0 PUT TITLE HERE Processus dexamen et de confirmation des effectifs de 2007-2008 Séance dinformation à lintention du personnel financier et des vérificateurs.

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1 0 PUT TITLE HERE Processus dexamen et de confirmation des effectifs de 2007-2008 Séance dinformation à lintention du personnel financier et des vérificateurs externes des conseils scolaires Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Automne 2008

2 1 Processus de confirmation des effectifs de 2007-2008 Les données SISOn (Système dinformation scolaire de lOntario) seront utilisées pour la deuxième fois Les données SISOn (Système dinformation scolaire de lOntario) seront utilisées pour la deuxième fois Lobjectif consiste à intégrer SISOn et SIFE Lobjectif consiste à intégrer SISOn et SIFE Note de service 2008 : SB17 Note de service 2008 : SB17

3 2 Application Web sur les effectifs Sassurer que les données exigées sur les effectifs pour les états financiers de 2007-2008 soient disponibles dans les échéances prévues Sassurer que les données exigées sur les effectifs pour les états financiers de 2007-2008 soient disponibles dans les échéances prévues Application axée sur le Web disponible sur SIFE – Système de vérification des effectifs Application axée sur le Web disponible sur SIFE – Système de vérification des effectifs Un avis a été envoyé aux conseils par courriel Un avis a été envoyé aux conseils par courriel

4 3 Application Web sur les effectifs Données dinterfaçage de SISOn et une intégration dans le SIFE Données dinterfaçage de SISOn et une intégration dans le SIFE Le conseil peut examiner un sommaire des données de deux années scolaires au niveau de lécole Le conseil peut examiner un sommaire des données de deux années scolaires au niveau de lécole

5 4 Application Web sur les effectifs Dans lapplication Web, les effectifs (ou crédits des élèves) des sections E, F, G et N sont résumés au niveau de lécole (sans détails sur les effectifs, ni données sur les crédits des élèves par année) Dans lapplication Web, les effectifs (ou crédits des élèves) des sections E, F, G et N sont résumés au niveau de lécole (sans détails sur les effectifs, ni données sur les crédits des élèves par année) De plus, les données sur les langues sont résumées selon les catégories aux états financiers pour la subvention des langues De plus, les données sur les langues sont résumées selon les catégories aux états financiers pour la subvention des langues Lobjectif est dassurer linterfaçage des données aux fins du calcul des subventions, tel que cela est exigé pour les états financiers de 2007-2008 Lobjectif est dassurer linterfaçage des données aux fins du calcul des subventions, tel que cela est exigé pour les états financiers de 2007-2008

6 5 Processus dexamen des effectifs Un rapport intitulé « Allocation pour leffectif et lenseignement des langues » permettra aux conseils de consulter le sommaire des données de 2007-2008 sur les effectifs et les crédits des cours de langue; et de les comparer aux États financiers de 2006-2007 et aux Prévisions budgétaires révisées de 2007-2008. Un rapport intitulé « Allocation pour leffectif et lenseignement des langues » permettra aux conseils de consulter le sommaire des données de 2007-2008 sur les effectifs et les crédits des cours de langue; et de les comparer aux États financiers de 2006-2007 et aux Prévisions budgétaires révisées de 2007-2008. Si, lors de lexamen des effectifs, les conseils découvrent des écarts, ils peuvent fournir de la documentation afin de les identifier. Si, lors de lexamen des effectifs, les conseils découvrent des écarts, ils peuvent fournir de la documentation afin de les identifier. Les agentes ou les agents de finance examineront la documentation et, au besoin, ils y apporteront les ajustements appropriés. Les agentes ou les agents de finance examineront la documentation et, au besoin, ils y apporteront les ajustements appropriés.

7 6 Processus dexamen du Ministère Lors de la planification préliminaire, au cours du processus dexamen des effectifs, les agentes ou les agents de finance : Lors de la planification préliminaire, au cours du processus dexamen des effectifs, les agentes ou les agents de finance : –Examinent les données financières connexes de 2006-2007 et ils notent leurs points de préoccupations. –Examinent les Prévisions budgétaires révisées de 2007-2008 et notent les explications relatives aux écarts importants. Ils communiquent avec le conseil, le cas échéant.

