Chapitre 5 Les Ressources

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1 Chapitre 5 Les Ressources
MS Project Chapitre 5 Les Ressources 24/05/2019

2 Les différentes étapes
1- Découvrir les ressources. 2- Créer la liste des ressources. 3- Recopier un contenu d’une cellule vers les cellules adjacentes. 4- Définir la capacité maximale d’une ressource travail. 5- Trier la liste des ressources. 6- Imprimer le tableau des ressources. 7- Modifier l’orientation d’un document. 8- Travailler sur les calendriers de plusieurs ressources de travail. 9- Travailler sur les calendriers d’une seule ressource. 10- Saisir une remarque sur une ressource. 11- Consulter des remarques. 12- Filtrer les ressources commentées. 13- Découvrir les prévisions pilotées par l’effort. 14- Affecter des ressources à temps complet aux tâches. Les différentes étapes 24/05/2019

3 Les différentes étapes
15- Affecter un groupe de ressources. 16- Affecter une ressource de travail à temps partiel. 17- Afficher les initiales des ressources dans le planning. 18- Pourquoi modifier une affectation de ressources. 19- Activer / Désactiver le pilotage par l’effort d’une tâche. 20- Affecter une ressource travail supplémentaire à une tâche. 21- Modifier le nombre d’unités affectées en changeant la durée de la tâche. 22- Modifier le type de tâche. 23- Modifier le nombre d’unités affectées en maintenant la durée de la tâche. 24- Autoriser des heures supplémentaires. 25- Filtrer les tâches concernées par des heures supplémentaires. 26- Retarder le travail d’une ressource sur une tâche. Les différentes étapes 24/05/2019

4 Les différentes étapes
27- Appliquer un profil de travail prédéfini. 28- Personnaliser un profil. 29- Visualiser les affectations de ressources. 30- Imprimer les affectations de ressources. Les différentes étapes 24/05/2019

5 Découvrir les ressources
2 types de ressources. Matériel. Travail. Ils possèdent des différences. 24/05/2019

6 Créer la liste des ressources
Créer manuellement une ressource de type travail (une personne). Cliquer sur Ressources de la barre d’outils Guide de projets. Cliquer sur le lien Spécifier les personnes et l’équipement associés au projet. Changement de l’affichage à l’écran. Cliquer sur Entrer des ressources manuellement. Descendre à la ligne 53 et saisir : Nom de la ressource = GOURDIN Thierry. Groupe = DB Cliquer sur le lien Opération terminée. Toutes les ressources créées par cette méthode sont par défaut de type Travail. Pour afficher le tableau des ressources. Accès : Affichage / Tableau des ressources. Ce tableau est plus complet. 24/05/2019

7 Créer la liste des ressources
Créer manuellement une ressource de type travail (équipement). Accès : Affichage / Tableau de ressources. Se positionner dans la cellule 54 du Nom de la ressource. Cliquer sur le bouton Informations sur la ressource dans la barre d’outils standard (ou double clic sur la cellule). Une boîte de dialogue Informations sur la ressource est ouverte. Dans l’Onglet, toutes les informations peuvent être saisies. Nom de la ressource = Oscilloscope. Initiales = OS. Groupe = OU. Type = Travail. Cliquer sur Ok. 24/05/2019

8 Créer la liste des ressources
Créer manuellement une ressource de type matériel. Accès : Affichage / Tableau de ressources. Se positionner dans la cellule 55 du Nom de la ressource. Saisir les informations suivantes. Nom de la ressource = Résine époxyde. Type = Matériel. Etiquette Matériel = Pot. Initiales = RE. Groupe = MPC Pour insérer une ressource, appuyer sur la touche Insert. Pour supprimer une ressource appuyer sur la touche Suppr. 24/05/2019

9 Recopier un contenu d’une cellule vers les cellules adjacentes
Se positionner dans la cellule Groupe de la ligne 42. Choisir la poignée de recopie située en bas et à droite de la cellule. Le curseur prend la forme d’un +. Tirer jusqu’à la cellule 49. CE est recopié sur toutes les cellules à la verticale. La notion de groupe permet de classer les différentes ressources. 24/05/2019

10 Définir la capacité maximale d’une ressource Travail
Se positionner dans la cellule Capacité max de la ligne 1. Ex : 100 % pour un temps plein. 50 % pour un mi temps. 300 % pour une ressource multiple (ex : 3 personnes). Pour choisir le paramétrage des Unités maximales. Accès : Outils / Options / Onglet Prévisions. Zone Affecter les unités d’affectation en Pourcentage ou Décimal. 24/05/2019

