Alma – Resource Management

Présentation au sujet: "Alma – Resource Management"— Transcription de la présentation:

1 Alma – Resource Management
Formation de base – Cycle 3

2 Fulfillment Change item information
Modifier les informations de l’exemplaire à partir du menu Services aux usagers Fulfillment Change item information Version de septembre 2018

3 Introduction L’option Modifier les informations de l’exemplaire (Change Item Information), accessible via la commande Scanner les exemplaires (Scan in Item) du menu Services aux usagers (Fulfillment) permet d’apporter des modifications à un exemplaire (item). Les modifications peuvent être : temporaires ou permanentes Des informations temporaires peuvent être ensuite supprimées : l’option propose la possibilité de restaurer les informations permanentes Rôles : Circulation Desk operator ou Receiving operator : pour accéder à la fonctionnalité et Physical Inventory operator : pour maîtriser les données d’inventaire

4 Introduction Les modifications d’exemplaire sont immédiatement répercutées pour l’usager final sur l’interface publique Le volume reste disponible pour l’usager Soyez donc attentif à ce que les opérations de traitement physique (recotation, étiquetage…) soient réalisées en temps voulu. Si les opérations de traitement physique (recotation, étiquetage...) doivent prendre un certain temps (nombre important de volumes à traiter…), ou doivent s’accompagner d’un contrôle qualité de la description bibliographique, les volumes peuvent être placés dans le work order ‘Catalogage’.

5 Change item information
Accéder à la fonctionnalité

6 Accéder à la fonctionnalité (1)
Se localiser au bureau de prêt de la bibliothèque Menu Fulfillment [Services aux usagers] > Resource Request >> Scan in items Choisir l’onglet Change item information

7 Change item information
Localisation de l’exemplaire vs localisation de l’agent

8 Localisation de l’exemplaire vs localisation de l’agent
Cette fonctionnalité localise automatiquement l’exemplaire dans la bibliothèque qui correspond au bureau de prêt (circulation desk) associé à votre rôle d’opérateur de bureau de prêt (circulation desk operator). Il est donc important de vous assurer que l’exemplaire que vous vous apprêtez à modifier appartient bien à la bibliothèque qui vous concerne. Alma ne tiendra pas compte de la bibliothèque de départ et localisera l’exemplaire dans la bibliothèque où vous êtes localisé lors de l’opération ! Si vous travaillez dans plusieurs implantations, et que vous disposez de rôles de services aux usagers (fulfillment) pour plusieurs bibliothèques, n’oubliez pas de contrôler que vous êtes bien localisé dans le bon bureau de prêt! L’agent est localisé au bureau de prêt d’ALPHA-Germanique : les exemplaires modifiés doivent appartenir à cette bibliothèque !

9 Change item information
Localisation de l’exemplaire vs localisation de l’agent - Accéder à la fonctionnalité et placer le document dans le work order Catalogage

10 Accéder à la fonctionnalité (2)
Se localiser au Département Acquisitions & Catalogage de la bibliothèque Menu Fulfillment [Services aux usagers] > Resource Request >> Manage in Process items Cliquer sur le bouton Scan in items Choisir l’onglet Change item information Rôle Receiving !

11 Localisation de l’exemplaire vs localisation de l’agent – Modifications d’exemplaire et catalogage
La modification permanente des informations d’exemplaire peut aussi être associée à une révision de la description bibliographique. Le volume doit pour cela être traité par le Département Acquisitions & Catalogage de la bibliothèque Il est donc possible de faire les opérations de modification d’exemplaire en étant localisé directement dans le département Acquisitions & Catalogage [rôle Receiving operator] Et en sélectionnant la fonctionnalité à partir du menu Fulfillment >> Resource requests >> Manage in Process Items L’item se trouve alors directement placé dans le Work order, à l’étape Catalogage, avec ses nouvelles données de localisation.

