MedSIS Projet Système Synchro Systèmes Sciences de la santé

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1 MedSIS Projet Système Synchro Systèmes Sciences de la santé
Cartographie Évaluation Profession-nalisme Stages à option Inscription Journal de bord Incidents Assignations automatiques Horaire de stage en rotation Intelligence d’affaires Alertes Notes Horaire de stage volet longitudinal Immunisation Requis Capacité Systèmes Sciences de la santé (SGSSS, Access, Excel) Systèmes Résidence (Remède) Bureau d’évaluation (Portail en évaluation) Systèmes Externat (GESTAGE, Stages à option, Stage longitudinal dans calendrier Google, ED2) Systèmes externes des divers milieux Légende Modules MedSIS Systèmes externes liés (passerelles ou imports) Systèmes externes remplacés à la fin du projet aaa aaa aaa

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3 3.4. Calendrier de déploiement
Fonctionnalités MedSIS Jan. 2016 Juil. 2016 Août 2016 Sept. 2016 Oct. 2016 Jan. 2017 Mars 2017 Avr. 2017 Juil. 2017 Août 2017 Sept. 2017 Jan. 2018 Cartographie Horaire Évaluations Notes Capacité Inscription Stages à option Horaire longitudinal Journal de bord Professionalisme Incident Immunisation Alertes Requis Assignation automatique Intelligence d'affaires

4 Module cartographie Description Bénéfices
Projet > Calendrier de déploiement Module cartographie Description Module qui représente sous forme de cartographie la structure du programme. Il contient le contenu des cours, les objectifs d’apprentissages et les méthodes d’évaluations. Bénéfices Réduction des efforts Diminution du temps de recherche d’information Diminution de la double saisie 2. Accès et qualité de l’information Vision d’ensemble sur la structure du programme Source d’information unique Vision d’ensemble sur la structure du programme Transmettre les informations vers l’AAMC

5 Module Horaire de stages
Projet > Calendrier de déploiement Module Horaire de stages Description Module qui permet aux programmes d’assigner manuellement les stagiaires à leurs stages (le milieu, les dates, stage, spécialité + type d'activité) et de rendre disponible les détails aux stagiaires et aux milieux concernés Bénéfices Réduction des efforts Élimination de la double saisie et donc du risques d’erreurs dans les milieux Diminution des délais de traitement des données 2. Accès et qualité de l’information Source d’information unique pour toutes les parties prenantes Données disponibles en temps réel Partage de l’information entre les parties 3. Expérience utilisateur Outil convivial et facile d’utilisation Version mobile disponible

6 Module Évaluation Description Bénéfices
Projet > Calendrier de déploiement Module Évaluation Description Module qui permet l’évaluation du stagiaire, du superviseur et du stage. Permet également l’accès aux rapports d’évaluation de l’enseignement et des enseignants. Bénéfices Réduction des efforts Standardisation et simplification du processus d’évaluation Accès et qualité de l’information Source d’information unique Permet un suivi serré du processus d’évaluation (stagiaire, enseignants, enseignement) 3. Expérience utilisateur Outil convivial et facile d’utilisation Accès en ligne aux rapports d’évaluation Version mobile disponible Sciences de la santé: Papier Pas en temps reel Difficile d’identifier les stagiaires en difficulté

7 A COMPLÉTER Module Notes Description Bénéfices Module qui permet
Projet > Calendrier de déploiement Module Notes Description Module qui permet Bénéfices A COMPLÉTER Sciences de la santé: Papier Pas en temps reel Difficile d’identifier les stagiaires en difficulté

8 Module Capacité Description Bénéfices
Projet > Calendrier de déploiement Module Capacité Description Module qui permet de gérer l’offre de stages des milieux en permettant aux milieux de saisir leur capacités d’accueil pour un stage donné par période de stage. Bénéfices Réduction des efforts Uniformisation des pratiques Diminution du temps de collecte et des manipulations de données 2. Accès et qualité de l’information Source d’information unique sur les offres de stages Données standardisées 3. Expérience utilisateur Processus allégé Gain d’efficience

