Logiciel ViaTrajectoire Formation référent établissement médico-social V5.11 Décembre 2017 V5.11.

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1 Logiciel ViaTrajectoire Formation référent établissement médico-social V5.11
Décembre 2017 V5.11

2 Les objectifs du projet d’extension au domaine de médicosocial et les modalités de conduite du projet Formation au logiciel Fonction déclaration de l’offre de soins d’un établissement type « EHPAD » Fonction répondre aux demandes Fonction gestion des habilitations Fonction référencement  « papier » Fonction Guichet unique Fonction Observatoire Fonction Archivage Autres fonctions: Décès Insee, signalement d’un décès, demande de mise à jour ponctuelle Décembre 2017 V5.11

3 ViaTrajectoire – champ fonctionnel
Généralités ViaTrajectoire – champ fonctionnel Outil internet sécurisé d’aide à l’Orientation dans le Parcours Sanitaire et Médico-Social Périmètre d’intervention de l’application se décline en trois modules : SANITAIRE : Orientation vers les Services de Soins de Suite et de Réadaptation (SSR) et l’Hospitalisation à Domicile (HAD) GRAND ÂGE : Orientation vers les Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD), les Soins de longue durée (SLD) et les Logements Foyers (EHPA) HANDICAP: Orientation à partir de la notification de la Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) vers les Établissements et Services Médico-Sociaux (ESMS) Décembre 2017 V5.11

4 Généralités Principes de fonctionnement Module VT MS Grand Age : Gestion d’un dossier unique de demande d’admission en EHPAD (cerfa), - Recherche d’établissements adaptés aux besoins et aux souhaits de la personne âgée, - Envoi de demandes aux établissements souhaités, - Suivi en temps réel des réponses des établissements d’accueil, - Communication entre les différents acteurs tout au long du processus : établissements - usagers – médecins traitants – structures MS - Observatoire de l’offre et de la demande à destination des structures, ARS et Conseils Généraux. Décembre 2017 V5.11

5 Généralités Equipes de déploiement Equipe déploiement régionale ou conseil départemental: - promoteur déploiement - suivi du répertoire de l’offre - formation et accompagnement des établissements médico-sociaux ( EHPAD - EHPA - USLD - AJ ) Coordination SSR ou équipe déploiement régionale - lien avec les établissements sanitaires - formation des établissements sanitaires - support utilisateurs Equipe ViaTrajectoire SIS-RA - équipe développement et maintenance du logiciel - support utilisateurs Décembre 2017 V5.11

6 Calendrier de déploiement (exemple )
Généralités Calendrier de déploiement (exemple ) DÉPLOIEMENT PROGRESSIF Equipe déploiement : communication auprès des usagers (accès grand public : création demande) et médecins traitants (volet médical) Coordination SSR ou équipe régionale : Formations DEMANDEURS Etablissements SANITAIRES mars à juin 20xx Premier bilan du déploiement Oct 20xx Mars Avril Mai Juin Juillet … Equipe déploiement Formations RECEVEURS Etablissements MEDICO SOCIAUX mars à juin 2016 Décembre 2017 V5.11

7 Période de transition : mars à juin 20xx
Généralités Période de transition : mars à juin 20xx Dès aujourd’hui, pour TOUTE demande d’hébergement : création des demandes sur ViaTrajectoire mais pour :  Ets connectés : envois électroniques VT  Ets non connectés : envois fax A partir de juillet 20xx :  Tous les établissements MS seront connectés : uniquement envoi électronique VT Les usagers et les médecins traitants sont dès maintenant intégrés au processus Décembre 2017 V5.11

8 Généralités Analyse du processus dans la structure de gestion des demandes en établissements médico-sociaux Exemple Qui fait quoi ?? : A VALIDER DANS CHAQUE ETABLISSEMENT : même PROCESSUS / ACTEURS qu’aujourd’hui ?? Acteurs du processus - schéma type : Personnel de « direction »  réception, instruction et suivi de la demande et gère la relation avec le demandeur Infirmière coordinatrice  Donne son avis sur la charge en soins de la demande vis-à-vis de sa charge actuelle Médecin coordonnateur  Donne son avis médical sur la demande Changement avec l’informatisation du processus : La réponse « administrative » informe le demandeur de l’avancement de son dossier  Traiter en priorité les demandes de l’onglet « A traiter » Le volet médical est accessible aux personnels médicales conformément à la CNIL  toutes les personnes intervenant dans le processus de décision doivent donc avoir un compte d’accès Le dossier peut être mis à jour à tout moment par les acteurs gérant la demande  éviter de revenir au papier Décembre 2017 V5.11

