La Communication sur le progrès (COP)

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1 La Communication sur le progrès (COP)
Présentation du niveau “GC Active” Global Compact France Atelier 4 – 22 mai 2013, 9h15- 11h00 – CAP 15 Présenté par: Antoine Hacot, Président de HACOT & COLOMBIER Aurélie Dubois, Chargée de mission, Global Compact France Presentation of me, introduction of topic: This webinar is tailored towards business participants that would like extra guidance on how to reach the GC Active level. It is especially beneficial for GC participants that have been placed in the Learner Platform due to their last COP submission. Note: It is assumed that participants have knowledge of aspects covered in the introductory webinar Rules of the webinar: mute your line with *6; questions: click “raise hand” on upper left side of screen and un-mute line when I call your name - Or use chat box

2 Vue d’ensemble Introduction sur les communication sur le Progrès (COPs) annuelles Les COP et Le Programme de Différentiation Niveaux des COPs Format des COPs Exigences générales et minimales applicables à tous les niveaux de COP Conséquence de la non-soumission de la COP annuelle Obtenir un délai Exigences de contenu pour le niveau « GC Active » Autres niveaux de la coP Soumettre une COP au niveau « GC Active » Mise en ligne sur le site Gestion des contacts Le niveau « GC Advanced » 1. COP and differentiation programme: GC Active level and Learner Platform (10 min) Requirements of the two levels 2. The Global Compact Management Model (10 min) How it can help your company manage the integration of the principles 3. A basic COP structure including best practice examples (20 min) Following our basic COP template 4. Access examples through the GC website (5 min) Analysing progress, Participant search, best practices page 5. How to submit a COP (5 min) Step by step process 6. Time for questions 2

3 Introduction sur les communications sur le Progrès (coPs)
L’adhésion au Global Compact implique: L’intégration des principes du Pacte Mondial dans les stratégies et les opérations des entreprises. Diffusion des bonnes pratiques: Communication sur le Progrès (coP) annuelle, mises en ligne Faire publiquement campagne en faveur du Pacte Mondial 1. COP and differentiation programme: GC Active level and Learner Platform (10 min) Requirements of the two levels 2. The Global Compact Management Model (10 min) How it can help your company manage the integration of the principles 3. A basic COP structure including best practice examples (20 min) Following our basic COP template 4. Access examples through the GC website (5 min) Analysing progress, Participant search, best practices page 5. How to submit a COP (5 min) Step by step process 6. Time for questions 3

4 Introduction sur les communications sur le Progrès (COPs)
DROITS DE L'HOMME Principe 1: Les entreprises sont invitées à promouvoir et à respecter la protection du droit international relatif aux droits de l'homme Principe 2: Les entreprises sont invitées à veiller à ne pas se rendre complices de violations des droits de l'homme CONDITIONS DE TRAVAIL Principe 3: Les entreprises sont invitées à respecter la liberté d'association et à reconnaître le droit de négociation collective Principe 4: Les entreprises sont invitées à contribuer à l'élimination du travail forcé ou obligatoire Principe 5: Les entreprises sont invitées à contribuer à l'abolition effective du travail des enfants Principe 6: Les entreprises sont invitées à contribuer à l'élimination de toute discrimination en matière d'emploi et de profession ENVIRONNEMENT Principe 7: Les entreprises sont invitées à appliquer l'approche de précaution aux problèmes touchant à l'environnement Principe 8: Les entreprises sont invitées à prendre des initiatives tendant à promouvoir une plus grande responsabilité en matière d'environnement Principe 9: Les entreprises sont invitées à favoriser la mise au point et la diffusion de technologies respectueuses de l'environnement LUTTE CONTRE LA CORRUPTION Principe 10: Les entreprises sont invitées à agir contre la corruption sous toutes ses formes, y compris l'extorsion de fonds et les pots-de-vin Les 10 principes 1. COP and differentiation programme: GC Active level and Learner Platform (10 min) Requirements of the two levels 2. The Global Compact Management Model (10 min) How it can help your company manage the integration of the principles 3. A basic COP structure including best practice examples (20 min) Following our basic COP template 4. Access examples through the GC website (5 min) Analysing progress, Participant search, best practices page 5. How to submit a COP (5 min) Step by step process 6. Time for questions 4

