CRIS CONTRATS-CADRE DEVCO IT Training 31/05/2018.

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1 CRIS CONTRATS-CADRE DEVCO IT Training 31/05/2018

2 Agenda Jour 4 Introduction Etapes préliminaires
Encodage de la demande de prestation de services Nouvelle version de la demande de prestation de services Encodage de l'évaluation des offres Nouvelle version de l'évaluation Préparation du Contrat spécifique Evaluation des performances du Contractant

3 Pourquoi un Contrat-cadre?
= Procédure simplifiée de passation de marchés Outil permettant le recrutement rapide et transparent d'experts/sociétés pour: des actions d'assistance technique dans l’intérêt exclusif de pays bénéficiaires des programmes d’aide extérieure de la Commission européenne (ex. SIEA 2018 = "Services for Implementation of External Aid 2018") des actions dans l'intérêt de la Commission européenne, EEAS, ECA ou de la Commission européenne et des pays bénéficiaires (mixte) (Com 2015) des actions d'audit de programmes et projets d'aide extérieure financés par le FED et le Budget EU (Audit 2014) Il s’agit d’un contrat-cadre multiple c’est-à-dire constitué de contrats séparés, mais conclus en termes identiques avec plusieurs prestataires de services Le Contrat-cadre a été conclu pour un montant contractuel de 0 € : aucun montant n’est attaché au Contrat-cadre. Le pouvoir adjudicateur d'un contrat spécifique doit donc disposer de fonds pour couvrir les services contractés via le Contrat-cadre Le Contrat-cadre Bénéficiaires vise exclusivement des opérations :  d’aide extérieure, mises en oeuvre par Direction générale DEVCO ou une autre Direction générale ou une agence de l'UE, voire toute autre entité par subdélégation.  au bénéfice des autorités bénéficiaires. La Commission et/ou une Délégation de l'UE ne peut jamais figurer comme bénéficiaire de l'opération.  inférieures à €, avenants compris et sans qu'une opération dont le coût dépasse ce montant n'ait été scindée en plusieurs opérations ne dépassant pas le seuil des € chacune afin de pouvoir faire usage du contrat-cadre.  dont l’input de l’expert qui délivre l’assistance la plus longue en termes de jours ouvrés ne peut excéder 260 jours, avenants compris.  dont la durée d’exécution ne dépasse pas 2 ans (730 jours calendrier), avenants compris. Les utilisateurs sont: 1. DG DEVCO et les Délégations qui mettent en oeuvre les programmes d'aide extérieure de l'UE; 2. les autres DG de la Commission à qui des crédits d'aide extérieure ont été subdélégués telles que la DG Elargissement, Régio, Agriculture, Environnement, Commerce, ECHO; 3. les autorités décentralisées des pays bénéficiaires des programmes gérés par la DG ELARG (Turquie et Croatie); 4. certaines autorités décentralisées de pays bénéficiaires ayant reçu une autorisation ad hoc de la DG DEVCO. Montant et durée limitée selon le type de Contrat-cadre (ex. SIAE2018 montant maximal: €; période max mise en œuvre : 36 mois)

4 Structure d'un CC = système de COMPETITION PERMANENTE entre Contractants d'un même lot Il s’agit d’un contrat-cadre multiple c’est-à-dire constitué de contrats séparés, mais conclus en termes identiques avec plusieurs prestataires de services Le Contrat-cadre a été conclu pour un montant contractuel de 0 € : aucun montant n’est attaché au Contrat-cadre. Le pouvoir adjudicateur d'un contrat spécifique doit donc disposer de fonds pour couvrir les services contractés via le Contrat-cadre Le Contrat-cadre Bénéficiaires vise exclusivement des opérations :  d’aide extérieure, mises en oeuvre par Direction générale DEVCO ou une autre Direction générale ou une agence de l'UE, voire toute autre entité par subdélégation.  au bénéfice des autorités bénéficiaires. La Commission et/ou une Délégation de l'UE ne peut jamais figurer comme bénéficiaire de l'opération.  inférieures à €, avenants compris et sans qu'une opération dont le coût dépasse ce montant n'ait été scindée en plusieurs opérations ne dépassant pas le seuil des € chacune afin de pouvoir faire usage du contrat-cadre.  dont l’input de l’expert qui délivre l’assistance la plus longue en termes de jours ouvrés ne peut excéder 260 jours, avenants compris.  dont la durée d’exécution ne dépasse pas 2 ans (730 jours calendrier), avenants compris. Les utilisateurs sont: 1. DG DEVCO et les Délégations qui mettent en oeuvre les programmes d'aide extérieure de l'UE; 2. les autres DG de la Commission à qui des crédits d'aide extérieure ont été subdélégués telles que la DG Elargissement, Régio, Agriculture, Environnement, Commerce, ECHO; 3. les autorités décentralisées des pays bénéficiaires des programmes gérés par la DG ELARG (Turquie et Croatie); 4. certaines autorités décentralisées de pays bénéficiaires ayant reçu une autorisation ad hoc de la DG DEVCO.

