Séminaire de formation Cycle Achats - Fournisseurs

Présentation au sujet: "Séminaire de formation Cycle Achats - Fournisseurs"— Transcription de la présentation:

1 Séminaire de formation Cycle Achats - Fournisseurs
Méthodes d’Audit Cycle Achats - Fournisseurs 2005 Objectif de cette présentation : dérouler la démarche générale d’audit sur un cycle en particulier - montrer la relation entre les différentes phases de notre intervention - montrer l’articulation des travaux les uns par rapport aux autres - positionner l ’assistant débutant

2 Revue du contrôle interne Révision des comptes
S O M M A I R E Introduction Fondamentaux comptables approche de la démarche d’audit Objectifs d’Audit Revue du contrôle interne Révision des comptes Conclusion Rôle et responsabilité de l’assistant Après présentation du sommaire, introduction du quizz et 10 à 15’ de préparation La correction se fait en 3 temps: Correction immédiate de la partie 1 « Fondamentaux comptables » « Démarche d’audit », partie 2.1 et 2.2 du quizz: correction au fil de la présentation (partie 2: contrôle interne) Partie 2.3: Révision des comptes: correction au fil de la présentation (slides partie 3)

3 Cycle Achats - Fournisseurs
OBJECTIFS D’AUDIT

4 DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE CONCERNE L’ENTREPRISE
Risques généraux DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : Fait générateur Commande Réception / Livraison Réglement Réelles : correspondre à des opérations effectivement réalisées par l’entreprise (juridiquement, physiquement,…) par opposition aux opérations fictives, prévues… Concerner l ’entreprise : ne pas enregistrer des opérations qui concernent une autre entreprise : risque par exemple si une équipe comptable tient les comptes de plusieurs sociétés (citer des exemples parmi vos clients), risque également si une entreprise négocie pour le compte d’une autre ou si des opérations sont réalisées conjointement Sans oubli : exhaustivité de l’enregistrement des opérations. Ne pas oublier que des évènements externes doivent également faire l’objet d’un enregistrement (variation de cours par exemple) Sans double emploi : risque par exemple si l’organisation du système comptable n ’est pas fiable Dans le bon compte : attention, l ’objectif in fine est la correcte présentation des comptes, pas de savoir si le 5ème ou le 6ème chiffre du numéro de compte utilisé est correct !! Ne pas trop insister sur ce point qui peut à tort faire peur. Préciser néanmoins que des problèmes de présentation peuvent avoir un impact sur le comportement d’un utilisateur de l’information financière (exemples : distinction fonds propres/endettement, courant/exceptionnel) Bon montant : cela peut sembler évident, mais bien insister sur le fait que de nombreuses écritures sont des provisions (réceptions valorisées au prix de la commande, prix de vente de base avant prise en compte des ristournes…) Bonne période : les comptes sont annuels : nécessité d ’enregistrer les opérations sur la période à laquelle elles sont réalisées, indépendamment de la date de négociation, de facturation... EXHAUSTIVITE REALITE UNICITE CONCERNE L’ENTREPRISE BONNE PERIODE BON COMPTE BON MONTANT

5 Objectifs d’audit OBJECTIFS TRAVAUX réalité concerne l’entreprise
sans oubli (exhaustivité) sans double emploi dans le bon compte pour le bon montant sur la bonne période TRAVAUX revue du contrôle interne contrôle de pièces apurement, circularisation méthodes et principes comptables contrôle de pièce, dépréciation, opérations en devises test de cut-off, Il convient bien de préciser que la liste des travaux d ’audit est présentée à titre indicatif mais n ’est pas exhaustive.

