Séance d'information / Infosessie

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1 Séance d'information / Infosessie
05/03/2018 Séance d'information / Infosessie Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund Vers une politique de migration plus intégrée, grâce au FAMI

2 Contenu: Rapport narratif/Inhoudelijk rapport
Rapport financier/financieel rapport Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

3 Rapport narratif 1. Données générales Ne pas oublier la référence du projet (15-xx ou 16-xx). Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

4 Rapport narratif 2. Qu’est-ce qui a été réalisé dans votre projet? Réponse pas trop longue, claire. Restez concret, succin, structuré! Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

5 Rapport narratif 3. INDICATEURS COMMUNS
Ne pas mélanger les indicateurs quantitatifs et qualitatifs, les 3 premières colonnes doivent être recopiées littéralement de la fiche du projet (ne pas modifier la formulation, ne pas inventer). CODE européen de l’indicateur (voir fiche de projet) Que vais-je faire ? Activité du projet Quels résultats quantitatifs sont attendus tout au long du projet ? Quels résultats quantitatifs ont été atteints depuis le lancement du projet? Comment ces résultats ont-ils été mesurés et analysés ? (Ces documents peuvent être demandés lors d’un contrôle) Recopier Chiffre !!! Preuves que l’indicateur atteint. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

6 Rapport narratif Indicateurs rappel (voir programme national ) : 1 – Asile C1 - Nombre de personnes de groupes cibles ayant bénéficié d'une aide dans le cadre de projets dans le domaine des régimes d'accueil et d'asile soutenus par le Fonds C2.1 - Capacité (nombre de places) des nouvelles infrastructures d'hébergement à des fins d'accueil créées pour répondre aux exigences minimales en matière de conditions d'accueil établies dans l'acquis de l'UE et des infrastructures d'hébergement à des fins d'accueil existantes améliorées conformément à ces exigences à la suite des projets soutenus par le Fonds C3.1 - Nombre de personnes formées aux questions liées à l'asile avec le soutien du Fonds C4 - Nombre de produits d'information sur les pays d'origine et de missions d'enquête réalisés avec le soutien du Fonds C5 - Nombre de projets soutenus par le Fonds pour développer, suivre et évaluer les politiques d'asile dans les États membres C6 - Nombre de personnes réinstallées avec le soutien du Fonds 3 - Retour C1 - Nombre de personnes formées aux questions liées au retour avec le soutien du Fonds C2 - Nombre de personnes rapatriées ayant bénéficié avant ou après le retour d'une aide à la réintégration cofinancée par le Fonds C3 - Nombre de personnes rapatriées dont le retour a été cofinancé par le Fonds – personnes ayant choisi le retour volontaire C4 - Nombre de personnes rapatriées dont le retour a été cofinancé par le Fonds – personnes ayant fait l'objet d'un éloignement C5 - Nombre d'opérations d'éloignement cofinancées par le Fonds C6 - Nombre de projets soutenus par le Fonds pour élaborer, suivre et évaluer les politiques de retour dans les États membres Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

7 Rapport narratif 4. INDICATEURS SPECIFIQUES A CHAQUE PROJET
Idem mais recopier les 2 premières colonnes. Ne pas non plus mélanger les indicateurs quantitatifs et qualitatifs. Indicateur quantitatif = chiffre! Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

8 Rapport narratif 5. Groupe cible 12/10/2018
Quel est le / Quels sont les groupe(s) cible(s) (doit correspondre au point 3.5 de la fiche de projet) Combien de personnes du groupe cible ont participé au projet? Combien de bénéficiaires n’appartenant pas au groupe cible ont participé au projet ? Comment enregistrez-vous ces bénéficiaires ? Comment avez-vous procédé pour enregistrer le groupe cible qui participe aux activités ? Description claire qui doit concorder avec la fiche de projet. Chiffre clair !  Chiffre! Preuves Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

9 Rapport narratif 12/10/2018 Asile, C1, preuves :
1. Preuve du statut de la personne : Demandeur d’asile : une annexe 26 très récente (datant de 6 mois au début de la participation au projet), si plus ancienne, elle doit être accompagnée de documents supplémentaires qui prouvent le séjour légal de la personne, tels que l’attestation d’immatriculation valable au moment au début de la participation au projet (c’est-à-dire lors de son premier contact personnel avec l’organisation). Réfugié reconnu : décision de reconnaissance du statut de réfugié ou attestation de réfugié ou titre de séjour valable au début de la participation au projet (recto- verso) Protection subsidiaire : décision d’octroi du statut de protection subsidiaire ET titre de séjour valable au début de la participation au projet . ! le statut doit être valable pendant la durée du projet (lorsque la personne rejoint le projet + une fois par an). 2. Preuve de sa participation à l’activité : listes de présences signées, base de données + extraits signés. !!! coupe proportionnelle si pas partie du groupe cible Asile, C3 , preuves : Listes de présence signées par le bénéficiaire et par le formateur. Le logo + phrase AMIF doivent figurer sur la liste. !!! Une personne compte une seule fois même si elle a suivi plusieurs formations ou a été assistée à plusieurs reprises ! Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

