Dématérialisation des factures du Secteur Public

Dématérialisation des factures du Secteur Public
Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques? Le webinaire va bientôt commencer…

Objectifs du webinaire
Comprendre le fonctionnement du portail Chorus Pro et maîtriser les fonctionnalités de base suivantes : Création et gestion d’un compte utilisateur Gestion d’une fiche structure A la fin de ce webinaire, les participants seront capables de gérer les comptes utilisateurs et les structures pour les entités de type « publique » Le support de ce webinaire est téléchargeable : dans l’outil durant le webinaire sur le site

Etapes du webinaire 1 2 3 4 5 6 7 Introduction à Chorus Pro
Notions clés de Chorus Pro 3 Se connecter par le PIGP 4 Mettre à jour son compte utilisateur 5 Paramétrer la fiche structure 6 Gérer les habilitations 7 La documentation et le support Chorus Pro

2017 2018 2019 2020 Introduction à Chorus Pro
Le cadre réglementaire de Chorus Pro L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique dispose que les factures adressées par les fournisseurs aux structures du secteur public doivent être dématérialisées. Pour les émetteurs de factures à destination du secteur public, le calendrier de mise en œuvre de cette obligation est progressif : 2017 1er Janvier 2018 2019 2020 Les grandes entreprises (+ de 5000 salariés) et les personnes publiques Les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés) Les PME (10 à 250 salariés) Les microentreprises (- de 10 salariés) Depuis le 1er janvier 2017, l’Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs sont dans l’obligation d’accepter toutes les factures électroniques pourvu qu’elles soient déposées suivant les modalités prévues par l’ordonnance. Pour connaitre la catégorisation d’une entreprise vous pouvez consulter le répertoire SIRENE de l’INSEE sur le site Communauté Chorus Pro.

https://chorus-pro.gouv.fr/
Introduction à Chorus Pro Chorus Pro : Portail unique de la facturation électronique Chorus Pro est le seul portail reconnu par la réglementation pour la transmission des factures dématérialisées. La solution mutualisée Chorus Pro permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques est mise gratuitement à la disposition des fournisseurs. Sa construction a été confiée à l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) qui assure l’urbanisation du Système d’Information Financière de l’État (SIFE).

Introduction à Chorus Pro Un outil de transmission
Acteurs émetteurs de facture Acteurs récepteurs de facture Les titulaires de contrats, Les sous-traitants admis au paiement direct, Les EPN, collectivités territoriales et leurs établissements publics. l’Etat*, Les établissements publics nationaux, Les collectivités territoriales et leurs groupements, Les établissements publics locaux. Environ fournisseurs de la sphère publique Plus de entités Chorus Pro est avant tout un outil de transmission dématérialisée des factures : Factures simples (fournitures et services) Facture d’avoir Factures de cotraitant ou de sous-traitant Documents de facturation des marchés de travaux Frais de justice DEMATIC

8 Notions clés de Chorus Pro Structure, espace, service… 1
1 Siret = 1 fiche structure La fiche structure identifie de manière unique chaque émetteur/récepteur de factures en tant que fournisseur ou structure publique. Espaces Fiche structure Espaces Service 1 3 L’espace détermine les fonctionnalités auxquelles les utilisateurs auront accès. Service 2 ... Service X Utilisateur 4 Les utilisateurs (compte utilisateur) sont rattachés à une ou x structure(s), à 0 ou x services, et ont accès aux espaces auxquels ils sont habilités. 1 1 2 2 2 2 Une fiche structure peut contenir 0 ou x service(s). Ils permettent essentiellement de faciliter le routage de la facture dans la structure. 8

Notions clés de Chorus Pro
Reprise des données du Secteur Public dans Chorus Pro Fiche structure La création des fiches structures et des comptes utilisateurs d’une structure publique ne peuvent être fait directement dans Chorus Pro. collectivités et établissements publics locaux : pour chaque SIRET (ie chaque budget) existant dans Hélios, une fiche structure a été automatiquement initiée EPLE et EPN: une collecte des SIRET, réalisé par la DGFiP, a permis la création automatique des fiches structures dans Chorus Pro. services de l’Etat : une fiche structure a été automatiquement créée à partir du SIRET unique de l’Etat pour les structures qui utilisent Chorus.

Reprise des données du Secteur Public dans Chorus Pro Utilisateur A l’ouverture de Chorus Pro, tous les comptes utilisateurs référencés dans l’outil de gestion automatisée des applications (MADHRAS) de la DGFiP ont été crées automatiquement Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou en supprimer, vous devez vous adresser à votre comptable public afin qu’il transmette votre demande au correspondant dématérialisation de la direction départementale ou régionale des finances publiques (DDFiP ou DRFiP) de votre département. Seuls les correspondants dématérialisation de la Direction Générale des Finances Publiques sont habilités pour la création ou suppression de compte utilisateur.

