L’essentiel de la GED et retours d’expérience

L’essentiel de la GED et retours d’expérience
par Alain Huguenin, chef de projet Ça commence ici… 0’00 + 2’00 = 2’00 Introduction Polyvalence Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / / T

Informations générales
Forum 2018 du CEG Informations générales 2’00 + 0’00 = 2’00

Programme de l’après-midi 13h30 – 15h30 Présentation « L’essentiel de la GED et retours d’expérience » 16h00 – 17h00 Atelier technique (WebTransfert, IncaMail, Itop, Web shop) 17h Apéritif à la cafétéria Vendredi 9.11, Saint-Aubin: Journée d’information et conférence sur le thème Le changement: le subir ou le gérer? 2’00 + 1’00 = 3’00 Web Transfert pour transférer des fichier trop gros pour la messagerie, messagerie sécurisé IncaMail Itop annonce de panne et demande d’assistance

Votre QR Code personnel au verso du billet Nous transmettre vos remarques et questions Nous envoyer un clin d'œil sous forme de photo 3’00 + 2’00 = 5’00 Remarques : pendant, après la semaine. Questions : Pendant la présentation, je regarderai dans la partie «questions» si des questions ont été envoyées. But du Forum, c’est aussi de montrer des nouvelles technologies. Application SAS Shoot and send»

Structure de la présentation 40’ Les concepts de la GED avec une gestion par affaire dans les …….administrations publiques 30’ Un aperçu de la GED Therefore 30’ Retours d’expérience avec les questions du public Mme Wagnières, responsable du projet GED de la commune de Milvignes M. Oguey, Office des archives de l’Etat de Neuchâtel 15’ Questions / discussions Conclusion 5’00 + 1’00 = 6’00 Il y beaucoup de manière différentes de mettre en place un projet GED. Ma présentation va se focaliser sur la gestion d’affaire dans les administrations publiques via la GED. C’est une typologie de projet parmi d’autres. Pour les questions de compréhension sur ma présentation, vous pouvez me poser des questions pendant la présentation. Pour les autres questions, je proposerais d’attendre la partie réservée à cet effet ou l’application SAS Vous pouvez aussi me corriger si je dis qqchose de faux, je pense aux représentants des offices des archives présents dans la salle car ma présentation va parfois empiéter sur leur territoire.

GED – GESTION DES AFFAIRES
Avant de commencer : Aspects de définition

Définition : Affaire ou dossier d’affaire ou dossier Tous les documents relatifs à une prestation, une activité, une tâche et qui sont réunis dans un dossier. La notion d’affaire doit être définie pour chaque service de l’administration. 6’00 + 1’00 = 7’00 Dans le vocabulaire de la présentation Un document n’est jamais tout seul. Il fait toujours partie d’un dossier d’affaire. Dans le monde papier, on créer naturellement des dossier d’affaires, soit les documents qu’on met dans une fourre plastique, dans un dossier suspendu, dans un répertoire de classeur. Ce sont les mêmes dossiers qu’on va créer dans le monde numérique. Sous forme d’un répertoire dans l’explorateur Windows ou créer une affaire dans la GED Therefore.

Définition : Métadonnées d’une affaire ou d’un document Les données d’une fiche descriptive à renseigner lors de la création de l’affaire ou du document 7’00 + 1’00 = 8’00

Typologies de projet GED
GED – GESTION DES AFFAIRES Typologies de projet GED

Gestion numérique par des applications métier Gestion numérique sans logiciel métier 10’00 + 1’00 = 11’00 On fait tout le temps de la gestion d’affaires sans mettre le mot dessus. La gestion d’affaire peut prendre différentes formes. Le but de la GED est de remplacer l’explorateur Windows (et pas les logiciels métier).

Pourquoi un projet GED ?