6 Cycle Achats - Fournisseurs
REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

7 Revue du contrôle interne
2.1 Connaissances des opérations 2.2 Evaluation du contrôle interne 2.3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne

8 2.1 Connaissance des opérations
Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité Prise de connaissance des principes et méthodes comptables - principes appliqués en matière de comptabilisation des opérations - mode d’enregistrement des opérations en devises - retenues de garantie, - avances et acomptes, RECENSEMENT Caractéristiques des achats Flux financiers Risques engendrés Contraintes d’organisation

9 2.1 Connaissance des opérations
Principaux services intervenants Émission des demandes d ’achats (limites à définir) Pas d ’envoi direct aux fournisseurs Initiateurs de la commande Établissement des bons de commandes Négociation des prix, choix des fournisseurs, surveillance des délais de livraison Service Achats Réception S ’assurer de la conformité de la livraison avec la commande (quantité + qualité) Réception de la marchandise du service Réception et enregistrements (pour un suivi quantitatif) Stocks Comptable Enregistrement des factures après leur validation par le donneur d’ordre Trésorerie Règlement des factures après approbation par les personnes habilitées

10 2.2 Evaluation du contrôle interne
Principales phases du cycle Compétences pluridisciplinaires nécessaires

11 2.2 Evaluation du contrôle interne
Principales phases du cycle Système engagement de dépenses Système classique Expression du besoin Acceptation de la demande d ’achat Charge provisoire Commande Dans un système classique, la charge ne sera enregistrée qu ’à réception de la facture alors que dans un système engagement de dépenses, une charge provisoire peut être enregistrée dès la commande. Ce schéma ne présente que les principales phases du cycle. Il ne fait pas apparaître les interdépendances qu ’il peut y avoir avec d’autres cycles. Réception / Livraison Comptabilisation Facture Charge définitive Charge définitive Règlement

12 2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)
Déclenchement de la commande Elles sont faites en fonction des besoins de l ’entreprise Pour des quantités optimales Les commandes Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes : qui peut déclencher la commande ? quand passer la commande ? quelle quantité faut-il commander ? à quel fournisseur doit-on s'adresser ? · Organisation correspondant à ces objectifs Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante : une demande d'achat est établie par les services utilisateurs et transmise au service "Achats", un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standards et prénumérotés, à partir des demandes d'achat par le service "Achats", les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception, de stockage, d'expédition, de tenue de l'inventaire permanent, de l'enregistrement comptable et du règlement des factures, les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé, pour les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l'entreprise. Exemples de tests pouvant être mis en place : - Sélection de 10 commandes autorisées au cours de l ’exercice : vérifier la matérialisation des autorisations sur la commande, la rapprocher de la facture et du mouvement de stock (réception) correspondant. - Sélection des 10 dernières entrées en stock et rapprocher le mouvement de stock de la commande formelle, autorisée (autorisation matérialisée) et de la facture. Par des personnes autorisées à le faire

13 2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)
Réception / Livraison Les délais de livraison prévus sont respectés Elles ne peuvent être acceptées que si elles correspondent à une commande Les livraisons · Organisation correspondante Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante : un bon d'entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est particulièrement utile que ces bons soient prénumérotés. dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de réception. On pourra même admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée. un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées que dans la mesure où elles correspondent à un bon de commande de l'entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception possède une copie du bon de commande l'autorisant à effectuer une entrée de marchandises. Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont généralement faites en deux temps : contrôles de spécifications et de quantités par rapprochement entre le bon de commande et le bon de réception, contrôles de qualité de la marchandise reçue ; il ne peut être fait que par une personne compétente (en général un technicien) qui procédera soit de manière exhaustive, soit par sondages. Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception. Elles sont faites selon les spécifications de la commande

