Banques partenaires Manuel utilisateur de la base des candidatures

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1 Banques partenaires Manuel utilisateur de la base des candidatures
Campagne de recrutement 2008 Banques partenaires 1

2 Sommaire Principes de traitement des candidatures
1.1. Principes des statuts de candidatures 1.2. Principes de mise à disposition des candidatures 1.3. Principes de traitement par la banque partenaire 1.4. Principes de traitement par le CFA Banques Premiers pas dans la base des candidatures 2.1. Se connecter à la base 2.2. Comprendre l’interface de l’outil Gestion des candidatures dans la base 3.1. Changer son mot de passe 3.2. Sélectionner des candidats 3.3. Faire une proposition d’embauche 3.4. Embaucher un candidat 3.5. Gérer les dossiers favoris 3.6. Retirer une candidature 3.7. Utiliser le moteur de recherche 3.8. Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3.7. Envoyer un depuis la base

3 Sommaire Les grands principes
1.1. Principes des statuts de candidatures 1.2. Principes de mise à disposition des candidatures 1.3. Principes de traitement par la banque partenaire 1.4. Principes de traitement par le CFA Banques Premiers pas dans la base des candidatures Gestion des candidatures dans la base

4 1.1. Principes des statuts de candidatures
Chaque candidature déposée est enregistrée avec un statut « Nouveau » ce qui signifie que le candidat est disponible En fonction du niveau du processus de recrutement, plusieurs statuts peuvent être attribués à une candidature : Proposition d’embauche adressée Une banque a fait une proposition d’embauche au candidat Embauché Une banque et le candidat se sont engagés à signer ensemble un contrat d’alternance (apprentissage ou professionnalisation) (la signature effective ayant généralement lieu au mois de juillet) Embauché sur une autre candidature Le candidat s’est engagé à signer un contrat d’alternance avec une banque sur une autre formation ou dans une autre ville Candidature retirée Le candidat a souhaité retirer sa candidature Invalidé par l’université Pour certaines licences et certains masters, l’université partenaire n’a pas validé l’inscription d’un candidat

5 1.2. Principes de mise à disposition des candidatures
Le candidat dépose sa candidature sur le site Un accusé de réception est envoyé automatiquement au candidat par L’accusé de réception : confirme l’inscription aux candidats informe les candidats des prochaines démarches à effectuer :  faire part de leur intérêt à l’une des banques partenaires de la formation (le contact affiché est celui que vous nous avez indiqué)  s’inscrire à l’université partenaire pour les licences et les masters Pour certains masters et certaines licences, en fonction des procédures définies par votre CFA , les candidats ne sont pas accessibles aux banques tant qu’ils n’ont pas été validés par l’université partenaire Pour les autres diplômes, les candidats sont enregistrés dans la base et disponibles aux banques partenaires Le CFA participe au jury de sélection ou est en contact avec l’université Le CFA met à disposition des banques les candidats validés par l’université

6 1.3. Principes de traitement par la banque partenaire
La banque étudie et sélectionne les candidatures avec un statut « Nouveau » La banque a fait une proposition d’embauche aux candidats retenus La banque a fait une proposition d’embauche à un candidat qui a déjà un statut « Proposition d’embauche adressée » Le candidat informe la banque qu’il souhaite retirer sa candidature Modifier le statut de la candidature : « Nouveau »  « Proposition d’embauche adressée » (Le candidat apparaît donc avec un statut « Proposition d’embauche adressée » aux autres banques sur cette candidature) La banque en informe le CFA qui l’indique dans le dossier du candidat (seul le CFA voit cette information) Modifier le statut de la candidature : « Nouveau »  « Candidature retirée » de confirmation envoyé au candidat d’alerte hebdomadaire envoyé au CFA pour les propositions d’embauche sans réponse depuis plus de 20 jours Le candidat répond directement à la banque envoyé au Candidat La banque informe le CFA de la réponse du candidat

7 1.4. Principes de traitement par le CFA Banques
La banque contacte le CFA pour l’informer de la réponse du candidat à une proposition d’embauche * Le candidat a accepté la proposition de la banque Le candidat n’accepte pas la proposition de la banque et souhaite maintenir sa candidature pour les autres banques Le candidat n’accepte pas la proposition de la banque et souhaite retirer sa candidature Le CFA modifie le statut de la candidature à « Embauché » pour : le réserver à la banque d’embauche ne plus le rendre accessible aux banques dans la partie des candidatures à traiter Le CFA détermine si la candidature doit être maintenue Le CFA retire la candidature * Attention ! Si une banque n’informe pas le CFA de la réponse d’un candidat à une proposition d’embauche dans un délai de 20 jours, le CFA contactera la banque pour connaître sa décision et ainsi mettre à jour le dossier du candidat.