5 Procédures de passation de marchés
Appel d’Offres Appel à Propositions Contrat-cadre Autres Contrats spécifiques (LM) Contrats de Mise en Oeuvre (ME) Subventions (SV) Services Travaux Fournitures

6 Hiérarchie des modules
Engagement budgétaire Niveau 1 Procédures de passation de marchés Engagement budgétaire Niveau 2 This slide contains animations Click 1: PRG - Programming: The Programming module is the top of the pyramid. It results in different other entities in CRIS Click 2: Linked to the Programming documents, we have a PRJ – Project where we record the operational data of the decision. By establishing this link, we are able to follow up on how the Programming (set up for different years) is being executed. Click 3: The Project serves as the link between the Programming and the DEC - Decision module. Click 4: As soon as the Decision is ongoing and the money is committed, we can start the procurement procedures / grant award procedures to find the contractor/beneficiary to execute the projects set out in the CRIS Decision Click 5 : By using one or several contracting procedures (such as Call for tender / Call for proposals / FWC) we are able to find the contractor needed to execute the project. Click 6 : One contract result in one or several payments. They are recorded in the CRIS Invoices module Click 7 : Idem Click 8: It may be that we paid a contractor too much and that some money needs to be recovered (paid back to us). This is recorded in the CRIS Recovery Orders module.

7 Bénéficiaire de l’action
Les Contrats-cadre les plus utilisés dans CRIS Validité Bénéficiaire de l’action Accès SIEA 2018 Jusqu’au 15/04/2022 Un pays bénéficiaire DEL + HQ COM 2015 Jusqu’au 28/02/2018 Commission/EEAS/ECA = MIXTE AUDIT/2014 Jusqu’au 25/07/2018 Commission 1

8 Etapes à suivre 4 ETAPES:
Préparation, encodage et envoi d'une demande de prestations de services incluant les TdR à 3 contractants Evaluation des offres Etablissement du contrat spécifique Evaluation de la performance du contractant

9 Rédiger les Termes de référence
Etape préliminaire Rédiger les Termes de référence Vérifier la situation financière de la décision Y a-t-il suffisamment de fonds sur le poste de la décision sur lequel le Contrat spécifique sera imputé (RAC total suffisant ?)

10 de prestation de services
Encodage de la demande de prestation de services 1 2 3 Engagement : ce champ n'est pas accessible. Dès que le RESPFIN (agent vérifiant financier) aura donné son visa, le système affichera ici la référence ABAC workflow de l'engagement du contrat spécifique. Modalité de paiement : 2 options sont proposées par CRIS - prix unitaire ou prix forfaitaire. 1. Pour le CC Audit 2010: prix unitaire uniquement 2. Pour les CC BENEF 2009 et COM 2011 : Les contrats peuvent être basés soit sur les honoraires (prix unitaire), soit sur un prix global (prix forfaitaire). Le prix unitaire signifie que les montants réclamés Doivent reposer sur des documents justificatifs. Au contraire, les prix forfaitaires, une fois acceptés – et les résultats délivrés et acceptés - ne doivent plus être justifiés. A noter que le Lot 2 du CC COM 2011 et les lots intitulés Conférences dans COM 2011 et BENEF 2009 doivent toujours être de type " prix unitaire". Les catégories d'experts sont : Senior : 10 ans d'expérience Junior : 3 ans d'expérience Expert Administratif : pour l'évaluation des contrats de subvention

