Consignes Destinées Aux Centres

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1 Consignes Destinées Aux Centres
L’Eure AD Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

2 Ordre du jour Outils Excel Envoi des fichiers Navision
Messagerie Outlook Sites Internet Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

3 Présence des bénévoles
Outils Excel Présence des bénévoles Liste Des BNV Dons locaux Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

4 Les outils Excel – Présence des bénévoles (1/3)
Objectif Déclarer les ½ journées de présence des bénévoles Valoriser le travail des bénévoles (sur la base du taux horaire du SMIC) Fichier Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

5 Les outils Excel – Présence des bénévoles (2/3)
Recommandations: Initialiser la liste des bénévoles lors du lancement de campagne Ne jamais supprimer un bénévole même s’il ne vient plus dans le centre Ajouter les nouveaux bénévoles à la fin de la liste des bénévoles existants dans l’onglet S1, ne pas faire de tri de la liste des bénévoles Mettre à jour la liste des Bénévoles très régulièrement, afin que l’AD27 soit informé des changement dans les centres. Le Fichier « Liste BNV Nom Centre » est transmit toutes les semaines lors de l’ l’exécution de l’Envoi ÉTÉ ou Hiver. Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

6 Les outils Excel – Présence des bénévoles (2/3)
Abandons de frais Tout bénévole a droit aux abandons de frais dès lors que les kilomètres parcourus le sont pour les besoins des Restos : distribution, inventaire, inscriptions, réunion d’équipe, … Un bénévole ne peut déclarer qu’un déplacement par jour (loi fiscale) Le fichier de suivi des abandons de frais est disponible sur le site de l’AD27 onglet « Accès bénévoles » Les abandons de frais doivent être transmis chaque mois à la comptabilité ainsi que : Le Récap avril en mai Le Récap décembre en janvier Ne pas oublier de signer les documents et de rédiger manuellement la phrase certifiant que le bénévole fait don de ces frais kilométriques aux Restos Note : n’est utile que pour les bénévoles payant l’impôt sur le revenu Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

7 Liste Des Bénévoles De Votre Centre
Il est nécessaire de mettre à jour ce fichier dés qu’un nouveau bénévole est inscrit dans le centre, afin que l ’AD soit averti dans les meilleurs délais.

8 Les outils Excel – Dons locaux (1/2)
Objectif Tracer les quantités de produits issus des ramasses, des collectes, des dons Fichier Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

9 Les outils Excel – Dons locaux (2/2)
Recommandations: Répartir les marchandises par type (viandes, poissons, lait, ….) et magasin par magasin Saisir les poids ramassés, collectés ou issus de dons sur la bonne semaine Remarques: Le volume global saisi dans le fichier des dons locaux doit-être saisi chaque semaine dans Navision Stat distribution. Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

10 Envoi des fichiers Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

11 Envoi des fichiers Chaque semaine, un certain nombre de fichiers doivent être transmis à Gravigny : Dons locaux Liste BNV Nom_Centre Présence des bénévoles C’est le rôle de l’outil associé à l’icône Envoi Hiver (ou été) située sur le bureau L’envoi de ces fichiers doit être fait : En fin de semaine (à la fin de votre dernier jour d’activité dans le centre) Lorsque toutes les mises à jour sont terminées et enregistrées, dans l’ordre : Après que tous les fichiers aient été enregistrés et fermés Si ces conditions ne sont pas respectées, les fichiers reçus à Gravigny sont incomplets. Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

12 Gestion des bons de livraison
Navision Gestion des bons de livraison Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

13 } Rappel du fonctionnement général des enlèvements
Lundi de S, l’entrepôt transmet aux centres 3 propositions d’enlèvement pour la semaine suivante pour Les produits ambiants Les produits frais Les produits surgelés (1 semaine sur 2) Du lundi au jeudi 12h00 de S (dernier délai), les centres peuvent effectuer Des retraits Des commandes bébés Des compléments de commande (format libre par mail) Mercredi ou jeudi de S+1, enlèvement ou livraison Les produits livrés sont accompagnés d’un bon de transfert (à archiver) ; ces bons de transfert font l’objet d’une copie sous Navision nommés Bons de livraison. } Documents disponibles sur le site de l’AD, onglet Accès bénévoles Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

14 Navision – Gestion des bons de livraison (1/5)
Les bons de livraison sont, sous Navision, le reflet du bon de transfert qui accompagne les marchandises codifiées enlevées à Gravigny. Ils listent tous les produits codifiés au départ de l’entrepôt - Ils ne contiennent donc pas les produits non codifiés Ils sont disponibles sous Navision avant chaque enlèvement A réception d’un enlèvement (frais, ambiants ou surgelés) Contrôler que le contenu du camion correspond à ce qu’il y a sur le BL Corriger le BL si les quantités livrées différent de ce qu’il y a dans le camion Valider le BL Cette validation met à jour automatiquement et immédiatement les stocks du centre Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

15 Navision – Gestion des bons de livraison (2/5)
Lors du contrôle des marchandises reçues, plusieurs cas peuvent se produire Un produit annoncé est livré dans la quantité annoncée Un produit annoncé est livré mais la quantité livrée diffère de la quantité annoncée Un produit annoncé n’est pas livré Un produit est livré alors qu’il n’est pas annoncé Rappel, tout ce qui suit ne concerne que les produits codifiés, les autres produits sont gérés hors Navision et, donc, ne figurent jamais sur les BL (mais ils peuvent figurer sur le bon de transfert). Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

16 Navision – Gestion des bons de livraison (3/5)
Accès aux BL 1 2 3 4 Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

17 Navision – Gestion des bons de livraison (4/5)
Quantité livrée différente de la quantité annoncée ou produit annoncé non livré Cas A Quantité livrée inférieure à la quantité annoncée Cas B Quantité livrée supérieure à la quantité annoncée Cas C Produit annoncé non livré (équivalent à quantité livrée à 0) Remarque : les lignes modifiées sont surlignées en orange Cas D Un produit est livré alors qu’il n’est pas annoncé : voir Gestion des Stocks Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