5 Introduction sur les communications sur le Progrès (coPs)
1. COP and differentiation programme: GC Active level and Learner Platform (10 min) Requirements of the two levels 2. The Global Compact Management Model (10 min) How it can help your company manage the integration of the principles 3. A basic COP structure including best practice examples (20 min) Following our basic COP template 4. Access examples through the GC website (5 min) Analysing progress, Participant search, best practices page 5. How to submit a COP (5 min) Step by step process 6. Time for questions 5

6 1. Les COPs et le Programme de Différenciation Niveaux de la COP
Programme de differentiation: 3 niveaux Le contenu de la COP et l’auto-évaluation déterminent le niveau de l’entreprise Goal: Providing stakeholders with enough information to make educated choices about the companies that they interact with Disclosure is not for the GC Details on each level will be provided soon in this presentation 6

7 1. Les COPs et le Programme de Différenciation Format de la coP
Pour que les coPs soient accessibles facilement à toutes les parties prenantes, membres ou non, et pour éviter toute redondance des efforts, les coPs doivent être intégrées aux communications principales entre les participants et ses parties prenantes Pour les entreprises signataires qui ne publient pas de rapports formels, la coP peut être rédigée dans un document spécifique. Les coPs peuvent être rédigées dans la langue principale de l’entreprise et des parties prenantes. 1. COP and differentiation programme: GC Active level and Learner Platform (10 min) Requirements of the two levels 2. The Global Compact Management Model (10 min) How it can help your company manage the integration of the principles 3. A basic COP structure including best practice examples (20 min) Following our basic COP template 4. Access examples through the GC website (5 min) Analysing progress, Participant search, best practices page 5. How to submit a COP (5 min) Step by step process 6. Time for questions 7

8 1. Les COPs et le Programme de Différenciation Exigences générales et minimales applicables à tous les niveaux de la COP Une COP doit contenir les 3 éléments suivants à tous les niveaux: Une déclaration de soutien continue par laquelle le plus haut dirigeant confirme le renouvellement de son soutien envers les 10 grands principes du Global Compact. La signature (numérique ou manuscrite) doit suivre cette déclaration. Une description pratique des actions de progrès menées (ou planifiées) durant l’année qui vient de s’écouler pour mettre en œuvre les 10 principes du Global Compact se rattachant aux 4 catégories (Droits de l’Homme, Conditions de travail, Environnement, Lutte contre la corruption). Une mesure des résultats sous forme d’indicateurs ou d’objectifs de progrès non-financiers 1. COP and differentiation programme: GC Active level and Learner Platform (10 min) Requirements of the two levels 2. The Global Compact Management Model (10 min) How it can help your company manage the integration of the principles 3. A basic COP structure including best practice examples (20 min) Following our basic COP template 4. Access examples through the GC website (5 min) Analysing progress, Participant search, best practices page 5. How to submit a COP (5 min) Step by step process 6. Time for questions 8

9 1. Les COPs et le Programme de Différenciation Conséquences de la non-soumission de la COP
Les membres du Global Compact doivent soumettre leur communication sur le progrès chaque année. Ex: Date d’adhésion 5 avril 2013 – première COP avant le 5 avril 2014 Dernière COP le 25 mai 2012 – prochain COP avant le 25 mai 2013 Faute de COP: Après un an (+ 1 jour), la statut de l’entreprise passe « non- communiquant » (Un triangle jaune apparait à côté du nom de l’entreprise sur le site de New-York) Après 2 ans, l’entreprise est radiée de la liste des membres du Global Compact 1. COP and differentiation programme: GC Active level and Learner Platform (10 min) Requirements of the two levels 2. The Global Compact Management Model (10 min) How it can help your company manage the integration of the principles 3. A basic COP structure including best practice examples (20 min) Following our basic COP template 4. Access examples through the GC website (5 min) Analysing progress, Participant search, best practices page 5. How to submit a COP (5 min) Step by step process 6. Time for questions 9