8 Sommaire Les grands principes
Premiers pas dans la base des candidatures 2.1. Se connecter à la base 2.2. Comprendre l’interface de l’outil Gestion des candidatures dans la base

9 2.1. Se connecter à la base Se connecter sur le site Cliquer sur "Votre espace recruteur" 9

10 2.1. Se connecter à la base Saisir l’identifiant qui vous a été attribué Saisir votre mot de passe : «123456 » Cliquer sur « Login »

11 2.2. Comprendre l’interface de la base
Vous accédez alors à votre page d’accueil qui est définie par défaut sur le périmètre de vos formations. Titre de la page = titre des rubriques Menus Rubriques Fenêtre d’informations affichée en fonction des rubriques sélectionnées

12 2.2. Comprendre l’interface de la base
Indique le nombre de disponibles Indique le nombre de nouvelles candidatures présentes dans la base depuis plus de 5 jours et moins de 10 jours Indique le nombre de nouvelles candidatures présentes dans la base depuis plus de 10 jours Indique les formations auxquelles vous avez accès. La référence est composée de la manière suivante: « Nom de la formation – département » Accès à la liste des candidats d’une formation. L’icône est rouge si de nouveaux candidats ont déposé un dossier depuis votre dernière connexion

13 2.2. Comprendre l’interface de la base
 Liste des candidats d’une formation : Cette page vous permet en un clic d’accéder aux dossiers de candidature et d’effectuer des actions sur un ou plusieurs candidats à la fois. Accès aux pages suivantes et précédentes de la liste des candidats Liste des actions pour modifier un ou plusieurs statuts de candidatures en fonction des cases cochées Accès au dossier complet du candidat Accès à la liste des actions pour modifier le statut de candidature d’un candidat Accès aux informations saisies dans le formulaire Accès aux informations saisies dans le formulaire Accès au CV et à la lettre de motivation Accès aux conditions d’accès validées par le candidat

14 Sommaire Les grands principes
Premiers pas dans la base des candidatures Gestion des candidatures dans la base 3.1. Changer son mot de passe 3.2. Sélectionner des candidats 3.3. Faire une proposition d’embauche 3.4. Embaucher un candidat 3.5. Gérer les dossiers favoris 3.6. Retirer une candidature 3.7. Utiliser le moteur de recherche 3.8. Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3.7. Envoyer un depuis la base

15 3.1 Changer son mot de passe
Le mot de passe initial étant très peu sécurisé, il est important de le modifier dés votre première connexion 1. Dans le menu « MON ESPACE » cliquer sur la rubrique « Mon Profil » 2. Cliquer sur la sous rubrique « Mot de passe » 3. Entrer le mot de passe de votre choix et confirmer le (le mot de passe doit comprendre six caractères) 4. Cliquer sur « Sauvegarder » 5. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée

16 3.2 Sélectionner des candidats
 Démo : Etudier des dossiers de candidatures 1. Dans le menu « Mon espace », cliquer sur « Mes formations » Vous accédez alors à la liste des formations de votre périmètre 2. Pour accéder à la liste des candidats d’un BTS, cliquer sur l’icône « Nouvelles candidatures » 3. Vérifier que vous vous positionnez bien sur la formation souhaitée 4. Cliquer sur cette icône pour consulter les informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier 5. Cliquer sur l’icône « Pièces Jointes » pour consulter le CV et la lettre de motivation du candidat

17 3.2 Sélectionner des candidats
Résultat de l’accès au sommaire Résultat de l’accès aux pièces jointes Cliquer sur le nom du fichier pour le télécharger Informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier

18 3.3 Faire une proposition d’embauche
La banque a reçu le candidat en entretien et lui a fait une proposition d’embauche  Démo : Indiquer qu’une proposition d’embauche a été adressée (cas 1 : rechercher un candidat depuis la liste ) 1. Chercher le candidat sélectionné 2. Cliquer sur le statut « Nouveau » pour le modifier Cliquer sur « Suivant » ou « Précédent » pour faire défiler les pages 3. Sélectionner le statut « Proposition d’embauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

19 3.3 Faire une proposition d’embauche
 Démo : Indiquer qu’une proposition d’embauche a été adressée (cas 2 : rechercher un candidat par son nom ) 1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats » 2. Entrer le nom du candidat dans le champ « Nom » 3. Cliquer sur « Rechercher » ou appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier

20 3.3 Faire une proposition d’embauche
4. Cliquer sur le nom du candidat 5. Cliquer sur la sous-rubrique « Candidatures » 6. Cliquer sur le statut de la candidature 7. Sélectionner le statut « Proposition d’embauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 8. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

21 3.3 Faire une proposition d’embauche
Cas particulier Si le statut d'un candidat est déjà à "Proposition d'embauche adressée", une autre banque a déjà pris la décision d'embaucher ce candidat.  Si vous avez adressé une proposition d'embauche au même candidat, veuillez en informer le CFA qui l’indiquera dans le dossier du candidat

22 3.4 Embaucher un candidat Lorsque le candidat a répondu à votre proposition d'embauche, il est important de le signaler au CFA qui modifiera ainsi le statut de sa candidature pour : vous réserver ce candidat et ne plus le rendre accessible aux autres banques