GED – Gestion des affaires
Les bénéfices attendus les plus cités Améliorer l’efficacité de l’organisation et le travail collaboratif Passer à une administration avec le minimum de papier Gain de temps dans la recherche des documents Eviter la perte d’un document ou les difficultés de le retrouver Versionning des documents et garantie de travailler sur la dernière version d'un document Gagner de la place de stockage en éliminant le papier Sécurité des documents 8’00 + 1’00 = 9’00 Les bénéfices attendus sont différents d’un projet à l’autre selon le contexte 1. Travail collaboratif = inter-service : Evite de se téléphoner, de se déplacer pour consulter un document d’autre autre service, attendre l’envoi 2. Document sous sa forme numérique tout au long de son cycle de vie (original = papier numérisé à l’entrée) Sécurité : papier = en cas de dégat d’eau/incendie = perte. Numérique = sauvegarde immédiate multiples sur 2 serveur distant + sauvegarde quotidienne

Les éléments essentiels qui ne sont jamais mentionnés dans les bénéfice attendus d’une GED Clôturer automatiquement les affaires selon certains critères. Supprimer (automatiquement) les affaires numériques à la fin de leur durée d’utilité. Proposer (automatiquement) les affaires numériques aux archivistes à la fin de leur durée d’utilité 9’00 + 1’00 = 10’00 Les puces 1 et 3 = Loi sur l’archivage Puce 4 = aspect traité PPDT, Loi sur l’archivage Ces 4 puces concerne le même thème ….

Les éléments essentiels qui ne sont jamais mentionnés dans les bénéfice attendus d’une GED = Gestion du cycle de vie des affaires Meilleure gestion des affaires (clôture, durée d’utilité) Moyen de répondre à la loi sur l’archivage Moyen de répondre au règlement sur la protection des données Gestion du cycle de vie est souvent oubliée dans notre gestion numérique actuelle. La place disque n’étant pas un problème, on n’a plus besoin de faire de la place, contrairement au papier. Ce sont ces aspects que je vais beaucoup développer aujourd’hui pour vous sensibiliser. Cycle de vie indispensable pour gérer correctement les affaires : Pour rechercher sur les affaires actives, ou la recherche pas pollué par des affaires vieille de 20 ans dont la durée d’utilité est terminée. Cycle de vie indispensable pour répondre à la loi sur l’archivage, document numériques soumis à la loi sur l’archivage et aussi à des obligations de suppression de la loi PPDT

Les éléments essentiels d’un projet GED : La mise en œuvre d'une organisation numérique du travail collaboratif, s'appliquant autant aux documents qu'aux procédures Gestion du cycle de vie des affaires 10’00 + 1’00 = 11’ J’aurais pu dire le logiciel, la formation Nouvelle organisation en tentant compte des nouvelles fonctionnalités GED. Pas juste l’installation d’un logiciel. Gestion du cycle de vie est souvent omis dans notre gestion actuelle ou quotidienne. La place disque n’étant pas un problème contrairement au papier. Cet aspect doit absolument être pris en compte dans la mise en place d’un nouveau projet GED mais aussi dans la développement ou dans l’achat d’un nouveau logiciel.. La gestion du cycle de vie permet de répondre à la loi sur l’archivage, donc proposition aux archives 3. Documents numériques soumis à Larch (si original car plus de papier. Les autorités exécutives sont responsables de la gestion des archives communales, en particulier par : l’organisation du classement et la conservation des documents l’obligation de dresser un plan d’archivage Le signalement au public des fonds d’archives et des inventaires, à publier sur Internet dans la mesure du possible. Versement aux archives J’aurais pu dire le logiciel, la formation mais ce bien sûr des éléments importants de succès ces éléments sont rien si les 2 éléments essentiels fondamentaux ne sont pas réalisés correctement.

Cycle de vie d’une affaire
GED – GESTION DES AFFAIRES Cycle de vie d’une affaire 10’00 + 1’00 = 11’00

Cycle de vie d’une affaire 11’00 + 2’00 = 13’00 Phase active Ouverture de l’affaire Traitement de l’affaire Clôture de l’affaire (début de la durée de conservation) Phase semi-active (affaire close) L’affaire est conservée mais non modifiable Fin durée de conservation --> proposition aux archives Elimination ou transfert aux archives pérennes / historiques Consultation des archives pérennes

Comment gérer le cycle de vie d’une affaire numérique ? Référentiel qui décrit les règles du cycle de vie Divers outils qui vont s’appuyer sur le référentiel 13’00 + 1’00 = 14’00 Référentiel = livre de recettes central qui sert de référence à tous les utilisateurs Outils : Programme informatique qui vont réaliser d’une étape d’un processus

Référentiel = Plan d’archivage Cadre de classement 14’00 + 2’00 = 16’00 Structure hiérarchique Basé sur les prestations et les activités Les affaires seront rattachés au cadre de classement Ce plan d’archivage existe certainement dans votre entité. Il doit être appliqué à vos documents numériques, à votre projet GED, à votre explorateur Windows !