10 Rapport narratif 6. Avez-vous effectué des publications ou des communications dans le cadre du projet ? !!! Drapeau européen + phrase AMIF sur tous les documents liés au projet qui touchent le groupe cible primaire ou secondaire/l’extérieur. Il faut pouvoir démontrer que le groupe cible est au courant du financement AMIF (affiches sur le mur, mention sur la documentation remise, …). Des affiches sont à votre disposition auprès de l’AR. --) rejet de coûts possible si le drapeau et la phrase AMIF ne sont pas mentionnés (ou mentionnés d’une manière incorrecte) Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

11 Rapport narratif 7. Sous-traitance Remplir le tableau si d’application. ! aux marchés avec de petits montants --) chercher 3 offres/contacter 3 fournisseurs, comparer les offres et garder des preuves. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

12 Rapport narratif 8. Modifications Si modification officielle du projet, si difficultés qui ont fait que indicateurs pas atteints, … Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

13 Rapport financier EN GENERAL
Remplir le bon formulaire (site web remplir toutes les colonnes. Ne pas modifier les formules ! Ne pas oublier les références (n° fiche de paie, time-sheets, n° factures, …). Mettre les dates même si pas demandé (date de l’événement, du voyage, du séjour, le mois de paie, date de la facture si possible, …). Toujours pouvoir démontrer le lien entre la dépense et le projet. Conservez un dossier spécial pour le projet (papier ou électronique) avec TOUTES les pièces justificatives (statut, listes de présence, tickets, rapports, …) et toutes les preuves de paiement (factures, virements, …). Les règles qui s’appliquent au bénéficiaire s’appliquent également au partenaire. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

14 Rapport financier 1. Budget GLOBAL
Remplir les données du projet (titre, bénéficiaire), si possible la référence du projet. Le tableau se remplit automatiquement sauf la catégorie K qui doit être remplie manuellement et qui ne peut jamais dépasser le % fixé à l'origine. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

15 Rapport financier 2. Staff Mettre le % du temps passé sur le projet !
Si personnel payé/heure, pouvoir prouver qu’il s’agit d’une pratique habituelle (prouver comment le montant a été fixé). Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

16 Rapport financier Preuves pour les staff costs : 1. Décision d'affectation: un exemple de format peut être trouvé sur le site internet AMIF / ISF. L’affectation doit être rédigée et signée au plus tard le 1er jour de travail dans le cadre du projet! 2. Contrat de travail / décision de nomination 3. Description de fonction (elle doit contenir un lien clair avec le projet) 4. Fiches de paie ou assimilés => Les primes de vacances et de fin d'année doivent être mentionnées dans la partie prévue à cet effet et correctement calculées 5. Time-sheets: si un membre du personnel ne travaille pas à 100% sur le projet, il est obligatoire de remplir des time-sheets (voir les exemples de formats sur le site AMIF / ISF). Si quelqu'un travaille à 100% sur le projet, ce n'est pas obligatoire mais conseillé dans certains cas (p.ex. si vous travaillez avec un groupe cible, afin de prouver la part consacrée au groupe cible et la part consacrée aux autres activités). La description des tâches doit également être clairement en rapport avec le projet. Les formats pour les time-sheets ont été établis de sorte à ce que le total annuel (pourcentage et nombre absolu) soit calculé automatiquement. Nous vous invitons à utiliser ces nouveaux formats! -> Important d’indiquer l’activité spécifique du projet et AMIF! Suggérer une modification Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

17 Rapport financier Calcul du pécule de vacances/de la prime de fin d’année : Règle de base : le montant à rapporter est le pécule de vacances/la prime de fin d’année versés pendant la durée du projet (même si ce montant est en lien avec l’année précédente). Bien entendu, le montant est rapporté au prorata, en pourcentage, du temps consacré au projet. Dans le cas où la personne qui a reçu le pécule de vacances/la prime de fin d’année a touché, pendant la durée du projet, un montant clairement inférieur pour des motifs spécifiques (au chômage l’année précédente, ayant travaillé à temps partiel auparavant et à temps plein à présent, etc.), une estimation du montant peut être effectuée dans le rapportage. Lors du contrôle, deux cas de figure sont possibles : soit le montant a été payé avant le contrôle par l’AR, il est alors requis que le montant exact soit communiqué à l’AR juste avant le début du contrôle ; soit le montant n’a pas encore été payé avant le contrôle par l’AR, et seulement dans ce cas-ci, une estimation du montant peut être acceptée dans le rapportage justifiée par un raisonnement bien étayé . L’AR déterminera si l’estimation est acceptable ou pas. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

18 Rapport financier 3. Travel
= frais dans le cadre d’une mission, participation à une conférence, à une formation qui n’est pas organisée dans le cadre du projet , … Billets / factures / preuves de paiement / preuves d'hébergement. Documents de fond qui prouvent le séjour / le déplacement : invitation, rapport, brochure, programme, inscription, ... Il doit toujours y avoir un lien clair et direct avec le projet pour chaque dépense. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

