Inspection au bureau du SCI

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1 Inspection au bureau du SCI
Sytème de Contrôle Interne (SCI) 3.2 Description des activités 5.1 Structure & responsabilités du SCI 5.2 Manuel du SCI 5.3 Règlement Intérieur Bio 5.4/5.5/5.6 Procédure documentée & efficace pour inspection interne des fermes et approbation ou pénalités internes. 5.7 Personnel est qualifié; pas de conflits d‘intérêts 5.8 Formation des paysans Les nombres réfèrent aux sections et critères de conformité dans le rapport du SCI

2 Description sommaire des activités
Une vue d’ensemble des sites de l’opération bio doit être disponible; elle doit comprendre une vue d’ensemble du système agricole et des pratiques agricoles des paysans concernés. Peut être incluse dans le Manuel SCI ou comme description du projet séparée La description est cruciale car l‘inspecteur a besoin de s‘informer pour approcher l‘inspection en evaluant les risques. Le SCI prouve qu‘il est au courant de toutes les activités sous sa responsabilité (toute activité devant être supervisée) Il doit y avoir une description de chaque opération qui a lieu entre la récolte et la vente finale; elle doit indiquer la personne ou l‘organisme responsable pour le produit à chaque stade S’assurer de prendre en compte toutes les activités de manutention pour le programme détaillé d’inspection en début d’inspection.

3 Organisation du SCI L’opérateur du SCI a un organigramme ou un schéma des responsabilités Une personne a la responsabilité générale pour le SCI et pour la coordination avec l’organisme certificateur externe On lui donne généralement le titre de Directeur du SCI Il peut déléguer les responsabilités à des personnes responsables pour chaque opération ou tâche du SCI. Il coordonne les inspections internes. Il coordonne les relations avec l’organisme de certification externe Le SCI désigne à au moins une personne la responsabilité des décisions d’approbation et de pénalité. Souvent c’est le Directeur du SCI, mais peut être quelqu’un d’autre; dans tous les cas la responsabilité doit être évidente Il est préférable qu’il y ait plus d’une personne pour prendre ces décisions.

4 Nombre d‘inspecteurs internes
Il y a un nombre suffisant d’inspecteurs pour assurer 100% d’inspections internes chaque année Vérifier le nombre d’inspecteurs, et le nombre moyen de fermes inspectées en un jour. Est-ce que les inspections peuvent être minutieuses? Ex. Si l’inspecteur en fait 20 par jour une fois par an? Au moment de juger des capacités à accomplir les tâches, ne pas oublier de prendre en compte les autres devoirs des inspecteurs (ex. conseils, formation…). Est-ce que deux inspecteurs suffisent pour l‘inspection et la formation de 250 paysans?

5 Le Manuel interne du SCI
Il y a un Manuel du SCI, i.e. un recueil des prescriptions documentées, de la procédure et des formulaires pour le système de contrôle interne (B) Souvent non organisé sous forme de manuel, seulement des formulaires et quelque procédure écrite – acceptable à la première inspection, les parties manquantes doivent être déterminées Si pour certaines activités il n‘existe pas encore de procédure écrite, demander s‘il existe des règles de pratique (ont-ils une procédure standardisée même non-écrite?) Le Manuel du SCI, en principe, couvre toutes la procédure pertinente (et la documentation) (B) Règlement interne bio (règles de production agricole) inscription des paysans, inspection, approbation, pénalités vente / achat, manutention des produits En premier lieu plutôt un apercu général : évaluer approximativement si le manuel est complet

6 Utilisation efficace du Manuel SCI
L‘équipe du SCI a les tout-derniers formulaires disponibles et est au courant de la procédure en vigueur décrite dans le Manuel du SCI (C) Ont-ils les documents sous la main? Les documents utilisés sont-ils d’actualité? (un certain délai pour la mise en service de la nouvelle version d’une formulaire est acceptable) Est-ce que les personnes du SCI connaîssent chacune sa procédure (décrite dans le Manuel)? Le Manuel reflète EN PRINCIPE la procédure interne (B) Evaluation générale à la fin de l‘inspection. De petites différences sont habituelles, mais il doit toutefois y avoir un lien entre la procédure et la réalité.