11 Trier la liste des ressources
Accès : Projet / Trier / Choisir un critère. L’option Trier par permet de choisir un ou plusieurs critères. Choisir Trier par Type décroissant. Puis par Groupe. Cocher les 2 options en bas de la boîte de dialogue (notamment renuméroter…). Cliquer sur Trier. Imprimer le tableau des ressources. Cliquer sur le bouton Aperçu avant impression. Cliquer sur le bouton Imprimer. Modifier l’orientation d’un document. Accès : Fichier / Mise en page / Onglet Page. Choisir l’orientation désirée. 24/05/2019

12 Travailler sur le calendrier de plusieurs ressources Travail
Accès : Outils / Temps de travail. Cliquer sur le bouton Créer. Donner le nom Vacances 4. Choisir Faire une copie du calendrier Standard. Cliquer sur Ok et adapter le calendrier selon vos besoins. Choisir le mois d’Août 2004. Sélectionner du 23 au 31, cocher Chômé. Choisir le mois de septembre 2004. Sélectionner du 1 au 3, cocher Chômé. Les jours sont soulignés. Cliquer sur Ok. 24/05/2019

13 Travailler sur le calendrier de plusieurs ressources Travail (suite)
Ce nouveau calendrier va être lié aux personnes concernées. Cliquer dans la cellule Calendrier de base de la cellule de la ligne 9 soit RAMBAUD Albert. Choisir Vacances 4 dans la liste déroulante. Valider par la touche Entrée. Affecter ce calendrier aux lignes 12, 21, 24 et 29. 24/05/2019

14 Travailler sur les calendriers d’une seule ressource
Accès : Outils / Modifier le temps de travail. Dans la zone Pour, choisir HUCHET Yann. Se positionner sur le mois de Juillet 2004. Tous les jours du 1 au 9 sont chômés. Sélectionner le 16 Août 2004 et cocher Chômé / Ok. Pour avoir une trace papier des calendriers. Accès : Affichage / Rapports / Double clic sur Vue d’ensemble. Double clic sur Jours Ouvrés. Choisir Imprimer / Ok. Il y a 7 calendriers. 24/05/2019

15 Saisir une remarque sur une ressource
Sélectionner la ressource de la ligne 26. Cliquer sur le bouton Remarques sur la ressource dans la barre d’outils Standard. Saisir « Mr HUCHET est aussi en congés le lundi 16 Août 2004 » dans la zone Remarques / Ok. Dans la colonne Indicateur une petite feuille est affichée. 24/05/2019

16 Consulter des remarques
Positionner la souris sur la feuille située dans la colonne Indicateur (faire un double clic pour l’ouvrir). Pour consulter plusieurs remarques. Accès : Fenêtre / Fractionner. Faire un clic droit dans la fenêtre du bas et choisir Remarques. Pour supprimer la fenêtre du bas. Accès : Fenêtre / Supprimer le fractionnement. Filtrer les ressources commentées. Ouvrir le filtre de la barre d’outils Mise en forme. Choisir Ressources aux pièces jointes. Pour réafficher tout, choisir Toutes les ressources. 24/05/2019

17 Découvrir les prévisions pilotées par l’effort
La charge de travail peut être différente de la durée de la tâche. Ex : pour une tâche de 2 jours et un travail de 28 heures, on choisira 2 personnes en tant que Ressources. Pour désactiver les prévisions pilotées par l’effort. Accès : Outils / Options / Onglet Prévisions. Décocher si besoin Les Nouvelles tâches sont pilotées par l’effort. 24/05/2019

18 Affecter des ressources à temps complet aux tâches
Accès : Affichage / Diagramme de Gantt. Afficher l’ensemble du Projet. Accès : Affichage / Zoom / Cocher Ensemble du projet / Ok. Contrôler l’état du paramètre prévisions pilotées par l’effort. Double clic sur la tâche 8. Onglet Confirmé. Pilotée par l’effort est cochée. Vérifier la même chose pour les tâches 17 et 21. Afficher le Guide de projet Ressources. Cliquer sur le lien Affecter les personnes et l’équipement à des tâches. Le volet Afficher les ressources apparaît. 24/05/2019

19 Affecter des ressources à temps complet aux tâches (suite)
Cliquer sur le lien Affecter les ressources. La boîte de dialogue Affecter les ressources est affichée. (celles-ci sont classées par ordre alphabétique). Sélectionner la ou les tâches concernées pour l’affectation de ressources (Ctrl et Shift fonctionnent pour la sélection). Choisir la tâche 8. Dans la boîte de dialogue Affecter les ressources. Sélectionner GARNIER Gérard et BAZUREAU Philippe par Ctrl. Cliquer sur le bouton Affecter. Les ressources sont affichées dans le diagramme de Gantt. Pour visualiser le détail : Se positionner sur le Point 4 Révisez les informations du volet Affecter les ressources. Utiliser l’ascenseur vers le bas et lire les informations. 24/05/2019

