Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur

Présentation au sujet: "Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur"— Transcription de la présentation:

1 Encoder une proforma en SRM7 par le fournisseur
Janvier 2013 – V1

2 Données techniques URL https://srm.elia.be User VENxxxxxx
Aide: Purchasing support Nathalie Sarlet 02/ Kevin Rymenants 02/ Nancy De Smet 02/ Options Internet Internet Explorer > 6.0 (Compatibilité) Désactiver blocage Pop-up 4/5/2017

3 Options compatibilité
4/5/2017

4 Autoriser elia.be Indiquez le site web, cliquez sur « Add » et ensuite sur « Close ». 4/5/2017

5 Autoriser elia.be En cas de problème pour ouvrir le catalogue (voir slide 17), cliquez sur l’icône “Compatibility View” pour une compatibilité internet complète. 4/5/2017

6 Désactiver blocage Pop-up
4/5/2017

7 Processus encodage proforma par le fournisseur (cdes annuelles)
4/5/2017

8 Processus encodage proforma par le fournisseur (cdes individuelles)
4/5/2017

9 Contenu Connexion / Déconnexion Créer facture proforma
Rechercher et sélectionner la commande Entrer les données de détail Ajouter les annexes / commentaires Sauver & envoyer Vérifier facture proforma Rejet d’une facture proforma Vérifier Modifier 4/5/2017

10 1.Connexion 2 mots de passe (sensible majuscules!)
DMZ: 1er mot de passe Peut être mémorisé par le PC Ne sera jamais changé Longueur minimum 6 CHAR Pour des raisons de facilité, indiquez le même mot de passe pour les 2 4/5/2017

11 1.Connexion 2ème mot de passe pour SRM 4/5/2017

12 Vous avez 4 menus : le 1er pour créer une pro forma, le 2ème pour utiliser l’outil d’upload, le 3ème pour visualiser vos listes et le 4ème pour rechercher une pro forma. Log off pour vous déconnecter du système Créer facture proforma Vos listes de pro forma’s Pour changer de langue Rechercher une pro forma Utiliser l’outil de chargement 4/5/2017

13 Contenu Connexion / Déconnexion Créer facture proforma
Rechercher et sélectionner la commande Entrer les données de détail Ajouter les annexes / commentaires Sauver & envoyer Vérifier facture proforma Rejet d’une facture proforma Vérifier Modifier 4/5/2017

14 2.Créer facture proforma
1 1 N° de commande 48xxxxxx ou 47xxxxxx Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours 2 3 4/5/2017

15 2.Créer facture proforma
Si vous obtenez une liste, sélectionnez le n° de commande 1 4/5/2017

16 2.Créer facture proforma
Description, ex. Chantier XXX – Ligne 70 kV xxxxx Référence proforma - doit être reprise sur la facture Période des services, ex. Décembre 2012 1 proforma = 1 facture Ligne 1.1. prévue pour des services hors contrat 4/5/2017

17 2.Créer facture proforma
Via « Add item » sélectionnez votre catalogue 4/5/2017

18 Catalogue – choisir le(s) service(s)
Recherchez service possible via réf. fournisseur, ex 1. Sélectionnez le bon catalogue (si vous en disposez de plusieurs) 2. Sélectionnez les services dans le catalogue : 2 manières ou 4/5/2017

19 Catalogue – choisir le(s) service(s)
Aperçu de votre sélection Quand tous les services ont été sélectionnés, transférer le contenu vers SRM Ou via « Check out » sans aperçu 4/5/2017

20 2.Créer facture proforma
Les services sélectionnés dans le catalogue sont ajoutés dans la pro forma 4/5/2017

21 2.Créer facture proforma
1. Adaptez les quantités, cliquez sur « Check » et vérifiez le montant total de la proforma 2. Si pas de service(s) hors catalogue, supprimez la ligne 1.1. via « Delete », sinon une erreur s’affichera. 4/5/2017

22 2.Créer facture proforma
Optionnel : si service(s) hors catalogue, utilisez la ligne 1.1. en indiquant une description et soit un prix total (par ex. 1 SU à 200 eur), soit un prix unitaire + quantité et unité appropriées (par ex. 3 pièces à 150 eur/pièce). 4/5/2017

23 3. Joindre les documents justificatifs
Ajoutez éventuellement un commentaire via « Vendor text » Ajoutez les annexes (PDF, Word, Excel …) nécessaires 4/5/2017

24 4.Sauver & envoyer la facture proforma
Remarque: “Save” = sauver sans envoyer la proforma au contremaître ou quand il y a des messages d’erreur. Voir aussi slide 27 4/5/2017

25 Contenu Connexion / Déconnexion Créer facture proforma
Rechercher et sélectionner la commande Entrer les données de détail Ajouter les annexes / commentaires Sauver & envoyer Vérifier facture proforma Rejet d’une facture proforma Vérifier Modifier 4/5/2017

26 3.Vérifier la facture proforma
Sélectionnez le menu « Overview Confirmations » pour afficher vos listes de pro forma’s. 4/5/2017

27 3.Vérifier la facture proforma
Via la liste « Awaiting approval » vous retrouvez la pro forma en attente d’approbation. Vos listes de pro forma’s Sélectionner la proforma. 4/5/2017

28 Statuts des pro forma’s
All : toutes vos pro forma’s, quel que soit le statut. Saved : vos pro forma’s mises en attente. Awaiting Approval : vos pro forma’s encore en approbation chez le contremaître d’Elia. Approved : vos pro forma’s approuvées. Rejected : vos pro forma’s refusées par le contremaître d’Elia. Deleted : vos pro forma’s supprimées. 4/5/2017

29 Contenu Connexion / Déconnexion Créer facture proforma
Rechercher et sélectionner la commande Entrer les données de détail Ajouter les annexes / commentaires Sauver & envoyer Vérifier facture proforma Rejet d’une facture proforma Vérifier Modifier 4/5/2017

30 4. Le contremaître rejette la proforma
Vous recevez un mail avec la raison du rejet. 4/5/2017

31 3.Vérifier la facture proforma
Sélectionnez le menu « Overview Confirmations ». 4/5/2017

32 Sélectionner la proforma rejetée
Via la liste « Rejected » vous retrouvez la pro forma rejetée. Sélectionner la proforma. 4/5/2017

33 Vérifier la raison et les commentaires du contremaître
Cliquez sur le bouton « Edit » pour pouvoir modifier/adapter la pro forma. Commentaire de rejet du contremaître d’Elia. 4/5/2017

34 Corriger/compléter la pro forma
Adaptez la pro forma, annexez les documents éventuellement manquants et confirmez vos modifications. Remarque : “Delete” quand la pro forma est complètement erronée (mauvais n° de cde, n° d’item) et doit être réencodée. 4/5/2017

35 Pro forma corrigée et confirmée
La pro forma se trouve à nouveau dans la liste « Awaiting approval ». Sélectionner la proforma. 4/5/2017

36 Pro forma approuvée Vous recevez un mail de confirmation de l’approbation, avec le PDF en annexe. 4/5/2017

37 Pro forma approuvée La pro forma se trouve finalement dans la liste « Approved ». 4/5/2017

38 Suivi des montants acceptés
A partir de la liste « Approved » vous pouvez exporter en excel la liste des pro forma’s acceptées pour faire votre suivi. 4/5/2017

39 Erreurs / problèmes Quantités décimales
Dans le catalogue (5.3 au lieu de 5,3) Qté < 1 peut être encodée en SRM, pas possible dans le catalogue Montant de la provision de la cde dépassé: contactez le contremaître chez Elia. Problème de mot de passe: contactez Purchasing Support 4/5/2017