Journée réseau Correspondants Autorités - 2 octobre 2014

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1 Journée réseau Correspondants Autorités - 2 octobre 2014
Bonjour à tous, Bienvenue, je suis heureux de vous accueillir aujourd'hui pour cette journée exceptionnelle,  c'est en effet une première que de réunir les correspondants autorités et avec eux des professionnels intéressés par la thématique des autorités. Je tiens à remercier chaleureusement la BULAC qui nous accueille dans cet amphithéâtre, l'ADBU et son Président Christôphe Péralès qui nous honore de sa présence, ainsi que les intervenants que nous aurons l'occasion de remercier à nouveau lors de leur intervention. L'idée d'une telle journée a mûri progressivement et c'est finalement dans les derniers mois de 2013 que le projet a réellement été acté. Vous connaissez probablement la suite : c’est l’annonce, au printemps, de cette journée à la fois aux Journées ABES et sur la liste de diffusion coraut.

2 Une journée parmi d’autres
Une ligne directrice, le projet qui murit, l’annonce lors des dernières JABES J’ai dit que c’était une journée exceptionnelle mais c’est aussi une journée parmi d’autres. Disons que c’est un ingrédient supplémentaire dans la cuisine des autorités… En effet, cette journée prend place dans un dispositif qui se veut étayé et cohérent. Elle vient accompagner un mouvement de fonds, qui a donné lieu à une enquête pour « mieux connaitre » les membre du réseau, leurs occupations, leur préoccupations, leurs collaborations, nous y reviendrons… Elle accompagne également une animation plus soutenue de la liste de diffusion à laquelle tout un chacun peut s’inscrire pour recevoir des informations régulières. Enfin, une formation spécifique sera prochainement proposée sur la plateforme d’autoformation de l’ABES. Cette formation déroulera progressivement, par étape, les compétences requises pour assurer la fonction de correspondant autorité.

3 Une journée pour quoi faire ?
garantir la diffusion et le respect des consignes de catalogage des autorités ; cimenter le réseau, autour de pratiques et d’objectifs communs en matière d’autorité ; sensibiliser aux enjeux à venir en matière d’exploitation des autorités. Ces objectifs nous ont donc amené à construire le programme que vous avez probablement déjà consulté.

4 Programme de la matinée
9h15-9h30 Introduction de la journée Jérôme KALFON – Directeur de l’ABES 9h30-10h15 Les correspondants autorités : missions, outils, enjeux François MISTRAL – ABES 10h15 – 10h45 : Pause 10h45-11h30 Actualités des autorités à l’ABES et pour les réseaux : Personnes, Collectivités, Titres, Sujets. Olivier ROUSSEAUX – ABES 11h30-12h00 Les données personnelles et la coopération ABES-BnF Valérie SILVA – ABES, Correspondant Informatique et Libertés Jérôme VILLEMINOZ – BnF, responsable du Service Coordination et administration des données 12h00 – 13h30 : Déjeuner libre

5 Programme de l’après-midi
13h30-14h15 Retour d’expérience sur l’implémentation des identifiants ISNI dans les pratiques professionnelles des catalogueurs de la BnF Pauline CHOUGNET – BnF, Expert Autorités Personnes et Responsable projet ISNI 14h15-15h00 Retour d’expérience sur la récupération et l’exploitation des notices d’autorités dans un SIGB Françoise PASCAL – SCD Mulhouse, Correspondant autorités 15h00 – 15h30 : Pause 15h30-16h15 Retour d’expérience sur les attentes nées du projet SGBM pour l'exploitation des autorités Françoise KUBEK-COULON & Françoise LHOMOND-GAGNE - Direction de la Documentation Bordeaux, Correspondant autorités & Coordinateur Sudoc 16h15-17h00 Les notices d’autorités comme outil de valorisation de la recherche Brigitte CANIPEL & Valérie TRAVIER – SCD Nîmes, Responsable du projet & Directrice 17h00 Clôture de la journée L’après-midi est consacré à des retours d’expérience, venant du terrain, du réseau lui-même, ainsi qu’aux échanges : chaque intervention comprenant un temps d’interaction. C’est un choix assumé que de faire la part belle aux situations dans les établissements et aux échanges, qui sont souvent bien plus inspirant que les monologues. Cela va être très enrichissant.

6 Les correspondants autorités : missions, réseau, enjeux
François Mistral - ABES

7 Plan de l’intervention
I) Missions du correspondant autorité II) Réseau : enquête « Mieux connaître les correspondants autorités » III) Enjeux : réalisations, projets, idées

8 I) Missions du correspondant autorité

9 Missions (1) Les Correspondants ont 5 missions principales :
1) être l’interlocuteur direct de l’ABES pour toutes les questions relatives aux autorités du Sudoc ; 2) être l’interlocuteur direct du réseau des professionnels et du public, pour les questions relatives aux données d’autorités produites par son établissement ; Lorsque l’ABES souhaite échanger avec un établissement du réseau Sudoc à propos des données d’autorités produites par lui ou qui lui sont utiles, elle ne doit avoir qu’un seul interlocuteur identifié (en plus du coordinateur local), et ce pour des raisons de clarté et de rapidité des échanges. Lorsqu’une bibliothèque du réseau Sudoc souhaite compléter une notice d’autorité, il est souhaitable qu’elle puisse entrer en contact avec la bibliothèque qui en est l’auteur et vérifier ainsi que la modification proposée lui convient. + Les notices d’autorités de la base Sudoc sont aujourd'hui très visibles sur le web : - au travers de l’application IdRef, indexée par tous les moteurs de recherche ; Cette forte visibilité peut entraîner des contributions positives de type crowdsourcing permettant de rétablir des liens ou de corriger des informations. Elle engendre aussi des demandes de modification ou de non-affichage de données personnelles de la part des personnes identifiées par ces notices d’autorité. Lorsque des demandes de la sorte se manifestent, c’est le correspondant autorités de l’établissement créateur de la notice d’autorité qui devra y répondre et procéder aux modifications nécessaires.