23 3.5 Gérer les dossiers favoris
 Démo : Ajouter un candidat dans un dossier favoris 1. Après avoir étudié le dossier d’un candidat, cliquer sur son nom 2. Cliquer sur « Ajouter aux favoris » 3. Cliquer sur « Ajouter » 4. Cliquer sur le nom du dossier souhaité 5. Vérifier que votre action a bien été sauvegardée

24 3.5 Gérer les dossiers favoris
 Démo : Créer un dossier favoris 1. Cliquer sur « Mes favoris » 2. Cliquer sur « Ajouter » 3. Donner un nom à votre dossier (ex: Candidats à contacter) 4. Sauvegarder 5. Vérifier que votre dossier est sauvegardé et qu’il apparaît bien dans le tableau

25 3.6 Retirer une candidature
Le candidat vous signale qu’il souhaite retirer définitivement sa candidature  Démo : Retirer une candidature 1. Après avoir recherché le candidat concerné, cliquer sur le statut de la candidature pour laquelle le candidat souhaite se retirer 2. Sélectionner le statut : « Confirmer retrait au candidat » et cliquez sur « Ok » 3. Indiquer ensuite à quelle étape le candidat a retiré sa candidature et préciser le motif du retrait, puis cliquer sur « Ok » 4. Vérifier : - que le statut a bien été mis à jour qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »* * Les statuts qui génèrent un automatique sont affichés jusqu’à ce que l’ soit envoyé (30 minutes maximum) puis remplacés par un statut d’état. Dans cet exemple, le statut deviendra « Candidature retirée ».

26 3.7 Utiliser le moteur de recherche
Le moteur de recherche vous permet de filtrer des candidats selon vos critères de recherches  Démo : Effectuer une recherche 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la ou les sous-rubriques de votre choix pour sélectionner des critères (les critères sélectionnés sont conservés en mémoire tant qu’ils n’ont pas été réinitialisés) Vous pouvez à tout moment consulter le récapitulatif de vos critères de recherche Pensez à effacer vos critères entre chaque recherche ! 3. Cliquer sur « Rechercher »

27 3.8 Sauvegarder une requête et programmer une alerte
Le système permet de : rechercher des candidats selon certains critères sauvegarder ces critères programmer une alerte vous informant du nombre de candidat répondant à ces critères  Démo : Sauvegarder une requête et programmer une alerte 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la sous-rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »

28 3.8 Sauvegarder une requête et programmer une alerte
3. Cliquer sur « commencer une nouvelle requête » 4. Cliquer sur la sous-rubrique de votre choix en fonction des critères sur lesquels vous souhaitez effectuer votre recherche Vous pouvez à tout moment consulter le récapitulatif de vos critères de recherche 5. Cliquer sur « Rechercher »

29 3.8 Sauvegarder une requête et programmer une alerte
6. Cliquer sur « Sauvegarder la recherche » 7. Donner un nom à votre requête (ex: « Candidats avec une expérience professionnelle dans le secteur bancaire ») 8. Sélectionner la fréquence de la requête automatique si vous souhaitez être alerté 9. Cocher cette case pour ne pas recevoir d’alerte si aucun candidat ne correspond à cette requête Vous pouvez utiliser le champ « Notes » pour indiquer les objectifs de la requête 10. Cliquer sur sauvegarder 11. Vérifier que votre requête à bien été sauvegardée et qu’elle apparaît bien dans le tableau Vous pouvez à tous moments retrouver votre requête sauvegardée dans la rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »

30 3.8 Sauvegarder une requête et programmer une alerte
 Démo : Renseigner votre adresse mail pour recevoir des alertes 1. Cliquer sur « Mon profil » 2. Renseigner votre adresse mail 3. Cliquer sur « Sauvegarder » 4. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée

31 3.9 Envoyer un e-mail depuis la base
 Démo : Envoyer un au candidat 1. Cliquer sur le nom du candidat pour entrer dans son dossier 2. Dans le bas de la page de la sous rubrique « Informations perso », cliquer sur l’icône « Envoyer un mail » 3. Renseigner l’adresse à afficher au candidat. Attention, si ce champ est vide, l’adresse sera celle des CFA. 4. Indiquer le nom d’expéditeur que vous souhaitez afficher au candidat 5. Renseigner l’objet du mail 6. Renseigner le texte que vous voulez envoyer au candidat 7. Cliquer sur « ENVOI » pour envoyer l’ L’adresse mail du candidat est automatiquement intégrée

32 3.9 Envoyer un e-mail depuis la base
7. Vérifier que le message a bien été envoyé

33 Campagne de recrutement 2008
Alternance en région Campagne de recrutement 2008 Vos contacts en fonction de vos besoins : Procédure générale / questions techniques : CFPB : M. Praud Tél : Traitement d’une candidature / cas particuliers : Votre CFA 33