cours. Elles comportent : Un titre Une date d’échéance Un périmètre : Dossier ou Général Comme pour les mémos, la liste des tâches est consultable dans la colonne de droite. Les notes sont liées à l’événement. Pour les créer il convient de cliquer sur le bouton qui apparaît dans le cadre Evénement en haut de la colonne de droite. Les notes permettent d’inscrire au sein d’un événement des informations complémentaires que le champ Commentaire de l’événement (limité à 255 caractères) ne permettrait pas d’enregistrer . Les notes sont consultables dans le détail de l’événement. 19/09/2018

25 Mon portail I-milo À retenir
Ajouter un Widget pour afficher vos Rendez Vous Ajouter un widget pour afficher l’offre de service Emploi de votre ML À retenir Le Portail Conseiller est alimenté de trois boîtes de recherches qui peuvent être complétées de Widgets. Les thèmes de ces widgets peuvent être : Offre de service : permet de visualiser tous les items disponibles de l’offre de service Alertes contractuelles Tâches : permet de visualiser les tâches enregistrées en lien avec un jeune, un partenaire ou non Rendez-vous : permet de visualiser les rendez-vous à venir 19/09/2018

26 Les fiches pédagogiques « Utilisateurs »
Similo met à notre disposition des fiches utilisateurs ; un sommaire des fiches vous permet de les télécharger à volonté Lien vers le questionnaire d’évaluation 19/09/2018