Larchivage des sites Web Éléments de problématique Benoît Girard, Responsable du soutien aux spécialistes du Web, MSG WebÉducation - 12 octobre 2006.

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1 Larchivage des sites Web Éléments de problématique Benoît Girard, Responsable du soutien aux spécialistes du Web, MSG WebÉducation - 12 octobre 2006

2 Une distinction majeure Site Web informationnel Prestation électronique de service

3 Une distinction majeure Site Web informationnel Prestation électronique de service Information publique offerte à tous, comme dans une vitrine

4 Une distinction majeure Site Web informationnel Prestation électronique de service Transactions individuelles, informations personnelles et confidentielles

5 De la prestation de service, quelle soit électronique ou non Banques de données du programme Téléphone Visite sur place Poste Internet

6 Linterface Web dun programme de PES Quelques formulaires Quelques formulaires Identification; Identification; Demande de prestation; Demande de prestation; Consultation du dossier personnel… Consultation du dossier personnel… Description du programme offert Description du programme offert Conditions dadmissibilité; Conditions dadmissibilité; Échéanciers… Échéanciers… Pages daide en ligne Pages daide en ligne Textes à caractère juridique. Textes à caractère juridique.

7 Changements peu fréquents Les quelques pages formant laccès Web dun programme offert en PES ne doivent être modifiées que lorsque le programme lui-même est modifié; Les quelques pages formant laccès Web dun programme offert en PES ne doivent être modifiées que lorsque le programme lui-même est modifié; Ceci exige généralement un changement réglementaire ou même législatif et narrive que peu fréquemment; Ceci exige généralement un changement réglementaire ou même législatif et narrive que peu fréquemment; Larchivage des ces pages est donc simple à réaliser. Larchivage des ces pages est donc simple à réaliser.

8 La portée de nos travaux Les travaux du comité concernent donc exclusivement larchivage des sites Web informationnels. Les travaux du comité concernent donc exclusivement larchivage des sites Web informationnels.

9 La toile de fond La nature originale des site Web… La nature originale des site Web… …pose problème. …pose problème. Pour comprendre et maîtriser la situation… Pour comprendre et maîtriser la situation… …on a besoin …on a besoin Dun cadre conceptuel adapté; Dun cadre conceptuel adapté; Dun vocabulaire précis. Dun vocabulaire précis.

10 Archiver Mettre en lieu sûr un exemplaire dun document pour référence ou usage futur; Mettre en lieu sûr un exemplaire dun document pour référence ou usage futur;

11 Archiver On parle ici des archives au sens des « Archives nationales »… On parle ici des archives au sens des « Archives nationales »… …et non au sens des informaticiens qui emploient le mot pour désigner une « copie de sûreté » dune base de données. …et non au sens des informaticiens qui emploient le mot pour désigner une « copie de sûreté » dune base de données. Nuance importance, malgré la ressemblance des opérations. Nuance importance, malgré la ressemblance des opérations.

12 Archiver Mettre en lieu sûr un exemplaire dun document pour référence ou usage futur; Mettre en lieu sûr un exemplaire dun document pour référence ou usage futur; Le « document » étant une entité Le « document » étant une entité identifiable; identifiable; doté de stabilité; doté de stabilité; manipulable. manipulable.

13 Or, un site Web nest pas un « document » traditionnel Son contenu change continuellement; Son contenu change continuellement;

14 Or, un site Web nest pas un « document » traditionnel Son contenu change continuellement; Son contenu change continuellement; Ce qui va affecter profondément toute stratégie darchivage le concernent; Ce qui va affecter profondément toute stratégie darchivage le concernent;

15 Or, un site Web nest pas un « document » traditionnel Son contenu change continuellement; Son contenu change continuellement; Ce qui va affecter profondément toute stratégie darchivage le concernent; Ce qui va affecter profondément toute stratégie darchivage le concernent; La question fondamentale: comment archiver une information continuellement changeante? La question fondamentale: comment archiver une information continuellement changeante?