18 Navision – Gestion des bons de livraison (5/5)
Conseils - Enregistrer régulièrement un BL en cours de modification - Lorsque toutes les modifications d’un BL sont terminées, le VALIDER - Les stocks sont alors automatiquement et immédiatement mis à jour - Un BL validé ne peut plus être modifié Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

19 Navision Gestion des stocks
Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

20 Navision – Gestion des stocks (1/9)
Accès aux stocks 1 2 3 4 Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

21 Navision - Gestion des stocks (2/9)
Un produit est géré via un numéro de produit et : - soit en COLIS et UNITE DE BASE - soit en UNITE DE BASE seule (cas des produits en vrac tels les fruits et légumes) Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

22 Navision – Gestion des stocks (3/9)
Différents cas de mise à jour des stocks (hors validation des BL) Sortir un produit du stock Ajouter un produit en stock Modifier la quantité d’un produit existant en stock (IE : après inventaire) Augmenter la quantité d’un produit en stock Diminuer la quantité d’un produit en stock Supprimer un produit connu du stock (IE : produit à stock nul) Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

23 SORTIR UN PRODUIT DU STOCK
Navision - Gestion des stocks (4/9) SORTIR UN PRODUIT DU STOCK 1 - Saisir le numéro de produit Saisir Cliquer sur ou la désignation du produit le nombre de colis Sortie du stock (sélectionner le produit dans ou la liste qui s’affiche) la quantité de produit ou Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

24 AJOUTER UN PRODUIT EN STOCK
Navision - Gestion des stocks (5/9) AJOUTER UN PRODUIT EN STOCK 1 - Saisir le numéro de produit Saisir Cliquer sur ou la désignation du produit le nombre de colis Ajouter le produit (sélectionner le produit dans ou la liste qui s’affiche) la quantité de produit ou Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

25 AUGMENTER OU DIMINUER LA QUANTITE D’UN PRODUIT EXISTANT
Navision - Gestion des stocks (6/9) AUGMENTER OU DIMINUER LA QUANTITE D’UN PRODUIT EXISTANT 1 - Afficher la ligne Saisir la nouvelle valeur correspondant au produit (nombre de colis ou quantité de produit) ou Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

26 SUPPRIMER UN PRODUIT DU STOCK
Navision - Gestion des stocks (7/9) SUPPRIMER UN PRODUIT DU STOCK 1 - Afficher la ligne contenant le produit à supprimer Cliquer sur le signe sens interdit ou ATTENTION IL N’Y A PAS DE DEMANDE DE CONFIRMATION DE SUPPRESSION, PRUDENCE ! Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

27 Navision – Gestion des stocks (8/9)
Autres fonctionnalités Enregistrer les modifications Valider les stocks Imprimer les stocks Créer un fichier stocks au format Excel Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

28 Navision – Gestion des stocks (9/9)
CONSEILS Attendre la disparition du message avant toute autre mise à jour Enregistrer régulièrement vos modifications de stocks et dans tous les cas avant de sortir de la gestion des stocks sous peine de perdre vos mises à jour Sécurité en cas de d’incident (panne réseau, panne électrique, incident Navision, …) Pas d’alerte type Windows en cas de sortie de la gestion des stocks sans enregistrement des dernières mises à jour Ne pas laisser la gestion affichée sans activité car il y a une mise à jour régulière et automatique de stocks Ne valider les stock qu’en fin de semaine car les mises à jour sont bloquées pendant 48 heures après la validation Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

29 Navision Statistiques
Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

30 Navision - Statistiques (1/4)
Recommandations Réaliser la saisie de statistiques sous Navision lorsque que votre semaine est terminée Vous aurez que les dons locaux à saisir, le reste est automatiquement mis à jour depuis ULYSSE, après la validation des passages. Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

31 Navision – Statistiques (2/4)
Accès aux statistiques 1 2 3 4 Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

32 Navision – Statistiques (3/4)
Après avoir vérifié que vous êtes sur la bonne semaine, reporter à l’identique les chiffres contenus dans l’onglet Stats_Navision du fichier Campagne Restos du Cœur – Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

33 Navision – Statistiques (4/4)
Une fois tous les chiffres saisis et vérifiés Valider les statistiques 21 219 Une fois les statistiques validées apparait le bouton Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

34 Messagerie OUTLOOK Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

35 Zarafa Lire régulièrement vos mails
Répondre le plus rapidement possible à ceux qui attendent une réponse Rappel : jeudi midi maximum pour les propositions d’enlèvement reçues le lundi Pensez à supprimer les mails qui n’ont plus d’intérêt (espace disque limité) : Propositions d’enlèvement anciennes (3 à 4 mails par semaine) Brouillons devenus inutiles Mails Indésirables Mails reçus et envoyés qui ne servent plus Créez des dossiers d’archivage si vous souhaitez conserver des mails longtemps Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

36 Site Internet Départemental
Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

37 Site Internet - Départemental (1/3)
Tout utilisateur Internet peut accéder au site départemental via Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

38 Site Internet - Départemental (2/3)
Informations accessibles via les onglets : Organigramme de l’AD La liste des centres du département avec leur coordonnées et horaires d’ouverture Des actualités Des statistiques sur les campagnes et inter campagnes des dernières années Un zoom sur la vie des centres de l’Eure Un accès dédié aux bénévoles (voir page suivante) Une information sur le bénévolat et les besoins Un lien vers le site des Enfoirés Un nouveau standard de site départemental doit être mis à disposition des AD par l’AN en 2018. Pensez à nous transmettre les évolutions relatives au fonctionnement de votre centre. Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