11 de prestation de services
Encodage de la demande de prestation de services 1 Lot Menu déroulante 2 Type de services 3 Intitulé de l’action Texte libre 4 Domaine 5 Organisation bénéficiaire 6 Zone bénéficiaire de l’action 7 Référence budget 8 Modalité de paiement Choisir une option : Prix unitaire ou Prix forfaitaire 9 Budget maximum/Budget estimé Choisir une option et indiquer le montant (budget max €) 10 Délégation Chef de file 11 Date indicative du début de la mission A estimer 12 Durée d’exécution A estimer (Durée totale des activités (max 24 mois ou 730 j cal.) 13 Date limite dépôt des offres: Calculée automatiquement après visa SIGNCC 14 Délai de remise des offres: 14 jours cal.( < €) ou 30 jours cal. (> €) 15 Durée de la prestation la plus longue Durée de la prestation de l'expert qui délivre la prestation la plus longue (max 260 jours ouvrés) 16 Lieu de la conférence 17 Nombre d’experts/catégories A estimer par catégorie 18 Documents TdR (plus DdP, Grille évaluation, budget) Si la valeur saisie pour le champ "Type de services" est AT (Assistance technique), CRIS sélectionne la valeur "Prix unitaire" par défaut pour le champ "Mode de paiement". Si la valeur saisie pour le champ "Type de services" est ST (Étude), alors CRIS sélectionne la valeur "Prix forfaitaire" par défaut pour le champ "Mode de paiement"

12 Prix forfaitaire: Prix unitaire: Modalités de paiement
Lorsque le contrat prévoit une obligation de résultat, les services seront alors payés en fonction des résultats atteints Aucun contrôle n’est exercé par le pouvoir adjudicateur sur les inputs, y compris sur les coûts effectivement encourus pour les remboursables Exemple: Etudes. Prix unitaire: Payer les services sur la base du temps effectivement travaillé. Présence de pièces justificatives. Exemple: feuille de présence des experts Si la valeur saisie pour le champ "Type de services" est AT (Assistance technique), CRIS sélectionne la valeur "Prix unitaire" par défaut pour le champ "Mode de paiement". Si la valeur saisie pour le champ "Type de services" est ST (Étude), alors CRIS sélectionne la valeur "Prix forfaitaire" par défaut pour le champ "Mode de paiement" Si la valeur saisie pour le champ "Type de services" est AT (Assistance technique), CRIS sélectionne la valeur "Prix unitaire" par défaut pour le champ "Mode de paiement" Si la valeur saisie pour le champ "Type de services" est ST (Étude), alors CRIS sélectionne la valeur "Prix forfaitaire" par défaut pour le champ "Mode de paiement"

13 Sélection des Firmes  En fonction du Contrat-Cadre et du Lot, CRIS sélectionne automatiquement au maximum 3 ou 4 contractants-cadres (un minimum de 1 est toujours requis) à qui la Demande de Prestations est envoyée. L'un des critères pour la sélection automatisée des entreprises par CRIS est basé sur l'entreprise qui a été la moins sélectionnée.

14 Avant visa SIGNCC Après visa SIGNCC
Chaîne des visas Avant visa SIGNCC Après visa SIGNCC Un nouvel onglet "évaluation des offres" apparait dans la requête de services et … As soon as the last visa has been granted on the Request for Services, the request form is generated from CRIS based on the information recorded in the General information tab. This pdf file needs to be sent to the contractors with the Terms of Reference attached.

15 ….et deux nouveaux boutons de travail apparaissent
Envoi de la demande de prestations de services ….et deux nouveaux boutons de travail apparaissent Il est possible de modifier les contractants choisis par CRIS en cliquant sur Modifier. Mais normalement, vous ne devez jamais les modifier, sauf pour certaines exceptions. Comme par exemple dans le cas d'un conflit d'intérêts, ou si la demande de prestations doit être relancée par faute de la Commission (Termes de Référence trop exigeants). Ne pas oublier d'attacher au mail 1. la demande de prestations, 2. les termes de référence, 3. la grille d'évaluation adaptée et 4. le modèle d'offre financière adapté

16 demande de prestations de services
Nouvelle version de la demande de prestations de services Il est possible d'émettre une nouvelle version de la Demande de prestation de services dans les cas suivants: 1. Lorsque la Demande de prestation est annulée via un Visa CC du SIGNCC 2. Lorsque la Demande de prestation a reçu un visa AC du SIGNCC, * Quand l'évaluation est annulée; * Quand l'évaluation est finalisée mais Infructueuse; * Quand un Contrat spécifique est annulé Dans tous ces cas, un bouton "nouvelle version" apparaît: Une nouvelle Demande de prestation portant le même N° CRIS – version 2 sera envoyée avec de nouveaux TdR.

