EG - PS - 7 janvier 20091 Pourquoi un logiciel de Gestion Electronique de Documents ? (plate-forme opérationnelle mutualisée)

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1 EG - PS - 7 janvier 20091 Pourquoi un logiciel de Gestion Electronique de Documents ? (plate-forme opérationnelle mutualisée)

2 EG - PS - 7 janvier 20092 Des besoins forts Des serveurs ftp (ou des ordinateurs individuels) inadaptés à la gestion de la documentation vivante (évolutive) – Lourdeur dans la gestion quotidienne, pour la mise à jour des documents et le suivi des procédures (actions manuelles et répétitives) – Problèmes de sécurité des données (doublons, écrasement de données, suppressions involontaires) – Recherche de fichiers impossible (il faut savoir où se trouve ce que lon cherche pour le trouver) – Structuration très limitée – Gestion des droits daccès limitée (1 serveur ftp pour partager telles données avec tels partenaires) – Ergonomie restreinte Or, des besoins documentaires importants – Gérer un volume important de documents pour les projets (spécifications, procédures, documents qualité…) ainsi que pour les équipes et observatoires (mémoire pérenne de la documentation) – Mettre à jour la documentation en fonction des changements liés à la mission, à linstrument, aux personnes responsables – Gérer les documents en configuration (répercussions sur les différentes parties du projet ou de léquipe) – Travailler à plusieurs et à distance sur les mêmes documents – Assurer la confidentialité et la sécurité des données – Assurer les normes « Assurance Qualité » pour la gestion documentaire dun « grand établissement »

3 EG - PS - 7 janvier 20093 Des outils performants et adaptés Gestion Electronique de Documents (GED) ou Enterprise Content Management (ECM) : – Des portails documentaires adaptés au travail collaboratif et au partage de documents – Des bases de données conçues pour simplifier l'accès, le dépôt, l'échange, la recherche, l'archivage et le suivi de versions des documents Echantillon de fonctionnalités : – Accès à une interface web unique – Gestion des droits daccès différenciés (aux niveaux utilisateur, dossier, document) – Import-export de données – Historique des modifications et archivage automatique des versions de fichiers – Verrouillage de document – Notifications par email (abonnement) – Multilinguisme – Plan de classement, indexation (métadonnées) et recherche multicritères – Ergonomie dutilisation et de paramétrage – Collaboration sur document (commentaires) – Personnalisation graphique – Agenda partagé Coûts dacquisition : – Logiciel : 4 000 < 8 000 euros – Prestations de mise en œuvre : 8 000 < 12 000 euros – Maintenance : 900 < 1 500 euros

4 EG - PS - 7 janvier 20094 Bilan des objectifs Les objectifs d'une telle démarche sont donc multiples : - mutualisation - visibilité - traçabilité - pérennité - sécurité Pouvoir gérer les situations durgence ou de crise Améliorer les relations en interne et en externe avec les partenaires (académiques ou industriels) Des gains en temps, en performance et en qualité pour tout le monde et pour tous les projets de linformation