9 Périmètre de l’outil et niveaux d’intervention des acteurs
Usager / Familiers Est hospitalisé 5 Propose au médecin de consulter le dossier MCO / SSR / HAD Médecin Traitant Sollicite le médecin pour compléter le volet médical 3 Accompagne dans sa démarche Est pris en charge Déclare son offre de soins Crée une demande « pour le compte de » et gère l’envoi Aidants / Soignants à domicile MAIA / CLIC / Réseaux 2 Crée / Consulte son dossier et son état d’avancement Déclare son offre d’hébergement Consulte l’observatoire / Régulateur 1 Consulte et répond aux demandes 4 EHPAD / USLD / EHPA Conseils Départementaux Décembre 2017 V5.11

10 1 2 3 4 5 Les différentes étapes:
Identification des différents structures-services pouvant aider les demandeurs et des personnes susceptibles de créer des dossiers : Ces structures-services sont créés dans ViaTrajectoire Les habilitations aux différentes personnes sont créées Démarcher, solliciter les établissements « médico-sociaux » en identifiant les référents qui vont mettre à jour l’offre d’hébergement et gérer les habilitations  création des habilitations aux référents + formation 1 Les référents des établissements médico-sociaux : Initialisent l’offre d’hébergement et la met à jour Gèrent les habilitations des différentes personnes qui auront accès au logiciel (répondre aux demandes, suivre les demandes) 2 Formation des différentes personnes pouvant créer et gérer des demandes: Profils non médicaux Profils médicaux 3 4 Formation des différentes personnes pouvant répondre aux demandes: Profils non médicaux Profils médicaux 5 Information des « usagers » pour accès « grand public » afin que la famille ou le futur résident puisse créer sa demande Décembre 2017 V5.11

11 Parcours type Référents et transfert de responsabilité
Hospitalisation Orientation médico-sociale Retour au domicile Temps Evènements Orientation sanitaire Admission sanitaire Admission en médico-social Emplacement du demandeur Domicile MCO SSR / HAD Domicile EHPAD/EHPA Admission MCO Flux sanitaire Flux viaTrajectoire sanitaire Orientation SSR ou HAD Admission SSR ou HAD Sortie SSR ou HAD Flux viaTrajectoire médico-social Flux médico-social Création dossier Recherche établissement Envoi demandes Admissions EHPAD Transfert du jeton Médecin MCO Transfert de jeton Médecin SSR Assistante sociale CLIC Parcours type Référent institutionnel ayant un compte ViaTrajectoire Décembre 2017 V5.11

12 Les objectifs du projet d’extension au domaine de médicosocial et les modalités de conduite du projet Formation au logiciel Fonction déclaration de l’offre de soins d’un établissement type « EHPAD » Fonction répondre aux demandes Fonction gestion des habilitations Fonction référencement  « papier » Fonction Guichet unique Fonction Observatoire Fonction Archivage Autres fonctions: Décès Insee, signalement d’un décès, demande de mise à jour ponctuelle Décembre 2017 V5.11

13 Sélectionnez le menu établissements
Fonction gestion Etablissement Nom de l’utilisateur ou « login » : Attribué lors de la création du compte par l’équipe de déploiement et envoyé par mail ainsi que le mot de passe. Sélectionnez le menu établissements Conseils à la connexion: Utiliser la procédure « Mot de passe oublié» après 4 tentatives de connexion car à la 5ème tentative « mauvaise » le compte est bloqué Connectez vous avec vos identifiants Décembre 2017 V5.11

