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la solution pratique et facile pour gérer vos adhérents par internet 1 Version du 15 juillet 2010 Interface internet proposée par La Ligue de lenseignement
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2 Nouveautés 2010: Ajout de nouvelles informations - Sexe - Tranche dâge - Date dhomologation UFOLEP - Risque des licenciés UFOLEP pratiquants Interface : - Amélioration de lergonomie de linterface (affichage plus rapide, position des fenêtres à la position du pointeur, bouton début/fin de liste) - Ajout dun tableau détaillé pour basculer les informations dans Excel - Ajout dune gestion denvoi demail - Nouveaux critères de recherche : Tranches dâge,Sexe, demande de réadhésion en cours - Historique des envois à la Fédération
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3 Quelques remarques : Lassociation ne peut pas gérer son affiliation sur le Webaffiligue - Laffiliation se fait auprès de la Fédération avec une demande daffiliation datée et signée par le Président. - Les activités de lassociation sont déclarées lors de laffiliation. - Les membres de lassociation ne peuvent pratiquer que les activités déclarées au préalable par lassociation. - Si lassociation souhaite ajouter une nouvelle activité, il faut que lassociation en fasse la demande manuscrite à la Fédération
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4 Quelques remarques : Après validation de votre affiliation, la Fédération peut vous fournir vos identifiants de connexion au Webaffiligue si vous en faites la demande. - ils sont valables du 1 er septembre année N au 31 août année N+1. - Vous pouvez utiliser le Webaffiligue-Association comme vous le souhaitez : - pour consulter les informations - pour copier les informations dans un tableau Excel et éviter une saisie répétitive - gérer vos membres et leurs inscriptions auprès de la Fédération - envoyer des emails - etc. Attention : Chaque membre inscrit sur la saison en cours aura automatiquement une carte/licence dadhésion délivrée par la Fédération.
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Les informations sur la Fédération 6
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Les informations sur lassociation 7
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Les informations sur vos membres 8
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9 La gestion de vos membres
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10 Vous pouvez consulter les membres de la saison précédente et ceux de la saison en cours. Vous pouvez afficher jusquà 100 membres par page.
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11 Vous permet de supprimer un membre qui a quitté votre association Il existera toujours dans le logiciel de la Fédération mais pour votre confort, il sera supprimé de votre liste à lécran. Vous ne pouvez pas supprimer une adhésion en cours. Il faut en faire la demande à la Fédération accompagnée de la restitution de la carte dadhésion.
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12 Vous permet de mettre à jour les informations sur un membre Toutes les informations sont modifiables. Le fait de modifier le nom, le prénom, la date de naissance ou les activités entraîne la délivrance dune nouvelle carte par la Fédération. Vous ne pouvez pas modifier la fiche dun membre de la saison précédente.
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13 Vous permet dimprimer le formulaire dadhésion Si vous avez besoin de faire signer un bulletin dadhésion, cliquez sur ce bouton. Attention : à la première adhésion, un bulletin vierge à remplir à la main sera proposé.
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14 Pour les licenciés UFOLEP, limpression sera la demande de renouvellement de licence préimprimé
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15 Pour connaitre ladhésion en cours validée par la Fédération. Pour savoir qui est adhérent ou non à la saison en cours, consultez cette colonne.
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16 Pour faire les demandes dadhésion Lorsque le « feu vert » est visible : ladhésion a été reçue et acceptée par la Fédération Lorsquil y a une case décochée, ladhésion est à faire.
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17 Processus de réadhésions
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18 Pour faire la demande de réadhésion, cochez les cases vides En cochant la case, vous demandez à la Fédération de délivrer une nouvelle carte à ce membre pour la saison en cours. Une fois toutes les demandes de réadhésions enregistrées, appuyer sur le bouton rouge « transfert à la Fédération » pour envoyer votre demande.
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19 Un email est envoyé automatiquement à votre Fédération. Vous en recevez une copie :
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20 Le feu vert apparaît quand la Fédération a validé votre demande Le lendemain, du traitement par la Fédération, même si vous navez pas encore reçu les cartes, vous savez déjà que celles-ci ont été délivrées quand le « feu vert » apparaît. Cest le début des garanties dassurance pour leur pratique associative.
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21 Les fonctions du Webaffiligue-Association
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22 Vous permet daccéder aux envois faits à la Fédération Un envoi cest : -Demander le renouvellement de linscription de vos membres -Faire de nouvelles inscriptions de membres -Mettre à jour sur les informations sur vos membres Chaque liste récapitule les membres concernés :
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23 Vous permet dimprimer un bulletin dinscription vierge Pour les nouveaux membres, il peut vous être demandé un bulletin dinscription rempli et signé personnellement par chaque nouveau membre. Pour éviter de demander ce document à la Fédération, vous pouvez le télécharger.
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24 Vous permet le tri de la liste de vos membres affichés à lécran Pour faciliter la gestion de vos membres, vous pouvez trier la liste selon les critères proposés : - Appelez les membre dune activité - Affichez la liste des membres non renouvelés pour cette année - Identifiez les membres Jeunes - etc.
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25 Vous permet denregistrer de nouveaux membres Cette saisie a plusieurs avantages : - Tous les champs obligatoires seront vérifiés, il ny a plus de dossier incomplet parvenant à la Fédération (par exemple : activités non renseignées) - Pas derreur de saisie par la Fédération - Délivrance des cartes plus rapides
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26 Vous permet dimprimer ou dexporter les informations Daprès la liste des membres affichés à lécran, vous pouvez : - Imprimer les informations sous forme de liste
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27 Vous permet dimprimer ou dexporter les informations Daprès la liste des membres affichés à lécran, vous pouvez : - Imprimer les informations sous forme de liste - Exporter toutes les informations vers un tableur (Excel) par simple Copier-coller
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28 Vous permet de gérer, organiser et denvoyer des emails Extraire les adresses email de tous les membres affichés à lécran et les copier dans votre logiciel de messagerie, dans une newsletter, etc.
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29 Vous permet de gérer, organiser et denvoyer des emails Vous pouvez créer vos propres listes de diffusion : -daprès les membres triés à lécran pour écrire aux membres dune pratique sportive -Aux membres du CA en les sélectionnant un par un. La mise à jour des adresses emails se fait automatiquement avec la fiche de chaque membre.
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30 Vous permet de gérer, organiser et denvoyer des emails Vous rédigez votre email, vous choisissez la liste de diffusion concernée, et vous envoyez votre email à tous vos destinataires. Un historique des emails envoyés est à votre disposition.
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31 Vous propose des fonctions supplémentaires De nouvelles fonctions seront proposées prochainement (envoi des convocations, des mandats, rappels des anniversaires, graphiques, etc.) La 1 ère fonction proposée est dimprimer la liste démargement pour lAssemblée Générale de votre association.
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32 Détails des associations utilisant le Webaffiligue : 16 départements utilisateurs du Webaffiligue, et 35 départements en phase dévaluation
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33 Les membres gérés par le Webaffiligue :
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