Create Inventory Add Physical Item Catalogage rapide

Présentation au sujet: "Create Inventory Add Physical Item Catalogage rapide"— Transcription de la présentation:

1 Create Inventory Add Physical Item Catalogage rapide
Version de juin 2018

2 Physical inventory operator
Rôles Pour accéder à la fonctionnalité Add Physical Item/Create Item et donc ajouter des exemplaires physiques à l’inventaire existant ou créer de nouvelles notices avec inventaire, l’utilisateur doit avoir le rôle suivant : Physical inventory operator Ce rôle est associé à un périmètre qui correspond à la (les) bibliothèque(s) dans laquelle l’utilisateur travaille. L’utilisateur ne peut donc créer des exemplaires, ou des notices minimales avec leur inventaire, que pour sa bibliothèque. Alma - Quick cataloging

3 Qui et où? Rôles Circulation Desk Operator Limited / Circulation Desk Operator + Physical Inventory Operator Alma - Quick cataloging Rôle Physical Inventory Operator Afin d’éviter la création de doublons, toute opération de catalogage à la volée (quick cataloging) doit toujours être précédée d’une recherche dans le répertoire.

4 Quoi? La fonctionnalité de ‘catalogage à la volée’ permet : la création d’une notice minimale avec inventaire l’ajout d’un nouvel exemplaire à un HOL existant : soit un nouvel exemplaire ou nouveau volume d’une monographie, soit un fascicule de périodique non encore exemplarisé Alma - Quick cataloging -> lors du prêt à l’usager et de la gestion d’une demande, ou dans le cadre d’une demande de numérisation, si le document n’est pas enregistré dans le catalogue (monographie ou fascicule de périodique) -> pour l’encodage des visas (ouvrages conservés par un service facultaire), lorsque l’opérateur qui traite le document n’est pas catalogueur

5 À partir du menu Services aux usagers (Fulfillment)
Alma - Quick cataloging

6 À partir du menu Resources
Alma - Quick cataloging Choix de l’inventaire à créer : Soit un nouveau Holding, c’est-à-dire la création à la fois d’un nouvel inventaire mais aussi d’une nouvelle notice bibliographique (cas d’une monographie non encore informatisée) Soit rattacher un nouvel item à un inventaire existant (cas de l’exemplarisation des périodiques) Soit un type ‘Book’, soit un type ‘Article’ ! Nous ne créons pas de types ‘Article’ dans notre catalogue

7 En pratique : option New (Nouveau)
Enregistrer la cote de rangement dans cette zone Alma - Quick cataloging Par convention, ne pas cocher cette case et permettre la publication de la notice sur Primo

8 Utiliser les zones en vert uniquement.
Qualité? Le workflow prévoit la révision des notices créées par les formulaires de Quick cataloging, celles-ci étant de qualité médiocre. Alma - Quick cataloging Utiliser les zones en vert uniquement. Nouveauté juin 2018 : le champ « pages » peut être complété, l’information sera transposée dans le champs MARC21 adéquat (300)

9 Qualité? Le workflow prévoit la révision des notices créées par les formulaires de Quick cataloging, celles-ci étant de qualité médiocre. Titre : c’est un $$a qui est créé. Author et Additional Person name : création en 100 et en 700 => attention aux mauvais appariements qui peuvent se faire de façon automatique ! Ne pas oublier de contrôler les points d’accès lors de la révision de la notice ! La cote de rangement se place dans la zone Call Number du formulaire. Dans la notice Marc, elle se retrouve alors en zone 094 de la notice bibliographique : c’est à partir de cette zone qu’Alma va créer le 852 $j dans la notice Holding. Les zones 094 seront supprimées en traitement par lots de façon périodique. LDR/05 codée à n (nouveauté juin 2018) Création de la zone 008 (nouveauté juin 2018) Dans la section Item Information : Outre les informations de bibliothèque/localisation, le code-barres et le type de matériel doivent être obligatoirement renseignés. Alma - Quick cataloging

10 En pratique : option New (Nouveau) - Workflow
Les nouvelles notices créées à partir des formulaires de Quick cataloging sont incomplètes : elles doivent être revues par un catalogueur. Le document est en traitement (process type) : il ne peut donc pas être prêté. L’exemplaire est donc automatiquement envoyé vers le Département Acquisitions/Catalogage de la bibliothèque détentrice. Alma - Quick cataloging Scanner l’item dans le Département Acq/Cat pour poursuivre le traitement

11 En pratique : option New (Nouveau) - Workflow
À partir du menu Services aux usagers, l’enregistrement du formulaire finalise en même temps le prêt du document. Au retour du prêt, le document est envoyé vers le Département Acquisitions/Catalogage de la bibliothèque détentrice. Alma - Quick cataloging -> ici, l’item appartient à la bibliothèque qui effectue le retour. C’est le Département Acq/Cat de cette bibliothèque qui doit prendre en charge la suite du traitement.

12 En pratique : option New (Nouveau) - Workflow
Remarque : il peut arriver que l’exemplaire soit redemandé immédiatement par un autre emprunteur. Dans ce cas, il est possible de supprimer le « process type » Acquisition/Catalogage directement dans l’éditeur d’exemplaire physique. Ajouter une note de circulation (Fulfillment note) à la place pour signaler que la notice de Quick cataloging doit être révisée. Alma - Quick cataloging Sélectionner la valeur vide pour supprimer le process type

13 En pratique : option Existing (Existant) - Workflow
Permet de faire une recherche dans le Répertoire Alma - Quick cataloging Remarque : évitez la ‘liste de titres’ qui s’affiche lorsque vous entrez un terme de recherche et privilégiez l’utilisation de la recherche via le bouton « Select from a list » C’est une recherche All titles uniquement qui est proposée. => Sélectionnez le titre en cliquant sur la ligne de résultat.

14 En pratique : option Existing (Existant) - Workflow
Alma - Quick cataloging Enregistrer : - le code-barres - la description : obligatoire s’il s’agit d’un fascicule de périodique - le type de matériel Le nouvel exemplaire est attaché au HOL existant pour ce titre. Attention donc à ce que le fascicule que vous encodez fasse bien partie de cette même collection.

15 La boîte à outils Alma @ ULiège Library
Les supports de formation et How to proposés par Liège Université Library pour le travail dans le système ALMA La boîte à outils ULiège Library Pour le traitement des ressources (inventaire physique et catalogage), le wiki Gestion des ressources & Catalogage Alma - Quick cataloging

16 mail : alma-rm@lists.ulg.ac.be
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