Présentation du nouveau portail SIMBAD

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1 Présentation du nouveau portail SIMBAD
Délégation Centre Est Réunion du 19 mai 2009 à Nancy

2 SOMMAIRE Un portail unique pour la réservation en ligne
Un seule adresse Gestion des mails toujours sur Labintel et la gestion des rôles sur SIMBAD et non plus sur le portail FRAM-AMADEUS Refonte technique de la synchronisation des profils Ouverture du service : le 26 mai 2009 Le portail SIMBAD : qu’est ce qui change ? Voyageur, Chargé de voyage, Gestionnaire de profil, Valideur. A retenir

3 LA CONNEXION AU PORTAIL
Je tape dans mon navigateur : Sans certificat Avec certificat

4 UNE AUTHENTIFICATION POUR 3 APPLICATIONS :

5 LA GESTION DES MOTS DE PASSE
La connexion aux applications par un accès unique: Login : adresse mail (celui de labintel) Mot de passe : celui qui a été choisi dans le gestionnaire de mot de passe Ou certificat CNRS Mot de passe unique pour les applications : Labintel, Labintel consultation, CRAC, eValuation, BFC, … SIMBAD Première connexion : Mot de passe CRAC, Labintel, Sirhus, BFC, … existant Ou nouveau mot de passe Pour changer le mot de passe : Se connecter sur et suivre le lien « demander ou changer mot de passe »

6 LA GESTION DES MOTS DE PASSE
ou

7 LA GESTION DES MOTS DE PASSE

8 LA GESTION DES MOTS DE PASSE

9 LA GESTION DES MOTS DE PASSE

10 LA GESTION DES MOTS DE PASSE

11 LA GESTION DES MOTS DE PASSE

12 LA GESTION DES MOTS DE PASSE

13 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ?
Passage obligatoire par pour réserver en ligne. Première connexion : utilisation du mot de passe commun (Labintel, CRAC, BFC, etc..) ou bien demande de mot de passe. Première connexion avec certificat : accès direct. ATTENTION Gestion du profil dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM - Amadeus

14 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ?
La gestion de son profil et de ses préférences

15 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ?

16 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ?

17 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ?

18 UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE « Air France »
Programme de fidélité train = carte … Programme de fidélité aérien = carte flying blue Air France Programme de réduction train = carte escapade Programme de réduction avion = carte abonné Air France, …

19 UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE « Air France »

20 UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE « Air France »

21 UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE « Air France »
Remarque : dans le cas d’un programme de réduction (carte abonné) il faut saisir la date d’expiration. En cas d’erreur de saisie, la carte ne sera pas prise en compte par Amadeus

22 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE CHARGE DE VOYAGE ?
Idem voyageur plus : Gestion des profils dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM - Amadeus Accès aux profils des personnels de l’unité uniquement Rien pour la réservation de transport (Amadeus) Rien pour la réservation d’hôtel (Centrale des Hôtels) Attention pour effectuer une réservation pour un agent d’un autre laboratoire, utiliser la « fonction Invité » sinon le laboratoire de l’agent sera facturé.

23 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE CHARGE DE VOYAGE ?
Si l’unité comporte plus de n agents alors la liste n’est pas affichée directement et il faut taper le nom (ou le début du nom) dans la case NOM puis rechercher

24 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE CHARGE DE VOYAGE ?

25 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?
Gestionnaire de profil  attribution des rôles et droits Son périmètre d’action se limite à son laboratoire Il modifie les rôles dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM - Amadeus Dans l’exemple suivant le gestionnaire de profil Bear VERNON (UMR6768) veut donner les droits de valideur à Virginie TESTEUR

26 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

27 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

28 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?
Si le nombre d’agent de l’unité est supérieur à 100, ils ne seront pas affichés et il faudra taper le nom de l’agent dans la case « Nom » puis cliquer sur rechercher

29 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

30 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

31 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

32 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?
Les rôles sont cumulables. Il faudrait recommencer pour donner le rôle de gestionnaire de profil à Virginie TESTEUR.

33 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VALIDEUR ?
Seulement la façon d’accéder à la validation

34 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VALIDEUR ?

35 QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VALIDEUR ?
Accès possible à la validation dans Amadeus via l’onglet voyage  validation des voyages

36 A RETENIR Pas d’adresse mail en double dans Labintel, sinon pas d’accès. Passage obligatoire à partir du 26 mai 2009 pour toutes les délégations. Labintel est toujours le référentiel pour accéder au portail SIMBAD Le référent-missions est le contact privilégié pour les laboratoires. Gestion du profil dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM - Amadeus

37 LE PLAN D’ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT
Fourniture d’un powerpoint dédié par votre référent mission Site des achats à jour (plaquettes, tutoriels) Envoi d’un mail d’avertissement à tous les voyageurs le 25 mai Ouverture du service le 26 mai 2009

38 Evolutions 2009 pour la partie hébergement
Nouvelle version de l’outil disponible courant 2009 Plus ergonomique Plus grand choix d’hôtels Plus de fonctionnalités : modification/suppression d’une réservation, possibilité d’enregistrer 3 adresses mails dans le profil affichage des hôtels sur une carte géographique

39 Problèmes liés au marché hébergement
Hôtels impayés Annulation de réservation confirmée Causes Les factures ne correspondent pas au montant initialement fixé Problème d’effectif au niveau de l’équipe comptable Solutions mises en oeuvre Recrutement de personnels dans l’équipe comptable (fin 2008) Régularisation des comptes avec les hôteliers (fin 2008 – début 2009) Déplacement du responsable qualité afin de convaincre et de négocier à nouveau avec les hôtels (1er déplacement en mars) Déplacement de la DDA et des prestataires auprès des délégations pour leur présenter le nouveau système mis en place par la CDS chez les hôteliers (deuxième semestre 2009)

40 Evolution de l’offre – Nouveau Marché fin Juin 2009
Juillet 2008 Mai 2009 Online Offline Aérien national 8,48 € 10,60 € 8 € 10 € Aérien moyen courrier Aérien long courrier Low cost Train national 0 € 5,30 € 5 € Train international Location voiture 9,01 € 8,50 € Frais d’agence : Transport Frais d’agence : Hébergement Juillet 2008 Mai 2009 Online Offline Région parisienne 7 % 10 % 7 € 12 € En province Simulation sur 1 an 138 789 € 24 993 € 96 233 € 18 330 € Economies réalisées - 42 556 € - 6 663 € A noter : les frais d’agence « online » seront appliqués systématiquement pour les réservations effectuées par des personnes à mobilité réduites

41 Evolution de l’offre FRAM 2009 – Assurance Annulation Nouveau Marché fin Juin 2009
Type d’assurance Prix HT par mission Domestique Moyen courrier Long courrier Assur Pro 3 7,50 € 11 € 17 € Assur Pro 4 10,00 € 13 € 19 € Assur Pro 5 14,00 € 25 € 41 € Type d’assurance Descriptif Assur Pro 3 Annulation toutes causes Assur Pro 4 PRO 3 + bagages, retard avion ou correspondance manquée Assur Pro 5 PRO 4 + assistance rapatriement BUSINESS, responsabilité civile et capital accident

42 Où demander une assurance annulation ou un excédent bagage en on-line ?

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44 MERCI DE VOTRE ATTENTION
VOS CONTACTS CNRS Référents mission Anne-Gaëlle THIEMONGE, Nathalie DEVAUX Correspondant Labintel : mise à jour des profils Gestionnaire Labintel de votre unité MERCI DE VOTRE ATTENTION