1.Guide de gestion intégrée des documents: le contexte Webéducation sur les intranets 21 Mars 2002.

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1 1.Guide de gestion intégrée des documents: le contexte Webéducation sur les intranets 21 Mars 2002

2 WEBÉDUCATION(02-03-21) 1.1Le mandat des Archives nationales du Québec (ANQ) n Mandat des ANQ défini dans la Loi sur les archives, adoptée en décembre 1983 n Règlement sur le calendrier de conservation (…) n Coordination de trois politiques: u Politique de gestion des documents actifs, mise en vigueur le 9 août 1985 u Politique de gestion des documents semi- actifs, mise en vigueur le 15 juillet 1988 u Politique de gestion des documents inactifs, mise en vigueur le 12 mars 1991

3 WEBÉDUCATION(02-03-21) 1.2Le dossier des archives électroniques aux ANQ n Dossier des archives électroniques aux ANQ ouvert depuis le début des années 1990: u Production dun modèle (avec guide explicatif) pour linscription des documents informatiques au calendrier de conservation (1991) u Production dune Étude de faisabilité de la conversion technique des documents informatiques (1996)

4 WEBÉDUCATION(02-03-21) 1.3Le Chantier dingénierie documentaire 1997-1999 n Publication de 13 rapports qui sont disponibles sur le site web à ladresse suivante: (autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm). n Projet sur les formulaires et les télé-procédures réalisé en collaboration avec le ministère du Revenu. n Développement dun registre de schémas XML. n Collaboration à la préparation du projet de loi 161.

5 WEBÉDUCATION(02-03-21) 1.4La Commission parlementaire sur le projet de loi 161 n Mémoire du Groupe des responsables de la gestion documentaire du gouvernement du Québec (GRGD). n Mandat confié au SSIGRI sur le Guide de gestion intégrée des documents. n Entrée en vigueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation (loi basée sur la neutralité technologique et léquivalence fonctionnelle des documents papier et électronique) dans un contexte gouvernemental de prestation électronique de services auprès du citoyen.

6 WEBÉDUCATION(02-03-21) 1.5Le comité provisoire de démarrage du projet et ses recommandations n Ingénierie documentaire: un domaine prioritaire dintervention et de soutien établi par le Secrétariat du Conseil du trésor. n Guide: composante structurelle du segment de larchitecture dentreprise gouvernementale. n Coordination de la réalisation du Guide confiée aux Archives nationales du Québec. n Financement conjoint du projet par le Secrétariat du Conseil du trésor et le ministère de la Culture et des Communications.

7 2.Le Guide de gestion intégrée des documents: le produit visé Webéducation sur les intranets 21 Mars 2002

8 WEBÉDUCATION(02-03-21) 2.1Outil pratique pour les ministères et les organismes gouvernementaux n Développement dune nouvelle méthodologie en gestion intégrée des documents sappuyant u sur des études de cas pratiques qui sont reliés aux activités de gestion des documents dans le contexte de processus daffaires actifs ou en développement.

9 WEBÉDUCATION(02-03-21) 2.2Réponses aux prescriptions de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation n Principe important: possibilité pour le citoyen de transiger avec le gouvernement à partir du support dinformation de son choix. n Reconnaissance juridique du document technologique. n Gestion du document durant tout son cycle de vie. n Enregistrement institutionnel du document. n Adaptation de normes internationales à la façon de faire au Québec.

10 WEBÉDUCATION(02-03-21) 2.3Intégration à la prestation électronique de services et au partage de services communs n Utilisation des schémas XML. n Élaboration de pratiques recommandées pour : u la signature numérique des documents u la conservation dun document signé numériquement. n Intégration du Guide aux services communs offerts aux ministères et organismes: u la sécurité u linfrastructure à clés publiques u les registres référentiels.

11 WEBÉDUCATION(02-03-21) 2.4Contenu proposé du Guide n Première partie: Cadre de la gestion documentaire u Justification et rôle de la gestion documentaire. u Révision des rôles professionnels et partage des tâches. u Modèle générique de la gestion documentaire à partir de la norme ISO 15 489. u Modèle de mise en place (outils de formation et de gestion de projet).

12 WEBÉDUCATION(02-03-21) 2.4 Contenu proposé du Guide (suite) n Deuxième partie: Modèles et outils techniques u Cadre méthodologique (répertoire de schémas: métadonnées, enregistrement institutionnel, …). u Outils de la gestion documentaire (concepts délaboration des règles de classification, de conservation, dindexation).

