Procédure de demande de soutien en ligne:

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1 Procédure de demande de soutien en ligne:
Résultats du questionnaire de satisfaction

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3 Retour: 37 parmi 179 = environ 21%
Très bien … satisfaisante… … insuffisante Retour: 37 parmi 179 = environ 21%

4 Avantages de la demande de soutien en ligne
Mise à disposition des données actuelles du partenaire : - partenaires peuvent compléter le formulaire en parallèle - plus grande cohérence des réponses - dossier plus facilement rendu dans les temps (13) Utilisation facile/ Amélioration de la procédure (6) (après un court temps d‘adaptation, les difficultés sont surmontées) Gain de temps, accélération de la procédure, transmission rapide (5) Système des „onglets“ clair (4) Il n‘y a plus d‘envoi de documents volumineux par courriel ou par la poste (3)

5 Avantages de la demande de soutien en ligne
Flexibilité : Chacun peut travailler indépendamment ou ensemble avec son partenaire (3) Champs pré-remplis (2) Pages de signatures sont séparées pour chaque établissement (2) Transparence, grande réactivité (1) Economies de papier (1) Facilité d‘utilisation

6 Propositions d‘amélioration
Demande de renouvellement de soutien : Mettre à disposition des données et documents existants  déjà prévu pour tous ceux qui ont rempli une 1ère demande en ligne Système de sauvegarde compliqué  seule possibilité pour permettre un travail simultané des partenaires

7 Propositions d‘amélioration
Deux possibilités d‘entrée pour le formulaire : a porté à confusion  Texte d‘accueil a été modifié - Texte bilingue pas possible Annexes: difficile de voir ce qui a déjà été téléchargé  Rubrique a été complètement retravaillée & Chargement de la page des signatures autorisé Version imprimable ne doit pas être sous l‘onglet „validation“  Précision du nom de l‘onglet „version imprimable et validation“ Validation du dossier possible de manière indépendante pour chacun des partenaires  est contraire au principe de dépôt commun d’une demande de soutien

8 Propositions d‘amélioration
Chiffres étudiants indiqués par l‘UFA portent à confusion  Problème de fond car l‘UFA n‘indique que les chiffres d‘étudiants réellement inscrits auprès d‘elle Préremplir le nombre d‘abandons des études  nous vérifions la faisabilité Avoir plus de place pour répondre à certaines questions (par ex : allongement de la durée des études, stages obligatoires)  Rajout de champs pour des commentaires Questions redondantes par ex : „préparation à la vie professionnelle“ (en B3) et relations avec le monde économique (en E)  questions peuvent paraître redondantes, mais elles sont posées dans 2 optiques différentes

9 AntOn ++ Les prochaines étapes

10 L’évaluation formelle des dossiers
Intranet réservé aux collaborateurs de l’UFA Envoi automatique d’un courriel de rappel de la date limite 15 jours avant le 31 octobre Permet de vérifier rapidement si le dossier est complet Envoi automatique d’un accusé de réception avec indication des documents manquants le cas échéant Suivi des dossiers facilité Déjà actif pour l’évaluation

11 La mise en place d’une plateforme à l’usage des acteurs de l’UFA
Espace « Etudiants / Doctorants » Création par les étudiants d’un compte personnel avec mot de passe leur permettant d’accéder aux fonctions suivantes : Modifier ses données personnelles S’inscrire / se réinscrire Télécharger / imprimer une attestation d’inscription ou d’aide à la mobilité perçue Télécharger le document « Etudiants mineurs » Remplir le rapport des étudiants Déclarer une interruption ou un abandon des études S’inscrire aux manifestations proposées par l’UFA, par exemple l’entraînement interculturel à la candidature Poser une question à l’UFA

12 La mise en place d’une plateforme à l’usage des acteurs de l’UFA
Espace « Responsables de programmes » Création par les responsables de programmes d’un compte personnel avec mot de passe leur permettant d’accéder aux fonctions suivantes : Modifier ses coordonnées, ajouter un interlocuteur Valider les inscriptions des étudiants Demander les aides à la mobilité et les aides aux frais de fonctionnement Remplir le justificatif d’utilisation des allocations Déclarer une interruption ou un abandon des études Demander l’établissement de certificats Modifier les données du guide des études en ligne S’inscrire aux manifestations de l’UFA, par exemple la réunion des responsables de programmes

13 La mise en place d’une plateforme à l’usage des acteurs de l’UFA
Espace « Evaluateurs » Création par les évaluateurs d’un compte personnel avec mot de passe leur permettant d’accéder aux fonctions suivantes : Possibilité pour les évaluateurs d’accéder aux dossiers à évaluer à tout moment pendant la période d’évaluation Evaluation en ligne : grilles d’évaluation et commentaires directement enregistrés dans la banque de données… …. et réutilisables rapidement pour les membres de la commission scientifique, du conseil d’université et pour l’information aux établissements Travail en binôme facilité

14 Merci de votre attention !
Délais de réalisation Evaluation formelle des demandes de soutien : déjà réalisé Pour les autres projets : Réalisation du cahier des charges d’ici le mois d’octobre 2013 Programmation au cours de l’année 2014 Merci de votre attention !