17 Nouvelle version de la demande de prestation de services
Comment annuler une évaluation ? Etape 1: Dans l'onglet "évaluation des offres", démarre l'évaluation (cliquer sur modifier) Etape 2: L'évaluation s'ouvre Mentionner qu'elle est annulée Vous devrez indiquez la date à laquelle cette manipulation à lieu. Confirmer vote encodage Etape 3: Ensuite dans l'onglet "Visa", l'ENCOD accepte l'évaluation (AC) et l'EVALCC doit l'annuler (CC) Il est possible de modifier les contractants choisis par CRIS en cliquant sur Modifier. Mais normalement, vous ne devez jamais les modifier, sauf pour certaines exceptions. Comme par exemple dans le cas d'un conflit d'intérêts, ou si la demande de prestations doit être relancée par faute de la Commission (Termes de Référence trop exigeants).

18 Encodage de l'évaluation des offres
1. Ecran initial: Cliquer sur modifier: 2. Les champs deviennent disponibles; encoder la date d'évaluation: 3. Les différentes sociétés apparaissent: Total of the fees: in the evaluation grid, you must enter the total of the fees only, and not the total amount of the offer (reimbursables are not taken into account)

19 Encodage de l'évaluation des offres
4. Encoder la date de remise de l'offre de chaque société. Les champs des critères de vérification de l'évaluation s'ouvrent: Si les critères administratives sont positives, ce sera possible d'encoder la qualité technique 5. Encoder l'évaluation technique: Total of the fees: in the evaluation grid, you must enter the total of the fees only, and not the total amount of the offer (reimbursables are not taken into account) Si l'évaluation technique est >= à 80, le champ "Honoraires" s'ouvrent et l'encodage peut se poursuivre.

20 Encodage de l'évaluation des offres
6. Soumettre; CRIS calcule automatiquement qui est la société attributaire: 7. Dans l'onglet "Responsables", encoder simultanément les 3 évaluateurs (au moins un avec un login CRIS): Total of the fees: in the evaluation grid, you must enter the total of the fees only, and not the total amount of the offer (reimbursables are not taken into account) 8. Dans l'onglet "Experts", encoder le nom des experts de la firme retenue:

21 Encodage de l'évaluation des offres
Dans l'onglet "visa", une fois donné le dernier visa par un évaluateur avec login ECAS, un nouvel onglet "Contrat spécifique" apparaît: As soon as the last visa has been granted on the Request for Services, the request form is generated from CRIS based on the information recorded in the General information tab. This pdf file needs to be sent to the contractors with the Terms of Reference attached.

22 l'évaluation des offres
Nouvelle version de l'évaluation des offres Il est possible d'émettre une nouvelle version de l'évaluation des offres dans les cas suivants: * Quand l'évaluation est annulée; * Quand l'évaluation est finalisée mais Infructueuse; * Quand un contrat spécifique est annulé. Dans tous ces cas, un bouton "nouvelle version" apparaît tant dans l'onglet "Evaluation des offres" que dans l'onglet "Demande de prestations" Si nécessaire, une nouvelle demande de prestation portant le même N° CRIS sera envoyée avec de nouveaux TdR aux mêmes contractants. Il est possible de modifier les contractants choisis par CRIS en cliquant sur Modifier. Mais normalement, vous ne devez jamais les modifier, sauf pour certaines exceptions. Comme par exemple dans le cas d'un conflit d'intérêts, ou si la demande de prestations doit être relancée par faute de la Commission (Termes de Référence trop exigeants).

23 Encodage du Contrat spécifique Dans l'onglet "Informations générales"
Reste à encoder: N° décision auquel le Contrat est lié Entité chef de file Type d'engagement Actions externes Publication et localisation Montant Prévisions financières (échéancier des payements) Reference BPC Champs modifiables: Responsable Règlement financier applicable Types de services Sous-nature Durée Date de démarrage Ensuite remplir les autres onglets

24 Evaluation des performances du Contractant
Lorsque le Contrat spécifique est EN COURS (EC), un nouvel onglet apparaît: Il permet d'évaluer les prestations après la fin des activités Uniquement visible et éditable pour le GESTOPE et RESPOPE du Contrat spécifique. Cliquer sur "Nouveau":

25 Sélectionner le membre exécutant, la période et lieu d'exécution, et les notes sur la performance du contractant: Enfin compiler l'approbation des services:

26 Evaluation des performances du Contractant
Retourner à la liste des experts et spécifier s'ils ont participé aux activités Envoyer le mail au contractant pour l'informer de l'évaluation des performances Contractor Performance is a tab that appears in the specific contract itself as soon as the contract is EC – Ongoing You need to be specified as a Person in Charge of the contract to be able to access the Performance Assessment An is generated to be sent to the contractor

27 A Retenir à tout prix! Quand utiliser un Contrat-cadre Etapes à suivre Encodage de la Demande de prestation de services Evaluation des offres