Date Utilisation des subventions Introduction aux lignes directrices et aux règlements dordre financier.

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1 Date Utilisation des subventions Introduction aux lignes directrices et aux règlements dordre financier

2 Ordre du jour Aperçu –Responsabilité et obligation de rendre des comptes –Rôles et responsabilités Utilisation des subventions –Principes généraux –Catégories et exemples –Documents ou preuves à lappui Non respect (non-conformité)

3 Investissements annuels en recherche (en million $) 2,56 milliards $

4 Responsabilité financière Chercheurs Établissements Agences Parlement Contribuables

5 Rôles et responsabilités des chercheurs Adopter une saine gestion économique Connaître les règles Informer les organismes de tout changement à votre statut dadmissibilité Soumettre des rapports Reconnaître lappui des organismes

6 Rôles et responsabilités des établissements Appuyer les titulaires de subventions (infrastructure et appui administratif) Mettre en place les politiques, les systèmes et les contrôles Connaître les règles Obtenir des réponses des organismes subventionnaires Aviser les organismes subventionnaires de tout changement au statut dadmissibilité Soumettre des rapports financiers Conserver les documents ou preuves à lappui pendant une période de 7 ans.

7 Rôles et responsabilités des organismes subventionnaires Libérer les fonds en temps opportun Fournir les documents aux fins de paiement Donner un accès facile à des renseignements clairs et concis Répondre rapidement aux demandes de renseignements Consulter les établissements concernant les changements importants Effectuer le suivi financier des subventions et des bourses Respecter les directives du gouvernement fédéral

8 Utilisation des subventions CRSNG et le CRSH: http://www.nserc-crsng.gc.ca/Professors- Professeurs/TFAGindex-GAFTindex_fra.asp IRSC: http://www.cihr-irsc.gc.ca/e/805-html

9 Principes généraux – Coûts directs Les subventions doivent aider à couvrir les coûts directs des programmes ou des projets de recherche pour lesquels les fonds ont été attribués. Rémunération Déplacements et séjour Congés sabbatiques ou autres périodes de congé Matériel et fournitures de recherche Ordinateurs et communications électroniques Diffusion des résultats de recherche Services et dépenses diverses Exemples de coûts directs

10 Principes généraux – Coûts indirects Les établissements doivent assumer les coûts indirects. Installations Services de base Rénovations, construction Matériel de bureau Frais dadministration (ou de gestion) Prime dassurance pour lappareillage et véhicule de recherche. Appareils de communication de base (téléphones, télécopieurs) Exemples de coûts indirects

11 Autres principes généraux Dépenses directement liées à la recherche Lire lignes directrices spécifiques à chaque programme Aucun gain personnel Utilisation efficace et économique des fonds Aucune politique de lorganisme subventionnaire Voir politique de létablissement

12 Catégories de dépenses

13 Rémunération Salaire et traitements Honoraires des experts-conseils Sommes versées aux sujets de recherche Honoraires versés aux conférenciers invités (CRSNG et IRSC seulement) Allocation de dégagement pour la recherche (ADR) (CRSH seulement) Salaires ou honoraires des experts conseils versés aux titulaires de subvention ou aux candidats admissibles au financement offert par les organismes subventionnaires Frais dadministration ou de gestion Indemnités de départ ou forfaitaires AdmissiblesNon admissibles

14 Rémunération le nom de la personne; la catégorie; le niveau de salaire; la durée de lappui accordé; les détails relatifs aux avantages sociaux. Les preuves à lappui doivent comprendre:

15 Déplacements et séjour Votre subvention peut servir à payer des frais de déplacement raisonnables et remboursables destinés à des activités comme: les travaux sur le terrain; les conférences liées à la recherche; les voyages effectués aux fins de collaboration. Maximum de 125 jours nest plus une condition à respecter (CRSNG et CRSH)

16 Déplacements et séjour Frais de voyage aérien en classe économique Frais de séjour Frais de transport au sol Primes dassurance-annulation de voyage Frais de garde denfants Dépenses liées à la sécurité Coûts de réinstallation (CRSNG et IRSC seulement) Frais de visa dentrée Primes dassurance-santé voyage (CRSNG et IRSC seulement) Frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail Frais liés aux passeports et à limmigration Coûts liés à la soutenance dune thèse AdmissiblesNon admissibles

17 Déplacements et séjour Lobjectif du voyage les dates et les destinations le prospectus ou le programme officiel de la conférence les détails sur les demandes de remboursement des dépenses quotidiennes les détails sur lutilisation dun véhicule les reçus originaux (bordereaux de cartes de crédit ne sont pas des reçus valides Les preuves à lappui doivent comprendre: les billet davion et les cartes dembarquement originaux la contre signature du directeur du département ou du doyen une demande de remboursement distincte pour chaque voyage affiliation du voyageur avec le titulaire

18 Congés sabbatiques ou autres périodes de congé Frais directement liés à la recherche Frais de déplacement pour assister à une conférence de recherche Frais liés au transport déquipement Un frais de déplacement aller- retour (CRSNG et IRSC) lieu du congé sabbatique établissement Frais de déplacement du personnel de recherche Frais de déplacement aux fins de supervision Frais de subsistance AdmissiblesNon admissibles

