WFD reporting Feedback from France WG DIS October

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1 WFD reporting Feedback from France WG DIS 18-19 October
toitototototoot toitototototoot WFD reporting Feedback from France WG DIS October MEEM-Directorate for water, marine and biodiversity (DEB) – International and European coordination- Cécile Gözler ONEMA – National agency for water & aquatic environments – Adeline Blard-Zakar 1 Ministère de l’environnement, de l’énergie et de la mer 1

2 Summary 1. Few reference points for France 2. Tools for reporting
toitototototoot toitototototoot Summary 1. Few reference points for France 2. Tools for reporting 3. Feed back : observations 4. Feed back : way forward 5. Conclusions 2

3 1. Few reference points for France (1)
toitototototoot 1. Few reference points for France (1) 14 RBDs Including 5 oversea RBDs and 3 IRBD Geographical and administrative diversity RBDs with southern features, others with northern features and several specificities among oversea RBDs Time devoted to report In 2010 : 10 people (full-time equivalent) for a year In 2016 : approximately 16 people (full-time equivalent) for a year Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 3

4 1. Few reference points for France (2)
toitototototoot 1. Few reference points for France (2) General organisation Reporting under the responsability of the Ministry National coordination by DEB Technical assistance by Onema Thorough work with national thematic leaders (GW, SW, chemical, …) who lead national WGs gathering thematic experts from RBDs WG reporting : mainly each RBD coordinators (pair DREAL-Water agency), technical operators, Ministry of health (BWD, DWD) In each RBD, the coordinator works with all thematic experts involved in national WG Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 4

5 2.Tools for reporting Reporting guidance
toitototototoot 2.Tools for reporting Reporting guidance Unique guidance including instructions from national thematic experts and reporting WG in the European guidance Traceability of all decisions in guidance Efforts of harmonisation between RBDs Collaborative tool : a Redmine platform Storage of all ressources including guidance Easy sharing of documents and of issues (questions/answers) Reporting Test tool Includes all European checks (XML valisation, QA process, Cross-checks and statistics) translated in French Includes Annex 0 French additional checks Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 5

6 2.Tools for reporting Tools for GIS files
toitototototoot toitototototoot 2.Tools for reporting Tools for GIS files An operational guidance for the filling of attibutes Checks were not included in our Test tool due to lack of time Java tool merging shapes and correcting basic errors Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 6 6

7 3. Feedback-Policy framework : Findings
toitototototoot 3. Feedback-Policy framework : Findings Links between implementation and reporting Reporting is seen as disconnected from the management plan issues and from the implementation Reporting has no strategic vision, it’s too technical and in a certain extent, becomes out of step with the reality of implementation Change of rules since 2010 reporting, evaluation under article 5 in and 2016 reporting requirements has resulted in inconsistencies Reporting asks for all the detailed elements justifying RBMP while the management plan is a synthesis document Difficulties to link information between the different reporting exercises DPSIR : gap between the « intellectual elegance » of the model and its implementation on the ground (due to biological elements which don’t function mechanically) Lessons learned from 2010 in terms of simplification have not been followed by EC Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 7

8 4. Policy framework : Way forward (1)
toitototototoot 4. Policy framework : Way forward (1) Links between implementation and reporting Reporting requirements must be the same as for art.5 & RBMP Pay attention to timing : needs to know now (2016) the reporting requirements (2022) to carry out the evaluation under article 5 (2019) Think reporting in a strategic way as close to WFD objectives as possible, coherent with elements legally binding Stabilize requirements through the management cycles, identifying what is permanent (core common data) and what is uncertain or specific even if the reporting guidance is supposed to be suitable for the 2nd and the 3rd reporting exercises Report only updates and not what has not changed from the previous reporting Take into account lessons learnt from both reporting exercises in and 2016 Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 8

9 4. Policy framework : Way forward (2)
toitototototoot 4. Policy framework : Way forward (2) Links between implementation and reporting IN FR : Capitalize each reporting instruction and decision made in the perspective of 3rd RBMP and reporting Use 2016 reporting requirements for building the 3rd RBMP Update the quality approach Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 9

10 3. Feedback – Technical : Findings (1)
toitototototoot toitototototoot 3. Feedback – Technical : Findings (1) Simultaneaous stabilization of european guidances and technical tools before starting the reporting For XMLs Reporting guidance improved since 2010, well documented Improvement of access DB but filling still complex and lack of guidance Playground/sandbox : not used for XML For GMLs GIS Guidance arrived late and less operational A single national geographical layer is problem with overseas Playground/sandbox: not easy to use for RBDs and still not fully operational for heavy files Redundances between gml and xml in monitoring Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 10 10

11 3. Feed back – Technical : Findings (2)
toitototototoot toitototototoot 3. Feed back – Technical : Findings (2) Main conclusions Unique ressource page and improvement for guidances Helpdesk reactive and helpful Tools and guidance arrived too late: still under development 6 months after the deadline Updates: difficult to manage as not documented and time consuming: about 30% of time for refilling Lack of communication: Sandbox, updates Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 11 11