14 Renseigner l’onglet « Infos générales »
Fonction gestion Etablissement Renseigner l’onglet « Infos générales » L’établissement doit obligatoirement être géo localisé Toutes les zones encadrées en rouge sont obligatoires Contact pour les admissions: A renseigner dès lors que le responsable des admissions aura un compte dans ViaTrajectoire alors taper les premières lettres du nom à rechercher. A l’initialisation mettre le nom du référent. Une fois l’offre d’hébergement renseignée, vous devez cliquer sur afin de rendre « public » votre établissement et pouvoir ainsi recevoir des demandes. Décembre 2017 V5.11

15 Renseigner l’e paragraphe « Conditions d’hébergement »
Fonction gestion Etablissement Renseigner l’e paragraphe « Conditions d’hébergement  » Au minimum un tarif est obligatoire « Caisses de retraites affiliées »: liste prédéfinie qui peut-être enrichie. Bouton « Flèche » en bas à droite permet de remonter en haut de la page pour « enregistrer » Penser à remplir le type de dossier souhaité: Pour un dossier complet cocher les 2 cases (volet autonomie et volet médical) Décembre 2017 V5.11

16 Fonction gestion Etablissement
Si les tarifs sont renseignés sur le site CNSA ceux-ci sont alors importés tous les début de mois. Seuls les tarifs accueil de jour, accueil de nuit et accueil séquentiel sont alors gérés dans ViaTrajectoire Attention le type « habilités à l’aide social » est déterminé en fonction du remplissage des tarifs sur le site Décembre 2017 V5.11

17 Cocher les cases correspondants à votre établissement
Fonction gestion Etablissement Cocher les cases correspondants à votre établissement Décembre 2017 V5.11

18 Cocher les cases correspondants à votre établissement
Fonction gestion Etablissement Cocher les cases correspondants à votre établissement Décembre 2017 V5.11

19 Grand groupe de discipline Discipline d’équipement
Fonction gestion Etablissement Compléter la fiche descriptive des services offerts en complétant au minimum les cases « rouges » (zones obligatoires) Grand groupe de discipline Discipline d’équipement Mode de fonctionnement clientèle Qui sont des nomenclatures Finess permettant de décrire votre activité Le responsable de l’unité doit être une personne ayant un compte ViaTrajectoire Cliquer sur ajouter pour décrire les différents services offerts Décembre 2017 V5.11

20 Les objectifs du projet d’extension au domaine de médicosocial et les modalités de conduite du projet Formation au logiciel Fonction déclaration de l’offre de soins d’un établissement type « EHPAD » Fonction répondre aux demandes Fonction gestion des habilitations Fonction Guichet unique Fonction Observatoire Fonction Archivage Autres fonctions: Décès Insee, signalement d’un décès, demande de mise à jour ponctuelle, référencement  « papier » Décembre 2017 V5.11

21 -2- Sélectionner le dossier
Fonction répondre à une demande -1- Accéder à votre tableau de bord -2- Sélectionner le dossier Colonne S : situation de l’usager : icône vert S : hospitalisé, icône rouge MS en établissement médico-social icône orange D à domicile Colonne R : gestionnaire du dossier: icône vert S : un établissement sanitaire icône rouge MS : un établissement médico-social Pas d’icône : usager ou un aidant (espace particulier) Différents critères pour filtrer la liste en plus du filtre sur le statut Voir les autres réponses en cliquant sur l’icône « maison » Valeur du GIR Statuts de la demande : Demande reçue Liste d’attente Admission proposée Admission acceptée Demande refusée avis du Médecin Coordonnateur, avis de l’IDE Coordonnateur, Indicateur d’avancement Décembre 2017 V5.11

22 -3- Consulter la demande
Fonction répondre à une demande -3- Consulter la demande Vous pouvez télécharger cette demande au format « pdf » qui vous permet ensuite soit de l’imprimer ou de l’enregistrer Décembre 2017 V5.11

23 -3- Consulter la demande – les contacts
Fonction répondre à une demande -3- Consulter la demande – les contacts Décembre 2017 V5.11

24 -3- Consulter la demande – les différents volets avec le curseur
Fonction répondre à une demande Bouton pour revenir au tableau de bord -3- Consulter la demande – les différents volets avec le curseur Décembre 2017 V5.11