19 Matériel et fournitures Frais liés au matériel de recherche et aux fournitures Frais de courtage et de douane Garantie prolongée Frais liés à la formation du personnel Frais dentretien et de fonctionnement Primes dassurance (appareillage et véhicules) Frais de construction, de rénovation et de location AdmissiblesNon admissibles

20 Matériel et fournitures factures des fournisseurs comportant des renseignements sur les achats et le prix dachat Les preuves à lappui doivent comprendre:

21 Ordinateurs et communications électroniques Frais liés aux ordinateurs (matériel informatique et logiciels nécessaires à la recherche) Frais mensuels dutilisation du réseau Internet (à létablissement ou au domicile) Frais liés aux téléphones cellulaires et aux assistants numériques personnels (pour la collecte de données seulement) Frais mensuel de location ou de raccordement de téléphones Frais de raccordement ou dinstallation de lignes Frais liés au service de messagerie vocale Frais liés à des acquisition à la bibliothèque Frais liés aux téléphones cellulaires et aux assistants numériques (achat ou location) AdmissiblesNon admissibles

22 Diffusion des résultats de la recherche Frais de développement et de maintenance dun site web pour publier linformation Frais de diffusion des résultats de la recherche Reproduction, frais denvois, etc… Frais de traduction Frais liés à la tenue de conférences ou dateliers Admissibles

23 Services et dépenses diverses Frais liés au recrutement Frais liés à lélimination sûre des déchets Frais liés à lachat de livres ou de périodiques (sils ne sont pas fournis par létablissement) Coûts de formation spécialisée (perfectionnement) Frais de représentation à des fins de réseautage ( Courtoisie officielle entre les titulaires et leurs invités afin de faciliter latteinte des objectifs de recherche ou dy contribuer) Frais dadhésion à des associations professionnelles ou scientifiques (si cela est nécessaire au programme ou projet de recherche) Admissibles

24 Services et dépenses diverses Frais relatifs à la préparation du matériel denseignement Dépenses engagées en vue dassurer la conformité aux exigences en matière de réglementation (examens éthiques et évaluations environnementales) Frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement Frais de stationnement mensuels pour les véhicules Dépenses liées aux vêtements de tous les jours Primes dassurance pour les immeubles et lappareillage Certaines Frais liés aux activités de réseautage R elations régulières avec des collègues de létablissement et aux rencontres avec le personnel, prime et reconnaissance aux employés, cadeaux, boissons alcoolisées) Non admissibles

25 Services et dépenses diverses date de lévénement nombre de participants objectif de lévénement reçus originaux et détaillés Les preuves à lappui doivent comprendre: Pour toutes les dépenses:Pour les dépenses de réseautage: reçus originaux détaillés justification adéquate de la dépense (ex: les avantages économiques dune adhésion à une association professionnelle)

26 Allocations de frais ou frais partagés Les preuves à lappui doivent comprendre: documents indiquant le montant exact des dépenses imputées méthode de calcul ou dattribution autorisation du titulaire ou du délégué assigné à la subvention

27 Responsabilité financière Entorse à la réglementation Remboursement Mauvaise gestion systématique Fermer ou geler les comptes Comité dintégrité scientifique et professionnelle Utilisation frauduleuse Autorités judiciaires

28 Les établissements doivent avoir et maintenir des processus pour sassurer que: Les preuves à lappui sont complets et adéquats toutes les dépenses ont lapprobation du chercheur ou de son/sa représentant(e), incluant les frais internes de ladmissibilité des dépenses et la conformité avec les exigences des organismes subventionnaires et de létablissement

29 Communiquer avec le CRSH et le CRSNG Administration des octrois Rita Carrière, Gestionnaire Courriel: rita.carriere@nserc-crsng.gc.ca Colombie-Britannique et Ontario Kim Laflamme, Agente Courriel: kim.laflamme@nserc-crsng.gc.ca Autres provinces Carole Thérien, Agente Courriel: carole.therien@nserc-crsng.gc.ca Surveillance financière Élise Milot, Chef déquipe Courriel: elise.milot@nserc-crsng.gc.ca Marie-France Bergevin, Agente principale Courriel: marie-france.bergevin@nserccrsng.gc.ca Anne-Geneviève Argibay, Agente principale Courriel: genevieve.argibay@crsh.gc.ca Robert Potvin, Agent Courriel: robert.potvin@crsh.gc.ca Carole Crête-Robidoux, Gestionnaire Courriel: carole.crete-robidoux@sshrc-crsh.gc.ca

30 Communiquer avec les IRSC Suivi financier et éligibilité des dépenses Isabelle Beauvais, Gestionnaire, politiques, formation et surveillance Courriel: ibeauvais@irsc-cihr.gc.ca Ian Raskin, Agent principal, Contrôle financier Courriel: Ian.Raskin@irsc-cihr.gc.ca Toute question concernant ladmissibilité des dépenses peut être transmise à ladresse suivante: expense-eligibility@cihr-irsc.gc.ca

31 Sites Web CRSH: www.sshrc-crsh.gc.ca CRSNG: www.nserc-crsng.gc.ca IRSC: www.cihr-irsc.gc.ca