10 1. Les COPs et le Programme de Différenciation Obtenir un délai
- Publication sur le site de New-York d’une lettre de demande de délai avant la date limite pour éviter d’avoir un statut « non-communicant » (période de « grâce ») - Raisons du retard à expliquer dans cette lettre - Obtention d’un délai de 90 jours supplémentaires - Il n’est pas possible de soumettre deux lettres de demande de délai à la suite. 1. COP and differentiation programme: GC Active level and Learner Platform (10 min) Requirements of the two levels 2. The Global Compact Management Model (10 min) How it can help your company manage the integration of the principles 3. A basic COP structure including best practice examples (20 min) Following our basic COP template 4. Access examples through the GC website (5 min) Analysing progress, Participant search, best practices page 5. How to submit a COP (5 min) Step by step process 6. Time for questions 10

11 1. Les COPs et le Programme de Différenciation Exigences de contenu pour le niveau « GC Active »
Déclaration de soutien continu Description pratique des actions de Progrès sur chacune des quatre catégories (Droits de l’Homme, Conditions de travail, Environnement, Lutte contre la corruption) « Report or explain » Indicateurs chiffrés 1. COP and differentiation programme: GC Active level and Learner Platform (10 min) Requirements of the two levels 2. The Global Compact Management Model (10 min) How it can help your company manage the integration of the principles 3. A basic COP structure including best practice examples (20 min) Following our basic COP template 4. Access examples through the GC website (5 min) Analysing progress, Participant search, best practices page 5. How to submit a COP (5 min) Step by step process 6. Time for questions Si l’un de ces éléments manque, la coP de l’entreprise sera classée « learner », possible seulement la première année 11

12 1. Programme de Différenciation Exigences de contenu pour le niveau « GC Active»
Déclaration par le Président Directeur Général Droits de l’homme Description des mesures pratiques (politiques et actions engagées) Mesure des résultats Conditions de travail Environnement Lutte contre la corruption A simple structure that you can use for the COP Not required, it can be structured differently! Examples that follow are short, to illustrate. We encourage that more topics be covered to cover the issue area (but not enough time here)

13 Purpose: to aid small and less experienced companies become GC Active
1. Programme de Différenciation Autres niveaux: “GC Learner” et “GC Advanced” A présenté une COP mais incomplète 12 additional months to submit a COP that meets all COP requirements – but we encourage that they submit it earlier Benefits: - 12 additional months to submit a COP that meets all COP requirements - Dedicated communications and training opportunities from the Global Compact Office and their Local Network Purpose: to aid small and less experienced companies become GC Active COP satisfait aux exigences minimales, plus 21 critères supplémentaires 13

14 2. Soumettre une coP au niveau « GC Active » Mise en ligne sur le site
coP publique, consultable par tous, en particulier les parties prenantes: partage d’expériences 2. Soumettre une coP au niveau « GC Active » Mise en ligne sur le site Time : 12 minutes This and the following 12 slides will be used to illustrate how companies can log on the Global Compact website, upload a COP. This will be an opportunity to make sure participants understand that the differentiation level will depend on the self-assessment during the submission process (i.e., the questions referring to the minimum requirements have to be answered with “yes”). Step 1. Please enter your personalized ‘Username’ and ‘Password.’ Note that all characters are case-sensitive and have no extra spaces. In case you do not know your login information, click on the link below the login fields (‘Forgot your username or password?’), enter your registered address, and your login information will be sent to you. Please note that login information will only be sent to addresses stored in our database. 14

15 2. Soumettre une COP au niveau « GC Active » Mise en ligne sur le site
Step 2: Upon login, you will be taken to your personalized administration page, which allows you to manage existing or add new contacts within your organization, request the use of the UN Global Compact Logo, and submit a COP. To submit a COP, click on ‘COPs’ in the header navigation 15

16 2. Soumettre une COP au niveau « GC Active » Mise en ligne sur le site
Cliquez ici Step 3. Then then click on ‘ New Communication on Progress’ 16

17 2. Soumettre une COP au niveau « GC Active » Mise en ligne sur le site
Basic Template : Pour les petites entreprises qui souhaitent communiquer pour la première fois via un formulaire à remplir en ligne (document annexe non nécessaire) COP Submission : La COP est mise en ligne à l’aide d’un document qui doit être chargé après réponse à plusieurs questions. A l’issue de cette procédure, les entreprises seront classées dans la catégorie «Learner » ou «GC Active» en fonction des éléments renseignées à l’intérieur de la COP. Advanced Level : Pour les entreprises qui souhaitent aller plus loin, et dont leur COP répond aux critères du niveau GC Advanced.   Grace Letter : permet de déposer en ligne une lettre de demande de délai afin de disposer de 90 jours supplémentaires pour poster sa COP. Step 3. Then then click on ‘ New Communication on Progress’ 17