9 Module Inscription (module fondation)
Projet > Calendrier de déploiement Module Inscription (module fondation) Description Module qui donne pour chaque stagiaire, le détail de l'inscription à un programme d’étude, par session, par année, par période donnée. Bénéfices Réduction des efforts Élimination de la double saisie et donc du risques d’erreurs Diminution des délais de traitement des données Import automatique de données à partir de SYNCHRO 2. Accès et qualité de l’information Chargement des données via des passerelles 3. Expérience utilisateur Diminution de la charge administrative

10 Module Stages à options
Projet > Calendrier de déploiement Module Stages à options Description Module permettant aux étudiants de faire des demandes de stages à option via un catalogue d’offre de stages. Bénéfices Réduction des efforts Diminution de la complexité pour maintenir les systèmes existants et donc diminution du temps investi pour assurer les mises à jour technologiques et du temps ressources requis 2. Accès et qualité de l’information Données sur les milieux et type de stages disponibles en temps réel (offre et demande) 3. Expérience utilisateur Outil convivial et facile d’utilisation Simplifie la sélection des stages à options

11 Module Horaire de stages Expérience longitudinale
Projet > Calendrier de déploiement Module Horaire de stages Expérience longitudinale Description Module qui permet de créer des grilles horaires sous forme de bloc et de les rendre disponible aux stagiaires et aux milieux. Bénéfices Réduction des efforts Maintien d’un seul système donc diminution du temps investi pour assurer les mises à jour technologiques 2. Accès et qualité de l’information Source d’information unique Données disponibles en temps réel Partage de l’information entre les parties 3. Expérience utilisateur Outil convivial et facile d’utilisation Version mobile disponible

12 Module Journal de bord Description Bénéfices
Projet > Calendrier de déploiement Module Journal de bord Description Module qui permet aux stagiaires de documenter l'atteinte des objectifs d'apprentissage. Bénéfices Réduction des efforts Simplification et diminution du temps consacré à la déclaration Diminution du temps collecte 2. Accès et qualité de l’information Facilite l’échange (la rétroaction) rapide entre le superviseur et l’étudiant Historique des échanges disponible Alerte courriel disponible 3. Expérience utilisateur Outil convivial et facile d’utilisation Version mobile disponible Facilite le suivi des dossiers (p.ex.: progression de l’étudiant dans son stage)

13 Module Professionnalisme
Projet > Calendrier de déploiement Module Professionnalisme Description Tableaux de bords avec différents indicateurs qui permet de mesurer le professionnalisme. Bénéfices Réduction des efforts Génération automatisée de rapports 2. Accès et qualité de l’information Source d’information unique et intégrée Données en temps réel Donne un portrait global et rapide par étudiant 3. Expérience utilisateur Facilite le suivi des indicateurs de professionnalisme et de la qualité des services

14 Module Immunisation Bénéfices Description
Projet > Calendrier de déploiement Module Immunisation Description Module qui permet de gérer et suivre le dossier santé et des immunisations des stagiaires. Bénéfices Réduction des efforts Élimination de la double saisie 2. Accès et qualité de l’information Source d’information unique Données disponibles en temps réel 3. Expérience utilisateur Permet d’assurer une meilleur contrôle (vigie) pour le droit d’exercice et d’accès aux milieux

15 Module Incidents Description Bénéfices
Projet > Calendrier de déploiement Module Incidents Description Processus qui permet de déclarer tout incident lors du cheminement de stages. Bénéfices Réduction des efforts Uniformisation des pratiques 2. Accès et qualité de l’information Source d’information unique Données disponibles en temps réel 3. Expérience utilisateur Facilite le suivi de la qualité des services

16 Module Alertes Description Bénéfices Réduction des efforts
Projet > Calendrier de déploiement Module Alertes Description Module qui permet de définir et gérer un ensemble d’alertes (ex: document manquant, immunisation, permis de travail expiré, etc.) Bénéfices Réduction des efforts Diminution du temps de collecte 2. Accès et qualité de l’information Source d’information unique Information en temps réel sur le dossier étudiant et son cheminement 3. Expérience utilisateur Optimisation du suivi des dossiers étudiants

17 Module Requis Description Bénéfices
Projet > Calendrier de déploiement Module Requis Description Permet de définir et assurer le suivi des documents administratifs (carte de stage, contrat d’embauche, permis de travail, etc.) associés aux dossiers stagiaires. Bénéfices Réduction des efforts Diminution du temps de collecte de données Diminue le temps requis pour les suivis et contrôle Alertes automatisées 2. Accès et qualité de l’information Source d’information unique pour consulter les requis à la réalisation d’un stage 3. Expérience utilisateur Assure une meilleure prise de décision

