STRATÉGIE GAGNANTE DE BUSINESS CASE EN E-LEARNING Jean-François Poliquin Chef Formation SIC.

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1 STRATÉGIE GAGNANTE DE BUSINESS CASE EN E-LEARNING Jean-François Poliquin Chef Formation SIC

2 STRATÉGIE GAGNANTE DE BUSINESS CASE EN E-LEARNING Objectif: Partager avec les participants les façons de faire en grande entreprise pour la réalisation d'un business case Cycle de réalisation d'un business case Facteurs favorables et facteurs de résistance Quantification des éléments d'efficience (coûts – bénéfices) Un cas vécu de de transformation

3 Business case: Le business case présenté visait 21% du patrimoine total de formation de la Vice-Présidence Réseau i.e. 1206 heures de cours sur 5891. Un investissement de $5M sur 4 ans a été consenti par le Président Distribution soit une augmentation de 20% du budget annuel de formation. Hydro-Québec Production Trans-Énergie Distribution Autres VSALCRéseau

4 STRATÉGIE GAGNANTE DE BUSINESS CASE EN E-LEARNING Cycle de réalisation d'un business case

5 Cycle de réalisation d'un business case en e-learning Détermination des objectifsobjectifs CueilletteCueillette des données objectives SélectionSélection du patrimoine Détermination des valeurs d'efficience Con vaincre Finaliser le montage du business case: Volet efficience en formation Volet technologique Vendre le BC Identification des enjeux technologiques Ajuster le BC Le BC est approuvé ! Converger Vaincre les résistances Monter le Business case Identification des parties prenantes

6 Détermination des objectifs objectifs Conversion de cours existants ? Nouveau patrimoine ? Apprentissages en continu ? Un virage en e-learning ou la continuité de pratiques existantes ? Formation synchrone ou asynchrone ? Formation en bloc ou en modules ? Objectifs de projet Objectifs de formation Diminution des coûts ?Formation juste assez ? Auto-formation ? Formation juste à temps ?

7 CueilletteCueillette des données objectives ParticipantsQuiOù Combien à desservir Comment sont-ils formés actuellement Degré d'autonomie des participants Expérience préalable en formation Sensibilisé aux NTF ou non Enjeu de perrennité du savoir Contenus Stratégie d'enseignement souhaitée Interactivité souhaitée Un domaine de compétences VS des compétences diversifiées Matériel de formation stable ou non Potentiel de réutilisation du matériel Réingénierie de cours applicable Infrastructures technologiques existantes ou non Enseignement de connaissances, habiletés ou comportements Processus de conception de cours Conception de cours interne ou externe Technologie Infrastructures technologiques existantes ou non Facilité d'accès à la technologie Libre service ou traçabilité Coûts Valeur des déplacements pour formation Salaire moyen des participants Valeur des temps de formation Infrastructure technologique

8 SélectionSélection du patrimoine Participants Degré d'autonomie dans l'apprentissage Population à desservir Expérience préalable en formation Sensibilisé aux NTF ou non Très autonome Autonome Moyen Peu Plus de 100 Entre 50 et 100 Moins de 50 Universitaire CEGEP Secondaire Oui Non Contenus Potentiel de réutilisation du matériel Interactivité souhaitée Réingénierie de cours applicable Matériel de formation stable ou non Connaissances Habiletés ComportementsÉlevéMoyenPeuGrandeMoyennePeuOuiNon 5 ans 3 ans 1 an Coûts Valeur des déplacements pour formation Facilité d'accès à la technologie Temps de formation Élevée Moyen Peu Oui Non Élevé Moyen Peu

9 Détermination des valeurs d'efficience Durée de la formation Frais de déplacement Nombre de rappels de formation Uniformité du message transmis Vitesse de déploiement plus rapide Meilleure utilisation du support Meilleure gestion de l'information (flexibilité, accessibilité, pas de duplication) Réutilisation d'objets de connaissance Réutilisation d'objets de formation Pérennité du savoir

10 Monter le business case: Volet efficience en formation 1 Coût total de conception + Coût total de diffusion + Coût total de diffusion Formation Formation Client ___________________________________________________________ Nombre d'employés Durée de la formation Réutilisation d'objets de connaissance Réutilisation d'objets de formation Pérennité du savoir Durée de la formation Frais de déplacement Nombre de rappels de formation Uniformité du message transmis Vitesse de déploiement plus rapide Meilleure utilisation du support Meilleure gestion de l'information (flexibilité, accessibilité, pas de duplication)

11 Monter le business case: Volet efficience en formation 2 Coûts traditionnel VS NTF Coût total de conception Formation NTF / Tradition Coût total de diffusion Formation NTF / Tradition Coût total de diffusion Clients Territoire NTF / Tradition Coût total NTF / Tradition Coût total par employé NTF / Tradition % du coût NTF vs traditionnel Projets majeurs ///// Formation de base ///// Sécurité ///// Pérennité du savoir-faire ///// Activité spécifique 1 ///// TOTAL /////

12 Vendre le BC - Fonder ses arguments sur les résultats d'affaires attendus - Agir d'abord à l'échelon le plus élevé de la hiérarchie qui est accessible Agir sur toute table de concertation pertinente présente dans l'organisation Dire oui à toute demande d'information Structurer l'information de manière à valoriser l'amélioration des façons de faire et non de vendre de la technologie Agir à tous les niveaux de l'organisation Réaliser de petits projets gagnants et porteurs d'assurance réussite.