14 2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)
Comptabilisation de la facture Les dettes sont constatées au fur et à mesure des commandes et / ou livraisons La comptabilité est correctement organisée pour traiter les opérations Comptabilisation A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes : dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur identification et datées afin de mémoriser leur date d'arrivée, les doubles doivent être oblitérés d'un tampon "Duplicata - Ne pas enregistrer", avant d'être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter que l'ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d'exercice, au moment de l'établissement du bilan), un certain nombre d'opérations est effectué avant l'enregistrement de la facture : * un rapprochement de la facture, du bon de réception et du bon de commande en vue de s'assurer que la facture correspond à une réception effective, acceptée et légitime, * vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire, calcul des taxes, * affectation comptable des montants figurant sur la facture ; comptes de charges, de T.V.A., fournisseurs et éventuellement imputations analytiques, * concernant le problème particulier de la T.V.A. à récupérer, des instructions écrites précises sont données aux comptables chargés des imputations en mentionnant les cas où la récupération est possible, les cas où elle ne l'est pas, l'application éventuelle de pourcentage de récupération, etc..., * approbation de la facture, par une personne responsable, une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu'à ce qu'elle soit payée. Des tests doivent donc être mis en œuvre par l ’auditeur afin de valider la correcte mise en place de ces opérations de vérifications. Les enregistrements sont précédés de vérifications (factures, affectations, rapprochement bon de commande…)

15 2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)
Réglement Les factures sont contrôlées avant mise en paiement La mise en paiement est dûment autorisée Règlement Organisation correspondant à ces objectifs Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du contrôle interne : le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité, quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de commande, la mention "bon à payer" n'est portée sur la facture qu'après comparaison de celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants. Le bon à payer est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, la mention "duplicata" est indiquée dès la réception, sur les exemplaires autres que l'original. Les factures comptabilisées portent la référence de l'enregistrement afin d'éviter les doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention "payé" pour éviter un double usage et portent la référence du paiement. Les factures ne sont pas payées plusieurs fois

16 2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)
Les outils mis à disposition Entretiens Analyse des procédures écrites Flow chart Tableaux forces/faiblesses Tests Recommandations

17 2.2 Evaluation du contrôle interne
Compétences nécessaires en complément de l’audit financier

18 2.4. Conséquences induites par les conclusions
Adaptation de l’approche Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques La revue du contrôle permet d ’orienter les travaux au final. Plusieurs cas de figures se présentent : Le contrôle interne est fiable: les travaux sont donc allégés. Par exemple: le travail sur les rapprochements bancaires se limitera au cadrage des soldes comptable et bancaire et à la revue de la nature des écritures en rapprochement (pertinence et absence de montants aberrants); la revue des frais financiers se limitera à un test de cohérence du coût de l ’endettement par rapport à l ’endettement moyen; La revue du contrôle interne révèle des faiblesses: nous devons effectuer de nouvelles diligences. Par exemple : si le contrôle interne relatif aux opérations de trésorerie est insuffisant, il convient de s ’assurer que les recommandations formulées (renforcement du contrôle et analyse systématique des montants inhabituels en rapprochements) ont été respectées, par le contrôle sur pièces de la matérialisation du visa du supérieur et le contrôle par sondage des écritures en rapprochement.

19 Cycle Achats - Fournisseurs
REVISION DES COMPTES

20 Révision des comptes 3.1 Préparation du final 3.2 Travaux de contrôle
3.3 Mémo de synthèse 3.4 Contrôle de l’annexe

21 Préparation des circularisations
3.1 Préparation du final Préparation des circularisations Sélection des fournisseurs à circulariser à partir des balances auxiliaires, Préparation et envoi des lettres : confirmation ouverte (à l ’inverse de la confirmation clients) Mise en place d’un tableau de suivi Relance des tiers avant l ’intervention finale Utilisation au final : cf. travaux de contrôle finaux Rappel : la circularisation des fournisseurs fait partie des diligences légales du Commissaires aux Comptes. L’objectif de la circularisation des fournisseurs est de s’assurer de l’exhaustivité des dettes. La circularisation permet d’avoir un regard extérieur sur les comptes de l’entreprise. En règle générale, on ne circularise pas les fournisseurs groupe : l’exhaustivité de leurs créances étant tester via les demandes de confirmations intra-groupe.

22 3.1 Préparation du final Méthode de sélection
Le choix des fournisseurs à circulariser peut se faire sur la base d'une balance antérieure à la date de clôture (puisque les montants ne seront pas indiqués dans la demande). Sont choisis les fournisseurs pour lesquels les mouvements de la balance auxiliaire (débit / crédit) sont les plus importants.