12 Localisation de l’exemplaire vs localisation de l’agent – Modifications d’exemplaire et catalogage
Ouvrir le Scan in Items à partir de la page In Process Items. Sélectionner l’onglet Change Item information. => Permet de modifier les informations d’exemplaire ET de placer l’item dans le work order Catalo

13 Localisation de l’exemplaire vs localisation de l’agent – Modifications d’exemplaire et catalogage
Si l’agent localisé dans le Département Acquisitions&Catalogage ouvre la fonctionnalité à partir du menu Scan in Items, l’exemplaire se mettra en Transit vers le département. => Il est donc préférable de passer par la menu Manage in Process Items pour éviter cette étape supplémentaire !

14 Change item information
Localisation de l’exemplaire vs localisation de l’agent - Transferts entre bibliothèques

15 Localisation de l’exemplaire vs localisation de l’agent - Transferts permanents entre bibliothèques
La modification permanente peut être utilisée pour transférer de manière définitive des ouvrages d’une bibliothèque à une autre. La fonctionnalité localise automatiquement l’exemplaire dans la bibliothèque qui correspond au bureau de prêt sur lequel vous êtes identifié. Vous pouvez donc exploiter cette fonctionnalité pour localiser dans votre implantation un volume reçu d’une autre implantation du réseau, sans devoir éditer le détail de l’exemplaire ni la notice Holding Soit que vous n’ayez pas le rôle Physical inventory operator nécessaire pour faire des modifications dans l’éditeur d’exemplaire physique ou dans l’éditeur de métadonnées Soit que vous n’ayez pas le périmètre (scope de bibliothèque) vous permettant d’effacer les anciennes données de localisation Si la bibliothèque de départ a effacé les données de cote de rangement et associé à l’exemplaire une localisation ‘unassigned’ Alma ne tiendra pas compte de la bibliothèque de départ et localisera l’exemplaire dans la bibliothèque où vous êtes localisé lors de l’opération !

16 Localisation de l’exemplaire vs localisation de l’agent - Transferts permanents entre bibliothèques et catalogage Dans le cadre d’un transfert d’ouvrages d’une bibliothèque à une autre, il peut être demandé de réviser la qualité des descriptions bibliographiques. La fonctionnalité localise automatiquement l’exemplaire dans la bibliothèque qui correspond au département Acquisitions & Catalogage sur lequel vous êtes identifié. Il est donc possible de faire les opérations de modification d’exemplaire en étant localisé directement dans le département Acquisitions & Catalogage Et en sélectionnant la fonctionnalité à partir du menu Fulfillment >> Resource requests >> Manage in Process Items Alma ne tiendra pas compte de la bibliothèque de départ et localisera l’exemplaire dans la bibliothèque où vous êtes localisé lors de l’opération ! L’item se trouvera alors directement placé dans le Work order, à l’étape Catalogage, avec ses nouvelles données de localisation.

17 Localisation de l’exemplaire vs localisation de l’agent - Transferts temporaires entre bibliothèques
La modification temporaire peut elle aussi être utilisée pour transférer de manière provisoire des ouvrages d’une bibliothèque à une autre. La fonctionnalité localise automatiquement l’exemplaire dans la bibliothèque qui correspond au bureau de prêt sur lequel vous êtes identifié. Vous pouvez donc exploiter cette fonctionnalité pour localiser dans votre implantation un volume reçu, pour une période définie, d’une autre implantation du réseau, sans devoir éditer le détail de l’exemplaire ni la notice Holding Soit que vous n’ayez pas le rôle Physical inventory operator nécessaire pour faire des modifications dans l’éditeur d’exemplaire physique ou dans l’éditeur de métadonnées Soit que vous n’ayez pas le périmètre (scope de bibliothèque) vous permettant d’effacer les anciennes données de localisation Alma ne tiendra pas compte de la bibliothèque de départ et localisera l’exemplaire dans la bibliothèque où vous êtes localisé lors de l’opération !