39 Site Internet - Départemental (3/3)
Accès dédié aux bénévoles : Accès protégé par un mot de passe Informations disponibles Organigramme, Conseil d’Administration, liste des responsables et co-responsables de centre, liste des suivis de centre Documents relatifs Au fonctionnement d’un centre : Charte, bordereau de transfert, fiche température, … À l’entrepôt : fiche bébés, fiche de retrait, … A la comptabilité : abandons de frais, note de débours, note de frais, … A l’informatique : documentation informatique Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

40 Site Internet National
Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

41 Site Internet - National (1/n)
Tout bénévole des Restos du Cœur a droit à un accès au site Internet de l’AN. Pour demander l’accès @ Internet Cliquer pour demander l’accès Fournir les renseignements demandés Saisir le code de vérification affiché (CAPTCHA) Cliquer sur Valider La demande est transmise à l’AD pour vérification Le demandeur reçoit un mail après quelques jours Attention : l’accès à Navision est plus restreint et fait l’objet d’une 2ème demande à adresser à Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

42 Site Internet - National (2/n)
Ecran d’accueil Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

43 ULYSSE Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

44 ULYSSE Gestion des bénéficiaires Inscriptions (équivalent de la fiche de rencontre) Alerte automatique sur les droits potentiels non acquis Suivi de passage en distribution Calcul automatisé des statistiques de distribution Calcul automatisé des indicateurs de distribution Restos du Cœur – AD27 – Journée informatique – 13/02/2018

45 Les objectifs opérationnels de la formation
Utilisation d'Ulysse vague2 Avec Ulysse et dans le cadre de Mieux accueillir et Mieux accompagner, pour les rencontres avec les familles, pour la campagne d’été 2017, Vous apprendre à : Inscrire une famille, avec Ulysse, au Centre d’activités des Restos sur la page Première rencontre Réaliser une demande à l’aide alimentaire Visualiser globalement les caractéristiques de la famille, d’une personne Pratiquer une recherche de famille / personne et réaliser des modifications sur cette famille Assurer la traçabilité de la distribution * par une action de distribution (remise d’une dotation ou colis d’urgence) * par une préparation de la distribution * par le pointage et la vérification de la distribution Ai changé « être capable de » par « vous apprendre à » Nouveau langage mr 09/01/2016

46 Les objectifs secondaires de la formation
Utilisation d'Ulysse vague2 Les objectifs secondaires de la formation Avec Ulysse et dans le cadre de Mieux accueillir et Mieux accompagner, pour les rencontre avec les familles, pour la campagne d’été 2017, Vous informer sur : - des fonctionnalités complémentaires : ex modifications liées aux mouvements de personnes dans les familles ( départ, arrivée, nouvelle famille, etc. ) - les statistiques, notamment remontées de distribution sur Navision - le Wiki-Ulysse Nouveau langage Petite préparation au survol des statistiques, pour éviter de trop s’étendre sur le sujet avec des puristes ou des fêlés de stats (moi y compris !) Nous organiserons d’autres sessions de formation à l’exploitation du système. Aujourd’hui, les fichiers sont vides ou ne correspondent à aucune réalité. Les données saisies lors des premières semaines de la Campagne d’été nous servirons pour démontrer des exemples concrets de cette exploitation. mr 09/01/2016

47 Utilisation d'Ulysse vague2
Préambule La saisie sous Ulysse s’effectue à l’aide d’un micro – ordinateur relié à internet Nous conviendrons que chaque participant à cette formation connait ce matériel et les termes usuels désignant les accessoires (périphériques) qui gravitent autour : PC (ordinateur, unité centrale), Ecran (moniteur), Clavier (touche « Entrée »), Souris (« Cliquer »), Imprimante, Réseau, Box, Hub. Si vous avez besoin de redéfinir les termes ci – dessus, prenons quelques instants pour le faire. Page ajoutée pour « remettre les compteurs à zéro ». Si la session de formation des gens peu informés de ces termes, on va devoir expliquer au fur et à mesure, ou bien en perdre en route … mr 09/01/2016

48 Utilisation d'Ulysse vague2 Prise en main et principes
Séquence 1 Prise en main et principes mr 09/01/2016

49 Accès à l’application (Pour cette formation)
Utilisation d'Ulysse vague2 Accès à l’application (Pour cette formation) Saisir l’adresse de connexion au serveur de formation: Avoir dès ce point une fenêtre ouverte sur Ulysse pour aller de l’une à l’autre et effectuer des corrections collectives. Saisir son identifiant utilisateur: BNVGISOR Saisir son mot de passe: GISORSBnv27 Cliquer sur « log in » (Connexion) mr 09/01/2016

50 Le Menu – La Page d’accueil
Utilisation d'Ulysse vague2 Le Menu – La Page d’accueil Une page est affichée par défaut Ulysse vous souhaite la bienvenue ? C’est que vous êtes bien connecté(e) et qu’il attend vos ordres. mr 09/01/2016

51 Utilisation d'Ulysse vague2
Les commandes Utilisation d'Ulysse vague2 ULYSSE Page d’accueil – Rafraîchir – Déconnexion - Guide d’utilisateur (WIKI) FAMILLE/PERSONNE Famille: Première rencontre, Personne : nouvelle personne DEMANDE Distribution, Liste pour distribution REQUETES et ANALYSES Requêtes, Analyses, statistiques Navision PARAMETRES Mots de passe, Administration, etc Pour l’exploitation des données HISTORIQUE FAVORIS MESSAGES mr 09/01/2016

52 Les Droits des utilisateurs d’Ulysse
Utilisation d'Ulysse vague2 Les Droits des utilisateurs d’Ulysse Afin de limiter et de sécuriser l’accès aux données ou fonctionnalités de l’application, les profils sont associés à des droits. Les droits sont organisés de façon pyramidale : Centre Association Départementale (AD) Antenne Association Nationale (AN) Remarque : les informations dites confidentielles des personnes ne sont visibles que dans le centre dans lequel elles se sont inscrites. Les fiches sont rendues anonymes pour la consultation des AD / Antennes / AN. AN Antenne AD Centre Ai inversé l’ordre hiérarchique original, pour démarrer de la base et non du siège et modifié la remarque mr 09/01/2016