18 2. Soumettre une COP au niveau « GC Active » Mise en ligne sur le site
Step 3. Then then click on ‘ New Communication on Progress’ 18

19 2. Soumettre une COP au niveau « GC Active » Mise en ligne sur le site
Step 3. Then then click on ‘ New Communication on Progress’ Il est important de répondre correctement à l’ensemble des questions posées afin d’avoir une coP classée dans la bonne catégorie 19

20 2. Soumettre une COP au niveau « GC Active » Mise en ligne sur le site
Une fois l’ensemble des questions renseignées, un nouvel onglet s’affiche à gauche de l’écran : « Submit your COP » Step 3. Then then click on ‘ New Communication on Progress’ Un guide spécifique est disponible afin d’avoir toutes les informations utiles pour soumettre la communication en ligne 20

21 2. Soumettre une COP au niveau « GC Active » Gestion des contacts
Une fois l’ensemble des questions renseignées, un nouvel onglet s’affiche à gauche de l’écran : « Submit your COP » Step 3. Then then click on ‘ New Communication on Progress’ 21

22 1. Le niveau « GC Advanced »
Goal: Providing stakeholders with enough information to make educated choices about the companies that they interact with Disclosure is not for the GC Details on each level will be provided soon in this presentation 22

23 1. Le niveau « GC Advanced »
Remplir toutes les conditions du niveau « GC Active » Remplir 21 autres critères avancés, pour lesquels au moins une bonne pratique doit être complétée. Compléter un questionnaire d’auto-évaluation sur les 21 critères en ligne lors de la soumission de la communication. Goal: Providing stakeholders with enough information to make educated choices about the companies that they interact with Disclosure is not for the GC Details on each level will be provided soon in this presentation 23

24 1. Le niveau « GC Advanced »
Implanter les 10 principes dans la Stratégie et les Opérations Critère 1 : La COP décrit l’intégration dans les fonctions stratégiques et les unités opérationnelles (Indiquer laquelle ou lesquelles des bonnes pratiques suivantes sont décrites dans votre COP) : Politiques, procédures et activités pertinentes que l’entreprise planifie d’entreprendre pour remplir ce critère, y compris des objectifs, plannings, mesures et ressources humaines dédiées Cette option est destinée aux entreprises qui n'ont pas encore commencé à mettre en œuvre ce critère, mais divulguent d'une manière transparente leur plan de progrès pour ce domaine Donner la responsabilité exécutive de la stratégie de développement durable aux fonctions pertinentes (achats, affaires publiques, ressources humaines, juridique etc.), en s’assurant qu'aucune fonction ne soit en conflit avec les engagements et des objectifs de développement durable Aligner les stratégies, objectifs, et formes d’incitation de toutes les filiales et unités opérationnelles avec la stratégie de développement durable Attribuer la responsabilité en matière de développement durable à un individu ou un groupe dans chaque unité ou filiale Concevoir une stratégie pour multiplier les synergies entre et parmi les domaines clés et pour traiter correctement les négociations S’assurer que les différentes fonctions de l’entreprise se coordonnent étroitement pour maximiser la performance et éviter les impacts négatifs non désirés. Autres bonnes pratiques établies ou naissantes (expliquer dans le cadre dédié) Goal: Providing stakeholders with enough information to make educated choices about the companies that they interact with Disclosure is not for the GC Details on each level will be provided soon in this presentation 24