18 Change item information
Modification permanente

19 Modification permanente
Modification de la cote de rangement (852 4# $$j). La localisation reste la même dans l’exemple. Zone non obligatoire : la valeur correspondante obligatoire se génère par défaut lors de la création du nouveau HOL Scanner le code-barres ou l’introduire manuellement Le volume a été déplacé vers la nouvelle cote « Nouvelle cotation » et peut être rangé en rayon.

20 Modification permanente
La modification permanente permet de modifier la localisation, la cote et l’exception de circulation (item policy) d’un document de manière définitive. Les exceptions de circulation (item policy) sont d’usage très limité : Non consultable : utilisé pour des mémoires de fin d’études contenant des informations confidentielles S’adresser au service : visas Non empruntable : réservé au MAL – cas d’ouvrages abîmés localisés dans une localisation qui autorise le prêt Le code-barres peut également être changé, mais c’est relativement rare. Il y a différents cas de figure à prendre en compte, suivant que le champ Cote soit complété ou non :

21 Modification permanente
Le champ "Cote" n'est pas complété + Il n'y a pas d'autres exemplaires liés au HOL = création d'un nouveau HOL reprenant les infos du HOL de départ, HOL de départ supprimé + Il y a d'autres exemplaires liés au HOL = création d'un nouveau HOL reprenant les infos du HOL de départ, HOL de départ conservé 1 2

22 Modification permanente
Le champ "Cote" est complété La nouvelle cote ne correspond à aucun HOL déjà existant + Il n'y a pas d'autres exemplaires liés au HOL = création d'un nouveau HOL reprenant les infos du HOL de départ ainsi que la nouvelle cote, HOL de départ supprimé + Il y a d'autres exemplaires liés au HOL = création d'un nouveau HOL reprenant les infos du HOL de départ ainsi que la nouvelle cote, HOL de départ conservé 3 4

23 Modification permanente
Le champ "Cote" est complété La nouvelle cote correspond à un HOL déjà existant + Il n'y a pas d'autres exemplaires liés au HOL = Exemplaire rattaché au HOL existant et identique, pas de création d'un nouveau HOL et suppression du HOL attaché à l'exemplaire déplacé + Il y a d'autres exemplaires liés au HOL = Exemplaire rattaché au HOL existant et identique, pas de création d'un nouveau HOL, HOL de l'exemplaire déplacé conservé 5 6

24 Attention à la structure des données existantes
En plus des informations de localisation : Bibliothèque, Localisation et Cote de rangement, les notices HOL peuvent contenir les éléments suivants : Une note publique ou privée relatives à la localisation du document (852 $$z ou $$x) Une note sur la source immédiate d’acquisition (541) Des notes sur la provenance (561) et la reliure (563) Une note sur les actions de conservation (583) Les zones relatives aux fonds conservés : 866, 867, 868, et les zones permettant d’établir des calendriers de parution pour les périodiques (853, 854, 855) Des notes locales : note sur le suivi des périodiques, note sur l’exemplaire (995) Lorsqu’il y a création d’un nouveau HOL (cas 1, 2, 3 et 4 ci-dessus), toutes les zones du HOL de départ sont conservées. Attention au cas 5 : si le HOL de départ contenait des informations autres que Bibliothèque, localisation et cote de rangement, celles-ci seront perdues. Il convient donc, s’il s’agit d’informations qui restent applicables et doivent donc être conservées, de les répliquer dans le HOL auquel sera désormais rattaché l’exemplaire. Même si ce cas est relativement rare, n’oubliez pas de visualiser le contenu du HOL de départ avant toute modification !

25 Attention à la structure des données existantes
La modification permanente doit toujours être utilisée avec précaution ! Avant de procéder à une modification permanente, il faut impérativement vérifier l’arborescence formée par la notice BIB, la ou les notice(s) HOL et le ou les exemplaire(s) afin de n’effectuer que des modifications cohérentes. Si vous souhaitez modifier de manière permanente la cote et/ou la localisation d’une monographie en plusieurs volumes ou d’un périodique, il ne faut pas utiliser cette fonctionnalité-ci mais effectuer les modifications directement dans la notice HOL. C’est plus rapide et vous modifierez avec certitude l’ensemble des exemplaires.

