RECTORAT DE MARTINIQUE Division des Affaires Financières

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1 RECTORAT DE MARTINIQUE Division des Affaires Financières
GUIDE DE CREATION D’UN ORDRE DE MISSION ITINERANT MENSUEL DANS L’ APPLICATION CHORUS-DT Personnel Itinérants et Service partagé RECTORAT DE MARTINIQUE Division des Affaires Financières Bureau des Affaires Transversales Frais de déplacements ANNEXE 2

2 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
L’objectif de ce guide est de vous permettre d’opérer une saisie optimale de vos frais de déplacements dans l’application CHORUS-DT mais aussi de favoriser une validation dans les meilleurs délais. Quelques rappels: Avant de créer vos frais de déplacements mensuels, vous devez au préalable avoir remis au Bureau des voyages académiques du Rectorat, un dossier de « Demande d’autorisation d’utiliser son véhicule personnel pour les besoins du service » au titre de l’année scolaire à télécharger sur le site de l’Académie. A la réception de ce dossier, le gestionnaire des frais de déplacements du bureau voyages créé un ordre de mission permanent qui vous permettra de renseigner vos déplacements mensuels. ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

3 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 1 Connection: Cliquer sur l’onglet Personnels Aller dans le pavé « Vos services - Portail ARENA » et cliquer sur « accès direct » Ouverture du masque « Accédez à vos applications ». ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

4 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 2 Renseigner les champs « Identifiant » et « Mot de passe » Identifiant Taper 1ère lettre de votre prénom suivi de votre nom Mot de passe Taper votre NUMEN ou votre mot de passe messagerie académique ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

5 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 3 Ouverture du masque « ARENA - Accédez à vos applications /Compte personnel » Cliquer sur « Gestion des personnels » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

6 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 4 Ouverture du masque « ARENA - Accédez à vos applications / Compte personnel » Cliquer sur « Gestion des déplacements temporaires (DT) - Déplacements temporaires» ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

7 Cliquer sur ordre de mission
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 5 Ouverture du masque « Menu CHORUS-DT » Cliquer sur « Ordre de mission» Cliquer sur ordre de mission ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

8 Cliquer sur « Créer » ou « Créer OM »
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 6 Ouverture du masque « Ordre de mission » Chorus-DT vous ramène automatiquement le dernier OMP ou OMI créé. Cliquer sur « Créer » ou « Créer OM » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

9 2. Cliquer sur « Initialisation à partir d’un ordre de mission »
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 7 Ouverture du masque « Création d’un nouvel OM » 1.Cliquer sur « Autre » 2. Cliquer sur « Initialisation à partir d’un ordre de mission » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

10 4. Cliquer sur l’année correspondant à la période des déplacements
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 8 Masque « Création d’un nouvel OM » 3. L’administration vous a créé 1 Ordre de Mission Permanent pour l’utilisation du véhicule personnel correspondant à l’année civile en cours 4. Cliquer sur l’année correspondant à la période des déplacements ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

11 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 9 Ouverture du masque « Ordre de mission » CHORUS-DT vous ramène directement l’ordre de mission permanent 5. Cliquer sur la flèche pour activer le menu déroulant et choisir « OM Personnels Itinérants » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

12 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 10 Ouverture du masque « Ordre de mission » CHORUS-DT vous informe que « le choix de ce type de mission va réinitialiser les données de votre OM, voulez-vous continuer ? » 6. Cliquer sur «OUI » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

13 9. Indiquer « Déplacements itinérants » ou « Service partagé »
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 11 Ouverture du masque « Ordre de mission » CHORUS-DT vous présente un masque similaire à l’ordre de mission permanent, typé « OM personnels itinérants avec un nouveau numéro et qui sera à compléter. 8. a-  Départ le  = date de début des déplacements b- Retour le = date de fin des déplacements 7. Cliquer sur la loupe et sélectionner l’OM permanent de l’année en cours. La référence s’incrémentera automatiquement. 9. Indiquer « Déplacements itinérants » ou « Service partagé » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

