EXTRANET RH Guide Utilisateur

Présentation au sujet: "EXTRANET RH Guide Utilisateur"— Transcription de la présentation:

1 EXTRANET RH Guide Utilisateur
NOVEMBRE 2017 – MAJ JUILLET 2018

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3 SOMMAIRE EXTRANET RH Présentation Extranet RH Page 4 Connexion à l’e-service Extranet RH Page 5 Accès aux dossiers individuels des agents Page 7 Saisie des adresses des agents Page 12 Fiche collectivité Page 15 ELECTIONS PROFESSIONNELLES Page 17 Saisie des contractuels pour les élections au comité technique (CT) et/ou aux commissions consultatives paritaires (CCP) Elections professionnelles de Campagne de saisie des électeurs contractuels (délais) Page 18 Début de la saisie des électeurs contractuels Page 19 Clôture de la saisie des électeurs contractuels par la collectivité Page 24 Tableau récapitulatif de la saisie Page 25 FAQ Extranet RH Page 26 FAQ Elections professionnelles Page 27 Contacts utiles Page 28

4 Présentation Extranet RH
Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Gironde met à disposition de toutes les collectivités affiliées un nouvel e-service dénommé EXTRANET RH. Ce nouvel outil permet de visualiser, via une connexion sécurisée, les informations concernant les collectivités et les dossiers individuels de leurs agents figurant dans les fichiers informatisés alimentés par le service Suivi des carrières et projets d’actes à partir des arrêtés ou éléments transmis, à savoir : Les coordonnées de la collectivité, horaires, etc… ; Les données personnelles de l’agent ; L’historique de carrière. Il offre également la possibilité aux collectivités : de renseigner ou de modifier les adresses personnelles de leurs agents ; de saisir les agents contractuels électeurs au titre des élections professionnelles au comité technique et aux commissions consultatives paritaires. Ce guide a vocation à aider les personnes dûment autorisées à accéder au service EXTRANET RH (après avoir renseigné les identifiants nécessaires à la connexion).

5 Accéder à Extranet RH par https://cirilweb.cdg33.fr
Renseigner l’adresse courriel dans la zone « Identifiant » et le mot de passe de la personne habilitée

6 Page d’accueil L’onglet «Mon dossier» permet de visualiser toutes les collectivités associées aux identifiants de connexion utilisés.

7 Onglet «Le personnel» L’onglet « Le personnel » permet de visualiser divers renseignements concernant un agent : Données personnelles : La fiche individuelle L’état civil Les coordonnées personnelles (adresse, téléphone, etc ...) Données carrières : Les évènements de carrière (arrêtés)

8 Comment sélectionner un agent ?
Par le nom Par la date de naissance Par le matricule Choisir une collectivité dans le menu déroulant, si plusieurs établissements associés Entrer un ou plusieurs critères de sélection, puis cliquer sur rechercher

9 Liste des agents de la collectivité
Si la sélection précédente a été faite uniquement sur une collectivité donnée, la liste de tous les agents rattachés apparaît. Pour accéder au dossier d’un agent en particulier, cliquer sur son nom.

10 La fiche individuelle Après avoir cliqué sur le nom de l’agent, sa fiche individuelle apparaît. Pour effectuer une nouvelle recherche cliquer ici La notion «sans enfant» peut être portée car cette information n’est pas renseignée dans les fiches individuelles, il convient de ne pas en tenir compte. Dernière situation connue par le Service Suivi des carrières informatisées

11 L’état-civil Pour revenir à la liste globale des agents cliquer sur «Agents». Pour passer à l’agent suivant ou précédent, cliquer sur les flèches vertes.

12 Les coordonnées personnelles
Aide en ligne – à consulter impérativement avant la saisie des adresses Pour revenir à la liste globale des agents cliquer sur «Agents». Pour passer à l’agent suivant ou précédent, cliquer sur les flèches vertes. Compléter les adresses des agents après avoir consulté l’aide en ligne (éléments facultatifs : Téléphone, Fax). Puis cliquer sur «enregistrer».