26 Change item information
Modification permanente – Cas d’utilisation : exemples de traitement

27 Exemple 1 Au sein d’une implantation, une série de volumes doivent changer de localisation et de cote de rangement Chaque volume a sa propre cote de rangement (numéro topographique : un traitement par lot n’est donc pas possible). L’opérateur en charge des modifications a un rôle de Circulation desk operator, mais pas de rôle lié à l’inventaire. Il peut donc visualiser les particularités de l’exemplaire et du HOL, mais pas les éditer. Il utilise la fonctionnalité Change item information pour modifier la localisation et attribuer la nouvelle cote à chaque volume déplacé.

28 Exemple 2 Les différents volumes d’une monographie en plusieurs volumes, localisés dans différentes bibliothèques A, B, C, D, sont rassemblés dans une seule implantation B. L’opérateur qui reçoit les volumes dans la bibliothèque B a les droits d’inventaire sur sa bibliothèque uniquement. Il ne peut donc éditer directement le détail de l’exemplaire ni la notice HOL pour y effectuer les changements nécessaires. Il utilise la fonctionnalité Change item information pour localiser les ouvrages dans sa bibliothèque.

29 Exemples 3 La bibliothèque Alpha-Romane (BGP05) transfère vers la bibliothèque Alpha-Principale (BGP02) plusieurs caisses de livres qui seront désormais localisés au Magasin à livres En se localisant au bureau de prêt principal de BGP02, l’agent utilise la fonctionnalité Change item information pour modifier les informations de localisation de chaque item La nouvelle bibliothèque propriétaire sera automatiquement BGP02 La localisation MAL est sélectionnée dans la liste La nouvelle cote de rangement est renseignée dans la zone « Call number » Les volumes sont ensuite transférés vers le magasin à livres. Il n’est donc pas nécessaire d’avoir des rôles d’inventaire avec des périmètres sur toutes les implantations pour pouvoir intégrer dans ses collections des volumes venant d’une autre implantation.

30 Exemple 4 Les ouvrages transmis par BGP05 doivent être recatalogués.
(1) l’opérateur a le rôle Receiving operator pour BGP02 Il se localise dans le Département Acquisitions & Catalogage de BGP02 et ouvre la fonctionnalité Change item information à partir du lien Manage in process items. La nouvelle bibliothèque propriétaire sera automatiquement BGP02 La localisation MAL est sélectionnée dans la liste La nouvelle cote de rangement est renseignée dans la zone « Call number » L’item est envoyé au Département Acquisitions & Catalogage : il a le process type Acquisitions et Catalogage, et se trouve à la 1ère étape de traitement, Catalogage Il se localise dans le Département Acquisitions & Catalogage de BGP02 et ouvre la fonctionnalité Change item information à partir du lien Scan in items. (2) l’opérateur n’a pas le rôle Receiving operator Il fait les changements de localisation, de cote… à partir du menu Scan in Items Il place l’item dans le Work order à partir du résultat de recherche Physical items

31 Change item information
Modification temporaire

32 Modification temporaire
Scanner le code-barres ou l’introduire manuellement Le volume est placé provisoirement dans une autre localisation de la bibliothèque. La date de remise en place prévue est le 13/09/2018.

33 Modification temporaire
La modification temporaire permet de gérer la localisation temporaire d’un document au sein de la bibliothèque. Par exemple : les nouveaux livres rangés sur des présentoirs, les derniers fascicules de périodiques reçus présentés dans des casiers, les documents qui sont réunis dans un rayonnage spécifique pour la durée d’un cours, d’un séminaire, etc. La modification temporaire d’un exemplaire ajoute des informations dans des zones de l’exemplaire dédiées aux informations temporaires. Ces zones « recouvrent » en quelque sorte les informations permanentes mais ne les remplacent ou ne les modifient pas.