25 Fonction répondre à une demande
-3- Consulter la demande – Enregistrer une note, mettre une date de visite ou un indicateur visuel d’avancement Décembre 2017 V5.11

26 Fonction répondre à une demande
-3- Consulter et gérer la demande – Vous pouvez en plus des notes gérer une fiche de suivi Décembre 2017 V5.11

27 -4- Répondre à la demande
Fonction répondre à une demande Menu contextuel en fonction du profil: Ici personne pouvant ayant toutes les fonctions (Directeur, Médecin Coordonnateur et IDE Coordonnateur) -4- Répondre à la demande Donner un avis interne : permet au corps médical de se positionner - Répondre : (Réponse externe) Vous pouvez changer le statut d’une demande tant que celle-ci n’est pas annulée ou archivée Décembre 2017 V5.11

28 en gras et en tête de liste si le demandeur modifie le dossier.
Fonction répondre à une demande Possibilité de rechercher sur le nom ou le n° de dossier demandes nouvelles ou les demandes en cours de traitement demandes en attente d’une place. demandes que vous avez refusées et non encore archivées demandes pour lesquels vous avez prononcé l’admission. Le patient est arrivé chez vous demandes admises ou annulées depuis plus de 90 jours. Dossier clos demandes qui sont soit annulées par le demandeur, ou soit annulées par ViaTrajectoire car admis dans un autre établissement ou suite à une relance automatique -5- Tableau de bord: en gras et en tête de liste si le demandeur modifie le dossier. Différents onglets de travail Décembre 2017 V5.11

29 Possibilité d’exporter le tableau de bord au format « excel »
Fonction répondre à une demande Possibilité d’exporter le tableau de bord au format « excel » Décembre 2017 V5.11

30 Les objectifs du projet d’extension au domaine de médicosocial et les modalités de conduite du projet Formation au logiciel Fonction déclaration de l’offre de soins d’un établissement type « EHPAD » Fonction répondre aux demandes Fonction gestion des habilitations Fonction Guichet unique Fonction Observatoire Fonction Archivage Autres fonctions: Décès Insee, signalement d’un décès, demande de mise à jour ponctuelle, référencement  « papier » Décembre 2017 V5.11

31 Professions concernées Profils médico-social créés dans ViaTrajectoire
Fonction gestion des habilitations Qui est concerné Professions concernées Profils médico-social créés dans ViaTrajectoire Etablissements Sanitaires: médecins, internes, secrétaires, cadres assistantes sociales  MS- accompagnant PA médical   MS - accompagnant PA non médical  Référents CG : Maison Départementale, Clic, .. Personnels administratifs, Médecins MS - Coordination MS - Référent Structure organisme social MS - Accompagnant PA médical, MS - Accompagnant PA non-médical Etablissements receveurs: EHPAD, EHPA, Foyer logement … MS – Référent Structure MS - Direction MS – Médecin Coordonnateur MS – IDE Coordonnateur Décembre 2017 V5.11

32 Nom de l’habilitation ou profil Fonctionnalités possibles
Fonction gestion des habilitations Nom de l’habilitation ou profil Fonctionnalités possibles Qui le donne MS - Référent Structure  Gérer les comptes et les habilitations pour les différentes personnes intervenant dans le processus de gestion des demandes mettre à jour la fiche établissement  Personne ayant le profil « MS - Coordination» ou personne ayant l’habilitation « MS – Référent structure » MS - Direction Consulter le tableau de bord des demandes reçues (droit « accéder aux demandes – lecture ») Consulter le tableau de bord des demandes reçues et traiter les demandes (Droit « accéder aux demandes – répondre »)  MS - Médecin Coordonnateur Consulter le tableau de bord des demandes reçues avec le volet médical et donner son avis Donner son avis sur la charge de travail (Droit « Valider charge de travail ») MS - IDE Coordonnateur Consulter le tableau de bord des demandes reçues et donner son avis sur la charge de travail et avec la possibilité d’avoir accès aux données médicales (Droit « Accéder aux données médicales ») Décembre 2017 V5.11