13 Les évènements de la carrière
Cette option permet l’affichage des arrêtés jalonnant la carrière d’un agent. Vous pouvez ainsi contrôler si la situation d’un agent est correcte. Si des rectifications doivent être effectuées, contactez le service Suivi des carrières et projets d’actes, par courriel de préférence, et joignez toutes pièces justificatives (arrêtés, contrats, etc). Lorsqu’un arrêté est en attente par le Service Suivi des carrières et projets d’actes, un signal de fin de position sous la forme d’une petite cloche (voir ci-dessous), indique qu’il convient de régulariser la situation de l’agent.

14 Onglet «Les carrières »
Cet onglet donne accès aux renseignements concernant la collectivité : fiche descriptive (coordonnées, strate démographique, type de collectivité, etc …) horaires

15 La fiche collectivité

16 Horaires

17 ELECTIONS PROFESSIONNELLES Saisie des électeurs contractuels

18 Elections professionnelles de 2018 Campagne de saisie des électeurs contractuels (délais)
La campagne de saisie des électeurs contractuels pour les élections professionnelles de 2018 est ouverte du 4 juillet au 7 septembre 2018 (date où la clôture sera automatique afin que la préparation des différents travaux électoraux par le service Suivi des carrières et projets d’actes puissent commencer).

19 Recommandations avant la saisie
Avant de commencer la saisie, il est très important d’effectuer au préalable : la vérification de la qualité d’électeur contractuel en fonction de l’élection concernée (CT ou CCP) ; d’avoir relevé la catégorie de l’emploi pour les électeurs contractuels de droit public votant aux CCP (catégories A, B ou C) ; Il est rappelé que les agents contractuels de droit privé sont électeurs uniquement au Comité technique.

20 Vérification de la qualité d’électeur
Des fiches électeurs sont disponibles dans la rubrique dédiée aux élections professionnelles accessible sur le site du Centre de Gestion de la Gironde via l’adresse suivante :

21 Activation de la saisie des électeurs contractuels pour la collectivité
Pour débuter la saisie des agents contractuels après vous être connectés à Extranet RH : 1- Cliquez sur l’onglet «Les carrières» 2 - Choisir la collectivité concernée en cliquant sur la loupe (si besoin) COMMUNE DE LA GIRONDE MAIRIE DE 3 - Cliquez ici pour avoir accès à la saisie des agents contractuels

22 Saisie du premier électeur contractuel
Vérifier la collectivité de saisie Renseigner les données individuelles Attention ! ne pas mettre l’emploi de porté au contrat ! Cliquez sur la loupe et sélectionner uniquement l’un des 9 emplois ci-dessous (se reporter aux fiches électeurs CT ou CCP publiées sur le site du Centre de Gestion). - Cocher obligatoirement la ou les cases en fonction de la ou des élection(s) où l’agent doit voter (se reporter aux fiches électeurs CT ou CCP). Si votre collectivité a un CT Local : NE PAS COCHER LA CASE CT (ne concerne que le CT placé auprès du Centre de Gestion de la Gironde) - Les agents contractuels de droit privé (emplois aidés) sont électeurs uniquement au Comité Technique.

23 Ajout des électeurs contractuels suivants
Les agents s’affichent au fur et à mesure de la saisie (*) Cliquez sur la loupe et saisir le code postal afin de sélectionner la ville adéquate NE PAS SAISIR LE CODE POSTAL DIRECTEMENT DANS LA ZONE Cliquez ici pour ajouter  l’agent suivant. A la fin de la dernière saisie, cliquez une nouvelle fois sur « Ajouter » afin qu’elle soit prise en compte (vérifier que l’agent figure dans la liste affichée (*)) NE PAS CLIQUER sur « Terminer la saisie » SI VOUS N’AVEZ PAS SAISI TOUS VOS AGENTS ! Mais cliquer sur « Ajouter » comme indiqué ci-contre.

24 Clôture de la saisie des électeurs contractuels par la collectivité
Cliquer ici UNIQUEMENT à la fin de la saisie de l’ensemble de vos agents contractuels. Si vous n’avez pas saisi tous vos agents contractuels, vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez, vos données ne seront pas perdues. CETTE ACTION CLÔTURERA VOS POSSIBILITÉS D’ENREGISTREMENT.

