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1 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Étapes à suivre pour la configuration unique de certains paramètres Formation TeammateTime pour les directeurs de centre de distribution

2 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 2 Ordre du jour Inscrire les exigences de planification d’horaire (quarts de travail fixes).

3 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 3 Configurations uniques Lors de votre première semaine d’utilisation de TeammateTime, vous devrez inscrire des quarts de travail fixes pour vos coéquipiers. –Sur le site Site Manager, inscrivez les quarts de travail fixes de chaque coéquipier dans la page Exigences de planification. Il s’agit d’une configuration unique. –Vous devrez également inscrire des quarts de travail fixes pour tous les nouveaux coéquipiers.

4 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 4 Horaires créés automatiquement Chaque dimanche soir, le système créera un nouvel horaire pour les deux semaines suivantes selon les heures inscrites pour les quarts de travail fixes des coéquipiers ainsi que les demandes de congé. Chaque lundi, sur le site Site Manager, vous pourrez consulter l’horaire créé automatiquement pour les deux semaines suivantes. –Vérifiez l’horaire de la semaine et apportez-y toutes les modifications nécessaires. –Affichez l’horaire dans le système au plus tard le jeudi.

5 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 5 Inscrire des quarts de travail fixes Avant que TeammateTime puisse créer les horaires, vous devez inscrire les quarts de travail fixes de chaque coéquipier dans la page Exigences de planification du site Site Manager. Cliquez sur l’onglet Employee.

6 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 6 Inscrire des quarts de travail fixes Cliquez sur le nom du coéquipier.

7 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 7 Inscrire des quarts de travail fixes Cliquez sur le bouton Exigences de planification.

8 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 8 Inscrire des quarts de travail fixes Cliquez sur le bouton Ajouter les exigences de planification.

9 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 9 Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Inscrire des quarts de travail fixes Entrez la date à laquelle les quarts de travail fixes entreront en vigueur dans le champ Date de début. Il n’est pas obligatoire de remplir le champ Date de fin. Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début.

10 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 10 Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Inscrire des quarts de travail fixes Important : Ne changez pas la disponibilité générale. Laissez les cases « Toute la journée » sélectionnées.

11 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 11 Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Inscrire des quarts de travail fixes Important : Inscrivez l’horaire régulier du coéquipier sous la section Quarts de travail fixes. Le système utilisera ces données pour créer automatiquement des horaires chaque semaine. (Au besoin, vous pourrez apporter des modifications à l’horaire après sa création.)

12 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 12 Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Inscrire des quarts de travail fixes Pour chaque jour, entrez les heures de début et de fin des quarts de travail fixes dans les champs De et À. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Poste et sélectionnez le poste du coéquipier.

13 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 13 Inscrire des quarts de travail fixes Si le coéquipier a une rotation d’horaire, vous pouvez entrer des quarts de travail fixes pour des semaines additionnelles. Vous pouvez ajouter autant de semaines que vous le désirez. Assurez-vous que la date du champ Date de début de chaque semaine correspond à la rotation Cliquez sur le bouton (+) pour ajouter une autre semaine.

14 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 14 Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Inscrire des quarts de travail fixes Entrez des quarts de travail fixes pour la semaine 2. Ajoutez d’autres semaines de rotation, au besoin. Important : Inscrivez toutes les semaines de rotation avant de soumettre les quarts de travail fixes. Vous ne pourrez pas modifier les quarts de travail fixes d’un coéquipier après les avoir soumis. Vous pourrez seulement créer un nouvel horaire de quarts de travail fixes avec la même date de début qui remplacera les quarts précédents. Lorsque vous aurez terminé d’inscrire tous les quarts de travail fixes, cliquez sur le bouton Soumettre.

15 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 15 Inscrire des quarts de travail fixes Notes à propos des périodes de repas : Chaque dimanche soir, le système créera un horaire pour les deux semaines suivantes selon les quarts de travail fixes. Il ajoutera des périodes de repas selon les règles de planification des quarts (après la 3 e heure et avant la 5 e heure du quart) et échelonnera peut-être les périodes de repas. Les coéquipiers doivent pointer au début et à la fin de leur période de repas. Après avoir pointé le début de la période de repas, les coéquipiers doivent attendre au moins 30 minutes avant de pouvoir pointer la fin du repas. Les heures des périodes de repas ne seront pas comparées à celles de l’horaire. En d’autres mots, le système n’exigera pas que les coéquipiers pointent à l’heure prévue de repas. Aucune exception ne sera créée.

16 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 16 Inscrire des quarts de travail fixes Note à propos des règles et contraintes de planification des quarts de travail : Les quarts de travail fixes ne peuvent pas contrevenir aux règles et contraintes de planification applicables. Par exemple, si vous planifiez un quart de 10 heures ou un horaire hebdomadaire de 50 heures, le système créera un horaire avec des heures réduites selon les règles de planification d’horaire de l’entreprise. Ces règles varient selon l’emplacement, les lois provinciales, les ententes syndicales, etc.

17 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 17 Des questions?