Introduction Janvier 2018 French version to be published during 2017.

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1 Introduction Janvier 2018 French version to be published during 2017

2 Structure de la présentation - Le module EVAL: contexte et objectifs - Les fonctionnalités du module EVAL: description du procèss, demo - Utilisateurs du module EVAL, accès et permissions - Ressources - Discussion

3 L'outil E-Evaluation & bibliothèque (EVAL)
A été lancé en mai 2016 Est disponible pour le personnel de DG DEVCO, DG NEAR et FPI, au siège et en délégations à l'aide de votre EU login Commission . Est disponible via Firefox et Chrome en Anglais et Français Depuis septembre 2016, il doit être utilisé pour toutes les évaluations projet/ programme gérées par la Commission (DG DEVCO, NEAR, FPI) Actuellement : environ 200 évaluations sont suivies dans EVAL + Explain orally: the EVAL repository has been fed with 350 past evaluations conducted by DG DEVCO EUDs/Unit in the past 2 years

4 EVAL est un outil de management, de mémoire, et d'aide à la décision , pour les DUEs et le siège…
En tant que outil de gestion Les gestionnaires sont guidés à travers EVAL. Vous apprenez la méthodologie d'évaluation pas à pas, avec des guides, des astuces, des modèles de documents et des hyperliens vers des vidéos et des références méthodologiques Le module envoie des notifications automatiques et assure ainsi un meilleur respect des échéances fixées Les échanges entre le gestionnaire, les contractants et les membres du groupe de référence sont facilités En tant que outil de décision Vous pouvez consulter les évaluations passées , celles en cours pour votre DUE de votre unité Vous appuyez sur les résultats d'évaluations pour la prochaine phase de programmation …dans l'objectif d'améliorer la qualité des évaluations, l'efficience et l'efficacité Note for the trainer The

5 Utilisateurs Internes
Gestionnaires d' évaluation – gestionnaires opérationnels au siège et en DUE chargés d'une ou plusieurs évaluations Correspondants des évaluations - en DUE et u siège (au niveau des directions) Suivi du staff CE / contribution à l' évaluation: CdU, CdS, experts thématiques au siège, agents de coopération et d'aide internationales au siège (Géo-coordinateurs) Tous le personnel CE en consultation Externes Les contractants et experts des évaluations Membres du "Groupe de Référence" (internes et externes) Le gestionnaire choisi les membre des services concernés par l'évaluation et autres parties prenantes (experts, pays partenaires, organisations de la société civile) Direction-level correspondents (DEVCO B, DEVCO C etc) are only used in DEVCO. DG NEAR has a correspondent for each operational unit.

6 Fonctionalités principales
Gestion du procès Importation et visualisation du portefeuille CRIS Flux de travail pour les évaluations projet et programme Suivi méthodologique pour les gestionnaires Base des données Librairie des évaluations Recherche Exemples des recherches: Recherche des évaluations par secteur CAD/mot clé Recherche des évaluations par zone géographique Recherche des évaluations par contractant Recherche par type d' évaluation et qualité du rapport Recherche dans le texte du rapport d'évaluation

7 Support aux utilisateurs : autres questions / 1
Quel navigateur faut-il utiliser pour accéder à EVAL? EVAL est optimisé pour Mozilla Firefox (en alternative, Google Chrome est compatible) Comment peuvent les gestionnaires d'Evaluation accéder au module? Ils doivent utiliser leur EU Login Commission (pas celui de l'EEAS) Quelles évaluations doivent être encodées? Toutes évaluation, en cours et nouvelles, doivent être encodées depuis Septembre 2016 – Note du DG Manservisi Ares(2016) Qui peut encoder une évaluation? Les gestionnaires et les correspondants peuvent encoder toutes évaluations P/P gérées par la Commission, qu'elles soient nouvelles ou déjà en cours Quelles données sont nécessaires pour encoder une évaluation en cours? Ça dépends de la phase où se trouve l'évaluation. Les informations minimes requises incluent: la/les référence(s) CRIS du P/P à évaluer, TDR (si déjà finalisés),référence du contrat d'évaluation + ID du compte EU Login du contractant (si déjà contractualisé), et tous les rapports d'évaluation déjà livrés Il y a une guide pour l'encodage des évaluations en cours ORALLY: Explain functionality "Past Evaluations"; 350 evaluations encoded for DG DEVCO by Technical Assistance, in DG NEAR work in progress by delegations. Evaluations can only be encoded with the "Past Evaluation" functionality if the "End Of Activities" date is between 01/01/2015 and 30/06/2017.

