Réunion AFOPE du 17 janvier 2008 « Diagnostic organisationnel de l'intégration de nouvelles structures bancaires » CONFIDENTIEL 17 janvier 2008.

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1 Réunion AFOPE du 17 janvier « Diagnostic organisationnel de l'intégration de nouvelles structures bancaires » CONFIDENTIEL 17 janvier 2008

2 Préambule La complexité technique, le nombre de chantiers à entreprendre en parallèle, le contexte fortement émotionnel et la pression des actionnaires exigeant des résultats rapides rendent l'exercice d’intégration particulièrement difficile. Présentation AFOPE

3 Acquisitions et périmètre
Sommaire Acquisitions et périmètre Etapes d’intégration et types d’intervention de l’équipe Organisation Objectifs et spécificités de chaque étape Points de vigilance et clefs de succès Présentation AFOPE

4 Les étapes d’acquisition et le périmètre de l’équipe organisation
Développement de la stratégie Sélection du candidat « cible » Due diligence Négociation et signature Projet d’Intégration Évaluer le dispositif en terme de structure Identifier le potentiel de synergie Mission de l’équipe organisation Data room Entretiens avec le management Visites d’agences de plates-formes Réorganiser la structure selon les standards réglementaires et du Groupe Intégrer les solutions existantes Réduire les coûts et améliorer la qualité Mise en place des synergie La due diligence et l’intégration sont les étapes clés d’une acquisition Présentation AFOPE

5 Les Acteurs d’acquisition
Analyse des systèmes et équipements Mesure du risque technique Analyse du réseau Analyse des spécificités locales Expertise des règlements et statuts Analyse du contentieux Ressources Humaines Affaires Juridiques Analyse globale des effectifs Définition des besoins de formation Analyse de la fonction RH IT Développement Risques Organisation et Reengineering Pilotage du processus d’acquisition Analyse des structures et des process Analyse du Risque de Crédit L’implication de tous les acteurs du processus est un facteur clé de succès

6 Acquisitions et périmètre
Sommaire Acquisitions et périmètre Etapes d’intégration et types d’intervention de l’équipe Organisation Objectifs et spécificités de chaque étape Points de vigilance et clefs de succès Présentation AFOPE

7 Les étapes d’intégration et les types des missions
Identifier les opportunités Mission Diagnostic 3 – 4 Semaines Missions Diagnostic Analyser les process front to back Mission BPR Mission BBZ Mission ACE Finances Crédit documentaire 3 - 6 mois Contrôle permanent Compliance IT Structure Moyens de paiement Crédit Modifier l’organisation Mission Implémentation Suivi des résultats Reporting Consolidé Management Control Procédures Control Interne Compliance Crédit documentaire 1 - 2 ans Cash Chèques Cartes Transferts Virements Retail PME Corporate Structure HO BO Structure Réseau Présentation AFOPE

8 Évaluation de l’organisation - Mission Diagnostic
Objectifs Illustration Identification des différences structurelles Identification des sources principales d’opportunités Préconisation d’un plan d’action global Estimation des bénéfices 1 mois - 4 consultants Plus de 150 personnes interviewées (HO, 3 DRs) 3 réseaux des concurrents visités Descriptif de la structure de la banque : Organisation générale Organisation des lignes de métier (Retail, Corporate, Inv.) Organisation des fonctions support (IT, RH, Risk, Marketing, BO, Finance, …) Descriptif des 7 principaux processus (Compte, Cash, Change, Crédits, Cartes, Transferts, Trade Finance) Identification des principaux chantiers (~250 projets) Priorisation selon 3 niveaux de priorité Estimation des gains Phases Etat des lieux Formulation des recommandations Validation Durée 3 à 4 semaines Présentation AFOPE

9 Analyse des processus - Mission Business Process Reengineering
Illustration - Moyens de paiement Objectifs Analyse des processus existants Identification des points d’amélioration Descriptif du processus cible Chiffrage des gains 3 semaines - 4 consultants 70 personnes interviewées HO, 2DRs, 9 agences Descriptif détaillé de 28 processus (Cash, Cartes et Transferts) Identification des dysfonctionnements - 69 améliorations en termes de structure et processus (qualité, temps, ETP, risque) Proposition des processus intermédiaires et cibles Priorisation selon 3 niveaux de priorité Proposition d’un planning global Calcul des gains Phases Établir un diagnostic Documenter le processus actuel Identifier les dysfonctionnements Générer les idées Evaluer les pistes d’amélioration Définir le processus cible Durée 3 à 4 semaines par mission Présentation AFOPE

10 Mission Implémentation
Illustration – Mise en oeuvre « Cartes » Objectifs Définition du plan de mise en œuvre Organisation du pilote Validation des résultats 10 mois - 1 consultant + 1 équipe locale de 3 pers. 5 projets (2 projets structure + 3 projets processus) Création de B-O monétique (regroupement des activités IT, Sécurité et Contrôle) Outsourcing fabrication cartes Diminution de temps de livraison des cartes Sécurisation de livraison des cartes Simplification de processus de souscriptions Phases Désigner un sponsor par projet Constituer les groupes de travail Définir les processus et les outils Déterminer un planning Exécuter le plan d’action Suivre l’exécution Réaliser le pilote (recette) Diffuser les normes et les procédures Former les collaborateurs Durée 6 à 12 mois Présentation AFOPE

11 Projet d’intégration - déroulement des étapes
Situation Cible Nouvelle structure Nouvelle organisation Situation Intermédiaire Nouveaux processus Nouveaux outils Nouveaux produits Situation Initiale Diagnostic Missions BPR Missions Implémentations Transformation de structure et les quick-wins Transformation des processus Des premiers résultats rapides et validés par tous offre la crédibilité au projet Présentation AFOPE

12 Acquisitions et périmètre de l’équipe Organisation
Sommaire Acquisitions et périmètre de l’équipe Organisation Etapes d’intégration et types de missions Objectifs et spécificités de chaque étape Points de vigilance et clefs de succès Présentation AFOPE

13 Points de vigilance et facteurs clé de succès
Avoir une équipe dédiée à l’intégration Affirmer rapidement un leadership fort Maîtriser les processus de diffusion Fédérer autour du projet Déterminer un plan d’action Découper les projets complexes Maîtriser l’agenda et les systèmes d’alerte Se focaliser sur l’essentiel Eviter la submersion Définir la base des coûts Déterminer les indicateurs de performance Définir des normes communes Constituer le référentiel Présentation AFOPE

14 Points de vigilance et facteurs clé de succès
Gérer le projet d’intégration Adopter un mode Projet Assigner un périmètre fixe à chacun des intervenants Piloter en continu le risque opérationnel Respecter l’intégrité de toutes les phases du projet Gérer les différences culturelles Établir un langage commun Jouer des opportunités offertes par le multiculturalisme S’accorder sur les normes applicables Prendre en compte les spécificités locales Rester concret Présentation AFOPE

15 Merci… Thank you Présentation AFOPE