25 1. Le niveau « GC Advanced »
Critère 2 : La COP décrit la mise en œuvre dans la chaîne de valeur (Ici, le terme « chaîne de valeur » se réfère aux partenaires professionnels en amont (dont fournisseurs et sous-traitants) et en aval (par exemple, transport des produits finis) Indiquer laquelle ou lesquelles des bonnes pratiques suivantes sont décrites dans votre COP : Politiques, procédures et activités pertinentes que l’entreprise planifie d’entreprendre pour remplir ce critère, y compris des objectifs, plannings, mesures et ressources humaines dédiées Analyse attentive de chaque segment de la chaîne de valeur, en amont et aval, en dressant la carte de risques, opportunités et impacts Communiquer les politiques et attentes envers les fournisseurs et les autres partenaires professionnels Mettre en œuvre des mécanismes de surveillance et d’assurance (audits, contrôles) pour la conformité des pratiques dans la sphère d’influence de l’entreprise Sensibilisation, formation et autres types de renforcement des compétences avec les fournisseurs et autres partenaires professionnels Autres bonnes pratiques établies ou naissantes (expliquer dans le cadre dédié) Goal: Providing stakeholders with enough information to make educated choices about the companies that they interact with Disclosure is not for the GC Details on each level will be provided soon in this presentation 25

26 1. Le niveau « GC Advanced »
Politiques et procédures fiables concernant les Droits de l’homme Critère 3 : La COP décrit des engagements, stratégies ou politiques précis dans le domaine des Droits de l’homme (Indiquer laquelle ou lesquelles des bonnes pratiques suivantes sont décrites dans votre COP ): Politiques, procédures et activités pertinentes que l’entreprise planifie d’entreprendre pour remplir ce critère, y compris des objectifs, plannings, mesures et ressources humaines dédiées. Engagement de se conformer à toutes les lois en vigueur et de respecter les droits de l’homme internationalement reconnus, partout où l’entreprise opère (Déclaration Universelle des Droits de l’homme etc.) Les Principes directeurs suggèrent que cela doit inclure un engagement, par exemple de traiter le risque de causer ou contribuer à de graves violations des Droits de l'homme comme une question de conformité légale partout où la société opère. Déclaration d’engagement intégrée ou séparée pour le respect et le soutien des droits de l’homme, approuvée au plus haut niveau de l’entreprise Déclaration d’engagement stipulant les attentes concernant les droits de l’homme du personnel, des partenaires et autres parties prenantes directement liés aux opérations, produits ou services Déclaration d’engagement disponible publiquement, communiquée en interne et externe à tout le personnel, les partenaires professionnels ou autres parties prenantes Autres bonnes pratiques établies ou naissantes (expliquer dans le cadre dédié) Goal: Providing stakeholders with enough information to make educated choices about the companies that they interact with Disclosure is not for the GC Details on each level will be provided soon in this presentation 26

27 1. Le niveau « GC Advanced »
Politiques et procédures fiables concernant les Droits de l’homme Critère 4 : La COP décrit les systèmes de management en place pour intégrer les principes des Droits de l’homme (Indiquer laquelle ou lesquelles des bonnes pratiques suivantes sont décrites dans votre COP) : Politiques, procédures et activités pertinentes que l’entreprise planifie d’entreprendre pour remplir ce critère, y compris des objectifs, plannings, mesures et ressources humaines dédiées Processus pour s’assurer que les droits de l’homme internationaux sont respectés « Due diligence » continue qui inclut l’évaluation des impacts réels et potentiels sur les droits de l’homme. Les Principes directeurs suggèrent que l'évaluation : Inclut le risque d'impacts pour lesquels l'entreprise peut être impliquée par ses propres activités, ses relations professionnelles, le pays et/ou le secteur d’activité Implique la consultation significative avec des groupes potentiellement affectés et d'autres parties prenantes pertinentes pour évaluer des impacts réels et potentiels aussi bien que les risques Soit continue et évolutive, adaptée à la taille et la complexité Soit inclut dans des systèmes de gestion des risques. Sensibilisation interne et formation sur les droits de l’homme pour la direction et les employés Mécanismes de plainte au niveau opérationnel pour les parties prenantes potentiellement impactées par les activités de l’entreprise Attribution des responsabilités pour traiter efficacement les impacts sur les droits de l’homme Processus de prise de décision en interne, budget et surveillance pour répondre efficacement aux impacts sur les droits de l’homme Processus pour fournir ou coopérer dans la résolution d’impacts négatifs sur les droits de l’homme que l’entreprise a causés ou auxquels elle a contribué Processus ou programmes en place pour soutenir les droits de l’homme par: le cœur de métier; investissement stratégique/philanthropique/social ; engagement public; partenariats et/ou d'autres formes d'action collective Autres bonnes pratiques établies ou naissantes (expliquer dans le cadre dédié) Goal: Providing stakeholders with enough information to make educated choices about the companies that they interact with Disclosure is not for the GC Details on each level will be provided soon in this presentation 27

