Attentes Quelles sont vos attentes par rapport a la formation ?

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2 Attentes Quelles sont vos attentes par rapport a la formation ?

3 Objectifs Utiliser son temps en fonction de ses priorités. Anticiper et planifier ses activités en se centrant sur l'essentiel. Mettre en place une organisation personnelle efficace au quotidien.

4 Plan Les avantages à la gestion du temps Atelier : Gestion du temps Les obstacles à la gestion du temps Méthode NERAC Priorité dans l’organisation : La Matrice d’Eisenhower Vaincre la procrastination Dix conseils pour bien gérer son temps

5 Proverbes sur le temps « Le temps est le trésor qu'on ménage le moins. » Proverbe français « Perdre le temps c'est commettre un vrai suicide. » Proverbe anglais « Les bonnes choses demandent du temps. » Proverbe allemand « الوقت كالسيف ان لم تقطعه قطعك » Proverbe arabe

6 Exercice Attention, à la diapo suivante : 3 secondes pour compter le nombre de points

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8 Exercice Combien en avez-vous compté ? Attention, à la diapo suivante : 2 secondes pour compter le nombre de points

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10 Exercice Alors?? Qu’est ce qui a changé entre les deux? Qu’est ce qui fait que vous avez réussi?

11 Les avantages de la gestion du temps Efficace Réussi En bonne santé

12 Gestion du temps : Comment gérons nous notre temps ? Comment planifier nos activités, déterminer nos priorités pour être plus efficace ? Pour réfléchir à la gestion de votre temps, vous allez remplir le questionnaire suivant. Pour chaque question, cochez la case qui vous correspond le mieux.

13 Gestion du temps: JamaisParfoisSouventToujoursRésultat 1-préparez vous vos affaires la veille pour le lendemain ? 2-vous arrive-t-il d’être en retard à un rendez-vous ? 3-passez vous beaucoup de temps à rechercher les affaires dont vous avez besoins ? 4- avant chaque journée, vous réservez vous un moment pour planifier vos activités ? 5- attendez vous le dernier moment pour faire votre travail de formation ? 6- arrivez vous toujours à terminer ce que vous avez entrepris ?

14 Gestion du temps: JamaisParfoisSouventToujoursRésultat 7-votre table de travail est-elle encombrée ? 8-vous arrive-t-il d’être complètement débordé de travail ? 9-durant la semaine, respectez vous le plan de travail que vous vous êtes fixé ? 10-trouvez vous le bon dosage entre activités professionnelles et loisirs ? 11-vous arrive-t-il de rendre un travail en retard ? 12-êtes vous déçu des résultats de ce que vous entreprenez ? 13-vous est-il difficile de vous décider à agir ? 14-notez-vous vos rendez-vous et vos activités sur un agenda ? Résultat final

15 Gestion du temps JamaisparfoisSouventToujoursRésultat 1-préparez vous vos affaires la veille pour le lendemain ?0123 2-vous arrive-t-il d’être en retard à un rendez-vous ?3210 3-passez vous beaucoup de temps à rechercher les affaires dont vous avez besoins ? 3210 4- avant chaque journée, vous réservez vous un moment pour planifier vos activités ? 0123 5- attendez vous le dernier moment pour faire votre travail de formation ? 3210 6- arrivez vous toujours à terminer ce que vous avez entrepris ? 0123

16 Gestion du temps JamaisParfoisSouventToujoursRésultat 7-votre table de travail est-elle encombrée ? 3210 8-vous arrive-t-il d’être complètement débordé de travail ? 3210 9-durant la semaine, respectez vous le plan de travail que vous vous êtes fixé ? 0123 10-trouvez vous le bon dosage entre activités professionnelles et loisirs ? 0123 11-vous arrive-t-il de rendre un travail en retard ? 3210 12-êtes vous déçu des résultats de ce que vous entreprenez ? 3210 13-vous est-il difficile de vous décider à agir ? 3210 14-notez-vous vos rendez-vous et vos activités sur un agenda ? 0123 Résultat final

17 Gestion du temps Interprétation de votre score final : Plus de 34 points : Bravo ! Vous êtes quelqu’un d’organisé ayant une bonne maîtrise de son temps. De 28 à 34 points : Vous vous efforcez de maîtriser votre temps et vous disposez de certains éléments d’efficacité. Mais vous n’arrivez pas encore à faire tout ce que vous aimeriez faire. De 22 à 28 points : Vous faites parfois des efforts pour vous organiser et maîtriser votre temps, mais vous n’êtes pas assez convaincu de son importance. Moins de 22 points : vous vous laissez trop entraîner par les événements. Il faut remettre de l’ordre dans vos comportements si vous voulez devenir efficace.