13 WEBÉDUCATION(02-03-21) 2.4 Contenu proposé du Guide (suite) n Troisième partie: Études de cas pratiques u Servant à donner des paramètres dun scénario complet dimplantation dun système de gestion intégrée des documents. u Décrivant des scénarios intermédiaires de gestion documentaire.

14 3.Guide de gestion intégrée des documents: le manuel dorganisation de projet Webéducation sur les intranets 21 Mars 2002

15 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.1Introduction n Processus continu de projets de recherche et de développement en gestion documentaire à partir des travaux des Archives nationales du Québec (ANQ) en 1996 et du Chantier dingénierie documentaire en 1997-1999. n Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation adoptée en juin 2001 et mis en vigueur le premier novembre dernier. n Conception du Guide reposera sur le respect des orientations gouvernementales, des normes internationalement reconnues et des expériences réalisées par divers ministères et organismes gouvernementaux.

16 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.2La portée du projet n Le « document » tel quil est défini dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation. n La gestion du cycle de vie du document avec son sort final: élimination, versement aux ANQ ou dépôt à la Bibliothèque nationale du Québec (BNQ). n Une application renouvelée du calendrier de conservation. n Une méthodologie de gestion intégrée portant sur le projet de mise en place dun système de gestion documentaire. n Des bancs dessai concrets.

17 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.2.1La notion de document Article 3: « Un document est constitué dinformation portée par un support. Linformation y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous la forme de mots, de sons ou dimages (…). » « (…) Pour lapplication de la présente loi, est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de linformation qui y est inscrite (…). »

18 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.3Les intervenants n Le ministère de la Culture et des Communications (MCC) est le porteur du dossier. n Le mandat est assumé par les autorités du MCC et du Sous-secrétariat à linforoute gouvernementale et aux ressources informationnelles (SSIGRI).

19 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.3Les intervenants(suite) n Les ANQ assurent la présidence du comité directeur et du comité de pilotage du projet. n La Direction générale de lautoroute de linformation (DGAI) du MCC collabore au projet en vertu de son mandat relatif à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation. n La BNQ, par son projet de dépôt légal des publications électroniques, participe au projet dans le but de définir avec les ANQ une approche commune de sauvegarde des documents.

20 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.3Les intervenants(suite) n Le SSIGRI assure, entre autres, la cohérence des orientations et des concepts avec les autres projets gouvernementaux et avec larchitecture dentreprise gouvernementale. n Le Sous-secrétariat aux services gouvernementaux (SSSG) est impliqué pour tout ce qui concerne la mise à profit des services communs. n Le Sous-secrétariat au personnel de la Fonction publique (SSPFP) identifie les changements apportés à la profession de la gestion des documents et participe à la définition des profils de compétences et des besoins en formation.

21 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.3Les intervenants(suite) n Le ministère des Relations avec les citoyens et de lImmigration (MRCI) participe aux énoncés des besoins en raison de son implication dans le thésaurus gouvernemental, de la protection de linformation et de la coordination du regroupement des webmestres. n Le Conseil des directeurs généraux de ladministration (CDGA) participe au projet pour les impacts organisationnels générés par limplantation du Guide dans les organisations.

22 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.3Les intervenants(suite) n Le Conseil des responsables de linformatique du secteur public (CRISP) participe au projet en raison de la portée technologique du projet et de limplication obligatoire des informaticiens à son bon déroulement. n Le Groupe de responsables en gestion des documents (GRGD) participe au projet en définissant, par lentremise de ses membres concernés, les besoins des bancs dessai dans les M/O sélectionnés ainsi que la validité et la qualité des pratiques.

23 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.3Les intervenants(suite) n LÉcole de bibliothéconomie et des sciences de linformation (EBSI) de lUniversité de Montréal est le partenaire responsable de la méthodologie, de la modélisation en schémas XML et de la rédaction du Guide. n Les ministères et les organismes gouvernementaux à déterminer participent aux essais pratiques.

24 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.4Lorganisation du projet: la structure n Se référer à lorganigramme apparaissant à limage suivante.