13 STRATÉGIE GAGNANTE DE BUSINESS CASE EN E-LEARNING Facteurs favorables et facteurs de résistance

14 Facteurs favorables Facteurs de résistance - Une haute Direction sensible à la formation - Des intervenants formation informés et familiers avec le e-learning - Un business case bien documenté et qui est basé sur les besoins d'affaire de l'entreprise - Une occasion d'affaires qui nécessite du matériel nouveau en formation - Un public cible à caractère "auto-apprenant" - Des cours qui visent l'acquisition de concepts, de principes ou de procédures - De la formation qui vise l'acquisition de compétences "verticales" - Des succès avec de petits projets - Des cours qui peuvent être réutilisés (RLO) - Une structure de support bien organisée - Tout le contraire et plus !

15 STRATÉGIE GAGNANTE DE BUSINESS CASE EN E-LEARNING Quantification des éléments d'efficience (coûts – bénéfices)

16 Coût total de conception + Coût total de diffusion + Coût total de diffusion Formation Formation Client ___________________________________________________________ Nombre d'employés Données de base: Liste des cours, leçons, modules et leur durée approximative (en heures) % du cours en mode auto-formation % du cours en classe virtuelle % du cours en salle de cours Coût horaire de développement en mode auto-formation (taux horaire X ratio de développement) (1:100) Coût horaire de développement en mode CV (taux horaire X ratio de développement) (1:20) Coût horaire de développement en mode salle de cours (taux horaire X ratio de développement) (1:20)

17 Coût total de conception Coût total de conception + Coût total de diffusion + Coût total de diffusion Formation Formation Formation Client ___________________________________________________________ Nombre d'employés = (durée du cours X 80% X % en capsule X coût horaire de développement en mode auto-formation) + (durée du cours X 80% X % en CV X coût de développement en mode CV) + (durée du cours X 80% X % en classe X coût de développement en mode classe)

18 Coût total de diffusion Coût total de conception + Coût total de diffusion + Coût total de diffusion Formation Formation Formation Client ___________________________________________________________ Nombre d'employés = (durée du cours X 80% X % en CV X coût horaire du formateur) + (durée du cours X 80% X % en classe X coût horaire du formateur) + (frais de déplacement du formateur) X nombre de sessions diffusées

19 Coût total de diffusion Coût total de conception + Coût total de diffusion + Coût total de diffusion Client Formation Formation Client ___________________________________________________________ Nombre d'employés = (durée X 80% X % capsule X taux de salaire de l'employé) + (durée X 80% X % CV X taux salaire de l'employé) + (durée X 80% X % classe X taux de salaire de l'employé) + (frais de déplacement de l'employé) X nombre d'employés visés

20 Le coût total e-learning VS le coût total en mode traditionnel donne la valeur des bénéfices attendus Réduction des temps de formation Réduction des frais de déplacements Élimination des rappels de formation

21 STRATÉGIE GAGNANTE DE BUSINESS CASE EN E-LEARNING Un cas vécu de de transformation

22 Objectif Faire un "virage" en e-learning et diminuer les coûts de formation Patrimoine visé: - la création des nouveaux cours en mode e-learning - la transformation des cours de formation initiale - la transformation des cours associés aux savoirs critiques détenus par les ingénieurs et techniciens - la transformation des cours de base en sécurité

23 Business case: Le business case présenté visait 21% du patrimoine total de formation de la Vice-Présidence Réseau i.e. 1206 heures de cours sur 5891. Les coûts de création, de maintien et de diffusion du patrimoine visé (sur 4 ans) étaient de $65M (e-learning) VS $88M (mode traditionnel). Un investissement de $5M sur 4 ans a donc été consenti par le Président Distribution soit une augmentation de 20% du budget annuel de formation. Valeurs d'efficience: - La durée de la formation - Le nombre de rappels - La pérennité de savoirs critiques

24 STRATÉGIE GAGNANTE DE BUSINESS CASE EN E-LEARNING Et l'implantation ?

25 STRATÉGIE GAGNANTE DE BUSINESS CASE EN E-LEARNING Merci !