8 7 Effectifs des écoles de jour Ils examinent et identifient les écarts relatifs au rapport Allocation pour leffectif et lenseignement des langues, et obtiennent des explications sur les écarts importants. Ils examinent et identifient les écarts relatifs au rapport Allocation pour leffectif et lenseignement des langues, et obtiennent des explications sur les écarts importants.

9 8 Élément enseignement des langues Français langue seconde (FSL), Anglais langue seconde (ESL)/Perfectionnement du français (PDF) et langues autochtones. Français langue seconde (FSL), Anglais langue seconde (ESL)/Perfectionnement du français (PDF) et langues autochtones. Comparent les rapports des sections E, F, G et N de lannée précédente avec celles de lannée courante, et font preuve pour la cohérence. Examinent et identifient les écarts du rapport Allocation pour leffectif et lenseignement des langues (Enrolment and Language Allocation report), et ils obtiennent des explications sur les écarts importants.

10 9 Études autochtones On a expédié aux conseils qui déclarent des crédits relatifs aux Études autochtones sur leurs Prévisions budgétaires révisées de 2007-2008 une feuille de travail Excel afin de remplir les détails sur les cours. On a expédié aux conseils qui déclarent des crédits relatifs aux Études autochtones sur leurs Prévisions budgétaires révisées de 2007-2008 une feuille de travail Excel afin de remplir les détails sur les cours. On a demandé aux conseils de soumettre cette feuille de travail à Mark Bonham, qui les saisira dans le Système de vérification des effectifs. On a demandé aux conseils de soumettre cette feuille de travail à Mark Bonham, qui les saisira dans le Système de vérification des effectifs. Le Ministère validera prochainement ces renseignements au moyen dun rapport SISOn Le Ministère validera prochainement ces renseignements au moyen dun rapport SISOn Tous les écarts importants entre le rapport SISOn et la feuille de travail du conseil seront examinés Tous les écarts importants entre le rapport SISOn et la feuille de travail du conseil seront examinés

11 10 Achèvement de la confirmation des effectifs Le rapport « Allocation pour leffectif et lenseignement des langues » sera approuvé par les agentes ou les agents de finance avant de télécharger ces données sur SIFE, afin de les inclure dans les états financiers de 2007-2008. Le rapport « Allocation pour leffectif et lenseignement des langues » sera approuvé par les agentes ou les agents de finance avant de télécharger ces données sur SIFE, afin de les inclure dans les états financiers de 2007-2008. Au terme de lexamen, une lettre de confirmation, ainsi quune copie du rapport « Allocation pour leffectif et lenseignement des langues », seront envoyées aux surintendant des affaires des conseils. Au terme de lexamen, une lettre de confirmation, ainsi quune copie du rapport « Allocation pour leffectif et lenseignement des langues », seront envoyées aux surintendant des affaires des conseils.

12 11 Points à soulever de la collecte de données SISOn Les conseils devraient communiquer avec leurs agentes ou agents de finance, afin didentifier tous problèmes techniques où les données SISOn peuvent avoir un impact sur les effectifs aux fins des subventions. Les conseils devraient communiquer avec leurs agentes ou agents de finance, afin didentifier tous problèmes techniques où les données SISOn peuvent avoir un impact sur les effectifs aux fins des subventions. –P. ex. Les conseils qui ont des élèves de première année qui sont d'âge approprié mais qui sont inscrits dans, soit, une classe de Jardin d'enfance de jour à temps plein, ou deux classes à demi-temps dans la même école. Ces élèves doivent être inscrits pour au moins une moyenne quotidienne de 210 minutes ou plus d'instruction par jour. Si oui, il faudrait reclasser ces élèves comme élève de première année pour obtenir une subvention de temps plein. Ceci peut être ajusté par lagente ou lagent de finance lors des procédures de vérification des effectifs.

13 12 Examen ultérieur à la confirmation Énumérez les enjeux et les préoccupations qui devraient être poursuivis avec le personnel du conseil lors de la mise au point définitive des états financiers de 2007-2008. Énumérez les enjeux et les préoccupations qui devraient être poursuivis avec le personnel du conseil lors de la mise au point définitive des états financiers de 2007-2008.

14 13 Personnes-ressources Agent(e) de finance responsable pour votre conseil: Agent(e) de finance responsable pour votre conseil: Sanjay.chitapain@Ontario.ca Vinod.gurewan@Ontario.ca Lisa.tarini2@Ontario.ca Questions?