25 WEBÉDUCATION(02-03-21) Mandataires gouvernementaux Comité directeur Chargé de projet Comité de pilotage Responsables de la réalisation

26 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.5Biens livrables 3.5.1Volet méthodologie : u une méthodologie de gestion intégrée des documents u la définition de nouvelles métadonnées; u lharmonisation aux normes ouvertes des principes et des concepts émis par le Chantier dingénierie documentaire; u la définition des nouveaux rôles professionnels; u un plan de formation pour lutilisation du Guide; u des standards spécifiques à limplantation dun système de gestion intégrée.

27 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.5Biens livrables (suite) 3.5.2Volet modélisation : u Les biens livrables sont les schémas XML: F modèle denregistrement du document; F trois sous-classes de description de document: profils de métadonnées pour les documents de référence, de transaction et les messages de courriel; F groupe de modèles permettant de créer et de mettre à jour des classifications et den faciliter la navigation et le repérage;

28 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.5Biens livrables (suite) 3.5.2Volet modélisation (suite): F modèle de tableau des autorisations pour la classe dobjet « personnes » du Répertoire gouvernemental; F structure logique XML pour la rédaction du Guide y compris le glossaire; F contrôle de qualité technique du Guide en hypertexte.

29 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.5Biens livrables (suite) 3.5.3Volet intégration logicielle: u Les biens livrables sont: F réalisation, par programmation, des communications entre les applications des M/O et le registre gouvernemental; F réalisation de toute autre programmation nécessaire à lintégration de certains concepts mentionnés dans le volet méthodologie, dans les applications ministérielles.

30 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.5Biens livrables (suite) 3.5.4Volet classification/calendrier de conservation des documents: u Les biens livrables sont: F propositions de classification et dindexation des documents; F adaptation des méthodes de classification et dindexation; F adaptation des moyens associés au calendrier de conservation, sil y a lieu.

31 WEBÉDUCATION(02-03-21) 3.5Biens livrables (suite) 3.5.5Volet rédaction: u Les bien livrables sont: F adaptation de la norme ISO 15 489 de gestion des documents au contexte québécois; F rédaction du Guide en hypertexte et harmonisation des bulles explicatives avec le texte du Guide; F plan de formation au Guide pour les différents intervenants; F création et révision dun glossaire pendant toute la durée du projet.

32 4.Guide de gestion intégrée des documents: les protocoles dententes Webéducation sur les intranets 21 Mars 2002

33 WEBÉDUCATION(02-03-21) 4.1Description sommaire du projet n Vise à fournir un outil adéquat aux M/O. n Vise tous les types de documents papier et technologiques. n Vise à respecter les normes ouvertes et les orientations gouvernementales ainsi que les résultats des bancs dessai réalisés dans les M/O. n Les M/O sengagent à fournir les ressources humaines et technologiques nécessaires aux bancs dessai. n Les M/O sengagent à respecter les concepts de gestion documentaire dans une perspective de PES aux citoyens. MCC:

34 WEBÉDUCATION(02-03-21) 4.2Responsabilités du ministère de la Culture et des Communications n Le MCC agit comme porteur de dossier en assumant la direction du projet en collaboration avec le SSIGRI. n Les ANQ président le comité directeur ainsi que le comité de pilotage. n La DGAI collabore au projet dans le cadre de son mandat relatif à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.

35 WEBÉDUCATION(02-03-21) 4.3Responsabilités du Sous-secrétariat à linforoute gouvernementale et aux ressources informationnelles du Secrétariat du Conseil du trésor n Le SSIGRI assume la direction du projet en collaboration avec le MCC. n Le SSIGRI assure la cohérence du projet avec les autres projets gouvernementaux et les orientations contenues dans larchitecture dentreprise gouvernementale. n Le SSIGRI est responsable des orientations et du bon déroulement technologique du projet. n Le SSIGRI participe à lélaboration des protocoles dentente avec les M/O.

36 WEBÉDUCATION(02-03-21) 4.4Description du banc dessai dans le ministère ou lorganisme (M/O) 4.1Responsabilités du M/O F Dégager les ressources nécessaires à la réalisation du banc dessai. F Désigner une personne comme principale répondante auprès du chargé de projet. 4.2Profils des ressources nécessaires chez le M/O notamment F le gestionnaire de documents, F les informaticiens, F les personnes impliquées dans le processus daffaires retenu

37 WEBÉDUCATION(02-03-21) 4.4Description du banc dessai dans le ministère ou lorganisme (M/O) (suite) 4.3Description du processus daffaires 4.4Description du banc dessai 4.5Ressources requises (humaines, financières, matérielles)