16 Comment archiver un contenu changeant? Deux stratégies possibles Deux stratégies possibles

17 Comment archiver un contenu changeant? Deux stratégies possibles: Deux stratégies possibles: 1)Copie intégrale périodique

18 Comment archiver un contenu changeant? Deux stratégies possibles: Deux stratégies possibles: 1)Copie intégrale périodique Solution simple; Solution simple;

19 Comment archiver un contenu changeant? Deux stratégies possibles: Deux stratégies possibles: 1)Cliché photographique périodique du site Solution simple; Solution simple; Mais insatisfaisante: Mais insatisfaisante: Redondance massive de linformation archivée;Redondance massive de linformation archivée;

20 Comment archiver un contenu changeant? Deux stratégies possibles: Deux stratégies possibles: 1)Cliché photographique périodique du site Solution simple; Solution simple; Mais insatisfaisante: Mais insatisfaisante: Redondance massive de linformation archivée;Redondance massive de linformation archivée; Image imprécise de lévolution du site.Image imprécise de lévolution du site.

21 Comment archiver un contenu changeant? Deux stratégies possibles: Deux stratégies possibles: 1)Cliché photographique périodique du site Solution simple; Solution simple; Mais insatisfaisante: Mais insatisfaisante: Redondance massive de linformation archivée;Redondance massive de linformation archivée; Image imprécise de lévolution du site.Image imprécise de lévolution du site. 2)Suivi intégral des modifications Seule solution entièrement satisfaisante; Seule solution entièrement satisfaisante; Mais beaucoup plus compliquée à mettre en œuvre. Mais beaucoup plus compliquée à mettre en œuvre.

22 Le cycle de vie dun document déposé sur un site Web La période active: celle durant laquelle le document est accessible aux internautes sur le site; La période active: celle durant laquelle le document est accessible aux internautes sur le site; La période semi-active: celle durant laquelle un document retiré du site doit être disponible pour les besoins administratifs, financiers ou juridiques de ladministration publique; La période semi-active: celle durant laquelle un document retiré du site doit être disponible pour les besoins administratifs, financiers ou juridiques de ladministration publique; La période inactive: celle où BAnQ prend possession du document et le traite en vertu de son intérêt historique. La période inactive: celle où BAnQ prend possession du document et le traite en vertu de son intérêt historique.

23 La composition dun site Web Un nombre restreint de catégories de composantes. Un nombre restreint de catégories de composantes.

24 La composition dun site Web Des fichiers importés; Des fichiers importés; Ex.: Rapport annuel du ministère. Ex.: Rapport annuel du ministère.

25 La composition dun site Web Des fichiers importés; Des fichiers importés; Ex.: Rapport annuel du ministère. Ex.: Rapport annuel du ministère. Des fichiers originaux; Des fichiers originaux; Ex.: la page daccueil du site. Ex.: la page daccueil du site.

26 La composition dun site Web Des fichiers importés; Des fichiers importés; Ex.: Rapport annuel du ministère. Ex.: Rapport annuel du ministère. Des fichiers originaux; Des fichiers originaux; Ex.: la page daccueil du site. Ex.: la page daccueil du site. Les fichiers formant un système de gestion de contenu (SGC; en anglais: CMS) Les fichiers formant un système de gestion de contenu (SGC; en anglais: CMS) Plone, Xoops, Typo3, etc. Plone, Xoops, Typo3, etc.

27 La composition dun site Web Des fichiers importés; Des fichiers importés; Ex.: Rapport annuel du ministère. Ex.: Rapport annuel du ministère. Des fichiers originaux; Des fichiers originaux; Ex.: la page daccueil du site. Ex.: la page daccueil du site. Les fichiers formant un système de gestion de contenu (SGC; en anglais: CMS) Les fichiers formant un système de gestion de contenu (SGC; en anglais: CMS) Plone, Xoops, Typo3, etc. Plone, Xoops, Typo3, etc. Les contributions du public; Les contributions du public; Forums de discussion, consultations en ligne. Forums de discussion, consultations en ligne.

28 Le tout et la somme des parties La conservation des documents importés nest-elle pas déjà assurée par leurs créateurs? La conservation des documents importés nest-elle pas déjà assurée par leurs créateurs?

29 Le tout et la somme des parties La conservation des documents importés nest-elle pas déjà assurée par leurs créateurs? La conservation des documents importés nest-elle pas déjà assurée par leurs créateurs? Assurément. Mais le site Web est un acte de communication original digne dêtre conservé pour sa valeur propre. Assurément. Mais le site Web est un acte de communication original digne dêtre conservé pour sa valeur propre.