53 Les droits par niveau : centre
Utilisation d'Ulysse vague2 Bénévole pointage de la Distribution Bénévole accueil et inscription Centre Responsable d’activité suivi aide à la personne Responsable Centre Administratif(ve) centre Accès à Famille (lecture seule) et Pointage Distribution Inscriptions, distributions, premières orientations et validation des statistiques de distribution Modification des personnes et premières orientations Ai inversé l’ordre hiérarchique original, pour démarrer par les petites mains ! Inscriptions, distributions, premières orientations, validation des statistiques de distribution et gestion des utilisateurs mr 09/01/2016

54 Utilisation d'Ulysse vague2
Séquence 2 L’enregistrement d’une famille : Première Rencontre mr 09/01/2016

55 L’architecture de l’outil - Rappel
Utilisation d'Ulysse vague2 L’architecture de l’outil - Rappel L’architecture de l’outil : organisée AUTOUR de la Famille FAMILLE Activités distribution orientation besoin Demande Aide alimentaire Personne(s) accueillie(s) Ai mis (s) à personne accueillie et majuscules à autour mr 09/01/2016

56 La Famille : quelques principes
Utilisation d'Ulysse vague2 La famille est obligatoirement composée d’au moins une personne A la création de la famille, la personne responsable de la famille est automatiquement créée : c’est le Responsable 1 La famille est identifiée par les informations du Responsable 1 Nom Prénom Date de naissance Code postal En conséquence, les informations de la famille sont modifiables uniquement sur le responsable 1 de la famille (hors calculs) mr 09/01/2016

57 La Personne accueillie
Utilisation d'Ulysse vague2 Règles de gestion : toutes les personnes doivent appartenir à 1 famille Restos A la création d’un premier membre de la famille L’outil crée automatiquement 1 famille La personne est Responsable 1 de la famille Les autres membres de la famille Sont créés directement à partir de l’entité famille Gestion du Responsable 1 de la famille 1 Responsable 1 ET 1 seul par famille Porteur des éléments d’identification de la famille (Nom, prénom, adresse, …) Porteur des informations des ressources et des charges de la famille Restos Pour chaque personne rattachée au Responsable 1 une fiche individuelle de rencontre est créée et peut être complétée Cette fiche regroupe toutes les informations clés de la personne dont : Sa situation personnelle, Ses ressources et ses charges, Ses besoins, Son lien avec la famille,,, mr 09/01/2016

58 L’écran Première Rencontre: informations
Utilisation d'Ulysse vague2 Identité famille composition Accès aux droits Activités Logement hébergement-Autres besoins identifiés Informations complémentaires Attention ! Toutes les zones en gras précédées d’une * doivent être remplies Ressources Charges mr 09/01/2016

59 L’écran Première Rencontre : identité Famille
Utilisation d'Ulysse vague2 L’écran Première Rencontre : identité Famille Le nom de l’AD et le nom du centre auquel est attaché l’inscripteur qui fait la création de la famille s’affichent automatiquement. La campagne et l’année en cours s’affichent par défaut. Attention par défaut, c’est la date du jour qui s’affiche. Cette date sert à calculer l’ancienneté de la famille aux Restos. Dans la pratique, il a été remarqué que les inscripteurs ne renseignent pas toujours la date du 1er contact avec les Restos (et non avec le centre). Si la famille ne se souvient que vaguement de la date mettre le 15 du mois si seul le mois et l’année sont connus sinon le 30 juin si seulement l’année est connue. Il faudra reprendre les copies d’écran correspondantes au cas saisi. mr 09/01/2016

60 Utilisation d'Ulysse vague2
Conventions de saisie Nom de la Famille : en MAJUSCULES automatiquement, à la frappe Prénom : Initiale en MAJUSCULE, le reste en minuscules, si prénom composé, mettre un « - » (tiret du « 6 » ou signe « moins »), sans espace de chaque côté, exemple : Jean-Michel, Code postal : toujours 5 chiffres, Villes : utiliser la pré-saisie installée dans Ulysse, N° de téléphone : saisir les 10 chiffres sans espace (pas de ni caractères tels que « . », « / », ni « +33 ».) Ces zones vous servent à chercher, donc à retrouver, des familles par ces caractéristiques. Si vous saisissez de plusieurs manières, vous ne retrouvez rien. Exemple si vous cherchez un « Jean-Michel », il ne faudra pas avoir inscrit « Jean Michel » ou « Jean - Michel », ce ne sont pas les mêmes ! Page ajoutée, voir si OK pour tout et si cela suffit. mr 09/01/2016

61 Exercice : création d’une famille
Utilisation d'Ulysse vague2 Exercice : création d’une famille ATTENTION TOUS LES EXERCICES SE FONT SUR LA CAMPAGNE D’HIVER 2016 Exercice pratique n°1 : Créer une nouvelle famille à partir de la Fiche Rencontre avec les Restos distribuée. Saisir les informations de la famille CASIMIRxxx (xxx = votre code Centre + N° du poste de travail) Ne validez pas !!! (À la fin de votre saisie avant que tout le monde ait fini) Fournir un cas réaliste. Ai ajouté : « Ne pas valider ». Ai indiqué la codification du nom à saisir. mr 09/01/2016

62 Exercice : création d’une famille et des personnes
Pour info, votre code Centre : Les Andelys : AN - Le Manoir : LM Bernay : BE - Pont-Audemer : PA Conches : CO - Quillebeuf : QU Croth : CR - Romilly sur Andelle : RM Evreux Madeleine : EM - Routot : RT Evreux Pannette : EP - Saint-André : SA Gaillon : GA - Val de Reuil : VR Gisors : GI - Verneuil sur Avre : VE Louviers : LO - Vernon : VN Suivi de votre numéro de poste de saisie, de « 1 » à « 6 ». Exemple : Une inscription à Louviers sur le poste 3 : CASIMIRLO3