8 Support aux utilisateurs : autres questions / 2
Quel type d'accès est octroyé aux utilisateurs externes? Les acteurs externes peuvent avoir accès seulement aux évaluations en cours où ils sont mentionnées en tant que parties prenantes Est-ce que les notifications peuvent être désactivées où transmises à une autre adresse? Oui, en utilisant l'onglet "MY NOTIFICATIONS" Qui est le Correspondant des Evaluations de ma direction/DUE? Les listes sont publiées sur les intranets de DEVCO et NEAR

9 Support aux utilisateurs : accès et permissions / 1
Des catégories différentes des parties prenantes ont accès via EU Login et Xsec à EVAL, par des procédures différentes. Gestionnaires d'évaluation: les demandes de permissions doivent être envoyés au DAS/NAS NB: Sans permission dans Xsec le gestionnaire ne sera pas affiché dans la liste! CdU/ CdC: pré-remplis automatiquement sur base de l'unité/DUE du gestionnaire. Si pas de permissions dans XSec, une notification est automatiquement envoyé au DAS pour l'octroyer. CdS: pré-remplis automatiquement sur base de l'unité/DUE du gestionnaire. Si pas de permissions dans XSec, une notification est automatiquement envoyé au DAS pour l'octroyer. Doit toujours être vérifié par le gestionnaire

10 Support aux utilisateurs : accès et permissions / 2
Membre du Groupe de Référence: ajoutés par le gestionnaire en utilisant soit le compte EU Login ou les informations personnelles (nom, prénom, ). Pas des permissions nécessaires. Correspondants des Evaluations: automatiquement remplis sur base de la DUE du gestionnaire. Pour le siège ils doivent être sélectionnés de la liste. La liste des correspondants des évaluations est gérée par les Unités d'Evaluation au sein de DEVCO et NEAR. Approbation du Business Manager requise pour les permissions. Correspondants Thématiques/ Agents de coopération et d'aide internationales: peuvent être ajouté d'une liste qui inclut tout le personnel DEVCO/NEAR/FPI. Les permissions sont donnée automatiquement par X-Sec. Note for support agents only: under version 1.1, the consult role does not work: the thematic correspondent role is used instead. The consult role will be functional as of version 1.2..

11 Support aux utilisateurs : accès et permissions / 3
Au moins 3 comptes EU Login doivent être fournis par le contractant: Un compte EU Login associé à une adresse mail générique de la société du contractant Un compte EU Login associé à une adresse mail du chef d'équipe Les experts peuvent être encodés avec un compte EU Login ou avec leur adresse mail (dans le dernier cas ils n'auront pas accès au module) Le Gestionnaire ou correspondants ajoute les détails du compte EU Login du contractant, de(s) expert(s) et du chef c'équipe quand l'évaluation est dans la phase "Contrat". Pas de permissions nécessaires.

12 Ressources et Support Base de connaissance EVAL
Manuel illustré par rôle Classes virtuelles et formations présentielles (dans EU Learn) Vidéos E-learning (disponibles dans la base de connaissance ) Approche méthodologique à l'évaluation P/P sur Capacity4Dev Pour demander une assistance informatique: DEVCO APPLICATION SUPPORT NEAR APPLICATION SUPPORT …ou le/la Business Manager (pour suggestions, commentaires) Pour demander une aide méthodologique: DEVCO: NEAR: NEAR EVAL MONITORING 

13 Merci!