30 Le tout et la somme des parties La conservation des documents importés nest-elle pas déjà assurée par leurs créateurs? La conservation des documents importés nest-elle pas déjà assurée par leurs créateurs? Assurément. Mais le site Web est un acte de communication original digne dêtre conservé pour sa valeur propre. Assurément. Mais le site Web est un acte de communication original digne dêtre conservé pour sa valeur propre. Le webmestre est le détenteur principal des fichiers originaux du site, licencé pour archiver le SGC et mandaté pour archiver les contributions du public libérées. Le webmestre est le détenteur principal des fichiers originaux du site, licencé pour archiver le SGC et mandaté pour archiver les contributions du public libérées.

31 La sélection de la matière archivable Les sites nont pas tous la même valeur et peuvent requérir des traitements différents; Les sites nont pas tous la même valeur et peuvent requérir des traitements différents;

32 La sélection de la matière archivable Les sites nont pas tous la même valeur et peuvent requérir des traitements différents; Les sites nont pas tous la même valeur et peuvent requérir des traitements différents; Sites destinés aux clientèles externes vs internes; Sites destinés aux clientèles externes vs internes;

33 La sélection de la matière archivable Les sites nont pas tous la même valeur et peuvent requérir des traitements différents; Les sites nont pas tous la même valeur et peuvent requérir des traitements différents; Sites destinés aux clientèles externes vs internes; Sites destinés aux clientèles externes vs internes; Site officiel vs sites secondaires; Site officiel vs sites secondaires;

34 La sélection de la matière archivable Les sites nont pas tous la même valeur et peuvent requérir des traitements différents; Les sites nont pas tous la même valeur et peuvent requérir des traitements différents; Sites destinés aux clientèles externes vs internes; Sites destinés aux clientèles externes vs internes; Site officiel vs sites secondaires; Site officiel vs sites secondaires; Sites en partenariat; Sites en partenariat;

35 La sélection de la matière archivable Les sites nont pas tous la même valeur et peuvent requérir des traitements différents; Les sites nont pas tous la même valeur et peuvent requérir des traitements différents; Sites destinés aux clientèles externes vs internes; Sites destinés aux clientèles externes vs internes; Site officiel vs sites secondaires; Site officiel vs sites secondaires; Sites en partenariat; Sites en partenariat; Intranets et extranets. Intranets et extranets.

36 Le calendrier de conservation La sélection retenue, La sélection retenue, Les délais de conservation arrêtés, Les délais de conservation arrêtés, Lidentité des détenteurs principaux, Lidentité des détenteurs principaux, Et autres informations pertinentes, Et autres informations pertinentes, …doivent être inscrits dans le calendrier de conservation du ministère ou de lorganisme et recevoir lapprobation de BAnQ. …doivent être inscrits dans le calendrier de conservation du ministère ou de lorganisme et recevoir lapprobation de BAnQ.

37 Comment archiver? Jusquici, nous avons établi le cadre conceptuel de la problématique et élaboré un vocabulaire permettant den discuter avec un minimum de précision; Jusquici, nous avons établi le cadre conceptuel de la problématique et élaboré un vocabulaire permettant den discuter avec un minimum de précision; Le moment est venu daborder la question de la mise-en-œuvre de larchivage des sites Web. Le moment est venu daborder la question de la mise-en-œuvre de larchivage des sites Web.

38 Quelle architecture? La mise-en-œuvre dépend étroitement de larchitecture technique sous-jacente au site… La mise-en-œuvre dépend étroitement de larchitecture technique sous-jacente au site… …et de lappareillage dont on dispose pour en faire la gestion. …et de lappareillage dont on dispose pour en faire la gestion. Trois cas despèces: Trois cas despèces: Sites manuels; Sites manuels; Sites avec SGC/CMS; Sites avec SGC/CMS; Sites sur larchitecture CRGGID. Sites sur larchitecture CRGGID.

39 Sites gérés manuellement Simple dépôt par FTP; Simple dépôt par FTP; Aucune automatisation; Aucune automatisation; Seule solution pratique: Seule solution pratique: le cliché périodique du site, le cliché périodique du site, un pis-aller insatisfaisant un pis-aller insatisfaisant à ne retenir que lorsquon na pas la choix. à ne retenir que lorsquon na pas la choix.