23 3.2 Travaux de contrôle (1/2)
Établissement de la feuille maîtresse Revue analytique Cadrage Balance Auxiliaire et Balance Générale Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure alternative Contrôle du cut-off

24 3.2 Travaux de contrôle (2/2)
Revue des FNP Dettes en monnaie étrangère Analyse des fournisseurs débiteurs Validation des enregistrements La liste se veut relativement exhaustive. ET SURTOUT : Je n ’oublie pas de prendre connaissance du mémo de section N-1 et de la synthèse intérimaire

25 3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse
Rappel rapide des principes méthodologiques Présentation des comptes concernés : ACTIF : Avances et acomptes versés sur commandes PASSIF : 401 à Fournisseurs 408 - Fournisseurs - Factures non parvenues Charges : 60 - Achats 61 - Services extérieurs 62 - Autres services extérieurs Produits : Transfert de charges d ’exploitation

26 3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse
La feuille maîtresse doit être faite à partir de la balance générale et non pas en fonction de la FM N-1: les comptes utilisés ne sont pas forcément les mêmes d’une année à l’autre. Elle est faite en K€ ou en M€ On s’assure de la non compensation des soldes créditeurs et débiteurs Il est par la suite indispensable de valider qu’elle cadre bien avec le bilan et le compte de résultat. Exercice n°1: « Cas ARUM »: première partie: présentation de la feuille maîtresse Exercice n°1

27 3.2.2 Revue analytique Comprendre l’évolution des principaux postes
Orienter les travaux à effectuer sur le cycle Feuilles maîtresses, revue analytique N-1, entretiens ... Réaliser un comparatif N/N-1 (valeur & %) Analyser les principales variations : par entretien, par recoupement avec les évolutions des postes de charges, Calculer le délai de règlement fournisseurs : selon la méthode ayant le plus de pertinence pour la société (tenir compte de la nature de l’activité, de la saisonnalité,...) Objectifs Outils utilisés Travaux à effectuer La revue analytique pourra être complétée par le Responsable de Mission mais il est indispensable que l ’assistant débutant établisse un premier travail à ce niveau dans le cadre de la revue de son cycle. Exemple sur les délais de règlement : 2 méthodes Calcul d ’un ratio : Dettes fournisseurs HT / Achats * 360 ( ou 180) Calcul selon la saisonnalité : Il s ’agit de comparer les dettes fournisseurs du trimestre en jour de chiffre d ’affaires par rapport à celle de l ’année précédente ramenées en jour de chiffre d ’affaires.

28 3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale
Rappels comptables Pourquoi utiliser une balance auxiliaire ? Obtention d ’un détail des comptes par tiers Document de suivi, de contrôle et d ’analyse Balance Auxiliaire Balance Générale Rappel comptable La balance générale : Synthèse du grand livre à un moment précis Récapitulatif des soldes du grand livre par numéro de compte comptable Les balances auxiliaires Comptabilité auxiliaire : détail des comptes (clients , fournisseurs …) Total balance auxiliaire = total du compte concerné de la balance générale Exercice n°1: « Cas ARUM »: 2ème partie: cadrage BA / BG Exercice n°1 (suite)

29 3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale
S’assurer que la comptabilité auxiliaire est bien le reflet de la comptabilité générale et de l ’exhaustivité des comptes fournisseurs tels qu ’ils apparaissent dans la balance générale. S’assurer de la non compensation des soldes débiteurs et créditeurs. Rapprochements cadrages Matérialisation du rapprochement effectué (avec mise en évidence des éventuels écarts et leur explication). Objectifs Outils utilisés Le rapprochement Balance Générale / Balance Auxiliaire doit être exhaustif. Le cadrage porte : - sur les montants - sur la non-compensation des soldes débiteurs et créditeurs Tous les écarts doivent être identifiés et analysés. Travaux à effectuer