14 10. Cliquer sur « Enregistrer »
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 12 Ouverture du masque « Ordre de mission » 10. Cliquer sur « Enregistrer » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

15 11. Cliquer sur « Indemnités kilométriques »
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 13 Ouverture du masque « Ordre de mission » 11. Cliquer sur « Indemnités kilométriques » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

16 12. Cliquer sur « Ajouter une indemnité »
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 14 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Onglet Indemnités Kilométriques 12. Cliquer sur « Ajouter une indemnité » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

17 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 14 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Onglet Indemnités Kilométriques Pour le calcul des distances : 13. Cliquer sur «Lien vers un distancier » = Lien vers le site MAPPY pour le calcul des distances. ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

18 15. Cliquer sur Valider et relever la distance affichée.
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 15 Ouverture du site MAPPY 15. Cliquer sur Valider et relever la distance affichée. 14. Sélectionner «Itinéraire » et renseigner les lieux de départ et d’arrivée ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

19 16. Renseigner les zones comme indiqué dans l’exemple ci-après:
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 16 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Onglet Indemnités Kilométriques Saisie des trajets: 16. Renseigner les zones comme indiqué dans l’exemple ci-après: ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

20 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 17 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Onglet Indemnités kilométriques 17. Après chaque saisie, taper sur « Entrée » pour générer une nouvelle ligne 18. A la fin de la saisie des déplacements du mois, cliquer sur « Enregistrer » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

21 19. Cliquer sur « Frais prévisionnels » pour ajouter 1 repas
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 18 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Indemnités Kilométriques 19. Cliquer sur « Frais prévisionnels » pour ajouter 1 repas S’il n’y a aucun repas à saisir Cliquer sur « Valider/Modifier » puis aller à la page 26 ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

22 Affichage du coût des indemnités kilométriques
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 19 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Onglet Frais prévisionnels Affichage du coût des indemnités kilométriques 20. Cliquer sur « Créer » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

23 « RSP = repas service partagé » dans le pavé CODE
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 20 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Onglet Frais prévisionnels 21. Choisir le type de frais de repas correspondant à votre situation ou Taper « RPI = repas personnel itinérant » ou « RSP = repas service partagé » dans le pavé CODE ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

24 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 21 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Onglet Frais prévisionnels 22. Saisir le nombre de repas 23. Saisir les dates correspondant aux repas du mois 24. Enregistrer ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

25 Affichage du coût du repas
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 22 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Onglet Frais prévisionnels Les frais de repas sont pris en compte dans le coût total de la mission. Affichage du coût du repas 24. Cliquer sur « Valider/Modifier » pour envoyer l’OM à votre valideur hiérarchique ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

26 25. Cliquer sur « Passer au statut: 2 - Attente de validation VH1»
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé ETAPE N° 23 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Phase validation 25. Cliquer sur « Passer au statut: 2 - Attente de validation VH1» ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

27 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 24 Ouverture du masque « Ordre de mission » - Phase validation Supérieur hiérarchique 26. Cliquer sur la loupe pour choisir le destinataire, si celui qui s’affiche ne correspond pas à votre valideur. 27. Cocher « Prévenir le destinataire par un  » 28. Cliquer sur « Confirmer le changement de statut » ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

28 CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé
ETAPE N° 25 - Phase Finale Votre Ordre de Mission est désormais au statut 2 – Attente de validation VH1. ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements

29 SAISIE REUSSIE AVEC SUCCES !
CREATION DES FRAIS DE DEPLACEMENTS MENSUELS Personnel Itinérants et Service partagé Vous devez envoyer à votre valideur l’attestation mensuelle de déplacements pour signature (voir annexes 2 et 3 de la circulaire relative aux frais de déplacements). L’attestation fournie doit correspondre à la saisie effectuée et être obligatoirement transmise au bureau des voyages par le supérieur hiérarchique pour le paiement des frais saisis. SAISIE REUSSIE AVEC SUCCES ! ANNEXE 2 BUREAU DES AFFAIRES TRANSVERSALES – Frais de déplacements