19 Rapport financier 4. Consumables/ Real Estate/ Equipment/ Other Direct Costs Preuves d’achat / factures / preuves de paiement (comptabilité, extraits, …). Certains coûts doivent être calculés proportionnellement à l’utilisation pour le projet (amortissement, loyer, frais de téléphone,…). Pour chaque achat, il doit toujours y avoir un lien clair et direct avec le projet. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

20 Rapport financier 5. Subcontracting Tous les documents énumérés à la question 7 du rapport narratif doivent pouvoir être contrôlés. Les procédures légales en matière de marchés publics en vigueur doivent toujours être suivies. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

21 Rapport financier 6. Seminars & Conferences
= conférences / formations que le personnel du projet organise lui-même. Factures / preuves de paiement. Documents de fond qui prouvent l’organisation de la conférence : invitation, rapport, brochure, programme, inscriptions, ... Ne pas oublier de garder les listes de présence datées et signées par les participants et par l’organisateur. Il doit toujours y avoir un lien clair et direct avec le projet pour chaque dépense. S'il s'agit d'une simple participation à une conférence organisée en dehors du projet, le coût doit être reporté sous la rubrique « Travel » et / ou « Consumables ». Ne pas oublier les règles en matière de publicité --) à mentionner sur tous les documents! Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

22 Rapport financier 7. Target group = tout ce qui est lié au groupe cible. Pour toute dépense, il faut pouvoir prouver un lien direct avec le projet. 8. Income Ne pas oublier de le remplir. Si le partenaire bénéficie d’une subvention pour le projet, ne pas oublier de le mentionner. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

23 Rapport financier 9. CONSEILS
Budgétiser une rubrique où rien n’avait été prévu – à éviter ! Mettre les dépenses dans la bonne rubrique. Déplacer si budget suffisant (dépassement ou 10% autorisé). Si doute quant au classement, nous appeler ! Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

24 Rapport financier 10. EXEMPLES DE DEPENSES Staff costs:
salaires mensuels salaires horaires pécule de vacances et prime de fin d'année prime de compétence bonus de travail assurance-maladie si elle est incluse dans la fiche de paie l'assurance hospitalisation si elle est incluse dans la fiche de paie chèques-repas, chèques éco heures supplémentaires dans le contexte du projet abonnement de train ou similaire Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

25 Rapport financier Travel : billets de train, tram et bus
abonnements au transport ci-dessus reçus de taxi tickets d’avion (aussi pour aller à une formation en tant que participant) allocations de vélo (peut également être inclus dans le salaire mensuel et classé à la rubrique « Staff ») passeport + visa, frais de change frais sur place pour l'hébergement (facture d'hôtel, …) (également pour aller à une formation en tant que participant) autres frais sur place (reçus restaurants, …) paiements de DSA (= daily subsistance allowance) (aussi pour aller à une formation en tant que participant) + calcul listes de présence signées si d’application. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

26 Rapport financier Consumables: frais d'inscription pour une formation
petits équipements de bureau (encre, matériel de bureau, papier,...) - meubles, ordinateurs, … à placer sou « Equipment » frais de traduction - sauf si coût important attribué dans le cadre d’un marché public, à placer sous « Subcontracting » achat de téléphone, gsm abonnement téléphonique frais bancaires nécessaires (p.ex. dépôt à l'étranger, frais de change) assurance collective: accidents du travail, ... frais de location de voiture et carburant (également possible à placer sous « Travel ») IT (logiciel) : antivirus, ... Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

27 Rapport financier Real estate: location d’immeubles achat d’immeubles
Equipment: ordinateurs, laptops meubles IT (hardware) Subcontracting: = tous les frais dans le cadre d’un marché public Seminars & conferences: = tous les frais encourus dans le cadre d'une conférence/ formation/ séminaire/ intervision/ séance d'information /… organisés par le bénéficiaire lui-même : déplacement hébergement (DSA et hôtel) restauration / sandwichs / café /… petits cadeaux pour les conférenciers (max.50 euros) location de la salle coûts d'impression des flyers , brochures, … Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

28 Rapport financier Target group:
primes de réintégration pour le groupe cible loyer / achat de logements pour le groupe cible chèques repas pour le groupe cible transport pour le groupe cible (tickets d’avion/factures, tickets de train, bus, …) frais d‘organisation des activités pour le groupe cible (voyage à la mer, sortie cinéma, ...) frais médicaux, frais scolaires, autres petits frais pour le groupe cible incentives pour le groupe cible Other direct costs: coûts afin de satisfaire les obligations en matière de la publicité coûts d’analyse des contrats (coûts juridiques, de notaire, …) Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

29 Rapport financier Indirect costs:
chauffage, éclairage, maintenance, téléphonie générale / impression / coûts informatiques indirectement liés au projet secrétariat social Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018

30 Rapport narratif & financier
Questions? / Vragen? --) Magdalena Irzycka 02/ --) Annelieke Carlier 02/ --) Cellule Fonds européens/Cel Europese fondsen --) website Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12/10/2018