Réunion préparation workshop Subatech – H222.visio 18/01/2014.

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1 Réunion préparation HPT@LHC2014 workshop Subatech – H222.visio 18/01/2014

2 Dates Workshop du 9 (matin) au 12 (avant le repas de midi) septembre 2014 (3,5 jours). Agenda envisagé : Mardi 9 : journée pleine de présentations (prévoir 8h30-9h30 pour laccueil) Mercredi 10 : matinée présentations, après midi social event Jeudi 11 : journée pleine de présentations, soirée repas de la conférence Vendredi 12 : matinée pleine de présentations, départ avant le repas de midi Dates préconisées pour les annonces : 1 ère annonce : 27 janvier 2014 -> on est retard, ce sera surement semaine 7 2 ème annonce et ouverture des inscriptions : 22 avril 2014 (Plus tôt ?) 3 ème annonce : 4 août si date limite 20 aout Dead lines: Démarrage des inscriptions : 22 avril Clotûre des inscriptions : 20 août Dead line pour la soumission des abstracts : 18 août

3 Questions sur la gestion des inscriptions Peut-on passer par le système dinscription de la FAC (qq centimes/p) ? Voir Guillaume si par le CNRS non gratuit Si par le CNRS, coût ? (15 euros/personne ?) -> peut-etre gratuit (Sophie nous donnera un retour). Si oui, on passe par ça. Si démarrage le 20 mai, est-ce assez tôt ? A priori, choix de démarrage le 22 avril Clotûre le 20 août mais vu lexpérience de lannée dernière, nous avons accepté que des gens sinscrivent au-delà de la dead-line par manque de participants. Est-ce envisageable à Subatech ? <15 jours si moins de 10 personnes. Si possible inscription avant darriver Quelles seront les disponibilités de chacun en août ? Notamment si lettres dinvitation à écrire pour demande de VISA ? Peut-on avoir des lettres toutes prêtes à mettre à jour seulement au niveau du nom du participant ? Ok. Envoyer un avertissement special VISA. Certificat de présence à remettre dès larrivée

4 Lieu du workshop Dans les locaux de Mines Nantes : Amphi Pascal réservé et réservation confirmée par Lionel Luquin. Il nous assure la réservation dun amphi de 80 places sur la période du workshop. Cependant : Lieu pour les pauses café ? Bernard se renseigne Il nous faut une salle supplémentaire avec accès connexion internet pour les participants pendant la durée du workshop. Ce peut être H222.visio ou une salle de lécole des mines (moins probable vu que nous avons déjà obtenu un amphi). Bernard se renseigne Repas midi : Bernard propose la cantine du CROUS de la Chantrerie. Il est possible dy avoir du vin à un coût raisonnable… Petite balade de qq minutes pour y aller. Peut-on avoir un espace reserve ? NB : voir avec eux comment ça marche pour le vin car on peut avoir du vin par lintermédiaire dune des organisatrices (Catherine) Pour venir à Subatech : chronobus. 10 tickets par personne inclus dans le coût des frais dinscription (A voir). -> Finalement, on peut économiser cela. De toute façon les gens doivent acheter au moins un billet en arriavnt, autant quils achètent un carnet de 10 et on économise cela pour autre chose

5 Page web Choix dindico plutôt que ScienceConf Page web de test (en cours de construction): https://indico.cern.ch/internalPage.py?pageId=0&confId=289665 Points à ajuster : montant des frais dinscription (150), dates diverses, lieu repas conf + social event (dépendra du budget) Se mettre daccord sur les hôtels : – Pour le moment, une page web donnant une liste dhôtels à Nantes. – Question : y a-t-il moyen davoir des accords avec quelques hôtels sur le coût des chambres notamment ? Oui -> à mettre à jour sur les pages webs Transports : on peut pointer vers la page de Subatech qui explique comment y venir. Problème : cette page pour linstant est rédigée en français seulement. Page à traduire. Page pour les inscriptions à prévoir (y compris procédure pour VISA) Tanja

6 Social event and dinner Idées pour social event : – Diverses visites dorganisées dans Nantes. Les coûts sont très variables Voir la liste dans le pdf (visites touristiques à Nantes) – Balade en petit train reste raisonnable en terme de coût, permet de voir pas mal de choses et permet de se protéger un peu de la pluie sil pleut. Environ 4 euros / p – Visite des machines de lîle non guidée. – Car ? Environ 8 euros / p Idées pour social dinner : – A définir… Coût ? Cantine ? Bernard et Alexandre regardent

7 Idées de goodies Badges – Coût ? Commandés par la labo Clé USB (8 Go) – 9,6 euros / p – A priori, cest plutôt 8 euros Plans divers de la ville de Nantes + labo => voir avec le syndicat dinitiative – Coût ? Gratuit Petit sachet de berlinguots et autres spécialités sucrées. – Quel coût ? 5 euros Bernard se renseigne Le tout dans une pochette en plastique dur ? – Est-ce envisageable à moindre coût ? Coût ? Autres idées ?

8 Budget Remarque : DGM contactée mais pas de réponse pour linstant… -> entre temps, jai reçu une réponse du CNRS. Cest bon pour 1500 euros ! Prévisions budgétaires en cours – Fichier BilanFinancier_HPT2014.xlsx – Je mets cela sur la page web suivante : http://estienne.web.cern.ch/estienne/workshop/hpt2014 dans le répertoire Budget