Formation FileConnect

Présentation au sujet: "Formation FileConnect"— Transcription de la présentation:

1 Formation FileConnect
Sommaire Agenda Evaluation Sommaire Formation Formation Accès site Formation FileConnect Bienvenue Bienvenue Méthode Objectifs

2 1. Ce site vous propose des modules d’accès à l’information
Sommaire Agenda Evaluation Sommaire Formation Formation Accès site Bienvenue 1. Ce site vous propose des modules d’accès à l’information Méthode Objectifs 2. Les onglets vous conduisent au contenu de formation 3. L’arborescence vous donne le détail de chaque page

3 Sommaire Agenda Sommaire Formation Formation Accès site Bienvenue 1. A l’issu de cette formation, vous serez capable d’échanger des fichiers avec vos contacts fournisseurs. Méthode Objectifs 2. Cette formation est simple et permet à chacun de se former de manière autonome en moins de 30 minutes. 3. N’hésitez pas à faire appel au centre de compétence BtoB/BtoC en cas de nécessité (voir Formation>Support)

4 Cette formation vous présente les modules principaux de FileConnect.
Sommaire Agenda Sommaire Formation Formation Accès site Cette formation vous présente les modules principaux de FileConnect. En fonction vos droits sur l’application, vous n’aurez pas accès aux mêmes fonctionnalités : La partie « Gestion des fichiers » s’adresse à tous les utilisateurs, mais toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles La partie « Gestion des droits » ne s’adresse qu’aux administrateurs

5 Pour s’identifier sur la solution FileConnect il faut :
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour s’identifier sur la solution FileConnect il faut : 1 – Se connecter sur 2 – Saisir son identifiant / mot de passe 3 – Choisir sa langue (anglais par défaut). 4 – Cliquer sur OK. S’identifier Visualiser 2 4 3

6 1 – Arborescence des dossiers 2 – Sous-dossiers et fichiers
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 1 – Arborescence des dossiers – Sous-dossiers et fichiers 3 – Menu des fonctions – Console Admin. S’identifier Visualiser 3 1 2 4

7 1 - A gauche, l’arborescence à laquelle l’utilisateur peut accéder.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site La solution FileConnect propose une navigation de type Windows (sans menus contextuels, sans commandes claviers et sans drag&drop). 1 - A gauche, l’arborescence à laquelle l’utilisateur peut accéder. 2 - A droite, les sous-dossiers et fichiers du répertoire sélectionné. On accède au contenu des répertoires par simples clics et en dépliant les nœuds de l’arborescence. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers 2 Supprimer des fichiers 1 Ajouter un mémo Partager un fichier

8 Pour récupérer des fichiers il faut :
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour récupérer des fichiers il faut : 1 – Se positionner sur le dossier cible. 2 – Sélectionner les fichiers et/ou les sous-dossier à télécharger. 3 – Cliquer dans le menu principal sur « Télécharger des fichiers » Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers 3 Charger des dossiers Supprimer des fichiers 2 Ajouter un mémo 1 Partager un fichier

9 4 – Sauvegarder sur son poste l’ensemble des fichiers zippés.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 4 – Sauvegarder sur son poste l’ensemble des fichiers zippés. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier

10 Pour charger des fichiers il faut : 1 – Sélectionner le dossier cible.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour charger des fichiers il faut : 1 – Sélectionner le dossier cible. 2 – Cliquer dans le menu principal sur « Ajouter des fichiers ». 3 – Sélectionner, un par un, les fichiers à importer en cliquant sur « Parcourir » (maximum 8 fichiers par importation). 4 – Cliquer sur « Importer » pour lancer l'importation. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers 2 Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo 3 Partager un fichier 1 4

11 Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Les fichiers sont toujours chargés dans leur intégralité sur la plateforme. Chaque opération est tracée par la solution. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Vous pouvez déposer tous types de fichiers (à l’exception des fichiers proscrits par le super administrateur ex: avi, mp3 …) , quel que soient leur taille ou leur format. Partager un fichier

12 1 – Sélectionner le dossier cible.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour charger des dossiers entiers (contenus et arborescences) il faut : 1 – Sélectionner le dossier cible. 2 – Cliquer dans le menu principal sur « Ajouter des fichiers ». 2 – Cliquer sur « Active X de transfert » Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers 2 Charger des dossiers 3 Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier 1

13 4 – Cliquer sur « Choisir des Fichiers/Dossiers »
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site (pour la 1ère utilisation accepter l’installation de l’Active X sur votre poste puis recommencer les étapes 1,2 et 3) 4 – Cliquer sur « Choisir des Fichiers/Dossiers » Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers 4 Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier

14 Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 5 – Sélectionner un dossier sur votre poste. Si ce répertoire et ses sous-répertoires n’existent pas au niveau de l’arborescence choisi en 1, ils seront créés à la seule condition qu’ils contiennent au minimum un fichier ou un sous répertoire. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier

15 6 – Cliquer sur « Lancer l’importation ».
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 6 – Cliquer sur « Lancer l’importation ». Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier 6

16 Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 7 – Suivre le déroulement de l’importation. Annuler si besoin l’opération. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier

17 Pour supprimer des fichiers il faut :
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour supprimer des fichiers il faut : 1 – Sélectionner le ou les fichiers à supprimer. 2 – Cliquer dans le menu principal sur « Supprimer ». 3 – Confirmer la suppression Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers 2 Charger des dossiers 1 Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier

18 La suppression n’est pas définitive.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site La suppression n’est pas définitive. Vous pouvez contacter votre administrateur afin qu’il restaure les fichiers. Si la corbeille est activée Si la date limite de restauration n’a pas été dépassée (2 semaines) Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier

19 Pour ajouter un mémo il faut:
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour ajouter un mémo il faut: 1 – Sélectionner le fichier pour lequel on va créer un mémo. 2 – Cliquer dans le menu principal sur « Ajouter un mémo ». Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers 2 Charger des dossiers 1 Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier

20 3 – Saisir un titre et un message.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 3 – Saisir un titre et un message. 4 – Cliquer sur « Valider » pour finaliser l’opération. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers 3 Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier 4

21 Pour répondre à un mémo il faut:
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour répondre à un mémo il faut: 1 – Cliquer sur le lien mémo d’un fichier. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers 1 Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier

22 2 – Cliquer sur « Répondre ». 3 – Saisir un titre et un message
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 2 – Cliquer sur « Répondre ». 3 – Saisir un titre et un message 4 – Cocher la case pour envoyer ce mémo par mail à des contacts Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers 2 Charger des fichiers Charger des dossiers 3 Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier 4

23 Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 5 – Visualiser les différents échanges en cliquant sur le lien mémo du fichier. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers 5 Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier

24 Pour partager un fichier il faut :
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour partager un fichier il faut : 1 – Sélectionner le fichier que l’on veut partager. 2 – Cliquer dans le menu principal sur « Envoyer un  ». Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers 2 Supprimer des fichiers 1 Ajouter un mémo Partager un fichier

25 3 – Sélectionner des destinataires (contacts ou groupes de contacts).
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 3 – Sélectionner des destinataires (contacts ou groupes de contacts). 4 – Ajouter si besoin des adresses s supplémentaires Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers 3 Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier 4

26 5 – Ajouter si besoin un titre et un message personnalisé.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 5 – Ajouter si besoin un titre et un message personnalisé. 6 – Choisir le format de l’ (HTML ou Texte) Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers 5 Charger des fichiers Charger des dossiers Supprimer des fichiers 6 Ajouter un mémo Partager un fichier

27 7 – Définir la durée limite du partage.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 7 – Définir la durée limite du partage. 8 – Définir le nombre maximum de téléchargements. 9 – Activer si besoin la suppression auto. du fichier à la fin du partage 10 – Sécuriser le partage en affectant un mot de passe. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers 7 8 Supprimer des fichiers 9 Ajouter un mémo 10 Partager un fichier

28 Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 11 – A la réception du mail, cliquer sur le lien pour récupérer le fichier. 12 – En cas de problème d’accès au fichier, copier/coller dans votre navigateur l’URL fournie au bas du mail. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers Supprimer des fichiers 11 Ajouter un mémo Partager un fichier 12

29 13 – Fournir le mot de passe si l’option a été choisie.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 13 – Fournir le mot de passe si l’option a été choisie. 14 – Télécharger le ou les fichiers à disposition. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers 13 Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier 14

30 Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Parallèlement, l’accusé de réception est envoyé à la personne qui a accordé le partage. Naviguer dans les dossiers Récupérer des fichiers Charger des fichiers Charger des dossiers Supprimer des fichiers Ajouter un mémo Partager un fichier

31 Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Seul les profils « gestionnaires » ont accès à la console d’administration qui permet de gérer : Les contacts et les groupes de contact dans le carnet d’adresse. Gérer les accès autrement que sur les dossiers mêmes. Visualiser et supprimer les logs, les partages et les mémos. Rechercher des fichiers ou des dossiers via des mots clés. Gérer la corbeille et les options avancées (ex : versionnage ou écrasement des fichiers ayant un nom similaire ) Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs Gérer les groupes Partager les dossiers Tracer l’utilisation