30 3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure alternative
S ’assurer du caractère exhaustif de la comptabilisation des dettes fournisseurs Analyse de la confirmation directe, contrôle de pièces Cf schéma slide suivant. Objectifs Outils utilisés Présentation du détail des travaux à effectuer : Rapprochement entre le montant figurant dans la balance auxiliaire et celui annoncé par le fournisseur Formalisation sous forme de tableau du montant inscrit en comptabilité, de celui annoncé par le fournisseur et de l’écart. En cas d’écart, effectuer un rapprochement entre les deux soldes (ou demander s’il est fait) et comprendre la nature de cet écart, leur apurement ainsi que le respect du fait générateur. S ’assurer qu ’une procédure de rapprochement des soldes de fournisseurs intra-groupe a été mis en place par la société et valider les rapprochements effectués. Faire une synthèse de la circularisation (calcul des quotités validées, ajustements) et conclure. Travaux à effectuer

31 3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure alternative
Balance auxiliaire Réponse Fournisseur Rapprochement des deux soldes Identification des écarts Comprendre la nature de ces écarts, leur apurement et le respect du fait générateur Conclusion/Synthèse

32 3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure alternative
Que faire en cas de non obtention de réponse à la circularisation des fournisseurs pour les soldes significatifs à la date d’arrêté des comptes ? Mise en place d ’une procédure alternative Edition du détail du solde Dans le cadre de la mise en place d ’une procédure alternative, il est nécessaire : de sélectionner sur la base de la balance auxiliaire fournisseur, les soldes fournisseurs significatifs non confirmés par la confirmation directe de demander une édition du détail du solde (grand livre) de sélectionner les principaux montants composant ce solde de remonter aux pièces justificatives et de procéder aux travaux classiques réalisés dans le cadre d ’un contrôle de pièces (se reporter aux slides sur la méthodologie) de conclure Contrôle des pièces justificatives Contrats de chantier/bons à payer/factures... Conclusion/Synthèse

33 3.2.4 Exploitation des circularisations
Conclure Conclure sur l ’exploitation de la circularisation, de la revue des intercos et de la procédure alternative Établir un tableau de synthèse avec les quotités validées par le biais des différentes méthodes et les ajustements Ecarts sur les intercos Les écarts doivent être expliqués. Les parties doivent s ’entendre sur une position: la règle veut que ce soit la position du vendeur qui soit retenue. Exercice N°2 sur la circularisation Exercice n°2

34 3.2.5 Cut-off S ’assurer que la séparation des exercices est correctement respectée Valider que les achats du mois précédant et suivant la clôture sont rattachés au bon exercice Contrôle de pièces Objectifs Outils utilisés

35 3.2.5 Cut-off Réalisation de tests à partir des journaux d ’achats (des mois précédant et suivant la clôture) : sélection des montants significatifs Remonter aux factures et contrôler le fait générateur en le justifiant : remonter au bon de réception ou à la date de réalisation de la prestation. Rappel : une facture n’est pas un justificatif en soi du transfert de propriété. Formalisation : Établir un tableau récapitulatif des tests effectués et préciser le scope d ’audit Travaux à effectuer Le nombre de factures à sélectionner est à déterminer en relation avec le responsable de mission (se référer au programme de travail de la mission). Bien faire la différence entre la facture et le justificatif du transfert de propriété (bon de réception, PV d ’acceptation de travaux,…). La date de la facture ne correspond donc pas à la date du fait générateur qui détermine l ’exercice de comptabilisation. Un tableau récapitulatif peut être établi sous la forme suivante : N° facture Fournisseur Prestation Montant Date Justificatif Conclusion