63 Exercice : création d’une famille
Utilisation d'Ulysse vague2 Exercice : création d’une famille puis sur « Première rencontre » Cliquez sur l’icône « Personnage » Fournir un cas réaliste. Ai ajouté : « Ne pas valider ». Ai indiqué la codification du nom à saisir. mr 09/01/2016

64 Exercice : création d’une famille
Utilisation d'Ulysse vague2 Exercice : création d’une famille Date de premier contact avec les restos nom du responsable prénom sexe date de naissance Cliquez sur ajouter pour entrer le responsable 2, enfants ou tierce personne Fournir un cas réaliste. Ai ajouté : « Ne pas valider ». Ai indiqué la codification du nom à saisir. mr 09/01/2016

65 Exercice : création d’une famille
Utilisation d'Ulysse vague2 Exercice : création d’une famille Ajouter le responsable 2 puis l’enfant Fournir un cas réaliste. Ai ajouté : « Ne pas valider ». Ai indiqué la codification du nom à saisir. mr 09/01/2016

66 Exercice : Création d’une famille
Utilisation d'Ulysse vague2 Fournir un cas réaliste. Ai ajouté : « Ne pas valider ». Ai indiqué la codification du nom à saisir. Pour entrer la ville utiliser le code postal puis l’ascenseur Adresse et téléphone du responsable mr 09/01/2016

67 Exercice : Accès aux droits - Besoins
Utilisation d'Ulysse vague2 Exercice : Accès aux droits - Besoins Tous les « ascenseurs » permettent de dérouler des propositions qui seront validées en cliquant. Idem mr 09/01/2016

68 L’écran Première Rencontre : ressources
Utilisation d'Ulysse vague2 L’écran Première Rencontre : ressources Entrez les ressources et charges Idem Validez ICI, maintenant, après vous être assuré de n’avoir rien oublié Une fois validée cette page disparait mr 09/01/2016

69 LES MESSAGES D’ALERTES DE LA FICHE 1ére RENCONTRE
Utilisation d'Ulysse vague2 DANS LA PARTIE « FAMILLE » OK pas de problème Champ obligatoire non rempli Validation ALERTE DOUBLON Si dans centre Si hors centre R1 mineur Enfant ou Autre âge > 25 ans mr 09/01/2016

70 Création d’une famille
Utilisation d'Ulysse vague2 Création d’une famille Vous venez d’inscrire la famille CASIMIRxxx dans votre centre, elle a donc accès à toutes les activités du centre hors aide alimentaire. Comment maintenant lui attribuer l’aide alimentaire ? Revoir le cas de la famille Aimart27xxx en le reportant sur une fiche rencontre dûment remplie ! mr 09/01/2016

71 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (1/3) - Décision
Utilisation d'Ulysse vague2 Lorsque vous avez validé la création de la famille vous obtenez cette page : Indication par défaut Copie d’écran du cas saisi Cliquez sur cet onglet Négatif dans barème Positif hors barème mr 09/01/2016

72 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (2/3) - Décision
Utilisation d'Ulysse vague2 Statut demande Ressources dispo À titre indicatif Si passage en équipe Copie d’écran du cas saisi Décision d’équipe Dotation mr 09/01/2016

73 Demande Alimentaire ( Accepté provisoire)
Utilisation d'Ulysse vague2 Si le statut est « Accepté provisoire » la fenêtre Décision des inscripteurs s’agrandit Afin d’expliquer cette situation. Ne pas oublier d’indiquer la date limite de la carte provisoire mr 09/01/2016

74 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3) - Régime
Utilisation d'Ulysse vague2 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3) - Régime Toujours copie d’écran du cas saisi … La demande est acceptée Cliquez sur Régime /Fréquence mr 09/01/2016

75 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3) - Régime
Utilisation d'Ulysse vague2 Cocher les prescriptions Régime Toujours copie d’écran du cas saisi … Sélectionner le nombre de passage Puis les jours et horaires mr 09/01/2016

76 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3) - Cadencier
Utilisation d'Ulysse vague2 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3) - Cadencier Pour vous aider dans le choix des passages et horaires Toujours copie d’écran du cas saisi … mr 09/01/2016

77 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3) - Cadencier
Utilisation d'Ulysse vague2 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3) - Cadencier Toujours copie d’écran du cas saisi … Fermer ce tableau mr 09/01/2016

78 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3) - Validation
Utilisation d'Ulysse vague2 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3) - Validation Toujours copie d’écran du cas saisi … Puis valider cette demande mr 09/01/2016

79 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3)
Utilisation d'Ulysse vague2 Demande Alimentaire: suite à Première Rencontre (3/3) Vous obtenez après validation : Numéro de carte attribué Toujours copie d’écran du cas saisi … mr 09/01/2016

80 ATTENTION à l’interprétation de ce message d’alerte !!
On annule les modifications saisies On enregistre les modifications saisies

81 Ajouter une action « Colis d’urgence ou dépannage»
Vous venez d’inscrire une famille et elle n’entre pas dans le barème: Vous pouvez lui attribuer un Colis de dépannage. 1. Cliquer sur « Colis de dépannage » après avoir validé.