7 Mise à jour du Manuel SCI
Le Manuel SCI est revu régulièrement et mis à jour quand il est nécessaire (B) ex., mis à jour tous les ans avant le début de la nouvelle saison. Le Manuel devra être modifié si la procédure interne est modifiée ou améliorée. Le Manuel devra être modifié s‘il y a des changements majeurs dans les règlements externes applicables. Le Manuel pourra être modifié si demandé par le certificateur externe (conditions de certification). Lorsqu’il y a une mise à jour, comment le nouveau document est-il approuvé et distribué? La direction possède-t-elle la version actuelle? Version BM 08/02/2005

8 Un règlement interne bio, c’est quoi?
Décrire les exigences de la méthode d’agriculture bio. Existe-t-il une interprétation locale des règles bio applicables? “Que doivent faire nos paysans afin de devenir des producteurs bio?” Prendre en compte tous les règles applicables ainsi que ses propres critères de qualité. Il est écrit dans un langage simple et pratique afin d‘être compris par les paysans et l‘équipe du SCI. Préparer du compost. Refuser les engrais et pesticides chimiques. Contrôler l’érosion du sol

9 Le règlement bio interne
Un Règlement bio interne existe (B) Parfois les règles de production sont comprises dans le contrat. Certaines parties peuvent se trouver ailleurs dans le Manuel du SCI  l’important c’est que les exigences soient déterminées, pas l’endroit où elles sont expliqués. Le ‘Règlement interne bio’ comprend les règles de production bio, mais aussi certaines éléments de procédure, comme par exemple, pour l’inscription au groupement. Dans certains cas, un règlement externe servira tel quel, si toutes ses conditions sont effectivement appliquables sur place et sont bien connues. Généralement cela ne convient pas.

10 Contenu minimum du Règlement bio interne
Le Règlement bio interne’ codifie les aspects suivants: Les unités de production bio et non-bio. La gestion du sol et de sa fertilité (incl. intrants). Protection des plants (incl. intrants). Semences et plants. Prévention de contamination par dérive (zone tampon). L‘élevage du bétail. Traitements après-récolte / préparation à la ferme. Période de conversion. Toutes les exigences des règles applicables (selon l’interprétation qu’en fait votre certificateur) sont-elles incluses, ou seulement celles qui sont pertinentes?

11 Forme du Règlement interne Bio
Le règlement interne est écrit dans un langage et sous une forme qui est compréhensible pour toute l’équipe du SCI (B) Dans la langue de l’équipe du SCI? Clair et lisible pour un membre typique de l’équipe ? Le règlement interne Bio (ou son résumé) est présenté aux paysans sous une forme et dans un langage qu’ils peuvent comprendre. Le résumé peut être donné, par exemple dans le contrat. Langage simple? Disponible dans la langue locale? Si les paysans sont illétrés, est-ce que les exigences leur sont communiquées de manière appropriée (illustrations et autres matériaux de formation)?

12 Principes de méthode devant être inclus dans le Règlement interne Bio (1)
NOTE: tout dépend du règlement applicable & de l’interprétation qu’en fait le certificateur externe Unités de production bio et non-bio La ferme doit convertir toutes ses cultures et surfaces en bio OU assurer une séparation claire et précise entre les terres en bio et en conventionnel. Toutes les cultures sur les terres en bio doivent être gérées selon la méthode biologique Les mêmes cultures ne peuvent pas être produites parallèlement en bio et en chimie Séparation des intrants en stockage, prevention de la contamination des terres en bio. Gestion du sol à long terme Rotation de cultures, engrais verts, plantes couvre-sol, paillage. Utilisation de compost (résidus organiques, fumier animal) Usage restreinte d’engrais minéraux (liste dans le règlement) Pas d’engrais chimiques (ex. pas d’urée)

13 Principes d’agriculture bio devant être inclus dans le Règlement interne Bio (2)
Protection des plants et gestion des plantes adventices. Contrôle des nuisances, maladies & adventices par des mesures culturales (incl. Rotation de cultures), interventions mécaniques, protection ou propagation d’auxiliaires naturels. Utilisation restreinte deproduits phytosanitaires bio (liste dans le règlement), refus des insecticides chimiques. Pas d’herbicides chimiques, contrôle des mauvaises herbes par coupe, sarclage ou paillage. Semences et plants Semences et plants: matériau conventionnel sous certaines conditions uniquement. Pas d’OGM. Elevage du bétail (si non certifié) Bien-être des animaux. Fourrage bio si possible, pas de médicaments de synthèse en prévention, pas de contamination des terres en bio. Procédure de récolte et d’après-récolte Séparation Pas de contamination

14 Comprendre les exigences de la Bio
Toute l’équipe du SCI a la connaissance nécessaire pour appliquer le règlement interne et connaît les exigences de l’approbation interne (B) Même si le règlement interne bio n’est pas encore disponible, il doit être possible de vérifier si l’équipe connaît les exigences du règlement. L’équipe d’approbation interne est familiarisée avec les exigences des règles de la certification externe Les règles de certification (externe) sont-ils disponibles? L’équipe est-elle familiarisée avec les plus importantes des exigences (même si elles sont sensiblement différentes de celles du règlement interne bio)?

