ORGANISER DES MANIFESTATIONS SCIENTIFIQUES A LA SFA

Présentation au sujet: "ORGANISER DES MANIFESTATIONS SCIENTIFIQUES A LA SFA"— Transcription de la présentation:

1 ORGANISER DES MANIFESTATIONS SCIENTIFIQUES A LA SFA
En amont consulter l’annexe du Règlement intérieur sur le site privé de la SFA et les outils à votre disposition sur le site web Puis envoyer le formulaire au secrétariat de la SFA ET le budget au trésorier de la SFA avec copie au secrétariat Il existe un petit fichier pour les notions comptables Evelyne Dewayse s’occupe de la communication (affichage sur le site web de la SFA, newsletter et réseaux sociaux), du paramétrage du formulaire d’inscription sur la plateforme dédié aux journées sur le serveur de la SFA, éventuellement création d’un site web en html Catherine Chaillou s’occupe de l’aspect comptable et financier après inscriptions des participants (éditions de factures, suivi des paiements…) SFA - 44 rue Pasquier PARIS -

2 SFA - 44 rue Pasquier - 75008 PARIS - sfa4@wanadoo.fr
Site web Deux possibilités : Attention : quelque soit le choix du site web celui-ci devra intégrer le formulaire d’inscription de la SFA relié au logiciel permettant la gestion par le secrétariat de l’inscription à la facturation puis au paiement. Un volontaire du groupe impliqué créé un site web et le secrétariat fera le chargement des fichiers sur le serveur privé de la SFA et lui fournira le lien « inscriptions » le secrétariat de la SFA créé le site web et fait les mises à jour nécessaires SFA - 44 rue Pasquier PARIS -

3 Site web de la manifestation
Le site web de la manifestaition sera hébergé sur l’intranet de la SFA sous cette forme : https ://intranet.sfa.asso.fr/archives/J(N°manif)-Nommanif Ou pourra également être hébergé ailleurs dans le cas où un membre du comité d’organisation s’en occupe. SERVEUR SFA Site web de la manifestation Base de données où les champs du formulaire vont s’incrémenter pour facturation sur le serveur SFA Base de données spécifique pour le chargement des résumés (plus de 100 résumés) Permettant de gérer les auteurs et les différents thèmes de la manifestation Menus habituels : DESCRIPTIF/ACCUEIL PROGRAMME INSCRIPTIONS (lien) PLAN et. Lien sur le formulaire de soumission (demande spécifique) SFA - 44 rue Pasquier PARIS -

4 SFA - 44 rue Pasquier - 75008 PARIS - sfa4@wanadoo.fr
Paramétrage du formulaire d’inscription à définir fait par E. Dewayse ou D. Cassereau pour les gros Congrès (sur une plateforme spécifique) Dates, lieu et type de manifestation (voir les formulaires à remplir et envoyer au secrétariat) chaque manifestation aura un numéro attribué (qui sera répété sur tous les documents). Option de tarif : membre SFA, non Membres, Etudiants etc. Options supplémentaires (repas payants, visites etc.) Mail des organisateurs qui recevront une copie des mails d’inscription (3 maxi) La date limite d’inscription (prévoir un délai pour imprimer les badges et la réservation des repas) Prévoir les remboursements (voir instructions sur formulaires) Attention une fois les options du formulaire validées et les tests faits il ne sera plus possible de modifier le formulaire sur le serveur. SFA - 44 rue Pasquier PARIS -

5 Du point de vue du participant
Les informations seront diffusées sur le supports habituels de la SFA les deadlines sont rappelées régulièrement Le participant s’inscrit comme non membre il lui suffit de valider directement le formulaire Le participant s’inscrit comme membre via son numéro d’adhérent (cela lui permet de ne pas ressaisir ses coordonnées) Le participant reçoit automatiquement un mail de confirmation de « pré-inscription » et un reçu dès validation de on paiement Un mail est envoyé aux organisateurs et au secrétariat de la SFA Le participant devra faire suivre son document de confirmation à son service comptable en cas de paiement par bon de commande notamment. SFA - 44 rue Pasquier PARIS -

6 Les moyens de paiements
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7 Merci de votre attention
N’hésitez pas à contacter le secrétariat par mail ou Par tel : C. Chaillou du lundi au mercredi (compta) E. Dewayse du mardi au vendredi (logistique) SFA - 44 rue Pasquier PARIS -