Yaël Grange-Lavigne / HR-SPS-OP Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 1.Objectifs et bénéfices attendus 2.Processus denvoi des formalités 3.Lettre.

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1 Yaël Grange-Lavigne / HR-SPS-OP Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 1.Objectifs et bénéfices attendus 2.Processus denvoi des formalités 3.Lettre de formalités de départ personnalisées 4.Fiche de contrôle de départ sur EDH 5.Droits daccès / Overview 6.Situations particulières 7.Questions - Réponses Formalités de départ personnalisées

2 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 2 ObjectifsProcessus denvoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits daccès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Objectifs & bénéfices attendus Générer les circuits de départ personnalisés pour tous les membres du personnel (sauf enfants de MoP - CHILD) en utilisant les informations contenues dans les bases de données du CERN Réduire les visites inutiles dans les services spécialisés Améliorer le suivi des formalités de départ Supprimer : limpression et lenvoi de documents / papier le classement des lettres et circuits de départ la saisie des adresses privées

3 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 3 ObjectifsProcessus denvoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits daccès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Processus denvoi des formalités Membres du personnel payés (sauf SUMM) Réception du PAF de terminaison par le Bureau des dossiers Confirmation de départ dans Oracle HR Envoi automatique dun e-mail final lien sur les formalités de départ personnalisées Etudiants dété Envoi dun e-mail final 1 semaine avant la fin du contrat lien sur les formalités de départ personnalisées Utilisateurs et Attachés non payés Envoi dun e-mail automatique 28 jours avant la fin du contrat lien sur les formalités de départ personnalisées

4 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 4 ObjectifsProcessus denvoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits daccès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Générée automatiquement selon les conditions de départ enregistrées dans Oracle HR (voyage, déménagement, réinstallation, chômage, etc.) Rassemble des informations personnalisées visites obligatoires Remplace la lettre finale Générée dans la langue préférée du membre du personnel Enregistrée dans AisMedia Contient le lien sur la fiche de contrôle de départ / EDH Lettre de formalités de départ personnalisées - pdf

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6 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 6 ObjectifsProcessus denvoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits daccès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Fiche de contrôle de départ sur EDH Générée automatiquement selon les informations contenues dans les différentes bases de données du CERN Visites & formalités administratives obligatoires Affichée dans la langue préférée selon les préférences EDH du membre du personnel Données rafraîchies quotidiennement Automatiquement clôturée 1 semaine après la fin du contrat, en cas de formalités incomplètes.

7 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 7 Critères daffichage

8 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 8 ObjectifsProcessus denvoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits daccès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Fiche de contrôle de départ sur EDH Le membre du personnel : Complète :- sa future adresse privée (si différente) - son adresse e-mail personnelle Transfert dans O*HR à la fin du contrat Possibilité dimprimer une feuille de route Accomplit les formalités comme indiqué dans sa fiche de contrôle de départ

9 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 9 ObjectifsProcessus denvoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits daccès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Fiche de contrôle de départ sur EDH Les services visités (inclus la bibliothèque) : Peuvent indiquer des commentaires dans la fiche EDH Les signatures successives sont enregistrées Peuvent utiliser un lecteur de code-barres : pour rechercher la fiche de contrôle de départ pour signer la fiche de contrôle de départ Vérifient laccomplissement des formalités de départ

10 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 10 ObjectifsProcessus denvoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits daccès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Fiche de contrôle de départ sur EDH DAOs : Renseignent le membre du personnel sur les formalités de départ Rôles spécifiques : GAOs : Vérifient la restitution du matériel du groupe ou département (matériel, portables, casques etc…) Dernier service : - Contrôle laccomplissement des formalités de départ -Valide la totalité des formalités, même si un service na pas signé.

11 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 11 ObjectifsProcessus denvoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits daccès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Fiche de contrôle de départ sur EDH Rôles spécifiques (suite): Le bureau des dossiers : - Service expéditeur de le-mail final (records.office@cern.ch) - Peut rééditer la lettre de départ en cas de problème (dans ce cas, toutes les lettres sont stockées dans AisMedia) - Dispose dun outil de mise à jour du contenu (texte, numéros de bureaux et de téléphone, etc.)

12 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 12 ObjectifsProcessus denvoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits daccès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Droits daccès / Overview Les droits daccès sont gérés par les e-groups -Soit dynamique (selon unité organique) -Soit statique (liste de personnes, mise à jour par chaque service) Pour les DAOs et les GAOs, laccès est basé sur le rôle Récapitulatif

13 FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 13 ObjectifsProcessus denvoiLettre de formalités Fiche de contrôle deDroits daccès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDHOverview Exemple de fiche de contrôle de départ / EDH http://ais.web.cern.ch/ais/projs/forms/Termination/exemple.pdf Plan de mise en oeuvre octobre 2009 1 ère phase : membres du personnel payésoctobre 2009 janvier 2010 2 ème phase :utilisateursjanvier 2010 été 2010 3 ème phase : étudiants détéété 2010 Questions/Réponses