18 18 Les obstacles à une bonne gestion du temps Objectifs peu clairs Manque d’organisation Ne pas savoir dire “non”

19 19 Les obstacles à une bonne gestion du temps Interruptions Encore des interruptions Périodes d’inactivité

20 20 Les obstacles à une bonne gestion du temps Trop de choses à la fois Stress et fatigue S’adonner exclusivement au travail, aucun loisir

21 Atelier : Les obstacles à une bonne gestion du temps  Objectifs peu clairs  Manque d’organisation  Ne pas savoir dire “non”  Interruptions  Périodes d’inactivité  Trop de choses à la fois  Stress et fatigue  S’adonner exclusivement au travail, aucun loisir Parmis les obstacles ci-dessus, Identifiez et classez ceux qui vous empêchent de bien maîtriser votre temps

22 22 Que faire? Admettre l’existence des obstacles Les identifier Trouver des stratégies pour les surmonter

23 Méthode NERAC Vidéo

24 Méthode NERAC

25 En appliquant la méthode NERAC vous allez essayer de planifier, c’est-à- dire de prévoir, et de hiérarchiser vos activités de la semaine prochaine, du lundi au dimanche en remplissant un planning. 1- NOTER toutes les activités sans vous occuper de l’ordre chronologique ni être limité à priori par leur durée, toutes les activités, toutes les tâches que vous souhaiteriez exécuter durant toute la semaine. 2- ESTIMER : à chacune des tâches de votre liste, attribuez une durée approximative.

26 Méthode NERAC 3- RESERVER : l’estimation des durées ne peut être faite avec certitude c’est pourquoi vous devez réserver du temps pour les imprévus. On considère généralement que 60 % du temps seulement peut être planifié. 4- ATTRIBUER : vous devez établir des priorités à chacune des tâches. 5- CONTROLER : durant la semaine, rayez au fur et à mesure les activités réalisées et comparez leur durée de réalisation, la date de réalisation. Puis en fin de semaine faites le points et réfléchissez comment remédier aux écarts entre prévisions et objectifs.

27 Priorité dans l’organisation Vidéo

28 Priorité dans l’organisation :La Matrice d’Eisenhower La matrice est représentée par un tableau à double entrée. Sur l’axe vertical : l’Importance. L’importance de chacune des tâches est basée sur l’impact que celle-ci a sur vos objectifs, sur la valeur ajoutée que sa réalisation apporte. Sur l’axe horizontal : l’Urgence. L’urgence de chacune des tâches est basée à la fois sur le temps requis à sa réalisation et sa date d’échéance.

29 Priorité dans l’organisation :La Matrice d’Eisenhower

30  Urgent, Important : Activité décisive L’action est immédiatement à prendre, généralement à assurer par soi-même tant l’enjeu est crucial. Si cette action était connue de longue date, apprenez à éviter la procrastination (ou alors vous avez besoin du stress comme d’une drogue dure).  Non urgent, Important : Objectifs importants Activités dites d’anticipation, offrant la qualité pour le futur. Attention : Si elles sont souvent agréables, elles peuvent prendre aussi beaucoup de temps.  Urgent, Mais non important : Interruption A déléguer rapidement et comprendre sa provenance (souvent due à l’échec d’un collaborateur) pour éviter sa répétition.  Pas urgent & Pas important : Distraction A mettre en attente, voire à supprimer tout simplement (Votre refus des activités éloignées de vos objectifs apprendra à votre entourage à s’autocensurer quant à des propositions non pertinente

31 Priorité dans l’organisation :La Matrice d’Eisenhower Déterminez vos priorités. Bien gérer son temps, planifier ses activités c’est : 1- lister l’ensemble des activités à réaliser dans une journée, (une liste «dans la tête» est beaucoup moins efficace qu’une liste écrite) 2- ordonner ses activités, c’est-à-dire les classer par ordre de priorité. Comment établir les priorités? En se posant à chaque fois la question « Est-ce URGENT et/ou IMPORTANT ? »