82 Utilisation d'Ulysse vague2
Ajouter une action « Colis d’urgence ou dépannage» Entrez la date de distribution Puis Validez Le nombre d’équivalent Repas est automatique mais peut-être modifié manuellement en cliquant sur le chiffre mr 09/01/2016

83 Les Demandes à l’aide alimentaire
Utilisation d'Ulysse vague2 L’écran Demande regroupe les informations qui permettent de déterminer si une famille peut accéder à l’aide alimentaire régulière Elle résume les conditions d’accès : La campagne de référence L’application au barème de référence Le statut (accepté / acceptée adulte(s) seul(s) / accepté Bébé(s) seul(s) / accepté provisoire / passage en équipe / refusé) La dotation accordée Le régime alimentaire La fréquence (jours et heure) de passage Chaque demande est unique Par famille pour 1 centre, pour 1 campagne et 1 année mr 09/01/2016

84 Les Demandes : règles de gestion
Utilisation d'Ulysse vague2 Les Demandes : règles de gestion Les Statuts conditionnent la distribution alimentaire Accepté = distribution ouverte Accepté Adulte(s) seul(s) si le ou les bébé(s) sont pris en charge par un Restos Bébé (Pas utilisé dans l’Eure) Accepté Bébé(s) seul(s) = distribution ouverte pour Bébé(s) (Campagne d’été) Accepté provisoire = distribution ouverte Obligation de sélectionner une information dans le bloc de données « Suivi de la carte provisoire » Passage en équipe = distribution fermée Refusé = distribution fermée Les Statuts permettent de déclencher des actions de prise en charge : Création demande Statut Accepté, Accepté adulte(s) seul(s) Accepté Bébé(s) seul(s) ou Accepté provisoire Actions de distribution autorisées mr 09/01/2016

85 Exercices d’application: création de familles avec demandes d’aides alimentaires
Créez, comme vous venez de le faire, une nouvelle famille avec les éléments figurant sur la fiche rencontre avec la famille AYMARTxxx. Créez également la famille TERIEURxxx. Attribuez à chacune de ces familles l’aide alimentaire.

86 Utilisation d'Ulysse vague2
Séquence 3 Accès à l’écran Vue 360° Affichage des familles et des personnes mr 09/01/2016

87 Utilisation d'Ulysse vague2
Fonction recherche puis sur « Familles » ou sur « Personnes » Cliquez sur l’icone Fournir un cas réaliste. Ai ajouté : « Ne pas valider ». Ai indiqué la codification du nom à saisir. mr 09/01/2016

88 Utilisation d'Ulysse vague2
Fonction recherche Saisir les critères de recherche (nom de famille, ville, code postal…) Avertissement : si vous cherchez une famille avec plusieurs critères, ceux-ci doivent être vrais, … ensemble ! Exemple : vous saisissez un Nom, un Prénom et un Code postal. Ulysse vous retournera l’enregistrement contenant ces 3 critères ensemble. Si 2 seulement sont vrais, Ulysse ne trouvera pas la réponse ! D’où l’importance de nos conventions de saisie. Cette saisie peut s’effectuer en minuscules, vous obtiendrez les réponses. Souvenez-vous que la recherche sur le nom seul est la plus utilisée ! Ai ajouté « avertissement » mr 09/01/2016

89 Fonction recherche : la liste de résultats
Utilisation d'Ulysse vague2 Fonction recherche : la liste de résultats Un clic cet icône permet d’éditer la liste. Un double clic sur la famille permet d’accéder à la Vue 360°, l’écran principal de consultation et de gestion des informations sur la famille et les personnes. mr 09/01/2016

90 Utilisation d'Ulysse vague2
Séquence 3 bis L’écran Vue 360° d’une Famille d’une Personne mr 09/01/2016

91 Vue 360°: partie supérieure 1 / 4
Utilisation d'Ulysse vague2 Copie d’écran du cas saisi mr 09/01/2016

92 Vue 360°: partie centrale 2 / 4
Utilisation d'Ulysse vague2 Copie d’écran du cas saisi mr 09/01/2016

93 Vue 360°: partie centrale 3 / 4

94 Vue 360°: partie inférieure 4 / 4
Utilisation d'Ulysse vague2 Copie d’écran du cas saisi mr 09/01/2016

95 Utilisation d'Ulysse vague2
Vue 360°: la Personne Des onglets s’affichent par thèmes pour la visualisation ou la modification. Copie d’écran du cas saisi mr 09/01/2016

96 Utilisation d'Ulysse vague2
Modification des données de la Famille / Personne puis sur « Famille » Cliquez sur l’icone Fournir un cas réaliste. Ai ajouté : « Ne pas valider ». Ai indiqué la codification du nom à saisir. mr 09/01/2016

97 Utilisation d'Ulysse vague2
Modification des données de la Personne / Famille Entrer le nom de la famille Lancer la recherche Fournir un cas réaliste. Ai ajouté : « Ne pas valider ». Ai indiqué la codification du nom à saisir. mr 09/01/2016

98 Modification des données de la Famille / Personne
Utilisation d'Ulysse vague2 2 N’oubliez pas de valider Revoir le cas de la famille Aimart27xxx en le reportant sur une fiche rencontre dûment remplie ! Se placer sur la famille pour modifier les données du Responsable 1 ou de la personne choisie puis cliquez sur le crayon et sélectionner l’onglet à modifier: ex le budget… Exemple : mettre l’enfant Marie DUPONT en garde alternée mr 09/01/2016

99 Exercice : action de distribution: colis d’urgence
Utilisation d'Ulysse vague2 Exercice : action de distribution: colis d’urgence Exercice pratique : Ajoutez un colis d’urgence pour la famille AYMARTxxx Dessin offert aux bénévoles de Louviers, mais à l’intention de nous tous … mr 09/01/2016

100 Ajouter une action « Colis d’urgence ou dépannage»
Utilisation d'Ulysse vague2 Ajouter une action « Colis d’urgence ou dépannage» Après avoir fait la « recherche famille » : Se placer sur la demande de la famille sur laquelle doit être ajoutée l’action de colis de dépannage 2 Cliquer sur « Colis de dépannage » mr 09/01/2016