20 Affecter des ressources à temps complet aux tâches (suite)
Réaliser les affectations suivantes. Sélection des tâches Affectations 17 -21 GARNIER Gérard et BAZUREAU Philippe 3 – 5 OLIVAULT Michel et ROUSSEAU Christophe 4 RAMBAUD Albert et ROUSSEL Thierry 9 – 18 – 22 LEBOULAIRE Jean et CLOSIER Philippe 11 BRONSARD Gwénaël 12 DUPAS Gilles – Fer à souder – Circuit imprimé 13 BLANDIN Claude – Résine époxyde – Acétone – Capteur HUCHET Yann et BARBOT Sylvaine 24/05/2019

21 Affecter des ressources à temps complet aux tâches (suite)
Fermer la boîte de dialogue Affecter les ressources en cliquant sur le bouton Fermer. Fermer le guide de Projet Ressources. Enregistrer le fichier. Accès : Fichier / Enregistrer. 24/05/2019

22 Affecter un groupe de ressources
Sélectionner la tâche 15. Cliquer sur le bouton Affecter des ressources de la barre d’Outils standard. La boîte de dialogue Affecter les ressources est ouverte. Une colonne Unités apparaît. Cliquer sur le + Options de la liste des ressources, un menu supplémentaire s’affiche. Cocher Filtrer par et choisir le groupe dans la liste. Taper DT dans le nom du groupe / Ok. Les ressources du groupe sont affichées. Il est possible de diminuer la liste en cochant Disponible pour le travail. 24/05/2019

23 Affecter un groupe de ressources (suite)
Unités correspond au niveau d’efforts exprimés sous forme de pourcentage ou d’un nombre décimal. Cliquer dans la cellule de la colonne Unités de la Ressource Département tests et saisir la valeur 200 en validant par la touche Entrée. Réafficher toutes les Ressources. 24/05/2019

24 Affecter une ressource travail à temps partiel
Sélectionner la tâche 25. Cliquer dans la cellule Unités de la ressource AVIGNON Patrick et taper 50 et valider. Fermer la boîte de dialogue Affecter les ressources. Afficher les initiales des ressources dans le planning. Accès : Format / Styles des barres… Dans la colonne Nom, sélectionner tâche. Choisir l’Onglet Texte (au milieu). Cliquer dans la cellule où est affichée Noms Ressources et choisir Initiales de la ressource / Ok. 24/05/2019

25 Pourquoi modifier une affectation de ressource
Activer / Désactiver le pilotage par l’effort. Nous souhaitons ajouter une ressource sur la tâche 11 suite à un oubli. Réaliser un double clic sur la tâche 11. Onglet Confirmé. Décocher Pilotée par l’effort / Ok. Affecter une ressource travail supplémentaire à une tâche. Sans planification pilotée par l’effort. Afficher le Guide de projets Ressources. Cliquer sur le lien Affecter les ressources et l’équipement des tâches. Cliquer sur le lien Affecter les ressources. 24/05/2019

26 Pourquoi modifier une affectation de ressource (suite)
Sélectionner la tâche 1. Choisir la ressource FERRON Louis et cliquer sur le bouton Affecter. Un indicateur est ajouté dans la colonne Informations de la tâche. Cliquer sur  à droite de cet indicateur. Choisir Augmenter la quantité de travail en gardant la même durée. La balise disparaît. 24/05/2019

27 Avec planification pilotée par l’effort
Faire un double clic sur la tâche 19. Onglet Confirmé, pilotée par l’effort doit être cochée. Vérifier que Type de tâche est à Capacité fixe / Ok. Dans la boîte de dialogue Affectation des ressources. Sélectionner CORBINEAU Claire. Touche Ctrl + MOREAU Bruno. Cliquer sur le bouton Affecter. Faire un double clic sur la tâche 25. Sélectionner GOURDIN Thierry / Affecter. Fermer la boîte de dialogue Affecter les ressources. 24/05/2019

28 Modifier le nombre d’unités affectées en changeant la durée de la tâche
Sélectionner la tâche 12. Pilotée par l’effort doit être cochée. Cliquer sur le lien Affecter des ressources. Descendre dans la liste du volet cliquer sur le lien Modifier les informations sur les tâches ou les affectations. En bas de l’écran apparaît la fiche Ressources et Prédécesseurs de la tâche. Cliquer dans la cellule Unités de la ressource DUPAS Gilles, saisir la valeur 75 et valider. Cliquer sur le lien Opération terminée dans le volet. 24/05/2019

29 Modifier le nombre d’unités affectées en changeant la durée de la tâche (suite)
Autre solution, sélectionner la tâche 25. Cliquer sur le bouton Affecter les ressources dans la barre d’outils standard. Mettre la durée de la tâche a 2 jours. Mettre 75% dans la cellule Unités de GOURDIN Thierry. 24/05/2019

