Le Module ROM Results-Oriented Monitoring Introduction 16 août 2018

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1 Le Module ROM Results-Oriented Monitoring Introduction 16 août 2018

2 Structure de la présentation - Le module ROM: contexte et objectifs - Utilisateurs du module ROM, accès et permissions - Plan de Travail ROM : description du processus, démo - Production ROM : description du processus, démo - Ressources - Discussion

3 Le système ROM reflète le procès décrit dans le Manuel ROM.
Le système de Monitoring orienté vers les résultats (ROM) est mis en œuvre par des contractants externes et des experts. Il appuie les services de la CE au siège et en Délégations dans le monitoring des projets et la réalisation des rapports. Le système ROM reflète le procès décrit dans le Manuel ROM. La dernière version du ROM Handbook a date de janvier 2017 et est disponible en anglais sur MyDevco. The ROM handbook is updated based on lessons learned from implementation of ROM services and based on operational needs. The update of the ROM handbook is ongoing at the time being – one of the sections that are being updated is the one describing the ROM module, which has been improved with new functionalities since 2015

4 Les services ROM incluent:
Revues ROM - Revues par des experts sectoriels au sujet de la performance des projets et programmes en cours, avec recommandations pour amélioration ou corrections nécessaires pour les gestionnaires de projet en délégation et au siège ROM Résultats - Appui spécialisé aux gestionnaires de projet en délégation et au siège, afin de consolider les informations concernant les résultats des projets et programmes arrivés à terme. Le module ROM appuie les processus et la documentation pour les revues ROM For any questions on ROM results, please use to the functional mailbox DEVCO EU results

5 https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/roml
Le module ROM Est conforme avec les dispositions de la réforme des processus de production des rapports et suivi (telles que les échéances, les rôles, les responsabilités et les modèles) détaillées dans le Manuel ROM Est intégré avec les systèmes d'information existants (CRIS, EAMR, EVAL) et il va être aussi intégré dans OPSYS Il est accessible via l'intranet de la Commission avec Mozilla Firefox ou Google Chrome: My Intracomm> My DG > Quick links, DEVCO tools > ROM module Ou directement via ce lien: The ROM module, the application that we will show today, was developed following the reform of the ROM which we mentioned before It replaces the ROM module on CRIS which could not be used any longer for a number of reasons The ROM reform introduced new templates and spaces for response by European Commission services CRIS will be phased out and it was not possible to develop new functionalities Access to CRIS information by ROM contractors had to be managed better

6 Le module ROM Permet la création d'un plan de travail pour les revues ROM basé sur les informations de l'EAMR Permet la gestion des revues ROM sur les projets financés par les Fonds Fiduciaires Est lié à CRIS: les données CRIS concernant les P/P sont mises à disposition des contractants ROM Améliore la gestion des informations et des connaissances (fonctionnalité de recherche) Le module ROM supporte la production de rapports consolidés : Le staff CE peut commenter les rapports brouillon et finaux des contractants/experts Les contractants/expert reçoivent les commentaires des services CE Les services CE utilisent les recommandations des experts pour le suivi (Plan de Suivi) The search function is based on ROM and project information as well as on the content of the ROM reports ROM reviews on Trust Fund projects are identified with ABAC information, then the data is manually encoded by HQ Trust Fund teams

7 Note: ROM est lié à EVAL, qui montre les revues des Projets/Programmes qui doivent faire l'objet d'une évaluation.

8 Utilisateurs du module ROM
Types d'utilisateurs: Services CE L'Unité de Coordination ROM (DEVCO 04) Les Coordinateurs ROM (1 par lot au siège) Les Points focaux ROM (CE au siège et DUEs) Gestionnaires Opérationnels (CE au siège et DUEs) Tout le staff CE et DUE peut chercher des rapports ROM Externes Contractants ROM (5) Contractant en charge de l' Assurance Qualité Lots ROM Lot 1/6 Voisinage , Balkans occidentaux et Turquie Lot Afrique & intra-ACP Lot Asie et Pacifique Lot Amérique Latine et Caraïbes Lot Projets thématiques gérés au Siège Coordinateurs ROM Lot 1/6 Petra SCHLUETER Lot boîte fonctionnelle DEVCO D ROM Lot Guy JANAWAY Lot Konstantinos BERDOS Lot Efterpi VERIGAKI Further info on the roles can be found in the handbook chapter 2. Please see here some useful copy and paste for the trainer. ROM COORDINATION UNIT - The ROM Coordination Unit (DEVCO/06) is responsible for the overall coordination of the ROM system, including (1) all methodological issues related to ROM services, in close cooperation with ROM coordinators in the EC HQ geographic and thematic units (see below), (2) the supervision of the Quality Assessment (QA) Contractor. The ROM Coordination Unit organises regular meetings with all ROM coordinators in order to ensure a harmonisation approach on methodological and operational issues. ROM COORDINATORS - For each contract, the EC HQ Directorate in charge of the contract has one ROM coordinator who constitutes the link between the EC services (incl. EUD) and the ROM contractor. They approve the ROM workplan for their lot with the CVs of the experts proposed for each assignments of mission. ROM coordinators also intervene in case of serious disagreement between a EUD/HQ Unit and a ROM expert/ROM contractor on the findings presented in a ROM report. ROM FOCAL POINTS Each EUD and HQ operational service appoints a ROM focal point. They are not an intermediary between ROM coordinators and EUD. The role of ROM focal points is to ensure appropriate information flows and good coordination among all actors involved in the selection of projects to be subject to a ROM service, mission planning and execution, as well as the follow-up on recommendations as included in ROM reports. Therefore they have full access to the ROM module and can interact in place of the OMs if absent.