Plan d’archivage Cadre de classement Métadonnées pour chaque position du cadre de classement : Cycle de vie Règles pour la clôture (semi-)automatique des affaires Règles de calcul de la durée d’utilité administrative et légale des affaires Gestion du sort final pressenti des affaires Accès et confidentialité Politique d’accès aux affaires (= droits d’accès pour la GED) Loi sur la protection des données et la transparence 16’00 + 3’00 = 19’00 Règles de clôture : ex. plus de modification depuis 6 mois, clôturer à la fin de l’année scolaire de la date d’ouverture de l’affaire Règles de la durée d’utilité : Ce n’est juste de dire 5 ou 10 ans mais aussi depuis quand : date ouverture affaire, date dernière modification, idem règles de clôture Différent : Car clôture 6 mois après la dernière modif. Le départ de la durée de conservation est à la date du dernier document modifié. PPDT :, données personnelles, donnée sensibles, transparence : accès public

Plan d’archivage Il doit être construit selon les prestations, les activités de l’entité Il doit être construit avec des spécialistes en plan d’archivage Il doit être validé par votre archiviste. 19’00 + 1’00 = 20’00 2. Laisser chaque service seul faire son cadre de classement, cela donne un résultat insatisfaisant. Il faut vraiment le faire avec l’aide d’un spécialiste. Selon la Larch, obligation de constituer un plan d’archivage.

Quels outils pour gérer les étapes du cycle de vie des affaires?
GED – GESTION DES AFFAIRES Quels outils pour gérer les étapes du cycle de vie des affaires?

Quels outils pour gérer les étapes du cycle de vie des affaires ? Le modèle neuchâtelois : Projet AENeas Suite Archi : Paquet d’outils mis à disposition de toutes les entités soumises à la loi cantonale sur l’archivage 20’00 + 2’00 = 22’00 Objectif Le projet AENeas a pour objectif de garantir, dans le canton de Neuchâtel, un archivage numérique conforme aux exigences légales. Cela englobe tous les outils pour la gestion du cycle de vie des documents. Financement Le Grand Conseil a accompagné la LArch d'un crédit d'investissement de 1'450'000 CHF afin d'acquérir ou de créer les moyens nécessaires à sa mise en œuvre (décret du 22 février 2011, FO 11/10).

Cycle de vie – La GED et les outils nécessaires
Création des affaires Ajout des documents Proposition des affaires à échéance de la durée d’utilité + métadonnées Versement Elimination + métadonnées 22’00 + 1’00 = 23’00 Outils nécessaires : 6 outils pour gérer le cycle de vie et pas seulement la GED Cycle de vie – La GED et les outils nécessaires

Cycle de vie – La GED et les outils nécessaires
Création des affaires Ajout des documents Proposition des affaires à échéance de la durée d’utilité + métadonnées Versement Elimination + métadonnées 23’ ’00 = 33’00 2. GED nécessite uniquement le cadre de classement et politique d’accès. Pourquoi déjà remplir dans le plan d’archivage les règles de clôture, durée d’utilité, sort final ? Si différence = dédoublement ou sous-positions. 3. Clôture automatique car 5’000 à MIL. GED Fonctionnalités natives : KO. Qui développe ? Lors du transfert des documents aux archives pour la proposition, il y a un transfert de responsabilité aux archives ! Plan archivage : Remplir toutes les données dès le départ. Car si certaines données sont différentes selon les affaires rattachées, il faut dédoubler la position ou en faire des sous-positions. Cycle de vie – La GED et les outils nécessaires

Le cycle de vie doit être pensé, organisé lors la conception d’un projet GED Cela concerne aussi le développement des nouvelles applications métiers Si on s’inquiète après 5ans, 200’000 document, c’est trop tard. Exemple, c’est l’explorateur Windows aujourd’hui dans la plupart des entités.