12 3. Feed back – Technical : Findings (3)
toitototototoot toitototototoot 3. Feed back – Technical : Findings (3) Simultaneaous stabilization of european guidances and technical tools before reporting In FR : French tools appreciated In few RBDs reporting allowed to clean databases Statistics not used by each RBD ; used at national level to communicate to national experts in order to control Problems encountered in overseas with technical tools from the Ministry Difficulties to merge Shapes together at national level Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 12 12

13 3. Feed back – Technical : Findings (3)
toitototototoot 3. Feed back – Technical : Findings (3) Simultaneous stabilization of european guidances and technical tools before reporting IN FR : French tools appreciated In few RBDs reporting allowed to clean databases Difficulties indexing information in documents related to information in database, that took time Statistics not used by each RBD ; used at national level to communicate to national experts in order to control Problems encountered in overseas with technical tools from the Ministry Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 13

14 4. Feed back-Technical : Way forward
toitototototoot 4. Feed back-Technical : Way forward Simultaneous stabilization of european guidances and technical tools before reporting European guidances and technical tools stabilized and ready before reporting minimum 6 months in advance Not start reporting before a « turnkey delivery » Keep the same data model as 2016 Allow 2 geographical layers including one for overseas Improve products from reporting In FR, need to improve and complete technical plateform including national statistics and to further automate reporting processes giving greater autonomy to data providers Build a tool to ensure coherence between reporting cycles. Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 14

15 3. Feedback-Organisation : Findings (1)
toitototototoot 3. Feedback-Organisation : Findings (1) Functionning and project management Perception of effective functioning between EC and helpdesk Helpdesk not always knowing solutions, waiting times a bit long Feeling of few exchanges with other WGs in CIS Due to the lack of knowledge on European requirements since evaluation of article 5, national experts had to adjust instructions several times Shortcomings in European project management had consequences on project management in MS Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 15

16 3. Feedback-Organisation : Findings (2)
toitototototoot 3. Feedback-Organisation : Findings (2) Functionning and project management IN FR : Good working between all people involved in the reporting but lacks of exchanges within the national thematic WGs Strong mobilization in WG reporting, very constructive Due to the geographic distance, particular bilateral way to involve oversea territories, that takes time Lack of anticipation to manage and structure data since evaluation of article 5 in RBD and for some national instructions In small RBDs, no staff dedicated to reporting or subcontracting Lot of ressources allocated Harmonisation of reporting instructions took time and variously received in RBDs Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 16

17 4. Feedback-Organisation : Way forward
toitototototoot 4. Feedback-Organisation : Way forward Functionning and project management Know very early before the evaluation of article 5 the European reporting requirements for 2022 List what works can be anticipated for 2018 (PoM) and 2022 (article 5) for the end of 2016 IN FR : set in advance the works for evaluation under article 5 and 3rd RBMP in relation to the current reporting requirements Plan to fill progressively a DB depending on completion of works for evaluation of article 5 and 3rd RBMP Cancel case by case reporting management at national level Efforts to continue reporting harmonisation as much as possible Consolidate links between national reporting coordinator and national experts Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 17

18 3. Feedback-Culture : Findings
toitototototoot 3. Feedback-Culture : Findings Training Reporting obligations seen as a compulsory exercise away from implementation Low reporting culture in some RBDs Rationale behind reporting guidance and DB not straightforward, difficult to assimilate, even more for colleagues more recently recruited But they have learnt more and deeply about the WFD Guidance in English hinders good understanding of demands 2 oversea RBDs received support and training from another RBD In some RBDs, low skills in data management and geomatics generating work overload at national level Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 18

19 4. Feedback-Culture : Way forward
toitototototoot 4. Feedback-Culture : Way forward Training Develop training action and tool box Strengthen skills in data management Communicate further at the beginning and the end of reporting period, promoting advantages among RBDs and DEB Provide results of capitalization to all those involved Further integrate oversea RBDs in the WFD general works on implementation Groupe des pilotes des groupes de travail animé par le bureau en charge de lla mise en œuvre nationale: Il s’agit de se coordonner et vérifier que les différents travaux conduits par les groupes de travail DCE seront prêts dans les temps par rapport à la prograrmmation afin de respecter les échéances de la directive cadre sur l’eau. Et de s’assurer que les travaux pourront être validés par le groupe planification et le CNP en temps. 19

20 5. Conclusions – Key messages
toitototototoot toitototototoot 5. Conclusions – Key messages Build a strong chain of consistency between reporting, evaluation of article 5 and RBMP-PoM Will the 2016 requirements for evaluation of article 5 be kept for the update in 2019 ? Identify stable data and those subject to changes Provide reporting tools duly validated, ready for use Not to start reporting without guarantee on tools Focus on a strategic reporting Close to the WFD objectives Determine priorities 20

21 Merci pour votre attention Thank you for listening
toitototototoot toitototototoot Merci pour votre attention Thank you for listening 21 Ministère de l’écologie, du développement durable et de l’énergie 21