28 1. Le niveau « GC Advanced »
Critère 5 : La COP décrit les mécanismes de contrôle et d’évaluation en place pour l’intégration des principes liés aux droits de l’homme (Indiquer laquelle ou lesquelles des bonnes pratiques suivantes sont décrites dans votre COP ): Politiques, procédures et activités pertinentes que l’entreprise planifie d’entreprendre pour remplir ce critère, y compris des objectifs, plannings, mesures et ressources humaines dédiées Système pour surveiller l’efficacité des politiques et l’application des droits de l’homme, avec des mesures quantitatives et qualitatives, y compris dans la chaîne logistique Suivi des retours d’informations internes et externes incluant les parties prenantes affectées Examen de la direction pour contrôler et améliorer les résultats Processus pour gérer les incidents que l’entreprise a causés ou auxquels elle a contribué pour les parties prenantes internes et externes Mécanismes de plainte légitimes, accessibles, réguliers, équitables, transparents, compatibles avec la loi, sources d’apprentissage continu, basés sur l’engagement et le dialogue Résultats de l’intégration des principes relatifs aux droits de l’homme Les résultats de processus de « due diligence » : Indicateur GRI suggéré GRI: HR2  Pourcentage de fournisseurs et de sous-traitants majeurs dont le respect des droits de l’Homme a fait l’objet d’un contrôle ; mesures prises. HR10  Pourcentage et nombre total d’opérations qui ont été soumises à un examen ou une évaluation d’impact relatifs aux droits de l’homme Le reporting externe et formel d'opérations ou de contextes d'exploitation qui posent des risques d'impacts majeurs sur les droits de l'homme. Divulgation des principaux incidents impliquant l’entreprise Résultat des processus de résolution d’impacts négatifs sur les droits de l’homme Autres bonnes pratiques établies ou naissantes (expliquer dans le cadre dédié) Goal: Providing stakeholders with enough information to make educated choices about the companies that they interact with Disclosure is not for the GC Details on each level will be provided soon in this presentation 28

29 1. Le niveau « GC Advanced »
Critère 6 : La COP formule des engagements, stratégies ou politiques précis dans le domaine des conditions de travail Critère 7: La COP décrit les systèmes de management en place pour intégrer les principes relatifs au travail Critère 8 : La COP décrit les mécanismes de contrôle et d’évaluation en place pour l’intégration des principes liés aux conditions de travail Critère 9 : La COP formule des engagements, stratégies ou politiques précis dans le domaine du respect de l’environnement Critère 10: La COP décrit les systèmes de management en place pour intégrer les principes relatifs à la gestion de l’environnement Critère 11 : La COP décrit les mécanismes de contrôle et d’évaluation en place pour l’intégration des principes liés à la gestion durable de l’environnement Critère 12 : La COP formule des engagements, stratégies ou politiques précis dans le domaine de l’anti-corruption Critère 13: La COP décrit les systèmes de management en place pour intégrer les principes relatifs à la lutte contre la corruption Critère 14 : La COP décrit les mécanismes de contrôle et d’évaluation en place pour l’intégration des principes liés à l’anti-corruption Critère 15: La COP décrit les contributions du cœur de métier aux objectifs et problématiques plus larges de l’ONU Critère 16 : La COP décrit des investissements stratégiques sociaux et de philanthropie Critère 17 : La COP décrit une prise de position et un engagement en matière de politique publique Critère 18 : La COP décrit des partenariats et une action collective Critère 19 : La COP décrit l’engagement du Président et de la direction Critère 20 : La COP décrit l’adoption par le Conseil d’administration et la surveillance Critère 21 : La COP décrit l’engagement des parties prenantes Goal: Providing stakeholders with enough information to make educated choices about the companies that they interact with Disclosure is not for the GC Details on each level will be provided soon in this presentation 29