15 Exercice: Règlement interne Bio ‘KNCU’
Documents: Manuel SCI complet, incl. formulaire de contrat  Evaluer le règlement interne bio  Compléter le rapport d’inspection chapitre 5.3

16 Documentation minimum de la ferme
Chaque paysan a besoin de la documentation suivante. Elle est généralement conservée dans un dossier à la ferme: Engagement formel du producteur à se soumettre aux conditions du règlement interne bio (contrat écrit). Fiche descriptif de la ferme et formulaire d’inscription avec l’historique des terres. Information, mise à jour, sur la production. Cartes ou plans (si requis pour ferme individuel) Notes sur la formation suivie ou les conseils reçus du technicien-conseil par le paysan; autres notes importantes des techniciens. Liste de contrôle de l’inspection annuelle de la ferme

17 Résultat du Contrôle interne
Le résultat du contrôle interne se résume ainsi : Répertoire des paysans comprennant les informations sur : Nom et numéro de code du paysan Surface totale agricole et surface en culture bio Date de l’adhésion et date de la dernière utilisation de produits prohibés Date de l’inspection interne et son résultat Nom de l’inspecteur interne Liste des paysans pénalisés indiquant la raison et la durée des sanctions  Le répertoire des paysans est-il complet? Est-ce que les informations correspondent aux informations notées dans la documentation concernant chaque paysan ?

18 Aspects généraux de la documentation du SCI
Parce que les systèmes de contrôle interne sont complexes et la documentation élaborée individuellement, les informations ne sont pas notées de la même manière (dans les documents différents). S’il n’est pas possible de trouver certaines informations dans un document spécifique, il faut vérifier si elles ne se trouvent pas dans d’autres documents (ex., la liste des parcelles n’est pas dans le formulaire d’inscription de la ferme mais dans la liste de vérification interne annuelle). Dans des systèmes avec peu d’intrants, des carences mineures dans la documentation sont acceptables (ex. que les quantités d’intrants n’y soient pas notées), mais plus les intrants sont complexes, plus les détails sont nécessaires.

19 Evaluation de la documentation du SCI
Dans l’idéal, les formulaires du SCI sont disponibles pour l’inspecteur avant l’inspection L’évaluation des formulaires commence générallement avec la préparation de l’inspection L’évaluation se poursuit pendant l’inspection du bureau du SCI quand il est possible d’observer comment les formulaires sont effectivement utilisés

20 Exercice: Evaluation de la documentation du SCI Etude du cas I: Coopérative de café XXX
Documents reçus: Manuel complet du SCI, incl. Contrat Formulaire d’adhésion de la ferme Rapport d’inspection interne - Répertoire des producteurs (1 page d’exemple) Evaluer les documents suivants (commentaire général)  Contrat Formulaire du rapport d’inspection interne Répertoire des producteurs

21 Déclaration d‘engagement: Contrat du Paysan
& Le contrat écrit (déclaration d’engagement) doit comprendre: Obligations du paysan: De satisfaire aux exigences du règlement interne bio (A) De permettre l’accès à ses champs, entrepôts & documents (B) D’accepter la pénalité en cas de non-conformité (B) Règles de production Bio Résumé du règlement interne bio ou référence à lui (B) Avant tout vente, chaque paysan doit avoir son contrat complet et signé

22 Le Contrat du Paysan Autres aspects souvent inclus dans le contrat
Les tecniciens-conseil du SCI dispenseront des conseils aux paysans, coordonneront les inspections interne et externe et organiseront les achats. Prix, exigence de qualité des produits. Procédure pour quitter le projet ou résilier le contrat. Les paysan doivent faire état des non-conformités des collègues, auprès du SCI.