34 Modification temporaire
Les localisations temporaires Les localisations temporaires doivent être choisies dans la liste générale des localisations associées à la bibliothèque. Les conditions de circulation qui sont liées aux localisations provisoires prennent le pas sur les conditions de circulation liées aux localisations permanentes. La date de retour La date de retour (due back date) permet de déterminer une date au-delà de laquelle il est prévu que le document quitte sa localisation temporaire pour retourner à son emplacement permanent. Au lendemain de la date d’échéance, Alma génère automatiquement (via le service Restore requests) une demande (request) de remise en place (restore) de l’exemplaire. Alma n’efface pas automatiquement la localisation temporaire à la date d’échéance ! => Le bureau de prêt de la bibliothèque à laquelle l’exemplaire appartient doit assurer le suivi de la demande de remise en place (restore)

35 Modification temporaire
Les informations temporaires sont automatiquement ajoutées aux informations de localisation permanente, et identifiées comme informations temporaires : vue à partir de la recherche All titles.

36 Modification temporaire
Les informations temporaires sont automatiquement ajoutées aux informations de localisation permanente, et identifiées comme informations temporaires : vue à partir de la recherche Physical items.

37 Modification temporaire
Les informations temporaires sont automatiquement ajoutées aux informations de localisation permanente, et identifiées comme informations temporaires : vue dans l’éditeur d’exemplaire physique.

38 Modification temporaire
Pour l’utilisateur final (1) seules les informations temporaires sont affichées : cas d’une nouvelle acquisition (monographie) Information temporaire

39 Modification temporaire
Pour l’utilisateur final (2) les informations temporaires sont affichées en plus des informations permanentes : cas des périodiques, dont certains fascicules sont placés dans des casiers pour l’année en cours par exemple Information temporaire Information permanente

40 Change item information
Modification temporaire – Cas d’utilisation : exemples de traitement

41 Exemple 5 Les nouvelles acquisitions de la bibliothèque Graulich sont systématiquement placées sur présentoir. Une fois les traitements post-réception terminés, les ouvrages sont placés sur le présentoir. L’opérateur utilise la fonctionnalité Change item information, sélectionne le changement ‘Temporary’, et choisit la localisation Présentoir dans la liste des localisations Les conditions de circulation du Présentoir sont identiques à celles de la localisation permanente du volume Ici, la date de retour n’est pas exploitée

42 Exemple 6 Chaque année, une liste de volumes sont mis de côté dans un espace réservé de la bibliothèque Alpha-Germanique : il s’agit d’ouvrages qui serviront pour certains cours durant l’année académique. La localisation temporaire utilisée n’a pas les mêmes conditions de circulation que la localisation permanente Une cote de rangement temporaire est ajoutée

43 Exemple 7 Une implantation du réseau ‘prête’ à une autre implantation, pour une durée déterminée, un certain nombre d’ouvrages, dans une discipline précise. L’opérateur qui réceptionne les ouvrages dans la bibliothèque qui va les accueillir utilise la fonctionnalité Change item information, et sélectionne le type de changement ‘Temporary’ Il choisit ensuite dans la liste des localisations de sa bibliothèque celle destinée à recevoir les volumes Il précise une date de retour à la bibliothèque d’origine

44 Exemple 7 Le 02/01/2019, le job ‘Requests - Restore Temporary Shelved Items’ créera une demande de restauration à l’emplacement d’origine pour ce volume

45 Change item information
Restaurer les informations permanentes

46 Restaurer les informations permanentes
Pour supprimer la modification temporaire et revenir aux informations d’origine, sélectionner dans la fonctionnalité le type de changement Restore. Le document ‘restauré’ retrouve automatiquement ses informations de localisation permanente.