101 Utilisation d'Ulysse vague2
Ajouter une action « Colis d’urgence ou dépannage» Entrez la date de distribution Puis Validez Le nombre d’équivalent Repas est automatique mais peut-être modifié manuellement en cliquant sur le chiffre mr 09/01/2016

102 Ajouter une nouvelle personne dans une famille
Utilisation d'Ulysse vague2 Exemple de cas : naissance, modification du droit de garde d’un enfant qui vient d’une famille non inscrite. Exercice : Faire une recherche sur une famille habitant à Gravigny Créer une nouvelle personne avec les champs clés à votre choix, et rattachez la à cette famille Rechercher et ouvrir la famille à laquelle ajouter la personne accueillie Se positionner sur  Personnes  puis cliquer sur Nouveau  Saisir les champs obligatoires puis enregistrer La personne est automatiquement ajoutée à la famille Soumettre l’exemple à saisir : prénom, date de naissance, besoins, ressources et charges éventuelles. Ai ajouté exemple mr 09/01/2016

103 Changer une personne de famille
Utilisation d'Ulysse vague2 Exemple de cas : modification d’un jugement de droit de garde et changement d’un enfant de famille lorsque les deux familles sont bénéficiaires. Cas rare, dont le traitement est possible avec Ulysse. Exercice: Changer Marie DUPONTxxx Vers la famille CASIMIRxxx Se positionner sur la fiche de la personne à changer de famille Passer en mode édition, donc cliquer sur le Cliquer sur Changer de famille  Sélectionner la nouvelle famille à laquelle doit appartenir la personne Valider l’action en cliquant sur OK  Soumettre l’exemple à saisir : prénom, date de naissance, besoins, ressources et charges éventuelles. Ai ajouté exemple de cas mr 09/01/2016

104 Créer une nouvelle famille depuis une personne
Utilisation d'Ulysse vague2 Exemple de cas : créer une nouvelle famille représentée par une personne majeure exclue d’une famille déjà inscrite, qui dépasserait le barème avec cette personne, ou séparation d’un couple inscrit : départ de la mère seule ou avec son enfant. A partir de la famille TERIEURxxx créer une nouvelle famille NICOUETTExxx composée d’Alexandra. Se positionner sur la fiche de la personne à changer de famille Passer en mode  édition, donc cliquer sur le Cliquer sur « Nouvelle famille depuis la personne » Valider l’action en cliquant sur OK  Suggérer la famille en exercice. Ai ajouté exemple de cas mr 09/01/2016

105 Modification de la composition familiale
Utilisation d'Ulysse vague2 Modification de la composition familiale Les actions suivantes : Créer une nouvelle personne Changer une personne de famille Créer une nouvelle famille depuis la personne Désactiver une famille ou une personne Engendrent le décompte automatique de la personne au sein de la composition familiale, de ses ressources et de ses charges et oblige l’inscripteur à vérifier le statut de la nouvelle aide alimentaire Diapo déplacée, elle était en tête des exercices. Rappelez-vous que TOUTE modification DOIT être SAUVEGARDEE par un clic sur la touche P mr 09/01/2016

106 Exercice de synthèse N°1 :
Utilisation d'Ulysse vague2 Composition de la famille Chenuxxx : un couple, en recherche d’emploi, avec 2 enfants de 4 et 11 ans.  Justificatifs : Allocations familiales (AF) : 458,02€ Complément familial : 167,34€ Aide personnalisée au logement (APL) : 487,89€ Revenu de solidarité active (RSA) : 632,56€ Quittance de loyer de 578€ se décomposant : loyer de base 498€ et provision pour charges 80€ Des impayés avec justificatifs (EDF, Eau et Loyer) pour un total de 3.600€ à rembourser sur 1 an Une troisième fiche rencontre ?? mr 09/01/2016

107 Exercice de synthèse N°2 :
Utilisation d'Ulysse vague2 Exercice de synthèse N°2 : Une famille recomposée : Franck CORDIERxxx né le 18 avril 1975 est pacsé avec Catherine DUPUISxxx née le 20 juillet Ils ont la garde en alternance (1 semaine sur 2) de la fille de Catherine Iris KEURIENxxx née le 8 septembre 2000. Ils sont locataires dans un appartement du parc privé (45 rue de la Mairie CHAMBERY) pour lequel ils payent un loyer de 550 € et une provision pour charge mensuelle de 150 €. Franck, qui a fait 2 ans de droit, travaille en CDI 25 heures par semaine et gagne 1 050 € par mois tandis que Catherine, qui a un baccalauréat, est au chômage et touche une allocation chômage de 320 €. Iris est en classe de 5 éme Franck paye une pension alimentaire à son ex femme de 350 € et Catherine en touche une de 200 €. Ils ne touchent aucune aide sociale et n’ont aucun document de la CAF. Idem ? mr 09/01/2016

108 Utilisation d'Ulysse vague2
Séquence 5 La Distribution - Préparer (un état de) une distribution, Pointer une distribution, Vérifier une distribution, valider une distribution. mr 09/01/2016

109 Distribution : Recherche pour préparer la distribution
Cliquez sur l’icone (cube) puis sur « Distributions »

110 Distribution : Recherche pour préparer la distribution
Utilisation d'Ulysse vague2 Distribution : Recherche pour préparer la distribution Ulysse vous propose 2 types de distribution : individuelle (distribution personnalisée exceptionnelle*), groupée, pour l’ensemble des personnes accueillies. * trouvez un exemple de distribution exceptionnelle mr 09/01/2016

111 Distribution : Recherche pour préparer la distribution
Cocher « Recherche groupée » Choisir un jour de distribution Eventuellement un créneau horaire … Laisser la date par défaut Et, … « Lancer la recherche » …

112 Distribution : Résultat pour préparer (état des passages)
Utilisation d'Ulysse vague2 On obtient une liste de familles à servir avec leurs particularités. La liste est imprimable pour pointage. mr 09/01/2016