38 5.Guide de gestion intégrée des documents: des références bibliographiques Webéducation sur les intranets 21 Mars 2002

39 WEBÉDUCATION(02-03-21) (autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm) n 01.Gestion (la) des documents adaptée à l'inforoute gouvernementale (Rapport synthèse) [138 Ko]. (Version Word)Gestion (la) des documents adaptée à l'inforoute gouvernementaleVersion Word n 02.Composantes (les) d'un document électronique [116 Ko]. (Version Word)Composantes (les) d'un document électroniqueVersion Word n 03.Choisir un environnement logiciel approprié au cycle de vie du document [195 Ko]. (Version Word)Choisir un environnement logiciel approprié au cycle de vie du documentVersion Word n 04.Conserver les documents électroniques : comment et pourquoi? [120 Ko]. (Version Word)Conserver les documents électroniques : comment et pourquoi? Version Word n 05.Protection (la) du document électronique : aspects techniques et juridiques [88 Ko]. (Version Word)Protection (la) du document électronique : aspects techniques et juridiquesVersion Word

40 WEBÉDUCATION(02-03-21) (autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm) n 06.Lignes directrices pour la description d'un document de référence aux fins de conservation et de diffusion [140 Ko]. (Version Word)Lignes directrices pour la description d'un document de référence aux fins de conservation et de diffusionVersion Word n 07.Lignes directrices pour la description d'un document de transaction enregistré à des fins de conservation [100 Ko]. (Version Word)Lignes directrices pour la description d'un document de transaction enregistré à des fins de conservationVersion Word n 08.Lignes directrices pour la description d'un message de courrier électronique enregistré aux fins de conservation [75 Ko]. (Version Word)Lignes directrices pour la description d'un message de courrier électronique enregistré aux fins de conservationVersion Word n 09.Classification (la) des documents institutionnels dans les ministères du gouvernement du Québec et le défi informatique [170 Ko]. (Version Word)Classification (la) des documents institutionnels dans les ministères du gouvernement du Québec et le défi informatiqueVersion Word n 10.Thésaurus de l'activité gouvernementale : orientations et principes directeurs [60 Ko]. (Version Word)Thésaurus de l'activité gouvernementale : orientations et principes directeursVersion Word

41 WEBÉDUCATION(02-03-21) (autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm) n 10. Thésaurus de l'activité gouvernementale : orientations et principes directeurs [60 Ko]. (Version Word)Thésaurus de l'activité gouvernementale : orientations et principes directeursVersion Word n 11. Thésaurus de l'activité gouvernementale : liste alphabétique des termes [362 Ko]. (Version Word)Thésaurus de l'activité gouvernementale : liste alphabétique des termesVersion Word n 12. Rôles professionnels et ingénierie documentaire [212 Ko]. (Version Word)Rôles professionnels et ingénierie documentaireVersion Word n 13. Sécurité (la) inforoutière (English version) [1 900 Ko]Sécurité (la) inforoutièreEnglish version n 14. XML en route au gouvernement du Québec, Rapport de recherche-consultation [1 952 Ko], février 2001 (Version Word) [1 013 Ko]XML en route au gouvernement du Québec, Rapport de recherche-consultationVersion Word

42 WEBÉDUCATION(02-03-21) (autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm) n 15. Les formulaires électroniques et les téléprocédures dans l'administration publique québécoise - Rapport de synthèse du groupe de travail [812 Ko], janvier 2001(Version Word) [512 Ko]Les formulaires électroniques et les téléprocédures dans l'administration publique québécoise - Rapport de synthèse du groupe de travail Version Word n 16. Présentation des besoins en architecture technologique utilisée dans le cadre du projet de gestion documentaire au gouvernement du Québec [175 Ko] (Version Word) [1337 Ko], juillet 2001Présentation des besoins en architecture technologique utilisée dans le cadre du projet de gestion documentaire au gouvernement du Québec(Version Word) n 17. Analyse des facettes pour la classification des documents institutionnels au Gouvernement du Québec (Rapport Hudon) [96 Ko] (Version Word) [275 Ko], octobre 2001Analyse des facettes pour la classification des documents institutionnels au Gouvernement du Québec (Rapport Hudon)(Version Word) n 18. L'ingénierie documentaire : nature, portée, orientations normatives [69 Ko] (Version Word) [226 Ko], octobre 2001L'ingénierie documentaire : nature, portée, orientations normatives (Version Word)