Le processus d’acquisition et d’implantation d’un logiciel comptable

Présentation au sujet: "Le processus d’acquisition et d’implantation d’un logiciel comptable"— Transcription de la présentation:

1 Le processus d’acquisition et d’implantation d’un logiciel comptable
Présenté par Pierre-Louys Hébert et Étienne Poulin

2 Plan de la présentation
Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

3 Plan de la présentation
Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

4 Le choix des consultants
Déterminer si l’entreprise a besoin d’un consultant Déterminer la valeur ajoutée par le consultant Choisir un consultant indépendant et être à l’affût des biais du consultant en matière de sélection du logiciel Connaître les différentes catégories de consultant Utiliser une grille d’évaluation pour recueillir l’information et effectuer la sélection

5 Le choix des consultants
Un bon consultant devrait : Utiliser une approche méthodologique Faire des recommandations à l’égard du changement des processus Fournir une liste des étapes nécessaires à suivre Être un catalyseur Compléter l’équipe du projet d’implantation

6 Le choix des consultants
Un bon consultant devrait : Recueillir les idées créatrices des employés Assister la direction dans la coordination Assister la direction dans la révision des tâches Donner des idées provenant de son expérience Avoir un Plan directeur de gestion du site Accepter le blâme si le tout tourne mal!

7 Quelques sites de consultants
Le Groupe MRT Professional Computer Services Technical Data Management

8 Plan de la présentation
Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

9 Plan de la présentation
Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

10 Analyse des besoins Définition des buts de l’entreprise
Mission de l’entreprise Facteurs clés de succès Analyse des besoins en information Diagramme de flux de données Graphique d’acheminement

11 Analyse des besoins Identification des fonctions désirées
Impliquer les employés utilisateurs du système Se baser sur les facteurs de succès et les facteurs de survie du marché Considérer la réingénierie des processus Un changement de logiciel est probablement le meilleur moment pour changer également les méthodes de travail

12 Analyse des besoins Préciser les besoins Justifier les coûts
Identifier précisément les besoins facilite le choix selon des critères cruciaux pour l’entreprise Taille de l’entreprise Justifier les coûts Analyse coûts/bénéfices

13 Plan de la présentation
Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

14 Plan de la présentation
Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

15 Critères de sélection des logiciels comptables
Le logiciel a-t-il des outils de configuration (customization tools) intégrés? Le logiciel peut-il travailler avec des devises étrangères? Est-ce que la structure des numéros de comptes est correcte pour l’entreprise? Est-il facile d’utilisation? User friendly?

16 Critères de sélection des logiciels comptables
Est-ce que le logiciel peut fournir les rapports financiers requis? Quelle est la souplesse du logiciel au niveau des modules? Est-ce que le logiciel permet l’intégration à l’Internet?

17 Critères de sélection des logiciels comptables
Est-ce que le système informatique en place peut supporter le logiciel? Fonctionne-t-il sur une plate-forme client/serveur? Sur quelle base de données fonctionne-t-il? Passe-t-il l’an 2000 ?

18 Critères de sélection des logiciels comptables
Est-ce que le fournisseur est financièrement solide? Est-il capable de fournir les ressources techniques nécessaires à l’entreprise? Peut-il fournir une formation solide aux employés?

19 Critères de sélection des logiciels comptables
Quel est le prix du logiciel? Le prix d’un logiciel comptable peut varier entre 150$ et $, selon le marché ciblé, le nombre de modules et le nombre d’utilisateurs. Sample Retail Pricing for Eight Core Modules

20 Critères de sélection des logiciels comptables
Quel est le vrai prix du logiciel? Au prix d’achat doivent se rajouter le coût des ordinateurs, de la formation et des consultants.

21 Critères de sélection des logiciels comptables
Sites intéressants sur les critères de sélection Accounting Software News How to Select the Right Accounting Software (Journal of Accountancy) Excelco’s Accounting System Selector Benchmark Test

22 Plan de la présentation
Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

23 Plan de la présentation
Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

24 Implantation Planifier l’implantation Convertir les données
Donner de la formation sur le nouveau système Coordonner les systèmes de support interne et externe

25 Planifier l’implantation
LES CINQ P Prior Planning Prevents Poor Performance Le succès de l’implantation est fortement influencé par la planification Planview Inc. Online

26 Planifier l’implantation
Exemples de manque de planification : Peu de tests du logiciel Conversion des données bâclée Pas de copies de sécurité des données Manque de formation des employés Manque d’engagement de la haute direction

27 Conversion des données
Copies de sécurité? Par où commencer? Est-il nécessaire de tout convertir? Interapplication et interplate-forme Effectuer des projets pilotes Fonctionner en parallèle pour un certain temps

28 Formation Manuel vs formation formelle
Quelle durée devrait-elle avoir? Formation tout au long du projet Classe préparée et basée sur les applications Formation en modules, en groupes ou individuelle Formation continue

29 Coordonner les systèmes de support externes et internes
Posséder du personnel de soutien à l’interne Disponibilité du support externe (7/7, 24/24) Administrateur de réseau Support technique (progiciel)

30 Plan de la présentation
Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation

31 Plan de la présentation
Choix des consultants en logiciels financiers Analyse des besoins Critères de sélection des logiciels comptables Implantation Catégorie surprise : conclusion

32 Conclusion Le choix d’un mauvais consultant peut faire rater un projet d’implantation Le choix d’un logiciel est aussi le choix d’un fournisseur Il n’y a pas que le prix du logiciel à regarder La planification est l’élément clé de l’implantation

33 Liste de fournisseurs de logiciels comptables
ACCPAC Peachtree Quickbooks Solomon IV SBT ProSeries RealWorld Expertise Platinum SAP R/3 State of the Art Crystal Report FRx (report) Great Plains Dynamics

34 Bibliographie (en sus du codex)
Needle, Sheldon. Selecting Software Successfully. Donald R. Frey & company inc. Software Implementation Guidelines Tate, John, Selecting and implementing an accounting system

35 Enfin! Merci pour votre patience, vous êtes maintenant libérés de notre terrible joug… jusqu’au cours 8!

36 Plan directeur de gestion du site
Entrevues avec les dirigeants et visite investigatrice du site Identification des options Détermination préliminaire de l’architecture du système (Big Picture) Analyse des coûts

37 Plan directeur de gestion du site
Présentations des options aux dirigeants Choix de l’option Développement du plan d’implantation Implantation Suivi