N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 1 Séance dinformation aux associations 1 - Direction de la Formation (DAF) - Séance dinformation.

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1 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 1 Séance dinformation aux associations 1 - Direction de la Formation (DAF) - Séance dinformation aux associations détudiants 2 octobre 07

2 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 2 Séance dinformation aux associations 2 1.Informations de gestion 1.1/1.2 Demandes de prestations demandes de prestations à adresser à associations@epfl.ch A. Fabian, I. Weber associations@epfl.ch réception sur RV les mardis de 14h à 17h et jeudis entre 9h et 11h30 demandes traitées dans la semaine Consultez le site http://associations.epfl.ch

3 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 3 Séance dinformation aux associations 3 1.Informations de gestion 1.1/1.3 Reconnaissance des associations Une demande doit être formulée à associations@epfl.ch Les associations actuellement reconnues, le sont jusquau 1 er octobre 2010 Demande renouvelable tous les trois ans Les associations reconnues peuvent utiliser en-dessous de leur logo, le label « Associations reconnue par lEPFL » ou, au cas échéant, « Association reconnue par lUNIL et lEPFL » Label à télécharger sur http://associations.epfl.chhttp://associations.epfl.ch

4 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 4 Séance dinformation aux associations 4 1.Informations de gestion 1.1/1.4 Pour conserver la reconnaissance Documents à communiquer à associations@epfl.ch associations@epfl.ch jusqu'au 15 décembre de chaque année: Vos statuts et les publier sur votre page web Vos comptes Les membres de votre comité et les mentionner sur votre page web Le-mail de l'association (nomassociation@epfl.ch ) et de son président (president_nomassociation@epfl.ch )nomassociation@epfl.chpresident_nomassociation@epfl.ch La date de la dernière AG, ainsi que le PV Etre en conformité avec les Principes régissant les associations reconnues par lEPFL consultez http://associations.epfl.ch /principes applicables aux associationshttp://associations.epfl.ch

5 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 5 Séance dinformation aux associations 5 1.Informations de gestion 1.5 Sponsoring cigarettiers/alcool Pas de publicité ou de distribution de matériel promotionnel pour les producteurs/distributeurs de cigarettes et dalcool Vente de cigarettes et dalcool durant les manifestations acceptées sous conditions dossier à présenter à la DAF (cigarettiers) ou à M. Klopp (alcool) Possibilité de faire figurer le logo sur votre affiche des producteurs/distributeurs dalcool sous certaines conditions affiche à présenter à la DAF Le non respect de cette directive peut amener à linterdiction de la manifestation. consultez http://associations.epfl.ch /Cigarettes,alcool durant la manifestationhttp://associations.epfl.ch

6 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 6 Séance dinformation aux associations 6 1.Informations de gestion 1.5 Alcool Pas de distribution gratuite dalcool sur le campus durant les heures ouvrables (8h00 à 17h00) Dérogations possibles pour les manifestations internes ( Maureen Klopp) Vente dalcool durant les manifestations: demande auprès de Maureen Klopp (patente) Le non respect de cette directive peut amener à linterdiction de la manifestation. consultez http://associations.epfl.ch /Cigarettes,alcool durant la manifestationhttp://associations.epfl.ch

7 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 7 Séance dinformation aux associations 7 1.Informations de gestion 1.6 Utilisation du logo EPFL utilisation possible pour les « associations reconnues par lEPFL », sur demande et sous conditions, entre autres: respect des normes graphiques (www.epfl.ch/repro)www.epfl.ch/repro utilisation sur supports pour la publication -> soumise à autorisation il est demandé de faire apparaître le logo EPFL sur des produits de branding et affiches de toute catégorie pour des manifestations sponsorisées par lEPFL Carole Cohen est à votre disposition pour des conseils en matière de branding et de fournisseurs de produits consultez http://associations.epfl.ch /utilisation des logos « EPFL »http://associations.epfl.ch