33 Qui gère les habilitations Professions concernées
Fonction gestion des habilitations Qui gère les habilitations Professions concernées Profils médico-social créés dans ViaTrajectoire Référent Structure Personnels administratifs, Médecins Direction MEDEC IDEC -1- Sélectionner le menu « Administration » - « Utilisateurs » -2- Puis sur la ligne de l’utilisateur sélectionné -3- Vous pouvez alors affecter les profils: MS - Direction, MS - IDE Coordonnateur, MS – Médecin Coordonnateur MS-Référent Structure En fonction des personnes intervenant dans le processus de décision dans la structure Décembre 2017 V5.11

34 Les objectifs du projet d’extension au domaine de médicosocial et les modalités de conduite du projet Formation au logiciel Fonction déclaration de l’offre de soins d’un établissement type « EHPAD » Fonction répondre aux demandes Fonction gestion des habilitations Fonction Guichet unique Fonction Observatoire Fonction Archivage Autres fonctions: Décès Insee, signalement d’un décès, demande de mise à jour ponctuelle, référencement « papier » Décembre 2017 V5.11

35 1 - soit une gestion complétement centralisée de la liste d’attente
Fonction Guichet unique : généralités La création d’un guichet permet d’avoir un tableau de bord commun à plusieurs établissements et de répondre alors à 2 modes de gestion: 1 - soit une gestion complétement centralisée de la liste d’attente 2 – soit une gestion mixte : « centralisée » pour déterminer l’établissement pouvant le recevoir et « locale » pour la proposition de place La fonction guichet rassemblant les tableaux de bord de plusieurs EHPAD, l’accès est donc sur l’identifiant du demandeur et vous permet de voir et agir sur les différents établissements demandés. Il vient en complément de l’accès au tableau de bord établissement. Dès lors que des établissements participent à un guichet alors ceux-ci sont automatiquement proposés au demandeur dès qu’il sélectionne l’un d’eux sans tenir compte de la situation géographique et des ressources « médicales » Décembre 2017 V5.11

36 Choisir dans le menu administration : guichets uniques d’admission
Fonction Guichet unique: Création Choisir dans le menu administration : guichets uniques d’admission Créer le guichet avec les établissement participants. * Attention un établissement ne peut participer qu’à un seul guichet Créer les habilitations des fonctions qui seront effectuées en « centrale » Décembre 2017 V5.11

37 Accéder au tableau de bord du guichet
Fonction Guichet unique : Tableau de bord du guichet Accéder au tableau de bord du guichet Possibilité de trier la liste des demandes reçues par le statut dossier (statut le plus avancé des demandes) En sélectionnant un dossier vous avez accès à toutes les demandes et vous pouvez faire des réponses collectives en sélectionnant les demandes Décembre 2017 V5.11

38 Les objectifs du projet d’extension au domaine de médicosocial et les modalités de conduite du projet Formation au logiciel Fonction déclaration de l’offre de soins d’un établissement type « EHPAD » Fonction répondre aux demandes Fonction gestion des habilitations Fonction Guichet unique Fonction Observatoire Fonction Archivage Autres fonctions: Décès Insee, signalement d’un décès, demande de mise à jour ponctuelle, référencement « papier » Décembre 2017 V5.11

39 Accéder au module « Observatoire Grand Age »
Fonction Observatoire Accéder au module « Observatoire Grand Age » Mise à disposition de requêtes standards donnant les principaux indicateurs dans un fichier excel comportant plusieurs onglets. Chaque requête peut-être lancée en paramétrant le temps (dates), le périmètre (liste d’établissements receveurs en fonction du profil, et liste d’établissements demandeur pour affiner un flux précis) 2 requêtes possible à commander Décembre 2017 V5.11

40 Ecran de saisie des paramètres pour commander une requête
Fonction Observatoire Ecran de saisie des paramètres pour commander une requête Paramètre temps: période de l’étude Possibilité de restreinte le périmètre de la requête sur les demandeurs pour une analyse plus fine Saisie d’un commentaire obligatoire afin de différencier les différentes demandes lancées Décembre 2017 V5.11

41 Ecran de consultation des résultats des commandes de requêtes
Fonction Observatoire Ecran de consultation des résultats des commandes de requêtes Liste des demandes avec le statut : en attente d’éxecution Fichier excel disponible Documents d’indicateurs toutes régions disponibles Décembre 2017 V5.11