47 Restaurer les informations permanentes
L’exemplaire n’est plus en localisation temporaire mais l’information est conservée et indexée Lorsque vous recherchez des documents en localisation temporaire via la recherche Physical items, vous devez sélectionner en plus l’index ‘In Temporary location’ Yes : les exemplaires sont toujours physiquement en localisation temporaire No : les exemplaires ne sont plus physiquement en localisation temporaire L’information est conservée en mode ‘non actif’ pour faciliter la gestion de la fonctionnalité Courses and reading lists

48 Restaurer les informations permanentes
=> Cocher la case ‘No’ => Supprimer la localisation (et toute autre information) temporaire Sélectionner la ligne vide à la fin de la liste déroulante

49 Restaurer les informations permanentes quand il y a une date de retour prévu
Si vous avez utilisé la fonctionnalité Due back date Le lendemain de la date de retour prévu (Due back date), le job ‘Requests - Restore Temporary Shelved Items’ crée une demande de restauration sur les items : l’opérateur du bureau de prêt voit donc apparaître la request dans la liste de tâches le lendemain de la date de retour prévu.

50 Restaurer les informations permanentes quand il y a une date de retour prévu
Comment gérer la demande de restauration Si l’opérateur a un rôle lié à l’inventaire (physical inventory operator) : cliquer sur le lien du code-barres pour ouvrir l’éditeur d’exemplaire physique modifier les informations dans la partie inférieure de l’éditeur La gestion directement via l’éditeur d’exemplaire physique permet de supprimer complètement toutes les informations relatives à la localisation temporaire.

51 Restaurer les informations permanentes quand il y a une date de retour prévu
Comment gérer la demande de restauration Si l’opérateur n’a pas de rôle lié à l’inventaire (il a uniquement les rôles liés à la circulation) Fulfillment > Resource Requests >> Scan in Items Sélectionner la fonctionnalité Change Item Information Choisir le type ‘Restore’ Attention ! Dans ce cas, les informations de localisation temporaires restent présentes, en mode ‘inactif’. ceci peut être utile dans le cas par exemple d’ouvrages qui sont déplacés pendent une période déterminée, chaque année, sur un rayonnage réservé aux cours/travaux. c’est moins utile pour les fascicules de périodiques de l’année qui sont placés dans des casiers ou pour les nouveautés mises sur présentoir

52 Restaurer les informations permanentes quand il y a une date de retour prévu
Cas de transferts temporaires entre bibliothèques La demande de remise en place apparaît dans la liste de tâches du bureau de prêt où l’exemplaire était localisé de façon temporaire. Informations de localisation temporaire Information de la localisation permanente = la destination

53 Restaurer les informations permanentes quand il y a une date de retour prévu
Cas de transferts temporaires entre bibliothèques Si l’opérateur a un rôle lié à l’inventaire (physical inventory operator), il peut supprimer directement les informations temporaires dans l’éditeur d’exemplaire physique. Si l’opérateur n’a pas de rôle lié à l’inventaire (il a uniquement les rôles liés aux services aux usagers),il utilise la fonctionnalité Change Item Information >> Type de changement ‘Restore’ Attention que dans ce cas, les informations de localisation temporaire sont conservées en mode inactif dans le détail de l’exemplaire. Il est donc préférable de modifier les informations de localisation temporaire directement à partir de l’éditeur d’exemplaire physique. L’exemplaire est alors en transit vers la bibliothèque propriétaire. L’opérateur effectue, au retour effectif du volume dans la bibliothèque propriétaire, la remise en place à partir de la fonctionnalité Scan in Items

54 Suivre les demandes de restauration
Ouvrir la liste Resource Request Monitoring Sélectionner dans les Request/Process Type la ligne Restore item Contrôler la liste régulièrement pour supprimer le demandes de restauration non traitées !

55 TF Alma Resource Management
TF Alma Fulfillment

56 Tous les supports de formation et how to proposés par Liège Université Library pour le travail dans le système Alma se trouvent sur la boîte à outils Library Les supports de formation et how to spécifiques à la gestion des ressources (inventaire, catalogage) sont également disponibles sur le wiki Gestion des ressources & Catalogage

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