25 Génération du tableau récapitulatif des électeurs contractuels saisis
Cliquez sur «Exporter les électeurs saisis» afin d’obtenir un tableau sous format excel récapitulant les agents saisis. Ce document peut être sauvegardé, servir de document de contrôle de la saisie etc. Exemple de tableau récapitulatif des agents contractuels saisis (ce tableau peut être conservé pour contrôle, l’enregistrer sur votre poste)

26 FOIRE AUX QUESTIONS Extranet RH
REPONSES Peut-on avoir une projection des situations administratives à venir ? Non, vous pouvez uniquement consulter les situations enregistrées dans les fichiers informatisés. Pourra-t-on imprimer, télécharger ou visualiser des arrêtés ? Ces fonctionnalités seront disponibles ultérieurement. Pourra-t-on envoyer des copies d'arrêtés de carrières directement via cet outil ? Cette fonctionnalité sera disponible ultérieurement. Peut-on compléter ou modifier les coordonnées personnelles des agents directement via cet outil ? Oui, il est possible de renseigner ou d’actualiser les coordonnées des agents (adresse) dans l’onglet "Le personnel" puis rubrique "les coordonnées personnelles". Pourquoi plusieurs onglets apparaissent dans la fiche collectivité alors que seulement certains sont actifs (exemple : fiche et horaire) ? Certaines fonctionnalités sont inactives pour le moment. Peut-on utiliser le bloc-notes dans la fiche individuelle ainsi que le lien vers les grilles indiciaires ? Pourra-t-on télétransmettre des pièces justificatives ou effectuer des modifications directement sur le dossier de l'agent ? Ces fonctionnalités seront développées ultérieurement. Cet outil pourra-t-il répondre à des interrogations sur l'historique de carrière d'un agent nouvellement muté ? Oui, car l'ensemble de la carrière est saisie (à condition que l’ensemble du dossier individuel ait été réceptionné par le service Suivi des carrières et projets d’actes). Comment ne faire apparaître que les agents présents ? Cliquer sur l'onglet "le personnel", puis sur évènement de carrière, enfin lancer la recherche après avoir sélectionné "agents présents".

27 FOIRE AUX QUESTIONS Elections Professionnelles
REPONSES Puis-je ajouter un agent contractuel alors que j’ai cliqué sur «Terminer la saisie» ? Non, vous devez contacter le service Suivi des carrières et projets d’actes afin que les droits de saisie soient à nouveau ouverts. Dois-je saisir tous les agents fonctionnaires et contractuels ? Non, seuls les contrats de droit public ou de droit privé sont à saisir. Un agent dont la date de fin de contrat est inférieure au 6 décembre 2018 (date d’appréciation de la qualité d’électeur) doit-il être saisi sur extranet RH ? Non, cet agent n’est pas concerné par les élections professionnelles au titre de 2018 car il ne sera pas en poste à la date du scrutin soit au 6 décembre 2018. Un agent dont le contrat, à échéance au 31 août 2018, est renouvelé au-delà du 6 décembre 2018 doit-il être saisi sur Extranet RH ? Oui, si l’agent est sous contrat à la date de scrutin soit au 6 décembre 2018. Porter les dates du contrat initial (en date de début) et du renouvellement (en date de fin). De quelle CCP relèvent les assistants sociaux éducatifs (ASE) et les éducateurs de jeunes enfants (EJE) contractuels? La CCP dont relèvent les agents contractuels est déterminée en fonction de la catégorie hiérarchique à laquelle leur contrat est rattaché, sachant que le rattachement hiérarchique d’un contrat relève de la compétence de l’employeur. Les agents contractuels recrutés pour exercer les missions d’un ASE ou d’un EJE dont le contrat stipule un rattachement à la catégorie B en décembre 2018, ont donc vocation à être électeurs à la CCP de la catégorie B de leur collectivité.

28 Attention pour tout changement d’utilisateur Extranet RH (modification ou départ d’une personne habilitée, renseignement complémentaire, demande de rectification) Adresse courriel : Préciser en objet : «Extranet RH» pour la saisie des agents contractuels (demande de réouverture de droits, questions diverses …) Adresse courriel : Préciser en objet : «saisie des contractuels» Merci de contacter le service Suivi des carrières et projets d’actes du Centre de Gestion (par courriel aux adresses ci-dessus) ou par téléphone au