40 Sites sur SGC/CMS Présence dune infrastructure de gestion Présence dune infrastructure de gestion Gestion du moment de mise en ligne; Gestion du moment de mise en ligne; Gestion du moment de retrait (parfois); Gestion du moment de retrait (parfois); Automatisations multiples; Automatisations multiples; Programmables (parfois); Programmables (parfois); Etc… Etc…

41 Sites sur SGC/CMS Présence dune infrastructure de gestion Présence dune infrastructure de gestion Gestion du moment de mise en ligne; Gestion du moment de mise en ligne; Gestion du moment de retrait (parfois); Gestion du moment de retrait (parfois); Automatisations multiples; Automatisations multiples; Programmables (parfois); Programmables (parfois); Etc… Etc… Archivage complet encore absent; Archivage complet encore absent;

42 Sites sur SGC/CMS Présence dune infrastructure de gestion Présence dune infrastructure de gestion Gestion du moment de mise en ligne; Gestion du moment de mise en ligne; Gestion du moment de retrait (parfois); Gestion du moment de retrait (parfois); Automatisations multiples; Automatisations multiples; Programmables (parfois); Programmables (parfois); Etc… Etc… Archivage complet encore absent; Archivage complet encore absent; À développer pour chaque logiciel SGC individuel; À développer pour chaque logiciel SGC individuel;

43 Exemple de fonctionnement Index.html Index.html Index.html.2006-10-12.html Index.html.2006-10-14.html Index.html.2006-11-18.html FTP amélioré sauve en double Écrasé à chaque mise-à-jour Conservés parce que les noms sont différents

44 Sites sur SGC/CMS Une implantation réussie: Une implantation réussie: Le ministère du Revenu du Québec. Le ministère du Revenu du Québec.

45 Sites sur le CRGGID Solution la plus ambitieuse; Solution la plus ambitieuse; Mais la plus efficiente aussi; Mais la plus efficiente aussi; Quelques mots dexplication, pour bien comprendre… Quelques mots dexplication, pour bien comprendre…

46 Le CRGGID: une voûte permanente de documents Voûte permanente de documents originaux + une foule de métadonnées Document lui-même

47 Le CRGGID: une voûte permanente de documents CRGGID Serveur du site

48 Une fois le système en place… On na plus jamais besoin dy toucher; On na plus jamais besoin dy toucher; Tous les usages sont contrôlés par le système à laide des métadonnées: Tous les usages sont contrôlés par le système à laide des métadonnées: Archiver un document: Archiver un document: Date de destruction = 31 décembre 1,000,000; Date de destruction = 31 décembre 1,000,000; Dépôt aux Archives nationales: Dépôt aux Archives nationales: Date denregistrement + durée de prescription; Date denregistrement + durée de prescription; Protection des renseignements confidentiels: Protection des renseignements confidentiels: Catégorie d accès = Top Secret de niveau 8; Catégorie d accès = Top Secret de niveau 8;

49 Un projet ambitieux Et les pages dynamiques? Et les pages dynamiques? Et les moteurs de recherche? Et les moteurs de recherche? Etc… Etc… Il reste encore beaucoup de travail à faire… Il reste encore beaucoup de travail à faire… …ce qui exige de la constance dans leffort et lorientation. …ce qui exige de la constance dans leffort et lorientation.

50 Trois stratégies possibles Se contenter des clichés; Se contenter des clichés; Développer la fonction archivage intégral du SGC/CMS de son ministère; Développer la fonction archivage intégral du SGC/CMS de son ministère; (Ou participer à ce développement de concert avec ses autres utilisateurs, si celui-ci est un logiciel libre.) (Ou participer à ce développement de concert avec ses autres utilisateurs, si celui-ci est un logiciel libre.) Attendre de pouvoir recourir au CRGGID; Attendre de pouvoir recourir au CRGGID;

51 Conclusion Chaque stratégie comporte ses avantages et ses risques; Chaque stratégie comporte ses avantages et ses risques; Le but de cette présentation était de vous exposer le plus clairement possible létat de la situation afin de vous permettre de faire les choix les plus appropriés à votre situation propre. Le but de cette présentation était de vous exposer le plus clairement possible létat de la situation afin de vous permettre de faire les choix les plus appropriés à votre situation propre.