18 Module Assignation automatique
Description Module permettant de générer automatiquement l’assignation des stagiaires en tenant compte des critères d’offre de stages, de préférences des stagiaires et du curriculum des programmes. Bénéfices Réduction des efforts Automatisation de tâches manuelles. Permettra des modifications manuelles par la suite 2. Accès et qualité de l’information Optimisation de l’adéquation de l'offre et la demande Diminution des délais d’assignation 3. Expérience utilisateur Tâche grandement simplifiée et allégée Gain en efficience

19 Module Intelligence d’affaires
Description Module qui permet de définir des indicateurs, de les mesurer et de produire des rapports (statistiques) Bénéfices Réduction des efforts Collecte des indicateurs automatisée Génération de rapports automatisés 2. Accès et qualité de l’information Suivi des indicateurs en temps réel 3. Expérience utilisateur Facilite la prise de décision Offre une variété de rapport disponible

20 Résidence Ergothérapie Physiothérapie Audiologie Orthophonie Nutrition
Projet > Calendrier de déploiement > Déploiement de l’évaluation des stages Juillet 2016 Septembre 2016 Externat Nutrition Janvier 2017 Résidence Ergothérapie Physiothérapie Audiologie Orthophonie Août 2016

21 Comité directeur de projet Comité de coordination du projet
Projet > Structure de gouvernance Comité directeur de projet Comité de coordination du projet Dr Pierre Bourgouin, FacMed (président) M. Yves Bouchard, DGTIC M. Pascal Théorêt, Bureau de la vérification interne (invité) Mme Martine Jalbert, Faculté de médecine (directrice du projet) M. Graciel Lemay, DGTIC Madame Sylvie Monier, Faculté de médecine Madame Sybilla Pijet, DGTIC Mme Martine Jalbert, Directrice du projet, Adjointe au Vice-Doyen exécutif, Faculté de médecine. M. Ahmad Qazi, chef de projet - volet fonctionnel, Faculté de médecine Mme Annick Bélisle, chef de projet – volet Gestion de changement, DRH M. Paul Côté, chef de projet – volet technologique, DGTIC M. Grégoire Aribaut, chef de projet – volet formation, DRH Mme Karine Saladin, responsable service technique et client, Faculté de médecine M. Daniel Giguère, concepteur - volet fonctionnel, Faculté de médecine M. Kévin Batdorj, analyste - volet fonctionnel, Faculté de médecine Mme Josée-Anne Laplante, soutien administratif, Faculté de médecine

22 Externat GESTAGE Étudiants Programmes UdeM
Médecine > Externat Externat Vont disparaître en cours de projet Portail en évaluation Stages à option @ED2 Calendrier Google (Longitudinal) Synchro Passerelles GESTAGE Étudiants Programmes UdeM Milieux

23 Médecine > Externat > Déploiement
Juillet 2016 Octobre Janvier 2017 Avril Août 2018 Stage à options Immunisation Alertes Incidents Requis Professionnalisme Journal de bord é Ø ED2 Ø stages à options Horaire Longitudinal Ø calendrier Google Données étudiants superviseurs milieux C Grille de Stages à options et obligatoires Évaluation Gestage, Demande de stages à options et le Calendrier Google pour horaires longitudinales (Mauricie) sont maintenus Ø Portail en évaluation Légende : mode écriture mode consultation

24 Secrétaire hospitalière
Médecine > Externat > Principaux changements Bureau d’évaluation 1- Création/modification des formulaires d’évaluation et mise en ligne 2- Association de l’étudiant avec le superviseur final et autres superviseurs Secrétaire hospitalière 6- Saisie l’évaluation finale dans MedSIS 3- Imprimer le(s) formulaire(s) d’évaluation à partir de MedSIS 4- Compléter l’évaluation Superviseurs (Précepteurs) pléter l’évaluation Compléter l’évaluation Superviseur final 5- Compléter l’évaluation finale 7- Compléter l’évaluation de l’enseignement et de l’enseignant Étudiant 8- Consulter son évaluation, l’approuve ou conteste Comité d’évaluation 9- Révise et émet une décision