42 Fonction Observatoire : FAR003 Tableau de bord Recevur : synthèse
Documentation disponible sur le site décrivant le contenu du fichier excel Décembre 2017 V5.11

43 Fonction Observatoire : FAR005 Analyse des demandes reçues
Documentation disponible sur le site décrivant le contenu du fichier excel Décembre 2017 V5.11

44 Les objectifs du projet d’extension au domaine de médicosocial et les modalités de conduite du projet Formation au logiciel Fonction déclaration de l’offre de soins d’un établissement type « EHPAD » Fonction répondre aux demandes Fonction gestion des habilitations Fonction Guichet unique Fonction Observatoire Fonction Archivage Autres fonctions: Décès Insee, signalement d’un décès, demande de mise à jour ponctuelle, référencement « papier » Décembre 2017 V5.11

45 Accéder à l’onglet « Archivés » du tableau de bord
Fonction Archivage Un dossier passe de l’onglet « Admis » ou « Annulés » dans l’onglet « Archivés » 3 mois après son admission sans maintien de demande ou 3 mois après son annulation. Un dossier archivé est un dossier clos. Si une demande d’hébergement doit être réinitialisée pour la personne, ce sera alors un nouveau dossier. Accéder à l’onglet « Archivés » du tableau de bord Décembre 2017 V5.11

46 Les objectifs du projet d’extension au domaine de médicosocial et les modalités de conduite du projet Formation au logiciel Fonction déclaration de l’offre de soins d’un établissement type « EHPAD » Fonction répondre aux demandes Fonction gestion des habilitations Fonction Guichet unique Fonction Observatoire Fonction Archivage Autres fonctions: Décès Insee, signalement d’un décès, Relance automatique, demande de mise à jour ponctuelle, référencement « papier » Décembre 2017 V5.11

47 Après accès au dossier cliquer sur le bouton « Signaler un décès »
Autre fonction : Décés Insee, signalement d’un décés Un traitement automatique trimestrielle traite le fichier INSEE des décès et marque les dossiers ayant même identification (Nom de naissance, prénom, sexe, date de naissance) avec une relance du gestionnaire du dossier pour confirmation du maintien du dossier : Annulation 1 mois après si pas de confirmation Traitement manuel dans le cas ou vous avez l’information du décès pour un dossier actif : Après accès au dossier cliquer sur le bouton « Signaler un décès » Décembre 2017 V5.11

48 La demande est alors enregistrée au niveau du dossier
Autre fonction : relance automatique, demande de mise à jour ponctuelle, Un traitement automatique relance les dossiers pour lesquels aucune mise à jour ou action n’a été faite pendant 6 mois. Sans action du gestionnaire du dossier dans le mois qui suit cette relance le dossier est alors annulé. NB: Le gestionnaire a encore 3 mois pour agir avant archivage et donc clôture définitive du dossier. Vous pouvez effectuer une demande de mise à jour ponctuellement pour un dossier : Le dossier est marqué dans le tableau de bord tant que le gestionnaire n’aura pas mis à jour le dossier La demande est alors enregistrée au niveau du dossier Après accès au dossier, vous pouvez cliquer sur le bouton « Demande de mise jour » Décembre 2017 V5.11

49 Autre fonction : Référencement dossier « papier »
Possibilité d’enregistrer les demandes arrivant au format papier pendant la période transitoire Décembre 2017 V5.11

50 Autre fonction : Référencement dossier « papier »
L’ensemble des informations permettant d’alimenter le tableau de bord des demandes reçues peuvent être saisies Une fois le dossier référencé, vous pouvez ajouter des contacts et éventuellement une deuxième demande si vous avez 2 dossiers pour la même personne (hébergement permanent et temporaire) Décembre 2017 V5.11

51 Icône pour repérer les dossiers « papiers » référencés
Autre fonction : Référencement dossier « papier » Vous pouvez filtrer sur le type de dossier pour n’afficher que les référencements papiers Icône pour repérer les dossiers « papiers » référencés Décembre 2017 V5.11