Création et suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN

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1 Création et suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN
01/10/2014 16/06/2014 Footer

2 Contenu Login des fournisseurs Flows et processus en REFIN
Création de Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN Suivi des Requests et OT’s Requests et OT’s refusés 16/06/2014 Footer

3 1. Login des fournisseurs
Via le Portail d’Elia : User : VENxxxxxx Mot de passe sensible aux majuscules ! Avec majuscules et minuscules + chiffres. Même mot de passe que pour SRM (pour les fournisseurs qui encodent aussi des pro forma’s via le processus SUS). Ce mot de passe est unique pour un même fournisseur, mais plusieurs personnes peuvent traiter différentes commandes dans l’outil REFIN ! 28/02/2012 Footer

4 1. Login des fournisseurs
Via le website d’Elia, page « Fournisseurs » : Les manuels d’utilisation y sont également disponibles. 28/02/2012 Footer

5 1. Login des fournisseurs
Options Internet Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view) Désactiver le blocage des Pop-up Ajouter le site “elia.be” dans les “websites autorisés” 28/02/2012 Footer

6 2. Flows et processus en REFIN
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7 2. Flow en REFIN pour les demandes de facturation
Omwille van scope-beperking (timing) is enkel de basis ontwikkeld in Refin: workorders= workflow (PL/Buyer) OPA : Operational Project Assistant. 16/06/2014 Footer

8 2. Flow en REFIN pour les ordres de travail
Omwille van scope-beperking (timing) is enkel de basis ontwikkeld in Refin: workorders= workflow (PL/Buyer) 16/06/2014 Footer

9 2. Processus en REFIN Dès qu’une commande est approuvée, le fournisseur reçoit un mail avec le PDF de la commande (ou avenant) et ses annexes. La personne de contact pour REFIN chez ce fournisseur reçoit aussi un mail, après une étape de paramétrage, quand la commande est prête pour encoder des demandes de facturation (Requests for invoice) ou des ordres de travail (OT’s) dans l’outil REFIN. Cette personne peut être différente de celle qui a reçu la commande par mail. La commande se trouve alors automatiquement prête dans l’outil REFIN. Après exécution de travaux, vous pouvez encoder des “Requests for invoice” sur base des tranches de facturation spécifiées dans la commande. encoder des “OT’s” sur base d’une demande du chef de projet pour des travaux supplémentaires non encore couverts par la cde. Omwille van scope-beperking (timing) is enkel de basis ontwikkeld in Refin: workorders= workflow (PL/Buyer) 16/06/2014 Footer

10 2. Processus en REFIN Après l’encodage d’une demande de facturation (Request for invoice) ou d’un ordre de travail (OT) vous recevez un mail après approbation ou refus de ces demandes : Le mail d’approbation d’un Request est pour vous le signal pour facturer. Le mail d’approbation d’un OT signifie que cet OT a été accepté et fera l’objet plus tard d’un avenant officiel à la commande pour les travaux supplémentaires demandés et acceptés. Sur cet avenant vous pourrez ensuite encoder un Request et par après facturer (après approbation de ce Request). Avec un mail de refus concernant un Request / OT, vous devez adapter ou supprimer ce Request / OT. Vous pouvez traiter ce Request / OT à partir du mail de refus ou à tout moment à partir de la liste “Synthèse Request for Invoice” (voir points 4-5 ci-après). Omwille van scope-beperking (timing) is enkel de basis ontwikkeld in Refin: workorders= workflow (PL/Buyer) 16/06/2014 Footer

11 3. Création de Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN
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12 3. Création de Requests et OT’s
Utilisez le 1er menu “Create confirmation”. Log off pour vous déconnecter du système Pour changer de langue Omwille van scope-beperking (timing) is enkel de basis ontwikkeld in Refin: workorders= workflow (PL/Buyer) 28/02/2012 Footer

13 3. Sélection de la commande
Complétez un ou plusieurs critères pour rechercher une commande. Sans critères vous recevez toutes les commandes pour REFIN (R) et SUS (S). Le processus REFIN ne tient pas compte des items de commande. Vous pouvez donc choisir n’importe quelle ligne de commande. Avec le processus SUS le choix d’un item de commande a de l’importance ! La pro forma sera liée à cet item de commande. 28/02/2012 Footer

14 3. Sélection de la commande
Si vous ne trouvez pas votre commande, cela peut être dû à 3 raisons : La commande n’a pas été paramétrée pour le processus REFIN. La commande a été modifiée (avenant de cde pour augmentation du montant pour les suppléments demandés) et est encore en cours d’approbation chez Elia. La commande est clôturée. Prenez alors contact avec l’OPA ou Purchasing Support. 28/02/2012 Footer

