Procédure de gestion documentaire

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1 Procédure de gestion documentaire
ACTION & FORMATION SARL 16, rue des écoles – Lailly en Val – Tél : Mail : Code APE 8559 A – N° Siret – N° de formation Procédure de gestion documentaire Cette procédure définit les modalités de maîtrise de la documentation. 1) Les documents concernés Les documents liés directement ou indirectement à la certification, qu’ils soient internes ou externes. 2) Qui créé les documents ? Avant toute création de document, il convient de s’assurer de son utilité et de la non-redondance entre plusieurs documents. La création de tout document est supervisée par le service Qualité. La Responsable Qualité créé les documents d’après les informations communiquées par les différents services et la Direction. Le document est créé suite à un besoin et/ou une obligation réglementaire. Le service qualité rédige et modifie l’ensemble des documents. Exemple A&F 3) Qui valide les documents ? Solution 1 : Tous les documents sont soumis à la Direction pour approbation (créations ou révisions). La Direction signe les procédures et les livrets dans le cartouche prévu à cet effet. Les autres documents sont validés par la signature mensuelle de la direction du tableau de gestion documentaire. Solution 2 : Sur la première page de chaque document apparait le cartouche suivant : Le rédacteur écrit le document. Le vérificateur vérifie la cohérence du document. Il vérifie également la conformité du document par rapport au sujet du document. L’approbateur est un responsable ayant l’autorité nécessaire pour la mise en application du document. Rédacteur Vérificateur Approbateur Fonction : Nom : Date : Visa : 05 Bis-E/Procédure de gestion documentaire/V1/

2 Modifications réalisées
ACTION & FORMATION SARL 16, rue des écoles – Lailly en Val – Tél : Mail : Code APE 804 C – N° Siret – N° de formation 4) Qui met à jour les documents ? Comment ? Solution 1 : Toute personne peut être à l’origine de la création ou de la modification d’un document. Concernant les procédures, le brouillon est présenté à la Direction pour approbation (signature). Suite à l’approbation, le document est soumis à la Responsable Qualité pour mise en page, diffusion et intégration dans la gestion documentaire. Pour les autres documents, ils sont soumis directement à la Responsable Qualité pour mise en page, diffusion et intégration dans la gestion documentaire. Solution 2 : Seul le rédacteur peut autoriser la modification du document concerné. La mise à jour s’effectue de la même manière que la création. Chaque mise à jour est accompagnée de : la modification de la version du document (la version initiale est l’indice 1), la modification de la date de mise à jour, la présentation de la nature des modifications pour les procédures, Date Version Modifications réalisées 06/04/06 V1 Création de la procédure 18/07/11 V2 Modification et mise à jour Exemple A&F 5) Qui les diffuse ? Comment ? Chaque document diffusé par le service qualité aux responsables des services concernés est la copie conforme des documents originaux visés par la Direction. Les destinataires sont mentionnés dans le tableau de gestion documentaire. Chaque responsable est ensuite chargé de diffuser le document aux membres de son équipe. 6) Qui les archives ? Comment ? Où ? Et combien de temps ? Les originaux des documents sont archivés par famille et par ordre de création dans des classeurs spécifiques ou informatiquement par le service qualité. Les enregistrements sont gérés et archivés par les services concernés (le dernier enregistrement apparaît toujours sur le dessus de la pile) => le lieu d’archivage est noté dans le tableau de gestion documentaire. Les versions antérieures d’un document de référence sont conservées informatiquement dans un dossier spécifique. Les enregistrements d’organisation, de mesure et de suivi sont conservés 2 ans. Ceci ne dispense pas de satisfaire aux règles légales de conservation des documents. 05 Bis-E/Procédure de gestion documentaire/V1/

3 Responsable désigné de la mise en œuvre
ACTION & FORMATION SARL 16, rue des écoles – Lailly en Val – Tél : Mail : Code APE 804 C – N° Siret – N° de formation 7) Mise en page Documents internes Les documents internes regroupent l’ensemble des documents élaborés par la société (procédure, enregistrements, livrets, check list…). Solution 1 : Codification : Chaque document porte un code composé d’une lettre et d’un chiffre. La lettre correspondant à la famille du document, et le chiffre à l’ordre de création à l’intérieur de la famille. Ex : Le document A3 : A=Commun magasin 3=3ème document de la famille Ce code apparaît en bas à gauche dans le pied de la page. Ce code est suivi du titre du document, du numéro de la version, de la date d’application et du nom des services concernés par la diffusion (= responsable désigné de la mise en œuvre). Ex : A3 Livret d’accueil V Tout le personnel Pagination : En bas à droite est noté le numéro de la page sur le nombre total de pages. Cartouche : celui-ci sert à la validation du document, il se présente de la façon suivante : Ce cartouche se situe sur la première page des livrets et des procédures. Solution 2 : L’ensemble des documents du système qualité comporte un en-tête où figurent : Ex : Nom : Date : Visa : Exemple A&F Nom de l’entreprise Titre du document Codification (dont n°de version) Date de création/application Nature du document Date de révision : Responsable désigné de la mise en œuvre Pagination Centre E. Leclerc … Maîtrise et gestion de la base documentaire PRO/QUA/001/V2 Date de création : 06/04/06 Procédure Date de révision : 18/07/11 Responsable désigné de la mise en œuvre : Responsable qualité Page 1/11 05 Bis-E/Procédure de gestion documentaire/V1/

4 ACTION & FORMATION SARL 16, rue des écoles – Lailly en Val – Tél : Mail : Code APE 804 C – N° Siret – N° de formation Solution 3 : L’ensemble des documents appartenant au système qualité sont codifiés de la manière suivante : AAA/BBB/CCC/VD  Avec :  AAA : type du document, dont voici la liste des abréviations possibles : PRO = Procédure ENR = Enregistrement AFF = Affichage LIV = Livret CHL = Check list IND = Indicateur BBB : secteur concerné par le document, dont voici la liste des abréviations possibles : MAG = Magasin DIR = Direction ADM = Administratif QUA = Qualité FOR = Formation NET = Nettoyage PGC = Produits de grandes consommation ACC = Accueil CAI = Caisse FRA = Frais … CCC : numéro du document V : version du document En plus de ces informations, les documents comportent tous au minimum un titre, une date d’application et une pagination (n° de page sur nombre total de pages). . Exemple A&F Documents externes Les documents externes regroupent les documents utilisés par le centre E. Leclerc mais non élaborés par la société (charte accueil, référentiel, fiches techniques produits ou matériel…). Ces documents ne subissent aucune remise en page. 8) Le tableau de gestion documentaire I) Documents internes Le tableau de gestion documentaire est géré par la responsable Qualité, il permet de visualiser tous les documents existants ainsi que leur lieu d’affectation. Il est géré au quotidien et fait apparaître en couleur les nouveaux documents intégrés dans le mois (il est validé mensuellement par la direction). II) Documents externes Solution 1 : Un second tableau de gestion documentaire existe spécialement pour les documents externes (construit sur la même base que celui des documents internes). La responsable qualité reprend dans le tableau tous les éléments permettant d’identifier le dit document (code, date de mise à jour, n° de version,…). Solution 2 : Les documents externes apparaissent en couleur dans le tableau de gestion documentaire. 05 Bis-E/Procédure de gestion documentaire/V1/