Mutualisation et Coopération dans le cadre de la conservation partagée Archivage partagé des périodiques Une expérience réussie entre les universités de.

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1 Mutualisation et Coopération dans le cadre de la conservation partagée Archivage partagé des périodiques Une expérience réussie entre les universités de la Communauté française de Belgique Françoise Pasleau et Tristan Alleman

2 Prélude La Belgique ? Quest-ce que cest ?

3 3 La Belgique Cest le Nord… du Nord ! Cest là !

4 4 La Belgique (et les Belges) Trois régions (liées au territoire ) : Wallonie, Flandre, Bruxelles-Capitale Compétences : Travaux publics, économie, tourisme, etc. Trois communautés (liées aux personnes et aux langues) : Communautés française, néerlandophone et germanophone Compétences : Enseignement, culture, jeunesse, sport, etc.

5 Témoignage

6 6 Une initiative du CIUF Conseil Interuniversitaire de la Communauté française de Belgique (CfB) Commission Bibliothèques GT Conservation partagée des périodiques (GT-CPP) - Depuis 2003 - 13 représentants / 9 institutions - Multidisciplinaire

7 7 Universités de la CfB Académie Universitaire Wallonie-Bruxelles Université Libre de Bruxelles (ULB) Université de Mons (UMons) = Université de Mons-Hainaut (UMH) + Faculté polytechnique de Mons (FPMS) Académie Universitaire de Louvain Université Catholique de Louvain (UCL) Facultés Universitaires Notre-Dame de la Paix (FUNDP) Facultés Universitaires Catholiques de Mons (FUCAM) Facultés Universitaires Saint Louis à Bruxelles (FUSL) Académie Universitaire Wallonie-Europe Université de Liège (ULg) Faculté Universitaire des Sciences Agronomiques de Gembloux (FUSAGx)

8 8 Objectifs Coordonner la gestion et la conservation des périodiques imprimés Garantir la pérennité des collections et l'accès à l'information Optimiser l'utilisation des moyens financiers, logistiques et humains

9 9 Contexte Augmentation constante du volume des publications scientifiques Existence d'exemplaires multiples sur différents sites Emergence des versions électroniques Performance et généralisation des TIC Collaboration accrue entre bibliothèques

10 10 Chronologie 2003-2004 Rédaction d'une convention + ROI Création d'une BD centrale 2005-2008 Analyse des revues d'abstracts Constitution des collections de référence et désignation des institutions d'accueil Travail d'évaluation et de communication

11 11 Convention interuniversitaire Mise en commun des fonds documentaires Cession des droits de propriété aux institutions d'accueil Constitution de collections de référence CR : Collection de conservation CC : Collection de consultation Obligation de garantir les meilleures conditions de conservation et d'accès (sites d'accueil) Liberté de conserver des doubles (ailleurs)

12 12 Règlement d'ordre intérieur (ROI) Privilégier le pragmatisme 1CR (ou CC) / revue d'abstracts 1 CC + 1CR / périodique scientifique Limiter les transferts de documents Toujours consulter les partenaires Garantir la qualité des collections et des services Conditions de conservation (sécurité) Services de prêt et d'échange (accès) Relayer les décisions au sein des institutions

13 13 Méthode de travail Networking + Réunions trimestrielles E-mail Base de données centrale sur Internet Représentants des universités au sein du GT-CPP Consultent, centralisent, analysent, décident, répercutent et veillent au suivi des décisions Implication de responsables locaux Informent leurs représentants sur l'état des collections Orientent les décisions sur base de critères scientifiques

14 14 Base de données centrale Site Web dynamique Gestion des droits d'accès Délégation des tâches Encodage des données par institution Titres Etats de collection Relevé des lacunes Etat physique des documents et des reliures Visualisation des données

15 Bilan

16 16 Décisions Inventaire de 519 revues d'abstracts Elimination de 56 titres Constitution de 463 collections de références Majorité de collections de conservation (CR) Quelques cas isolés de titres en libre accès (CC)

17 17 Bilan Qualité de l'ambiance de travail Mobilisation de 0,1 à 0,3 ETP / université Transferts (très) limités Aucun recours à des ressources extérieures

18 18 Bilan Gain d'espace sur l'ensemble des universités En 2006 : 1.611m En 2008 : 250m Inégalités de répartition des collections de référence entre institutions

19 19 Bilan Epuisement, motivation en baisse Base de données centrale Visualisation synthétique des données Redondance avec les catalogues Absence de contrôle des suivis locaux Etiquetage des collections de référence (logo CIUF) Mise à jour des catalogues locaux

20 Perspectives

21 21 Périodiques scientifiques Test de conservation partagée sur 33 titres 21 collections de référence en double (CC+CR) 4 titres non retenus (manque d'intérêt) 4 unica (CC, sans CR associée) 4 collections mosaïques (fragmentées entre différentes institutions d'accueil)

22 22 Statistiques de prêts (ULg) Année de Publication Janvier 2010 n = 436 Février 2010 n = 433 Avant 19806 %7,6 % 1980-199520,6 % 1996-200845,2 %40,4 % 2009-201028,2 %29,8 % Périodiques de médecine (humaine et vétérinaire), psychologie, sciences

23 23 Suite du travail Mener 2 projets pilotes en parallèle Périodiques de médecine Périodiques de sciences économiques Objectif : Dégager une méthodologie applicable dans le futur aux autres disciplines Dédoubler l'équipe (obtenir un renfort en RH) Systématiser les échanges entre les 2 groupes Limiter le risque de dérive (divergence dans les méthodes de travail et de prise de décision)

24 24 Questions pendantes Comment choisir les titres à traiter ? En fonction des besoins immédiats ? Liste de titres prioritaires ? Critères de sélection ? Recensement systématique ? Limites ? En fonction des années de publication (collections arrêt é es; abonnements en cours) En fonction des possibilités d'accès électroniques Garder une ou deux collections de référence ? Modifier la BD centrale ou changer d'outil ?

25 25 Un nouvel outil ! Interface néerlandophone inspirée de notre BD Accord avec les universités néerlandophones Duplication de linterface en français Liaison directe avec le catalogue collectif belge des périodiques (ANTILOPE) Contraintes techniques nulles maintenance assurée par des professionnels Visibilité immédiate pour lensemble du paysage universitaire belge Connaissance précise des décisions de conservation prises dans les universités flamandes

26 26 Conclusion générale Acquisitions concertées = clé de succès Consortia négociés par la BICfB depuis 2000 Bibliothèque interuniversitaire de la Communauté française de Belgique, asbl Acquisitions partagées ? Garantir l'accès aux périodiques achetés hors consortium et dont les abonnements risquent d'être annulés en cas de restrictions financières

27 Avec la précieuse collaboration de : Françoise Pasleau (ULg), Roxanne Coppin (UCL), Thomas Destrée (ULB), Stéphanie Davister (FSAGx), Thibaut Delbushaye (FUCAM), Nicolas Fairon (ULg), Alliette Leleux (FUSL), Michel Maas (ULg), Sylviane Polchet (FUNDP), Isabelle Vanden Eynde (UMH), Christine Vandevorst (FUNDP), Luc Verdebout (ULB) Merci de votre attention