Le ou Les Gestionnaire(s) Secondaire(s)
Notions clés de Chorus Pro Focus sur les profils utilisateurs Le gestionnaire principal est unique par structure, il peut : Créer de nouveaux gestionnaires secondaires Transférer le rôle de gestionnaire principal Il détient tous les droits d’administrateur et de gestionnaire sur la/les structures. Les gestionnaires sont des rôles permettant de Paramétrer les espaces, structures et services Gérer les comptes utilisateurs et valider les rattachements Consulter l’ensemble des objets sur lesquels il est habilité (factures, sollicitations...) L’utilisateur « simple » a accès aux espaces par défaut et aux espaces sur lesquels les gestionnaires les ont habilités. En fonction, l’utilisateur pourra : Saisir et traiter des factures, des sollicitations Gérer son compte utilisateur Faire des demandes de rattachement à des services/structures.. Le Gestionnaire Principal Le ou Les Gestionnaire(s) Secondaire(s) Utilisateur

Focus sur les « Espaces » Les espaces sont matérialisés sur le portail Chorus Pro sous forme d’onglets. Ils permettent d’accéder aux différentes fonctionnalités de Chorus Pro. L’accès aux espaces existants dépend du statut de l’utilisateur (gestionnaire principal, secondaire ou utilisateur simple).

Focus sur les « Espaces » Factures de travaux Suivi des flux Factures à valider Demande de remboursement TIC Mémoires de frais de justice Engagement Espaces accessibles par défaut Espaces accessibles sur validation uniquement Activités du gestionnaire Mon Compte Factures émises Sollicitations émises Gestionnaire principal Gestionnaire(s) Secondaire(s) Demandes d’abonnement aux espaces Factures reçues Utilisateurs Utilisateurs Utilisateurs Utilisateurs 13

Notions clés de Chorus Pro Focus sur les « Espaces »
Descriptif Activités du gestionnaire organiser sa structure dans Chorus Pro et d’habiliter ses collègues/collaborateurs à travailler sur tout ou partie des espaces qu’on y a créés Mon compte gérer son compte utilisateur, de faire une demande de rattachement à une structure/ un service et de demander l’abonnement à des espaces Factures émises saisir ou de déposer ses factures, et de consulter leurs statuts de traitement Factures reçues consulter et de traiter les factures transmises par les fournisseurs Sollicitations émises solliciter le support utilisateurs de Chorus Pro Factures de travaux déposer les documents concourants à la facturation des marchés de travaux publics Factures à valider permet aux titulaires de marchés de gérer les factures dans les cas de sous-traitance et cotraitance (validation, refus…) Engagements consulter ses engagements contractuels avec une entité publique (numéro en lien avec le bon de commande, marché…) Suivi des flux permet aux structures émettrices de flux entrants dans Chorus Pro de suivre l’évolution de l’intégration de ces flux statuts) Mémoires de frais de justice déposer et de suivre les demandes de paiement des mémoires de frais de justice Demande de remboursement TIC saisir et de suivre les demandes de remboursement TIC / TICGN

Se connecter par le PIGP
Votre unique point d’accès à Chorus Pro : le PIGP Les utilisateurs du secteur public doivent d’abord se connecter au PIGP avant d’accéder au portail Chorus Pro, pour le faire voici les étape à suivre : Connectez-vous sur Vos identifiants PIGP vous ont été envoyés par l’adresse mail 1 2 Cliquer sur le bouton « Demat. des factures » pour accéder directement au portail

1ère connexion : Vérifiez les informations générales de votre compte C’est votre 1ère connexion à Chorus Pro : vous devez vérifier/compléter les informations initialisées sur votre compte Chorus Pro à partir du référentiel de gestion automatisée des habilitations de la DGFiP, l’application MADRHAS. 3 Tous les champs du bloc Informations personnelles sont modifiables. Une fois les informations vérifiées, cliquez sur le bouton valider 4

2ème connexion : accédez à votre compte utilisateur A partir de la 2ème connexion, l’utilisateur accède directement à l’écran d’accueil de Chorus Pro. Pour accéder à votre compte utilisateur cliquez sur son « Prénom NOM » ou sur Mon compte. Il est possible d’être déjà rattaché à une ou plusieurs structures selon les données référencées dans le système d’information MADHRAS

Mettre à jour son compte utilisateur
Démonstration Edgar Dupond est un agent en charge du traitement des factures dans la mairie de Lépin-le-Lac qui doit désormais recevoir les factures dématérialisées. Edgard se connecte pour la première fois sur Chorus Pro et devra réaliser les étapes suivantes : Connectez-vous via votre compte PIGP Etape 1 Vérifiez les informations générales de votre compte utilisateur Etape 2 Paramétrez les notifications Etape 3 Vérifiez vos rattachements aux structures et vos habilitations aux espaces Demandez un rattachement à une structure Demandez un abonnement à un espace Etape 4 Vérifiez votre rôle utilisateur Transférez le rôle de gestionnaire principal Etape 5 Guide utilisateur associé : Se connecter par le PIGP et gérer son compte utilisateur F