15 3. Sélection de la commande
Sélectionnez la commande appropriée et cliquez sur “Créer confirmation” 28/02/2012 Footer

16 3. Création de Requests et OT’s
Cliquez d’abord sur “Traiter” pour pouvoir encoder un Request ou un OT. 2 onglets : le 1er pour les Requests for Invoice (demandes de facturation) et le 2ème pour les Ordres de travail (OT). Total = total encodé (sauf statut Supprimé et Refusé). Montant ouvert = Valeur nette PO – total approuvé. Entrée marchandises = Requests approuvés et enregistrés. Entrée facture = factures enregistrées. 28/02/2012 Footer

17 3. Création d’un Request Votre propre référence pour la commande Elia.
Cliquez sur “Add” dans l’onglet “Request for Invoice” pour encoder un Request. 28/02/2012 Footer

18 3. Joindre les annexes Encoder la valeur et la description.
Ajouter toutes les annexes et pièces justificatives nécessaires. 28/02/2012 Footer

19 3. Sauvegarder le Request
Cliquez sur “Sauvegarder”. Si vous encodez un Request qui dépasse le montant ouvert de la cde, vous recevrez le message d’erreur suivant : 28/02/2012 Footer

20 3. Création d’un Ordre de travail (OT)
Cliquez sur “Add” dans l’onglet “Ordres de Travail” pour encoder un OT. Remarque: un OT peut être encodé séparément ou en même temps qu’un Request. 28/02/2012 Footer

21 3. Création d’un Ordre de travail (OT)
Encoder la valeur et la description. Les annexes d’un OT sont ajoutées de la même manière que pour un Request via la flèche à gauche. 28/02/2012 Footer

22 3. Création d’un Ordre de travail (OT) estimé
Pour un OT estimé, cochez également la case “Estimé”. 28/02/2012 Footer

23 3. Création d’un OT de régularisation d’un OT estimé
Une fois que les travaux ont été réalisés et que la valeur finale est connue (par ex eur), vous créez un nouvel OT en régularisation de l’OT estimé (1.200 eur) pour la différence de prix (265 eur) et en faisant référence à l’OT estimé. 28/02/2012 Footer

24 3. Sauvegarder l’Ordre de travail (OT)
Cliquez sur “Sauvegarder”. 28/02/2012 Footer

25 4. Suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s)
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26 4. Suivi des Requests et OT’s
Utilisez le menu “Synthèse Request for Invoice”. 28/02/2012 Footer

27 4. Suivi des Requests et OT’s
Complétez un ou plusieurs critères pour rechercher des commandes, Requests ou ordres de travail. Sans critères vous recevez toutes les commandes en REFIN. Choisissez un ou plusieurs statuts (touche Ctrl) pour limiter la liste des Requests (R) et/ou OT’s (W). Sans statut vous recevez tous les Requests et/ou OT’s, quel que soit le statut, qui répondent aux critères. Cliquez sur “Apply”. Cliquez sur “Clear” pour effacer les critères. 28/02/2012 Footer

28 4. Suivi des Requests et OT’s
Exporter vers Excel 28/02/2012 Footer

29 4. Créer une variante Adapter le lay-out de la liste 28/02/2012 Footer

30 4. Créer une variante 2. Donner un nom à votre variante qui peut remplacer la “Vue par défaut”. 1. Adapter l’ordre des colonnes 3. Cliquer sur “OK”. 28/02/2012 Footer

31 4. Créer une variante Lay-out de la liste adapté avec votre propre variante. 28/02/2012 Footer

32 5. Requests et Ordres de travail (OT’s) refusés
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33 5. Requests et OT’s refusés
Après refus le Request ou l’OT est renvoyé au fournisseur pour adaptation (ou suppression). Choisissez ou non la catégorie de document (R ou W) avec le statut “Refusé” et cliquez sur “Apply”. Cliquez ensuite sur le n° du Request/OT dans la liste. 28/02/2012 Footer

34 5. Requests et OT’s refusés
Cliquez sur “Traiter” pour pouvoir adapter (ou supprimer) un Request ou un WO. 28/02/2012 Footer

35 5. Requests et OT’s refusés
Adaptez le montant (+ éventuellement annexes manquantes) et sauvegardez, ou supprimez le Request/OT inutile. Après adaptation et sauvegarde, le Request/OT est à nouveau envoyé en approbation chez le Chef de projet. Commentaire lors du refus du Chef de projet ou de l’OPA. 28/02/2012 Footer

36 Besoin d’aide ? Purchasing Support
Nathalie Sarlet 02/ Lorenz Sunt 02/ Kevin Rymenants 02/ Nancy De Smet 02/ 28/02/2012 Footer