36 3.2.5 Cut-off Conclure Validation du cut-off : objectifs atteints Non-validation du cut-off : quels impacts ? Factures comptabilisées en N+1 avec un fait générateur relatif à N Ont-elles été comptabilisées en factures non parvenues à la date d ’arrêté des comptes ? Cut-off validé Ajustement avec impact résultat Attention à la problématique des contrats long terme (ajustement # montant de la facture) Oui Non Rappel des écritures comptables de FNP :Exemple : Facture non reçue sur N pour un achat de 100 € à rattacher à l ’exercice N A la clôture N : Comptabilisation d ’une charge à payer/facture non parvenue Débit Crédit 607 Achats 80,4 408 Factures non parvenue 100 4458 TVA sur FNP 19,6 Exercice N+1 : Extourne de l ’écriture de charge à payer Débit Crédit 607 Achats 80,4 408 Factures non parvenue 100 4458 TVA sur FNP 19,6 Exercice N+1 : Comptabilisation de la facture fournisseur reçue 401 Fournisseurs 100 4456 TVA déductible 19,6 On a bien un impact résultat de (100) sur N et aucun impact résultat sur N+1. ATTENTION : dans le cas des contrats long terme, l ’impact de l ’ajustement à comptabiliser dépendra de la marge dégagée sur le contrat concerné à la date d ’arrêté.

37 3.2.5 Cut-off Rédaction d ’un mémo de sous-section
Factures comptabilisées en N avec un fait générateur relatif à N+1 Ont-elles été comptabilisées en charges constatées d ’avance à la date d ’arrêté des comptes ? Cut-off validé Ajustement avec impact résultat Rédaction d ’un mémo de sous-section Intégrer un tableau d ’ajustements Oui Non Rappel des écritures comptables de FNP :Exemple : Facture non reçue sur N pour un achat de 100 € à rattacher à l ’exercice N A la clôture N : Comptabilisation d ’une charge à payer/facture non parvenue Débit Crédit 607 Achats 80,4 408 Factures non parvenue 100 4458 TVA sur FNP 19,6 Exercice N+1 : Extourne de l ’écriture de charge à payer Débit Crédit 607 Achats 80,4 408 Factures non parvenue 100 4458 TVA sur FNP 19,6 Exercice N+1 : Comptabilisation de la facture fournisseur reçue 401 Fournisseurs 100 4456 TVA déductible 19,6 On a bien un impact résultat de (100) sur N et aucun impact résultat sur N+1. ATTENTION : dans le cas des contrats long terme, l ’impact de l ’ajustement à comptabiliser dépendra de la marge dégagée sur le contrat concerné à la date d ’arrêté.

38 3.2.6 Revue des FNP S ’assurer que la séparation des exercices est correctement respectée Valider le caractère nécessaire et suffisant des factures non parvenues comptabilisées au 31/12/N et le correct rattachement à l ’exercice N Revue analytique, contrôle de pièces et entretien Objectifs Rappel de la définition d ’une charge à payer/FNP Durant l ’exercice, les achats de biens et services ont été enregistrés lors de la réception des factures qui coïncide habituellement avec la livraison. Toutefois lorsqu ’existe à la date d ’arrêté des comptes, pour un motif quelconque, un décalage entre facturation, comptabilisation et livraison, il convient de régulariser la situation à l ’occasion des opérations d ’inventaires. Facture non comptabilisée, bien ou service reçu : la charge est constatée au débit du compte de charges concerné par le crédit du compte de charges à payer rattaché au tiers. Rappel des écritures comptables Cf. slides sur la revue du cut-off Outils utilisés