113 Distribution : Pointage des passages
Exemple de listing imprimable.

114 Distribution : Pointage des passages
Utilisation d'Ulysse vague2 Nombre réel de repas distribués, le modifier si différent de celui proposé (Garde Alternée, par exemple) Cocher que la distribution est réalisée Ai modifié le texte qui décrit la colonne Nb repas adultes Attention! Si la personne doit passer deux fois/semaine et n’est pas passée la première fois, Ulysse donne la dotation complète lors du 2ème passage. Ne pas oublier de valider la distribution √ mr 09/01/2016

115 LES ALERTES DE LA LISTE DE DISTRIBUTION
Utilisation d'Ulysse vague2 LES ALERTES DE LA LISTE DE DISTRIBUTION Enfant(s) en garde alternée Quantité supérieure à la dotation prévue le nombre de distribution sur la semaine en cours est supérieur ou égal à sa fréquence de passage ACCEPTE PROVISOIRE Si la date de révision est dépassée l’icône apparaît avec la date de révision Si la date de révision (au niveau de la demande) du dossier est inférieure à deux semaines, l’icône apparaitra avec la date de révision Dans les autres cas seule la date de révision apparaît la personne vient un autre jour que ceux prévus statut retenu est « Accepté Bébé(s) seul(s) » pour les campagnes d’été mr 09/01/2016

116 Utilisation d'Ulysse vague2
Séquence 6 Vous informer sur : Les analyses et statistiques Navision Exemple d’affichage des statistiques Le WIKI-Ulysse mr 09/01/2016

117 LES STATISTIQUES NAVISION (1/2)
Utilisation d'Ulysse vague2 LES STATISTIQUES NAVISION (1/2) Stat distrib hebdo transmis automatiquement à l’AD puis NAVISION La partie Multicritères Liste n’est pas encore fonctionnelle. mr 09/01/2016

118 LES STATISTIQUES NAVISION (2/2)
Utilisation d'Ulysse vague2 Vous n’aurez plus à saisir ces données dans Navision, cela devient automatique. Seul le poids des ramasses sera à renseigner dans Navision. mr 09/01/2016

119 LES ANALYSES: exemple d’affichage
Utilisation d'Ulysse vague2 En cliquant sur le bouton en haut à droite vous pouvez obtenir l’analyse sous forme de graphique Il est possible d’obtenir ce genre de résultat On appelle cela un « cheveu dans la soupe », que vient cette diapo à cet emplacement ? Ou on la remet dans un contexte : requête, résultat listing, graphe, ou on la vire. Pour quitter le graphique cliquez sur le bouton à côté mr 09/01/2016

120 Wiki Ulysse (demandez à Michel de créer un favori dans votre navigateur)
(vous connecter avec vos Identifiant et Mot de passe intranet des Restos, faites les créer si vous n’en possédez pas)

121 Utilisation d'Ulysse vague2
Utilisation Wiki (1/5) 1 - Cliquez sur l’icône le menu suivant s’affiche 2 – Cliquez sur Guide utilisateur 3 – La fenêtre suivante s’affiche dans un nouvel onglet Grâce à ce nouvel onglet vous pourrez passer d’Ulysse au guide d’utilisateur sans quitter Ulysse en cliquant sur l’onglet voulu mr 09/01/2016

122 Utilisation d'Ulysse vague2
Utilisation Wiki (2/5) 4 – Vous devez alors vous connecter à l’intranet Restos en cliquant sur « connecter » 5 – Entrez votre identifiant Intranet Restos et votre mot de passe puis cliquez sur « Se connecter » mr 09/01/2016

123 Utilisation d'Ulysse vague2
Utilisation Wiki (3/5) 6 – Cliquez sur « Confirmer » pour mettre à jour la page d’accueil du Wiki 7 – Vous atteignez alors la page d’accueil Bandeau des différents menus Nouveautés d’Ulysse à consulter de temps à autre mr 09/01/2016

124 Utilisation d'Ulysse vague2
Utilisation Wiki (4/5) 8- Les menus peuvent être déployés pour faire apparaître les différents sous menus ou refermer en cliquant sur le bouton à gauche 9 – En cliquant par exemple sur créer une famille vous aurez alors accès à toutes à toutes les explications nécessaires 10 – Pour avoir d’autres explications cliquez sur le menu qui vous intéresse puis le sous menu recherché mr 09/01/2016

125 Utilisation Wiki (5/5) (Possible message d’alerte dans le navigateur)
Utilisation d'Ulysse vague2 Il peut arriver que Firefox bloque l’ouverture du Wiki Vous devez alors cliquer sur le bouton à droite « option » Cliquer alors sur la dernière ligne pour débloquer la situation Quand vous n’avez plus besoin du guide ne pas oublier de vous déconnecter mr 09/01/2016

126 Utilisation d'Ulysse vague2 Avez-vous des questions ?
CONCLUSION Avez-vous des questions ? Ajouter : « des observations ? » mr 09/01/2016

127 Utilisation d'Ulysse vague2
Conclusion : Votre Antenne s’est portée volontaire pour participer à la Vague 2 du déploiement d’ULYSSE pour la Campagne Eté 2017 Vos remarques et vos suggestions d’amélioration, déposées auprès de votre référent Ulysse départemental, garantissent la réussite et le succès de la mise en place d’Ulysse, mais, L’informatisation des Centres et le développement de l’outil Ulysse, qui vise à mieux connaître les personnes, mieux les accueillir et mieux les accompagner n’a de sens que dans le cadre d’une démarche d’aide à la personne basée sur l’accueil, l’écoute, l’orientation et l’accompagnement. Ai modifié les deux premières phrases … mr 09/01/2016

128 Utilisation d'Ulysse vague2 Fin…
Affiche t’on les numéros de téléphone des formateurs, du référent Ulysse AD27 et les noms des correspondants Ulysse des Centres ? mr 09/01/2016