Mettre à jour son compte utilisateur
Créer une structure Si la structure à laquelle vous devez vous rattacher n’existe pas dans Chorus Pro, saisissez une sollicitation : Dans le bloc « Description » vous devez indiquer les informations suivantes : Statut juridique de l’entité SIRET (sans espaces) Raison sociale Adresse Code postal Ville Pays

Désactiver une structure
Mettre à jour son compte utilisateur Désactiver une structure Si vous souhaitez désactiver une structure, saisissez dans Chorus Pro une sollicitation: Dans le bloc « Description » vous devez indiquer les informations suivantes : Statut juridique de l’entité SIRET (sans espaces) Raison sociale Compte PIGP du demandeur Motif de la demande d’inactivation

Paramétrer la fiche structure
Démonstration Edgard est le gestionnaire principal de la structure, à ce titre, il procède à la mise à jour des données de la fiche structure. Sa collègue Yvonne Rémi l’assiste dans le traitement des factures. Il va donc également rattacher le compte utilisateur d’Yvonne Rémi à la structure Mairie de Lépin-le-Lac. Compléter les informations générales de la structure Etape 6 Ajouter des services Etape 7 Ajouter des espaces Etape 8 Compléter les paramètres de la structure Etape 9 Rattacher Yvonne Rémi à la structure Etape 10 Ajouter des pièces jointes Etape 11 Guides utilisateurs associé : Activités du gestionnaire et Paramétrer une fiche structure-structure publique F

Structure et utilisateur Plusieurs utilisateurs peuvent être rattachés à une même structure. Un utilisateur peut être rattaché à plusieurs structures 1 2 3 4 1 2 Il s’agit donc de deux notions différentes : utilisateur et structure dans Chorus Pro. Ces deux notions sont à utiliser en fonction de votre choix d’organisation

Communiquez vos données de facturation Pour chaque structure publique, il est possible de rendre obligatoire la saisie du code service par le fournisseur sur la facture. Cette option est à paramétrer dans la fiche structure Si le code service est obligatoire, il doit être communiqué aux fournisseurs Un fournisseur ne pourra saisir dans la zone « Code Service » que des codes existants et actifs sur la structure (contrôle d’existence s’applique systématiquement sur la zone). Le fournisseur peut consulter ces information dans de l’annuaire Chorus Pro : Si vous exigez le renseignement du code service et/ ou du numéro d’engagement sur vos factures, ou bien si vous choisissez de modifier ces paramétrages sur votre structure, communiquez ces données à vos fournisseurs.

Gérer les habilitations
Démonstration Jean-Louis Piémont rejoint la Mairie de Lépin-le-Lac pour aider Edgar et Yvonne dans le traitement des factures. Après avoir créé son compte utilisateur, Jean-Louis va effectuer une demande de rattachement à la structure Mairie de Lépin-le-Lac. Cette demande doit être acceptée par Edgar. Il décide de nommer Yvonne gestionnaire secondaire sur la structure. Gérer les demandes de rattachements à sa structure et à ses services en acceptant la demande de Jean-Louis Etape 12 Gérer les demandes d’abonnement aux espaces de Jean-Louis Etape 13 Mettre à jour le rôle d’Yvonne en la nommant gestionnaire secondaire Etape 14

La documentation et le support Chorus Pro
Communauté Chorus Pro Retrouver l’ensemble des informations utiles à l’utilisation de Chorus Pro sur le site Communauté Chorus Pro: sur le site « collectivités locales » :

Communauté Chorus Pro La documentation est classée par public. Cliquez sur « Documentation » puis « Chorus Pro » et enfin « Pour les structures publiques »

Communauté Chorus Pro Cliquez sur « Actualités » puis « Webinaires » pour consulter les prochaines dates de webinaires et vous y inscrire

ClaudIA, l’assistante virtuelle Une question ? ClaudIA, l’assistante virtuelle, est là pour vous répondre. ClaudIA répond aux questions des utilisateurs de façon immédiate. Conçue sur l’intelligence artificielle, elle traite les questions des utilisateurs et propose des solutions contextualisées en fonction du profil et des données de chacun. Familiarisez-vous dès maintenant avec l’outil sur

L’assistance utilisateurs pour le PIGP Le PIGP est le point d’entrée unique pour l’assistance des utilisateurs du secteur public local et des établissements publics nationaux. Le PIGP dispose de 3 canaux d’assistance : Une FAQ Une assistance téléphonique Un Avatar, solution d’assistant virtuel interactif (disponibilité automne 2016) 3 1 2

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