39 Contrôle de pièces et entretien
3.2.6 Revue des FNP Établir un tableau comparatif des FNP N/N-1 par nature et par année d’ancienneté Expliquer et valider les principales variations Sélection des montants significatifs et obtention des justificatifs Fait générateur Évaluation Vérification de l ’apurement : Contrôle des factures reçues en N+1 permettant de valider le fait générateur et le montant Sélection des FNP à forte ancienneté : justifier le bien fondé du maintien au bilan Travaux à effectuer Revue analytique Contrôle de pièces et entretien Revue analytique : La revue analytique permet de valider la cohérence des FNP d ’un exercice sur l’autre par nature de charge en s ’assurant notamment que les principales FNP comptabilisées en N-1 se retrouvent bien en N et si tel n ’est pas le cas il convient d ’obtenir les explications et justificatifs correspondant. Par ailleurs, la mise en évidence d’une variation significative entre N-1 et N permet également de détecter les éventuels oublis ou surévaluation de FNP. Contrôle des pièces - Le contrôle des pièces le plus probant en matière de revue des FNP est bien entendu l ’obtention de la facture lorsque celle-ci a été reçue à la date de l ’intervention. - Dans certains cas (intervention très proche de la date d ’arrêté), il est possible que la société n ’ait pas encore reçu la facture relative à la charge à payer (FNP) comptabilisée. Il est alors nécessaire de recueillir les éléments sur la base desquels elle a procédé à son estimation (bon de livraison, bon de commande, …) et de valider le fait générateur sur l ’exercice de comptabilisation. Le document justificatif doit permettre de valider la cohérence du montant comptabilisé en FNP, même s ’il peut exister des écarts en fonction du degré de connaissance relative à l ’achat lors de l ’arrêté des comptes. L ’éventuel écart entre la charge à payer (FNP) et le montant de la facture fournisseur est habituellement laissé en charges d ’exploitation, ce qui ne saurait fausser de façon significative le résultat d ’exploitation de l ’exercice de régularisation, la faiblesse d ’un tel écart étant une condition de la constatation d ’une charge à payer et non d ’une provision. Par ailleurs, il est indispensable de valider le fait générateur de la charge afin de s ’assurer qu ’elle devait bien être rattachée à l ’exercice N.

40 3.2.6 Revue des FNP Conclure Conclure sur le correct rattachement des charges à l ’exercice Établir un tableau d ’ajustements Cas n°2 et 3 : « factures non parvenues » Exercice n°3 et 4

41 3.2.7 Dettes en monnaie étrangère
Objectifs S’assurer de la correcte évaluation des dettes Outils utilisés Contrôle de pièces Présentation des travaux à effectuer Obtenir les états récapitulatifs des dettes fournisseurs classés par devises Valider les cours retenus pour la valorisation au 31/12 pour les soldes en devises significatifs Recouper ces états avec les comptes d’écarts de conversion Rappel des principes de comptabilisation des dettes en monnaie étrangère Valeur d ’entrée dans le patrimoine : La comptabilisation des factures d ’achats et de ventes peut se faire : au taux estimé ayant servi de base à la négociation au taux du jour de l ’acceptation de la commande au taux du jour de la facturation au taux du mois de comptabilisation de la facture au taux de la couverture de change ( achats à terme, options …) Valeur au bilan Les dettes en monnaies étrangères sont converties et comptabilisées en monnaie nationale sur la base du dernier cours de change. Lorsque l ’application du taux de conversion à la date d ’arrêté des comptes a pour effet de modifier les montants en monnaie nationale précédemment comptabilisés, les différences de conversion sont inscrites à des comptes transitoires, en attente de régularisations ultérieures : à l ’actif du bilan, lorsque la différence correspond à une perte latente (# 476-Ecart de conversion Actif) -> Provision (#1515) au passif du bilan, lorsque la différence correspond à un gain latent (#477- Ecart de conversion Passif)

42 3.2.7 Dettes en monnaie étrangère
Présentation des travaux à effectuer (suite) Si les dettes en devises sont significatives sélectionner les factures les plus significatives et vérifier : la correcte retranscription des factures : référence, date et montant en devises ; le cours de comptabilisation ; l’exactitude arithmétique des valeurs initiales, actualisées et de l’écart de conversion. Conclure Conclure sur la correcte évaluation des dettes en devises. Les gains latents n ’interviennent pas dans la formation du résultat. Les pertes latentes entraînent en revanche la constitution d ’une provision pour risques. Les règlements relatifs à ces dettes sont comparés aux valeurs historiques originales et entraînent la constatation des pertes et gains de change ainsi réalisés aux comptes 666 « Perte de change » ou 766 « Gain de change ».

