Gérez vos documents CIRCABC Module 1 DIGIT A3

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1 Gérez vos documents CIRCABC Module 1 DIGIT A3
Par DIGIT-CIRCABC-SUPPORT mercredi 14 novembre 2018

2 Contenu Qu'est-ce que CIRCABC ?
Accédez à votre groupe d'intérêt ("interest group") Gérez votre profil Visitez la Bibliothèque ("Library") Qu'est-ce que la "Library" ? Créez un Espace ("Space") Envoyez un document à CIRCABC Modifiez les attributs d'un document Téléchargez une copie d'un document Créez un lien / Copier / Coller

3 Contenu Visitez la Bibliothèque Mettez à jour un document
Checkout / Checkin d'un document Gérez un contenu multilingue Importez du contenu en bloc Gérez les notifications Demandez de l'aide Questions

4 Qu'est-ce que CIRCABC ? CIRCABC est un service web fourni par la Commission européenne. Il fournit des espaces collaboratifs où des communautés d'utilisateurs partagent informations et ressources CIRCABC est un service proposé et géré par le programme-cadre ISA OSS (version Open Source Software) de CIRCABC est disponible sur Joinup :

5 Qu'est-ce que CIRCABC? Accédez au service en ligne CIRCABC
(production) (test) (formation) CIRCABC est accessible via votre compte ECAS

6 CIRCABC – Groupe d'intérêt
Information Bibliothèque Sujet principal Documents Brainstorming Réunions Evénements Forum Rapports Organisation Membres Grâce à CIRCABC, vous pouvez gérer du contenu, gérer les utilisateurs et communiquer via des espaces collaboratifs appelés Groupes d'intérêt

7 Accédez à votre groupe d'intérêt
Après identification par ECAS, vous pouvez voir tous vos groupes d'intérêt à partir de la page d'accueil de CIRCABC

8 Accédez à votre groupe d'intérêt
Information dans CIRCABC : structure à trois niveaux En-têtes En-tête : groupe de catégories Catégorie : contient des groupes d'intérêt

9 Accédez à votre groupe d'intérêt
Groupe d'intérêt : espace privé partagé par une communauté d'utilisateurs

10 Accédez à votre groupe d'intérêt
Via un lien ou un marque-page créé depuis la page d'accueil du groupe d'intérêt

11 Accédez à votre groupe d'intérêt
Via un lien ou un signet

12 Gérez votre compte Une fois identifié, vous pouvez accéder au service administration depuis n'importe où dans CIRCABC

13 Gérez votre compte Vérifiez vos adhésions (memberships)
Vous pouvez quitter un groupe d'intérêt

14 Gérez votre compte Consultez vos rendez-vous dans le Calendrier

15 Gérez votre compte

16 Visitez la bibliothèque
La Bibliothèque ("Library") est l'endroit où sont stockés, partagés et gérés vos documents Ce service est composé d'espaces et de contenus (spaces & content) Un espace peut contenir des sous-espaces et des contenus

17 Visitez la bibliothèque
Bibliothèque = espaces + contenus

18 Visitez la bibliothèque
Les espaces sont structurés comme la Bibliothèque elle-même

19 Visitez la bibliothèque
Vous pouvez effectuer différentes actions en fonction de votre rôle dans la bibliothèque Accès via rôle: Author Accès via rôle: Access Seules les actions permises sont visibles

20 Visitez la bibliothèque – Créer un espace
Create space (Créez un espace dans votre bibliothèque)

21 Visitez la bibliothèque – Créer un espace
Insérez le titre et cliquez sur 'Create space'

22 Visitez la bibliothèque – Ajoutez un document
Add Content (Ajoutez un document à la Bibliothèque)

23 Visitez la bibliothèque – Ajoutez un document
Naviguez (Browse), ajoutez (Upload), modifiez les paramètres principaux et cliquez sur 'Finish' Vous pouvez désactiver les notifications pour chaque document

24 Visitez la bibliothèque – Ajoutez un document

25 Visitez la bibliothèque – Ajoutez un document
Le document est maintenant accessible dans la bibliothèque

26 Modifiez les propriétés d'un document
Vous pouvez voir quelques propriétés depuis la bibliothèque, en fonction de la configuration faite par les "leaders"

27 Modifiez les propriétés d'un document
Vous pouvez également atteindre la page de détail via l'icône intitulé View details 

28 Modifiez les propriétés d'un document

29 Téléchargez un document

30 Téléchargez un document
Vous pouvez télécharger par depuis la bibliothèque ou depuis la page de détail du document

31 Lien vers un document de la bibliothèque
Copiez le document et collez-le comme lien

32 Lien vers un document de la bibliothèque
Le lien est accessible depuis le volet de contenu de l'espace dans lequel il a été ajouté

33 Mettez à jour un document
Mettez à jour et ajoutez la nouvelle version (1) OU Utilisez le mécanisme de Checkout / Checkin (2)

34 Mettez à jour un document - Checkout/in
Utilisez l'action checkout Une copie de travail (working copy) est créée

35 Mettez à jour un document - Checkout/in
La copie de travail se gère comme tout autre document (contenu, paramètres, actions) Mettez à jour la copie de travail

36 Mettez à jour un document - Checkout/in
Cliquez sur checkin Ensuite paramétrez le checkin Le numéro de version est incrémenté

37 Gérez le contenu multilingue
Make multilingual via la page de détail

38 Gérez le contenu multilingue
Encodez la description linguistique du document source Facultativement, vous pouvez ajouter des traductions

39 Gérez le contenu multilingue
Ajouter une traduction est similaire à l'ajout de document

40 Gérez le contenu multilingue
De nouvelles propriétés sont visibles sur la page de détails

41 Importez en bloc Ajoutez du contenu multiple en gardant la structure (folders et sous-folders)

42 Importez en bloc Créez une archive (.ZIP) contenant
Les documents à ajouter Un index contenant les propriétés de chaque document. L'index est facultatif.

43 Importez en bloc Naviguez (Browse), ajoutez (Upload) et importez (Import) le fichier ZIP Le fichier ZIP apparait dans la bibliothèque et son contenu apparaitra quelques secondes plus tard (en fonction de la charge du serveur)

44 Notification Pour être mis au courant des ajouts dans la bibliothèque de votre groupe d'intérêt Pour suivre les discussions des membres de votre groupe dans le forum

45 Notification Vous pouvez activer les notifications pour la bibliothèque entière ou pour une partie seulement

46 DIGIT-CIRCABC-SUPPORT
Demandez de l'aide Envoyez un à votre helpdesk local Demandez à ouvrir un appel pour DIGIT-CIRCABC-SUPPORT Ajoutez autant d'information que possible

47 Merci pour votre attention !
Questions ? Et pour les questions qui n'ont pas encore de réponse : Formation suivante: Module 2 Les manuels sont disponibles sur CIRCABC InfoHub dans la catégorie DIGIT de CIRCABC L'équipe de support via votre Helpdesk local Merci pour votre attention !