25 Responsable support technique et service client
Médecine > Externat > Soutien offert Niveau 1 Superutilisateur dans le milieu ↓ Personne ressource pour ses collègues de l’Externat. Profil : Leader de changement Aime les technologies Habiletés relationnelles et de communication À identifier Niveau 2 Responsable support technique et service client Karine Saladin Membre de l’équipe de projet et employée permanente de la Faculté de médecine, qui a la responsabilité de soutenir les superutilisateurs et les utilisateurs finaux Niveau 3

26 Remède Étudiants Programmes UdeM Congé
Médecine > Résidence Remède Synchro Passerelles permanentes Étudiants Programmes UdeM Milieux Recommandations Capacité Vont disparaître en cours de projet temporaires Congé Portail en évaluation

27 Médecine > Résidence > Déploiement
Données résidents superviseurs milieux C Grille de stages Grille de stages Évaluation Inscription à un programme Ø Sommaire de remède é Ø Activités remède Capacité Ø Capacité système maison Immunisation Alertes Incidents Requis Professionnalisme Recommandations Ø Recommandations Assignation automatique Légende : mode écriture mode consultation Juillet 2016 Octobre Janvier 2017 mars Juillet 2017 2018 Passerelle vers congé

28 Secrétaire hospitalière
Médecine > Résidence > Principaux changements Bureau d’évaluation 1- Création/modification des formulaires d’évaluation et mise en ligne 2- Association de l’étudiant avec le superviseur final et autres superviseurs Secrétaire hospitalière 6- Saisie l’évaluation finale dans MedSIS 3- Imprimer le(s) formulaire(s) d’évaluation à partir de MedSIS 4- Compléter l’évaluation Superviseurs (Précepteurs) pléter l’évaluation Compléter l’évaluation Superviseur final 5- Compléter l’évaluation finale 7- Compléter l’évaluation de l’enseignement et de l’enseignant Résidents 8- Consulter son évaluation, l’approuve ou conteste Comité d’évaluation 9- Révise et émet une décision

29 Responsable support technique et service client
Médecine > Résidence > Soutien offert Niveau 1 Superutilisateur dans le milieu ↓ Personne ressource pour ses collègues des programmes de Résidence. Profil : Leader de changement Aime les technologies Habiletés relationnelles et de communication À identifier Niveau 2 Responsable support technique et service client Karine Saladin Membre de l’équipe de projet et employée permanente de la Faculté de médecine, qui a la responsabilité de soutenir les superutilisateurs et les utilisateurs finaux Niveau 3

30 MS Access Étudiants Programme UdeM
Sc. De la Santé > Audiologie Sc. De la Santé > Orthophonie Synchro Passerelles MS Access MS Excel Étudiants Programme UdeM Milieux

31 Données étudiants superviseurs milieux
Sc. De la Santé > Audiologie > Déploiement Sc. De la Santé > Orthophonie > Déploiement Septembre 2016 Octobre Janvier 2017 Avril Septembre 2017 2018 Données étudiants superviseurs milieux Grille de stages Évaluation C Capacité é Immunisation Alertes Incidents Requis Professionnalisme Légende: mode écriture mode consultation MS Access À développer

32 Va disparaître en cours de projet
Sc. De la Santé > Ergothérapie SGSSS Synchro Passerelles Étudiants Programmes UdeM Milieux Ergothérapie Va disparaître en cours de projet Portail en évaluation

33 Données étudiants superviseurs milieux
Sc. De la Santé > Ergothérapie > Déploiement Septembre 2016 Octobre 2016 Janvier 2017 Avril 2017 Septembre 2017 Janvier 2018 Données étudiants superviseurs milieux C Évaluation é Horaires de stages C Horaires de stages é SGSSS est maintenu Capacité Si pertinent é é Immunisation À développer é Alertes é Incidents é Requis é Professionnalisme Légende : mode écriture mode consultation é é é C

34 Sc. De la Santé > Nutrition
À venir

35 Sc. De la Santé > Nutrition > Déploiement
À venir

36 Physiothérapie Excel Étudiants Programmes UdeM
Sc. De la Santé > Physiothérapie Physiothérapie Passerelles Synchro Excel Étudiants Programmes UdeM Milieux