23 Contrat ou déclaration d’engagement?
Certains opérateurs de SCI choisissent d’attendre pour signer le contrat avec les paysans, en attendant que le paysan ait son statut bio, mais avant que leur produit soit acheté. Dans ce cas, il est nécessaire d’avoir une déclaration d’engagement à se soumettre aux règlement bio dès l’entrée en vigueur de la certification (souvent comprise dans la demande d’adhésion). Cela est une exigence A. Contrat Déclaration d’engagement sur demande d’adhésion

24 Fiche descriptive de la ferme
& Sur la fiche descriptive de la ferme & demande d’adhésion sont inclus : Données d’inscription du paysan : nom, adresse, code (A) Description de toute les surfaces agricoles qu’il gère (B) Les cultures bio et leurs surfaces respectives ou nombre de plants (B) Nombre d’animaux (B) La date de la dernière application d’intrants prohibés doit être inscrite pour chacune des parcelles (A) L’inscription de la surface des parcelles est cruciale. Lister toutes les parcelles pourrait être la meilleure méthode. Parfois il vaudra mieux décrire la situation pour chaque culture et d’indiquer chaque cultures sur les cartes ou plans. Le système doit être adapté à la situation et doit permettre une vue d’ensemble de TOUS les champs et cultures bio et non-bio qui dépendent du paysan ( aussi les champs de cultures non-certifiées) Parfois ce sera mieux de noter pour chaque parcelle l’historique des cultures des années précédantes en plus de la date de dernier usage d’intrants prohibés.

25 Cartes et plans Le plan d’ensemble (village, quartier) doit être disponible (A-B) Montre la situation de chaque ferme avec le numéro de code de chaque paysan. Là où existent des cultures annuelles en rotation ou des unités de production en conventionnel, il faut un plan pour chaque ferme (B) Doit indiquer chaque parcelle et les cultures dedans. Doit indiquer les champs voisins, leur système de culture et les risques de contamination par dérive. Doit montrer les points de repère, chemins, routes, rivières. Il est acceptable de combiner des fermes voisinantes, à condition qu’il soit possible d’identifier chaque parcelle et chaque culture. Tout plan doit être daté et signé

26 Exemple de plan

27 Exemple de plan Compter chaque plant peut être une méthode appropriée dans certains cas (système de culture parallèle en agro-foresterie )

28 Exemple de plan

29 Contenu du “Rapport d‘inspection interne de ferme“
Le “Rapport d’inspection interne de Ferme” couvre tous les aspects de la ferme pertinents à la certification   -Evaluation des méthodes culturales : fertilisation & protection du sol, mesures de protection des plants, usage d’intrants, usage de semence. -Vérification des risques de contamination (dérive, stockage d’intrants, utilisation de pulvérisateurs etc.). -Mesures dans les cas de conversion partielle. -Gestion du bétail à long terme (si requis par le règlement). -Estimations préalables de récolte (peut aussi être enregistrée dans un autre document) -Récolte et manutention après-récolte (si pertinent) -Le rapport vérifie la gestion de toutes les cultures (tout comme l’inspection) en mettant l’accent sur les parcelles en bio et sur toutes les cultures se trouvant sur ces mêmes parcelles.     

30 Vérification de conformité dans le rapport d‘inspection interne d‘une ferme
 5.4.9 Le rapport d’inspection interne d’une ferme devrait énoncer clairement la conformité Evaluation de la conformité du paysan au règlement interne bio Etablir les pénalités en cas de non-conformité Evaluation de la réponse aux conditions précédentes Signé par le paysan et l’inspecteur interne Comprend aussi parfois la décision d’approbation par le groupement

31 Mise à jour des documents de la ferme (5.4.8.)
Documentation pour une faible utilisation d‘intrants Il est suffisant de noter les choses suivantes dans la liste de contrôle annuel: Usage d‘intrants (incl. préparations maison) Quantités récoltées Nouveaux champs / changements de surfaces Mieux : un journal agricole tenu à jour par le paysan. Documentation de toute utilisation importante d‘intrants ou de tout sytème de production complexe Informations annuelles mises à jour et disponibles: Principales mesures culturales Utilisation d’intrants (semence, engrais, autres) Changements des surfaces cultivées Il est nécessaire que tout soit noté régulièrement (par le paysan ou par le technicien-conseil) Les informations sont à consolider (sur le rapport d‘inspection ou sur un questionnaire de mise à jour annuel)

32 Vérification des documents de la ferme au bureau du SCI
Est-ce que les formulaires correspondent aux exigences minimum? Est-ce que tous les aspects probants ont été adressés? Est-ce que chaque paysan a reçu une visite d’inspection interne documentée? Est-ce que les documents de la ferme sont complets et est-ce que la documentation est disponible concernant chaque paysan? Est-ce que les documents sont complétés, signés, et datés? Est-ce que l’équipe du SCI sait comment utiliser les formulaires? Est-ce que tous les documents concernant chaque paysan sont cohérents l’un par rapport à l’autre et cohérents par rapport au répertoire des paysans? Est-ce que les pénalités sont inscrites dans le dossier de la ferme?