30 Modifier le type de tâches
Durée x Unités = travail. Il existe 3 types de tâches. Capacité fixe par défaut. Durée fixe. Travail fixe (pilotée par l’effort ne peut pas être décochée dans ce cas). Type de tâche Changement effectué sur Durée Unités Travail Durée fixe Capacité fixe Travail fixe 24/05/2019

31 Application de la théorie
Pages NON EFFECTUEES 24/05/2019

32 Autoriser des heures supplémentaires
Sélectionner la tâche 23. Accès : Fenêtre / Fractionner. Faire un clic droit dans la fiche en bas et choisir Travail de la ressource. Le champ Heures sup. est affiché dans la fiche en bas. S’il doit y avoir une diminution de la tâche, saisissez uniquement le nombre d’heures supplémentaires. Si la durée de la tâche doit demeurée inchangée, renseignez le nombre d’heures supplémentaires et le nombre d’heures travaillées. Pour chaque ressource taper 2H en heures sup. et 37H en travail. Valider Ok sur le bouton de la fiche situé en haut et à droite. Accès : Fenêtre / Supprimer le fractionnement pour revenir à l’affichage normal. 24/05/2019

33 Filtrer les tâches concernées par les heures supplémentaires
Accès : Affichage / Diagramme de Gantt. Ouvrir la liste du filtre dans la barre d’outils Mise en forme, choisir Tâches / Affectations avec heures supplémentaires. Réafficher toutes les tâches. 24/05/2019

34 Retarder le travail d’une ressource sur une tâche
Cliquer sur Assurer le suivi du guide de projet. Cliquer sur le lien Apporter des modifications du projet. Sélectionner la tâche 18 et ajuster la colonne Nom de la tâche pour afficher le nom des ressources. Elargir la colonne Début. Cliquer dans la cellule Début de CLOSIER Philippe et taper 09/02/05 10:00 et valider. Cliquer sur le lien Opération terminée. 24/05/2019

35 Appliquer un profil de travail prédéfini
Accès : Affichage / Utilisation des tâches. Accès : Edition / Atteindre, indiquer le N° 4 / Ok. Faire un double clic sur RAMBAUD Albert. Onglet Général. Ouvrir la liste Profil de travail et choisir charge croissante / Ok. 24/05/2019

36 Personnaliser un profil
Accès : Affichage / Utilisation des tâches. Sélectionner la tâche 4 RAMBAUD Albert. Taper 2,10 h pour le 18 Août. Taper 0 H pour le 19 Août. Un nouveau symbole est affiché dans la colonne Information (indique profil modifié manuellement). Accès : Affichage / Diagramme de Gantt. 24/05/2019

37 Visualiser les affectations de ressources
Visualiser le Diagramme de Gantt. Dans la Table Entrée, les ressources sont affichées dans la dernière colonne. Fiche de travail de la ressource. Accès : Fenêtre / Fractionner. Clic droit / Travail de la ressource. Affichage des heures supplémentaires. Fiche Prévision des ressources. Clic droit / Prévision des ressources. Affichage du retard. 24/05/2019

38 Visualiser l’utilisation des ressources
Accès : Affichage / Utilisation des ressources. A gauche, Table utilisation des ressources avec le champ Travail. A droite, un calendrier journalier de la répartition des heures. 24/05/2019

39 Visualiser la répartition des ressources
On appelle répartition le lien existant entre la capacité d’une ressource et ses affectations de tâches. Selon cette répartition, une ressource peut se trouver dans l’un de ces trois états. Sous-utilisée : si ses affectations n’atteignent pas sa capacité maximale. Pleinement utilisée : si ses affectations correspondent à sa capacité maximale. Surutilisée : si ses affectations dépassent sa capacité maximale. 24/05/2019

40 Visualiser la répartition des ressources (suite)
Accès : Affichage / Plus d’affichages. Double cliquer sur Répartition des ressources. La fenêtre se fractionne en deux. Choisir en haut la ligne 6 qui concerne GARNIER Gérard. Cette ressource est affectée aux tâches 8, 17 et 21. Pour accéder à une tâche : Sélectionner la tâche. Cliquer sur le bouton Atteindre la tâche sélectionnée de la barre d’outils standard. Supprimer le fractionnement. 24/05/2019

41 Imprimer les affectations des ressources
Accès : Affichage / Rapports. Double cliquer sur Affectations. Double clic sur Qui fait quoi quand. Pour mensualiser ce rapport. Fermer l’aperçu. Double clic sur Personnalisé. Cliquer sur Qui fait quoi quand. Cliquer sur le bouton Modifier. Dans la zone Colonne, choisir Mois / Ok. Refaire un aperçu. 24/05/2019