Systèmes de gestion des procédures administratives

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1 Systèmes de gestion des procédures administratives
ROYAUME DU MAROC Ministère de l’Intérieur Wilaya du Grand Casablanca Systèmes de gestion des procédures administratives …….Sur le chemin d’une Administration territoriale numérique Omar ELALAMI DSI, Wilaya du Grand Casablanca eforum, Casablanca 13 juin 2006

2 Ancrage du projet S’inscrit parfaitement dans les Hautes Directives de sa Majesté le Roi : ….Nous ne saurons atteindre les résultats escomptés si nous ne parvenons pas à dépasser certains handicaps qui entravent l'investissement et dont l'élimination est tributaire de l'accélération du rythme de fonctionnement de l'administration, de la lutte contre la lenteur et la routine administratives, de la simplification des procédures, de la coordination entre les centres de décision et du rétablissement de la confiance quant à la qualité des textes de loi et à leur saine application. Extrait du discours de S.M. le Roi Mohammed VI -ouverture de la session d’automne de la 3ème année législative (Vendredi 08 octobre1999)

3 Ancrage du projet S’inscrit dans le cadre du projet ambitieux du Ministère de l’Intérieur de mise à niveau et de modernisation de l’Administration territoriale : A ce propos le chantier Wilaya du Grand Casablanca compte dans son portefeuille : Un portail Internet Un intranet SAP, Gestion budget Autres applicatifs Des projets structurants pour la région (SIG, connectivité,…)

4 Convention de partenariat
eWilaya : la genèse Portail National Portail des Régions Services en ligne G to G G to B G to C …. Convention de partenariat entre Ministère de l’Intérieur et Ministère des Affaires Économiques et Générales / Département des Postes, des Technologies de l’Information et des Télécommunications au sujet du projet e-Wilaya : Portails des Régions Gestion des procédures administratives

5 Réalisation des portails régionaux
eWilaya = 2 projets Réalisation des portails régionaux Mise en place d’un système de gestion des procédures administratives 5 5

6 SGPA : Rappel des objectifs dans le cahier des charges
Rendre transparents les rapports entre l’administration et l’usager du service public. Améliorer l’efficacité des services de l’administration par la prise en charge des tâches répétitives, par la fluidification de la communication inter administrations concernées par la production d’un document administratif et par le raccourcissement des délais de services. Améliorer la qualité du service public par l’intégration d’une composante accueil et orientation de l’usager. Évaluer et de mesurer la performance du personnel et de la qualité des prestations du service public. Constituer des bases de connaissance de l’environnement de l’arrondissement : base de données relatives aux usagers, à leurs caractéristiques sociodémographiques, …

7 SGPA : Axes des objectifs
Front office (citoyen)

8 Le Système de Gestion des Procédures Administratives SGPA ?
Le SGPA est un système générique (boite à outils) de prise en charge informatisée de procédures de l’Administration territoriale au profit du citoyen Basé sur les invariants : chaque procédure se compose d’étapes, chaque étape est assuré par un acteur, chaque étape peut utiliser un/des document(s) en entrée et peut produire un/des document(s) en sortie 8 8

9 Le système de Gestion des Procédures Administratives
- 1ère application - Procédure : Délivrance du certificat de résidence Sites : Deux régions pilotes : Février 2007, Grand Casablanca : Préfecture Casa Anfa, mars 2007, Souss Massa Daraâ : Préfecture Idaoutanan,

10 Processus manuel : Nous étions………
Vérifie les dossiers Signe les documents administratifs Citoyen  Caïd/Khalifa     Reçoit les dossiers des demandes Prépare les document administratifs Transmet les dossiers au Caïd Remet les documents aux citoyens Agent administratif  Reçoit les demandes Fait les enquêtes Transmet les résulats à l’agent administratif Cheikh/Moqadem

11 Processus automatisé : ……nous devenons
Consulte statistique Alimente la base de données citoyens Identifie et initialise la procédure Affecte la demande au Moqadem concerné Imprime le récépissé Signe le document En manuel Imprime le document Caïd/Khalifa Opérateur Consulte la demande d’enquête Enregistre le résultat de l’enquête Met à jour la base de données citoyens Citoyen Cheikh /Moqadem Écrit le résultat des enquêtes sur papier En parallèle 11

12 Architecture et flux des données
1. Envoie les informations des localisations 2. Envoie les procédures BD Préfecture LL00 District urbain VPN VPN Envoie les statistiques Arrondissements

13 SGPA se compose de trois modules

14 SGPA, les services rendus
Délivrance des documents administratifs Convivialité Citoyens Workflow et suivi des procédures Opérateurs Reporting et Contrôle de gestion Décideurs

15 SGPA, en back office

16 SGPA, en front office

17 Exemple d’indicateurs
SGPA, en reporting Wali Chef district Gouverneur Caïd Exemple d’indicateurs Délai moyen de délivrance par type de document Nombre de documents délivrés par Arrondissement/District /Préfecture Délai moyen de délivrance par opérateur Nombre de documents établis par opérateur Nombre de population par Arrondissement/District/Préfecture

18 Processus manuel : le document délivré
masqué

19 Processus automatise : le document délivré

20 Processus automatise : le récépissé
Date récépissé : 12/06/2007 à 11:41:52 Date demande : 21/05/2007 Procédure : Certificat Résidence Mineur Opérateur : Brahim Amber Numéro dossier : DSD3A930201 Etat dossier : ACCORDEE Nom et prénom : Selmouni Sara Adresse : N° 12 Rue Abou Hassan Saghir Maârif Extension Pièces Manquantes : Observation : Date délivrance :

21 Retombées Coût  Citoyen Un seul interlocuteur
Délais  Qualité  Performance  Citoyen Un seul interlocuteur Qualité du document délivré Simplification des procédures Réduction du délai Remédier aux mauvaises pratiques Administration Moderniser l’Administration territoriale Améliorer la relation Administration - citoyen Recentrer le service public sur le citoyen Uniformiser les procédures Suivre et évaluer l’activité des services

22 Perspectives Généralisation du système à l’ensemble des préfectures et provinces Généralisation du système aux autres procédures Mise en ligne du service au profit du citoyen Renforcement du Front Office: Utilisation d’un système d’accueil moderne Initialisation des demandes en ligne Suivi des demandes en ligne Utilisation des SMS pour informer sur l’état des demandes. Migration vers une architecture complètement Web 22 22

23 Ne pas oublier : ewilaya = SGPA +….
Ewilaya c’est aussi le portail des régions

24 Prochain version du site www.casablanca.ma

25 Merci pour votre attention