43 3.2.8 Analyse des fournisseurs débiteurs
Objectif Correcte évaluation et classification Outils utilisés Contrôle de pièces Présentation des travaux à effectuer : Sélectionner les soldes significatifs Analyser et valider les raisons de l ’existence de ces soldes et la recouvrabilité de la créance

44 3.2.9 Validation des enregistrements
Objectif Réalité des enregistrements Concerne bien l ’entreprise Correcte évaluation et classification Enregistrement sur la bonne période Outils utilisés Contrôle de pièces Présentation des travaux à effectuer : Contrôles de pièces aléatoires avec validation : que l ’opération concerne bien l ’entreprise et l ’activité des imputations comptables des dates de prestations et d ’enregistrement du contrôle de la facture par le service concerné et du BAP des contrôles arithmétiques La majeure partie du contrôle des comptes de charges est assurée : soit par les sondages sur le contrôle interne, soit par le biais de la revue analytique, soit à travers le contrôle des postes correspondants au bilan. Des tests spécifiques basés sur des contrôles de pièces aléatoires permettent également de valider les principaux objectifs d ’audit (réalité, exhaustivité, sans oubli, concerne l ’entreprise, bon montant, bonne période, bon compte). Ces travaux sont importants à réaliser lors du final surtout s ’il n ’y a pas eu d ’intervention intérimaire (revue de contrôle interne).

45 3.3 Mémo de synthèse Rappel des objectifs poursuivis
Présentation des données chiffrées : présentation synthétique éléments de la revue analytique - commentaires Récapitulatif des travaux effectués : indexé avec les sous sections Points notés (indexés avec les travaux) Conclusion Quand rédige-t-on le mémo de section ? Au fur et à mesure. Les objectifs poursuivis pourront être renseignés avant de commencer les travaux, et ce afin de s’assurer de la correcte compréhension des travaux que l’on va réaliser. La présentation des données chiffrées se fait après avoir monter la feuille maîtresse et effectuer la revue analytique : cela permet ainsi d’axer les travaux sur les postes importants. La récapitulation des travaux et les points notés se font une fois que les travaux sont terminés : par soucis de clarté, on pourra référencer non seulement les travaux mais aussi les points notés La conclusion doit permettre à la personne qui relit les travaux de se faire une opinion sur les comptes; de comprendre la démarche d ’audit et de savoir quels sont les travaux qui ont été réalisés : - il faut éviter les phrases toutes faites - il faut prendre position : s’il reste des suspens qui ne permettent pas de conclure, on le dit. Cas n°3: « ARUM mémorandum de synthèse fournisseurs » Exercice n°5

46 3.4 Contrôle de l’annexe Cohérence du paragraphe sur les principes et méthodes (méthode de conversion retenue pour les dettes en devises,…) Validation des données chiffrées Classement des dettes selon la durée qui reste à couvrir jusqu ’à leur échéance un an au plus plus d ’un an et cinq ans au plus plus de cinq ans Détail des produits à recevoir ou des charges à payer rattachées aux postes de dettes Fraction des dettes concernant les entreprises liées Il existe des questionnaires préétablis qui aident au contrôle de l’annexe. Ces questionnaires doivent systématiquement être remplis au moment du contrôle de l’annexe Revue des principes et méthodes comptables - conformes à la réglementation : du pays, du secteur d’activité - doivent être mentionnés : les principes de comptabilisation notamment pour les opérations libellées en devises

47 3.4 Contrôle de l’annexe Indication du montant des dettes représentées par des effets de commerce L ’indication des dettes correspondant aux acquisitions avec clause de réserve de propriété est-elle indiquée (si cette mention n'est pas portée au bilan) S'ils sont significatifs, mention des éléments suivants (présentation possible sous forme de tableaux des engagements) - liste non limitative : Dépôts de garantie versés Promesses d'achat Achat de marchandises ou de matières premières à terme Toute autre explication nécessaire à la compréhension des comptes annuels par leurs utilisateurs (en particulier produits et charges exceptionnels, variations significatives de certains postes, changement de méthode, etc).

48 Conclusion Rôle de l’assistant
Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au préfinal : Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo d’approche Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les contrôle alternatifs