9 Si le gestionnaire opérationnel est absent, le Point Focal ROM peut faire fonction de backup
Accès et permissions Gestionnaires Opérationnels ROM = GESTOPE CRIS Toujours mettre à jours CRIS lors des changements de staff Chaque nuit les gestionnaires opérationnels ROM sont mis à jours sur base des informations disponibles dans CRIS (sauf pour les projets financés par des Fonds Fiduciaires, dont le gestionnaire doit être encodé manuellement par le support technique) Points Focaux ROM (aussi backup éventuels des gestionnaires opérationnels) Les permissions doivent être demandées via le Coordinateur ROM au Business Manager ou à DEVCO APPLICATION SUPPORT avec en annexe l'approbation du Coordinateur ROM Chef d'Unité / Chef de Cooperation Si votre Chef d'Unité / Chef de Coopération a changé, et il/elle ne peut plus avoir accès au module, veuillez contacter DEVCO APPLICATION SUPPORT ou NEAR APPLICATION SUPPORT

10 Ressources et Support Manuel ROM (méthodologie)
Base des connaissances / Notes de release Manuel d'utilisation par rôle Formation en ligne de base (production) Formation DEVCO APPLICATION SUPPORT (pour du support technique IT) NEAR APPLICATION SUPPORT (pour du support technique IT) Boîte fonctionnelle DEVCO 04 ROM (pour toutes questions sur la méthodologie /contenu du manuel ROM)

11 Les échéances ne sont pas bloquantes
Plan de Travail ROM Les coordinateurs ROM approuvent les missions ROM (14 JO) Statut de la revue dans le module ROM: Revue ROM approuvée L'OM vérifie tout conflit d'intérêt au niveau des experts (endéans 14 JO ou procédure silencieuse) Experts confirmés par le gestionnaire opérationnel Le contractant ROM indique les experts et les dates pour les missions (14 JO) Experts sélectionnés par le contractant Les gestionnaires opérationnels fournissent des informations complémentaires (14 JO) Confirmé par le gestionnaire opérationnel Le contractant ROM marque les Projets/Programmes qui peuvent être revus selon le budget disponible (14 JO) Confirmé par le contractant Les contractants ROM soumettent les CVs des experts aux coordinateurs ROM, qui approuvent vie le module ROM Les contractants ROM identifient tout confit d' intérêt potentiel au niveau du consortium L'unité de coordination ROM charge la liste des projets dans le module ROM Chargé The ROM Coordination Unit extracts from the EAMR / EAMR HQ the lists including all projects, with or without a request for ROM review. DG NEAR also produces a specific list with projects for which flagging and request for ROM review by EUD/HQ Unit has been made. The two lists – extraction of the EAMR / EAMR HQ and the list elaborated by DG NEAR – are consolidated by DEVCO ROM Coordination Unit.

12 Le gestionnaire opérationnel commente et note le rapport draft (21 JC)
Les échéances pour les commentaires aux rapports draft et finaux sont bloquantes Production ROM Le gestionnaire opérationnel commente et note le rapport final et and prépare le plan d'action (14JC) Statut de la revue dans le module ROM: Revue ROM complétée Le contractant ROM met en ligne les rapports final et les questions de monitoring (14 JC) Rapport final Le gestionnaire opérationnel commente et note le rapport draft (21 JC) Rapport provisoire commenté Le contractant ROM met en ligne les rapports draft et les questions de monitoring (14 JC après la fin de la mission sur le terrain) Rapport provisoire Le contractant ROM télécharge les modèles de rapport ROM et des questions de monitoring Démarrage de la phase documentaire

13 Merci!