32 Application Après avoir pris connaissance des propositions suivantes, inscrivez, les lettres des activités dans une des cellules de la matrice de priorité A- j’ai rendez-vous ce soir à 18 heures chez le dentiste. B-il faudra que j’emprunte au vidéo club le dernier film de J.M. Poiré. C- Jacques vient de me passer un coup de fil. Ça a duré presque une heure. D- Il faut que je commence mes révisions pour l’évaluation de lundi prochain. E- Cette émission à la télé n’était pas terrible. F- Ça fait déjà un moment que le voyant de la jauge est allumé. Il va falloir que je fasse le plein. G- J’ai attendu presque une demi-heure au bureau de poste pour pouvoir retirer 50 euros de mon C.C.P. H- Après ces deux heures de travail, je pense avoir bien progressé dans mes connaissance de l’ordinateur.

33 Application Matrice de priorité URGENTNON URGENT IMPORTANT NON IMPORTANT

34 Application Matrice de priorité URGENTNON URGENT IMPORTANT A F D H NON IMPORTANT C G B E

35 Application Sur la diapositive suivante vous trouverez une description des tâches réalisées l’après-midi du 13 mars par Mademoiselle Nathalie Hervé, secrétaire commerciale dans la société RODAM. 1- Établissez la liste des tâches accomplies par Nathalie au cours de cet après-midi. 2- Relevez les différents incidents de l’après-midi, indiquez pour chacun d’eux s’il était ou non prévisible.

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37 Application 1- Liste des tâches accomplies par Nathalie : Rédaction et saisi du courrier Accueil d’un représentant Déclaration d’accident du travail Dossier d’inscription BATIMAT urgent Dépannage de la photocopieuse avec recherche de l’encre Compte-rendu du C.H.S.

38 Application 2- Relevé des incidents de l’après-midi : Accueil du représentant, elle aurait du consulter l’agenda. Accident du travail, fait non prévisible. Dossier BATIMAT, traîne sur le bureau depuis deux semaines. Photocopieuse en panne, fait non prévisible ? Compte-rendu du CHS, note prise depuis le 10 mars.

39 3 Astuces pour gérer son emploi du temps Vidéo

40 Fixer des objectifs et déterminer les priorités z À ce moment-ci de votre vie, quelles sortes d’objectifs de vie sont importants pour vous? z Comment comptez-vous atteindre vos objectifs si vous ne vous réservez pas du temps pour y travailler?

41 Fixer des objectifs et déterminer les priorités

42 Une liste de “CHOSES À FAIRE” L’outil le plus important pour vous aider à fixer vos objectifs et à déterminer vos priorités.

43 Dresser une liste des CHOSES À FAIRE Ne notez qu’une chose par ligne. Inscrivez une date sur le bloc-notes. Gardez votre liste sur le dessus de votre bureau ou traînez-la partout avec vous. Gardez-la en format électronique - Excel, Outlook

44 AGISSEZ : CLASSEZ PAR PRIORITÉ A = Cette chose doit être faite AUJOURD’HUI – elle est très importance. B = Cette chose est nécessaire mais mon avenir ou celui de l’entreprise ne dépend pas de son exécution immédiate. C = Je ne me soucie guère que cette chose soit faite ou non et personne d’autre n’y tient.

45 Administration de la liste des « choses à faire » Quand vous avez terminé une chose figurant sur votre liste, RAYEZ-LA. Quand vous avez terminé environ la moitié des « choses à faire », faites une NOUVELLE LISTE. Dressez une nouvelle liste à chaque jour.

46 Exemple d’une liste de choses à faire Nombre choses – au travail priorité 1Lire le courrier C 2Rédiger un rapport sur le personnel B 3Se préparer pour la réunion avec le personnel 10 h A 4Inscrire les dépenses dans le livre des dépenses C 5Retourner les appels B 6Petit déjeuner Optimiste, 8 h A 7Remettre à qui de droit le rapport Gerber C Choses à la maison 1Nettoyer les gouttières!!! A 2Faire le marché B 3Pratique de Karen – 13 h A 4Réparer la porte de la salle de bain C 5Remplacer le phare défectueux de l’auto B 6Planifier la fête pour Don et Nancy C 7Assister à l’activité récréative Optimiste B Prendre des décisions Une fois que vos priorités sont déterminées, l’étape suivante est simple. Passez à l’action. Faites les choses les plus importantes en premier. Vaquez à une tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Travaillez en ayant conscience de votre propre personnalité.