37 Données étudiants superviseurs milieux
Sc. De la Santé > Physiothérapie > Déploiement Septembre 2016 Octobre 2016 Janvier 2017 Avril 2017 Juillet 2017 Janvier 2018 Données étudiants superviseurs milieux C Évaluation é Horaires de stages é Horaire de stages C Excel maintenu é Capacité é Immunisation À développer é Alertes é Incidents é Requis é Professionnalisme é Légende : mode écriture mode consultation é é C

38 Dir. Enseignement > Déploiement
Capacité (Résidence) Capacité (SS) Assignation Automatique (Résidence) 2016 2017 2018 Juillet Août Septembre Octobre Janvier Avril Mai Juillet Janvier Résidence SS * Externat Stages à options (Externat) Recommandations (Résidence) BD milieux superviseurs étudiants Immunisation (Tous) Alertes (Tous) Grilles de stages Grilles de stages (Résidence) Requis (Tous) Évaluation Légende Programme de Nutrition en janvier 2017 Accès en Viendra remplacer le portail en évaluation lecture écriture

39 Courriel de rappel AUTOMATIQUE
Dir. Enseignement > Principaux changements (Traditionnel papier) C 5- Compléter l’évaluation finale papier 2- Association de l’étudiant avec le superviseur final et autres superviseurs (si multiples) 1- Création/modification des formulaires d’évaluation et mise en ligne 3- Imprime le(s) formulaire(s) d’évaluation à partir de MedSIS et le remet aux superviseurs Compléter l’évaluation pléter l’évaluation 6- Saisie l’évaluation finale dans MedSIS Secrétaire hospitalière Superviseurs (Précepteurs) Superviseur final Bureau d’évaluation Résidents / Externes 7- Complète l’évaluation de l’enseignement et de l’enseignant 8- Consulte son évaluation, l’approuve ou conteste 4- Compléter l’évaluation papier N Courriel qui invite l’étudiant à commenter son évaluation (« en accord ou en désaccord » Courriel de rappel AUTOMATIQUE à compléter l’évaluation Accèderont à la liste des évaluations à compléter via un courriel

40 Courriel de rappel AUTOMATIQUE
Dir. Enseignement > Principaux changements (En ligne) 5- Consulte les évaluations des autres superviseurs et complète l’évaluation finale 2- Association/ validation / modification de l’étudiant avec le superviseur final et autres superviseurs (si multiples) 1- Création/modification des formulaires d’évaluation et mise en ligne pléter l’évaluation 6- Saisie l’évaluation finale dans MedSIS Secrétaire hospitalière Superviseurs (Précepteurs) Superviseur final Bureau d’évaluation Résidents / Externes 6- Compléte l’évaluation de l’enseignement et de l’enseignant 7- Consulte son évaluation et commente « en accord ou en désaccord » 4- Compléter l’évaluation MedSIS N Courriel de rappel AUTOMATIQUE à compléter l’évaluation ( Accèderont à la liste des évaluations à compléter via un courriel x Courriel qui l’invite à commenter son évaluation (« en accord ou en désaccord »

41 Responsable support technique et service client
Dir. Enseignement > Soutien offert Niveau 1 Superutilisateur dans le milieu ↓ Personne ressource pour ses collègues de la direction de l’enseignement et de l’UMF, pour les étudiants / résidents et les superviseurs du milieu. Profil : Agent de changement Aime les technologies Habiletés relationnelles et de communication Niveau 2 Responsable support technique et service client ↓ Karine Saladin Membre de l’équipe de projet et employée permanente de la Faculté de médecine, qui a la responsabilité de soutenir les superutilisateurs et les utilisateurs finaux Niveau 3 À identifier

42 Publics cibles Dates Moyens Superutilisateurs
Dir. Enseignement > Formation spécifique Publics cibles Dates Moyens Superutilisateurs Semaine du 30 mai Formation en salle 1 journée à l’UdeM Personnel de soutien à l’enseignement (incluant les secrétaires des UMF et les secrétaires de programmes) Semaines du 6 au 17 juin (10 plages seront offertes) 1 /2 journée À l’UdeM Superviseurs Juillet Capsules d’autoformation ( environ 10 minutes) Étudiants