32 Pour créer un utilisateur il faut :
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour créer un utilisateur il faut : 1 – Accéder au « carnet d’adresse » dans la console d’administration 2 – Cliquer sur « Nouveau contact ». Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs Gérer les groupes Partager les dossiers 1 2 Tracer l’utilisation

33 3 – Saisir au minimum le nom, prénom et email du contact.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 3 – Saisir au minimum le nom, prénom et du contact. 4 – Cocher la case « Identification » et saisir un login/password pour donner un accès direct à FileConnect. Sans cela, seul le partage de fichier sera réalisable avec ce contact. Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs Gérer les groupes Partager les dossiers 3 Tracer l’utilisation 4

34 5 – Si accès direct, définir les droits associés au user.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 5 – Si accès direct, définir les droits associés au user. « Lecture »  Téléchargement de fichiers, lecture des mémos « Ecriture »  Ajout de fichiers, de mémos. « Suppression »  Suppression de fichiers, de mémos. « Modification »  Modification de l’arborescence. « Partage »  Possibilité de partager des fichiers. 6 – Modifier si besoin le statut du compte (ouvert/fermé) 7 – Si besoin, signaler automatiquement l’utilisateur de son accès. 8 – Cliquer sur « Valider » Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs Gérer les groupes Partager les dossiers Tracer l’utilisation 5 6 7 8

35 10 – Définir une langue par défaut pour les envois de mails.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 9 – Revenir sur la fiche du contact en cliquant sur le compte cible dans la le carnet d’adresse Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs Gérer les groupes 9 Partager les dossiers 10 – Définir une langue par défaut pour les envois de mails. 11 - Activer si besoin, les alertes mails et le blocage des notifications. Tracer l’utilisation 10 11

36 Pour créer un groupe d’utilisateurs il faut :
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour créer un groupe d’utilisateurs il faut : 1 – Accéder au « carnet d’adresse » dans la console d’administration. 2 – Sélectionner dans la liste « Groupes ». 3 – Cliquer sur « Nouveau Groupe » Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs Gérer les groupes 2 3 1 Partager les dossiers Tracer l’utilisation

37 4 – Saisir un nom de groupe.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 4 – Saisir un nom de groupe. 5 – Affecter des contacts au nouveau groupe. 6 – Cliquer sur « Valider  ». Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs Gérer les groupes 4 Partager les dossiers Tracer l’utilisation 5 6

38 Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site 7 – Revenir si besoin sur la fiche groupe, pour ajouter ou enlever des contacts, en cliquant sur le groupe cible dans le carnet d’adresse. Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs Gérer les groupes Partager les dossiers Partager les dossiers Tracer l’utilisation

39 B) Passer par la console d’administration et le gestionnaire d’accès.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour partager les dossiers avec les utilisateurs ou les groupes, 2 solutions : A) Le faire dossier par dossier en cliquant sur « Partager un dossier » dans la barre de menu principale B) Passer par la console d’administration et le gestionnaire d’accès. Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs A Gérer les groupes Partager les dossiers Tracer l’utilisation B

40 1) Cliquer sur « Modifier la liste »
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Solution A : 1) Cliquer sur « Modifier la liste » 2) Rechercher des contacts et/ou des groupes de contacts 3) Ajouter des contacts et/ou des groupes Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs Gérer les groupes Partager les dossiers 2 Tracer l’utilisation 1 3

41 1) Sélectionner le mode « matrice » dans le gestionnaire d’accès.
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Solution B : 1) Sélectionner le mode « matrice » dans le gestionnaire d’accès. 2 ) Cocher/Décocher les cases pour gérer les accès. 3) Cliquer sur « Valider » 4) Cliquer sur « Télécharger » pour obtenir ce tableau des accès au format Excel. Accéder à la console d’admin 1 Gérer les utilisateurs Gérer les groupes Partager les dossiers Tracer l’utilisation 2 3 4

42 3 – Télécharger si besoin l’ensemble des opérations au format Excel
Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Pour tracer l’utilisation des utilisateurs et du gestionnaire il faut : 1 – Accéder au « Suivi des opérations » dans la console d’administration. 2 – Gérer la purge 3 – Télécharger si besoin l’ensemble des opérations au format Excel Accéder à la console d’admin Gérer les utilisateurs Gérer les groupes Partager les dossiers Tracer l’utilisation 1 2 2 3

43 Contexte Gestion des fichiers Gestion des droits Support Sommaire Formation Formation Accès site Vous êtes en charge du support des utilisateurs. Nous vous conseillons de mettre à disposition vos coordonnées dans le guide utilisateur fournisseurs En cas de problèmes, n’hésitez pas à contacter de 09h00 à 18h00 du lundi au vendredi Pour accéder au site FileConnect, cliquez sur le lien ci-dessous :