47 Maintenant que vous avez déterminé vos PRIORITÉS… AU TRAVAIL!

48 Passez à l’action! z Productivité z Courbe d’énergie z Moments de productivité maximale

49 Optimist International Mes moments de productivité maximale Si j’avais un important projet, je le ferais toujours …  Très tôt le matin.  L a première chose de la journée.  Après le dîner.  En fin d’après-midi.  J’aime la soirée.

50 Mon niveau de productivité Faites la graphique de vos niveaux de productivité pendant la journée. Tracez-la ligne démontrant que vos niveaux d’énergie augmentent ou diminuent durant la journée. Utilisez plus d’espace si nécessaire. ÉLEVÉ BAS

51 La procrastination: c’est quoi? مماطلة La procrastination est le fait de tout remettre au lendemain. Elle se manifeste dans tous les aspects de votre vie professionnelle et personnelle. C’est celle qui vous dit que ce serait bien d’apprendre l’espagnol mais qui vous empêche de le faire pour X raison (souvent le temps). Celle qui vous dit que ce serait bien de voyager en Inde et en Chine, et aux USA et en Australie, pour vous retrouver 10 ans plus tard à visiter l’Italie parce que « c’est moins long à organiser et c’est aussi joli«. Vous achetez des légumes parce qu’il faut avoir une vie saine, et ils finissent à la poubelle parce que vous avez oublié de les manger. Vous allez lire un livre génial que l’on vous a conseillé, mais pas aujourd’hui, vous êtes trop fatigué(e), vous commencerez demain.

52 Pourquoi procrastine-t-on? Quand on a la flemme, on ne fait pas quelque chose parce qu’on n’en a pas envie, parce qu’on est fatigué et juste envie de se reposer. (enfin, c’est ma façon de la différencier de la procrastination) Dans la procrastination on ne fait pas une tâche, non pas parce qu’on est fatigué (car on a de l’énergie pour faire autre chose à la place), mais parce qu’on a peur… Il existe différentes peurs qui peuvent expliquer notre tendance à remettre au lendemain :  peur de l’échec, peur de mal faire, du jugement des autres ou de son propre jugement (perfectionnisme) : par exemple, c’est sûrement cette peur-là que j’ai à repousser la rédaction de mes articles,  peur de l’inconnu : par exemple, le fait de reporter sa recherche d’emploi alors qu’on ne supporte plus son poste actuel,  peur du succès : eh oui, c’est possible d’avoir peur que son projet professionnel marche tellement bien que ça ait des conséquences sur sa vie personnelle par exemple.

53 Pourquoi proscrastine-t-on? D’autres raisons font que l’on procrastine : la mauvaise estime de soi : on ne se sent pas capable de faire une action, le manque de concentration : on se laisse vite distraire, le manque de motivation : on ne voit pas l’intérêt de faire cette tâche, le manque de recul : on ne connaît pas le sens des priorités, quelle tâche on doit faire en premier ou bien on ne sait pas par quoi commencer, ou alors on pense qu’on va pouvoir le faire en une minute.

54 Vaincre la procrastination Vidéo

55 Vaincre la procrastination 1- Préparez vous 2- Planifiez 3- Utilisez la loi de Pareto (Loi 20/80) 4- Visez le long terme 5- Utilisez la méthode ABCDE 6- Domaines et activités 7- Former-vous 8- Gérer vos priorités 9- Aménagez-vous un environnement de travail adapté 10- Appuyez-vous sur vos atouts 11- Renversez vos contraintes majeures 12- Progressez pas-à- pas 13- Mettez-vous la pression 14- Prenez soin de vous 15- Soyez optimiste 16- Utilisez la procrastination créative 17- attaquez la tâche la plus difficile en premier lieu 18- Utilisez la technique du salami 19- Fixez-vous des horaires précis 20- Développez le sentiment d’urgence 21- Fuyez les distractions

56 Dix conseils pour bien gérer son temps: Je m’organise bien; J’ose dire non; Je fais des rétroplanning J’identifie les pertes du temps Je planifie à court, moyen et long terme; J’apprend à prioriser les tâches; J’apprend à déléguer; Je gères mes émotions; Je fais le bilan Je prends soins de moi;

57 Comment allez-vous utiliser votre temps aujourd’hui?

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