Intégration du plan d’archivage dans la GED 33’00 + 1’00 = 34’00 Tous types de fichiers va dans la GED Plan d’archivage = Défini à l’extérieur de la GED Intégration de du plan d’archivage dans la GED : Création affaire, l’affaire doit rattaché au cadre de classement. L’affaire hérite des métadonnées de la position du cadre de classement. - GED doit connaître la durée de conservation pour proposition aux archives

Fin de la 1ère partie

Démonstration pratique
GED – GESTION DES AFFAIRES Démonstration pratique

Valeur probante juridique d’un document Intégrité Garantit que le document affiché est bien celui mis dans la GED à telle date/heure et qu’il n’a pas été modifié ou altéré. L’empreinte numérique est stockée cryptée en base de données lors de l’enregistrement et est vérifiée lors de l’affichage. Authenticité Certifie que c’est cette personne qui a créé/modifié le document dans la GED Valeur probante se matérialise par la signature Therefore du document Elle permet de garantir les 2 propriétés qui sont nécessaires à la valeur probante. Explorateur Windows = pas possible Signature Therefore est sur chaque version du document et elle est contrôlée à l’affichage dans le navigateur. A montrer après la démo pratique !!!

Avantages de la GED par rapport à l’explorateur Windows Recherche rapide via les métadonnées (surtout avec no d’affaire et un no de document unique) Versionning Partage du document via un lien (= garantie d’être sur la dernière version) Meilleure valeur probante juridique (intégrité et authenticité) Contextualisation de l’affaire/document via les métadonnées, contextualisation utile pour la proposition aux archives Facilite la gestion du cycle de vie des affaires Facilite le respect de la loi cantonale sur l’archivage (Larch) Workflows possibles Et encore d’autres

Perçu comme désavantages de la GED par rapport à l’explorateur Windows Temps pour la saisie des métadonnées pour les affaires et documents Ce temps est largement récupéré par le gain sur le temps de recherche des documents Ce temps peut être réduit pas l’utilisation judicieuse des profils d’indexation. Perçu comme désavantage mais c’est un faux désavantage !!!!

Retours d’expérience

GED communales en production au CEG avec Therefore Val-de-Ruz (17’000 habitants) - 6 ans Tous les services 150 utilisateurs GED Milvignes (9’000 habitants) - 4 ans, 1 année en gestion d’affaire 46 utilisateurs GED La Tène (5’000 habitants), démarrage prévu au 1er mars 2019

Questions, discussions
Polyvalence Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / / T © CEG Neuchâtel

Conclusions Polyvalence Qualité Satisfaction
Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / / T © CEG Neuchâtel

Les facteurs de succès

Les facteurs de succès L'organisation numérique mise en place Le projet porté par les autorités exécutives et les responsables (chefs de services) = légitimité du projet Formation des utilisateurs Nouvelles compétences GED à acquérir Directives, procédures, bonnes pratiques Nouvelles responsabilités/tâches à assumer L’accompagnement permanent des utilisateurs au changement Les outils informatiques CC important pour donner la légitimité au projet. Si projet est porté par un employé sans une position hiérarchique forte, le projet sera rejeté par tous les personnes réticentes au changment. Projet GED = changement important dans les habitudes de travail. GED = un outil, il peut être bien ou mal utilisé !! Important l’accompagnement au changement (nouvelle habitudes de travail, maîtrise du logiciel GED, refus du changement) Facteur humain est très important Le succès d'un projet GED est fortement lié à la mise en œuvre de l’organisation numérique et non au logiciel qui ne sert que de support aux processus. Les audits

CONTACTEZ-NOUS Une équipe à votre service
CEG – Centre de solutions Administrations Adresse: Verger-Rond 2 4ème étage Est 2000 Neuchâtel Documentation: Une équipe à votre service POUR TOUTE DEMANDE Merci d’utiliser le Système iTop pour communiquer vos demandes. En détaillant la demande : type de demande, contexte, message d’erreur de l’application, copie(s) d’écran(s), …

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