8 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 8 Séance dinformation aux associations 8 1.Informations de gestion 1.7 Demande de financement formulaire à utiliser pour toute demande de financement (Les coûts « Mobility » sont à intégrer à la demande) http://associations.epfl.ch http://associations.epfl.ch pièces à joindre à la demande: dossier, budget, comptes précédents et la composition du comité actuel, statuts, e-mail de lassociation, date et PV de la dernière AG, coordonnées du compte bancaire de lassociation (et non personnel). A envoyer à associations@epfl.ch pour le 15 décembre 2007. !!! Au-delà de cette date, pas doctrois sauf exceptions. !!! consultez http://associations.epfl.ch / sponsoring et subventionshttp://associations.epfl.ch

9 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 9 Séance dinformation aux associations 9 1.Informations de gestion 1.8 Mobility Marche à suivre: Chaque association peut faire une demande de carte Mobility (octroi dépendant de limpact des activités sur les membres du campus) financement possible jusquà 200.- (budget de fonctionnement, hors manifestation) Possibilité dutiliser les cartes de la DAF, consultez http://associations.epfl.ch /prêt de véhiculehttp://associations.epfl.ch

10 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 10 Séance dinformation aux associations 10 1.Informations de gestion 1.9 Locaux Aucun local disponible CM 0 117, CM 0 118, CM 094.19: - à disposition des associations, gestion par lAgépoly * armoires- à disposition, sur demande à la DAF, réparties entre CE et CM facultés: - octrois à valider par la DAF/DII consultez http://associations.epfl.ch /locaux, armoireshttp://associations.epfl.ch

11 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 11 Séance dinformation aux associations 11 1.Informations de gestion 1.10 Informatique webHébergement par le KIS possible, sous la dénomination http://nomdelassociation.epfl.chhttp://nomdelassociation.epfl.ch Sites uniquement gérés sur Jahia éventuellement wiki ou blog mail- à disposition des associations sous la forme nomassociation@epfl.chnomassociation@epfl.ch une demande peut être formulée auprès du postmaster, en mettant association@epfl.ch en copie association@epfl.ch autres- prestations réseaux sur demande directives bientôt sur associations.epfl.ch

12 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 12 Séance dinformation aux associations 12 2. Valorisation de lexpérience associative Le 5 septembre 2005, sur proposition de la DAF et du doyen bachelor/master, la Direction de lEPFL a accepté les mesures suivantes en matières de valorisation de lexpérience associative: Mention dans le diploma supplement Pas de faveurs académiques accordées Un mail est envoyé deux fois par année aux étudiants en cours de Projet de Master. consultez http://associations.epfl.ch /valorisation associativehttp://associations.epfl.ch

13 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 13 Séance dinformation aux associations 13 3. Une visibilité supplémentaire pour vos événements La page web culturelle http://culture.epfl.chhttp://culture.epfl.ch Pour annoncer un événement culturel: culture@epfl.chculture@epfl.ch vos annonces apparaîtront automatiquement sur http://culture.epfl.ch et dans le Mémento aussi http://culture.epfl.ch La newsletter a maintenant près de 700 abonnés. Vous pouvez offrir 5 à 10 billets par événements à travers la newsletter afin de donner une plus grande visibilité à vos événements vos annonces peuvent apparaître sur les grands écrans de lEcole possibilité dajouter une photo.

14 N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert 02.10.2007 14 Séance dinformation aux associations 14 4. Divers Si dans le cadre dune manifestation, des jeux de hasard (par ex. le poker) devaient avoir lieu, cette manifestation ne pourrait pas être autorisée. Assopoly à organiser au début de chaque année académique par une association différente. LAGEPoly a mis en place un nouveau système de modération: liste_associations@epfl.chliste_associations@epfl.ch : mailing liste contenant toutes les associations. news_associations@epfl.ch : chaque association peut envoyer un mail à tous les étudiants et doctorants. La modération se fait par 5 étudiants. 3 avis positifs sont nécessaires pour que votre message soit diffusé. news_associations@epfl.ch