10 Missions (2) 3) exercer le contrôle sur la qualité des données d’autorités produites par l’établissement ; 4) assurer l’assistance et la formation dont ses collègues catalogueurs ont besoin ; 5) être le relais unique auprès de la Centre Rameau pour les propositions RAMEAU relevant de son établissement. 3) Le dédoublonnage Dans le cadre de cette mission de contrôle, le correspondant Autorités signalera à l’ABES, via le guichet les notices d’autorités doublons qu’il aura rencontrées ou qui lui auront été signalées. Le travail de dédoublonnage des autorités reste, pour l’instant, à la charge de l’ABES. Le suivi du catalogage des données personnelles La visibilité des données d’autorités « personnes physiques » sur le web exige qu’un grand soin soit apporté au respect des consignes de signalement des données personnelles. Les données d’autorité gérées dans un catalogue doivent être des données ayant un rôle bibliographique : elles visent à expliquer ou justifier des choix déterminant par exemple le classement d’un nom, la forme préférée d’un nom d’auteur, … de manière à lever des homonymies. Le suivi des notices d’autorité produites ou utilisées Le correspondant catalogage devra contrôler que format et consignes sont également respectés, pour toute création d’une notice d’autorité autre que « personne physique ». Il veillera également à la bonne utilisation des notices d’autorité-matière. Pour cela, il pourra : - rédiger et diffuser des notes ou des fiches techniques, si besoin ; - participer régulièrement à des réunions de service catalogage ; - assurer une veille scientifique concernant l’évolution des normes de description et des formats de catalogage des autorités ; - suivre les évolutions du langage RAMEAU, à partir de la rubrique « Actualités » du site web RAMEAU ; - signaler les erreurs d’indexation récurrentes (contresens, indexation trop générique, erreur de syntaxe, subdivision manquante) ; - effectuer ponctuellement des chantiers de correction dans le Sudoc (par exemple pour lever les homonymies). Cette liste d’actions, non exhaustive, est donnée à titre d’exemple. 4) Parce qu’il est identifié par les catalogueurs / indexeurs de son établissement comme une personne ressource fiable, le correspondant autorités aura un rôle d’assistance et de formation de premier niveau. Il répond aux questions relatives aux différentes normes de description, de construction des vedettes et de choix des accès, ainsi qu’aux questions relatives aux formats de catalogage Unimarc (A). 5) Le correspondant autorités est chargé : - de s’assurer que les propositions RAMEAU créées dans WinIBW par ses collègues sont pertinentes ; - de saisir dans le Fichier National des Propositions RAMEAU (FNPR) la proposition de son établissement, en y associant le numéro PPN de la notice Td3 créée ; - d’alerter, en cas de refus du Centre national RAMEAU, le catalogueur / indexeur à l’origine de la proposition ; - de supprimer, en cas de refus du Centre national RAMEAU la notice de proposition RAMEAU Td3 dans WinIBW et de procéder à la ré-indexation de l’ouvrage.

11 La boîte à outils (1) L’ aide au catalogage du GM :
Formats de catalogage Règles de description Les fiches du GM : Le correspondant autorité Les notices d’autorité dans le Sudoc Création de notices d’autorité Un login spécifique <ILN>TA<nnn> ouvre des droits de catalogage supérieurs pour intervenir sur les notices d’autorités La liste de diffusion pour suivre l’actualité, recevoir les infos, être averti des nouveautés, etc.

12 La boîte à outils (2) Les 3 formations J’e-cours :
Créer des notices d’autorités dans le Sudoc Créer avec IdRef dans le contexte du web de données Le traitement des demandes des usagers et les données personnelles Le guichet d’assistance ABESstp : IdRef Sudoc Pro L’alias pour des sollicitations ciblées, personnalisées, liées à un projet spécifique par exemple.

13 II) Réseau : enquête « Mieux connaître les correspondants autorités »

14 Enquête Du 14 mai au 13 juin 2014, auprès des Correspondants Autorités (Calames, Sudoc, STAR). Taux de réponse : 60% , 113 questionnaires pour 185 établissements Le questionnaire : destiné à dégager des tendances et appréhender des situations concrètes, il a été construit autour de 4 questions 1) Qui sont-ils ? 2) Que font-ils ? 3) Avec qui travaillent-ils ? 4) Quelle aide leur apporter ?

15 Qui sont-ils ? Le Correspondant est une femme (90%) de catégorie B (60%) plutôt que de catégorie A (40%), âgée de 46 ans et plus (50%). Il assure la fonction depuis plus de 3 ans (50%), cumule souvent (70%) avec un autre rôle de correspondant ABES (CORCAT 50% ou SUCOORDI 30%) et cela apparait dans sa fiche de poste (60%). La fonction occupe une demi-journée par semaine (95%) ce qui permet d’assurer le travail courant (85%) mais guère plus car les autres activités (Catalogage 70% et Renseignement bibliographique 65%) prennent aussi du temps.

16 Que font-ils ? Le Correspondant œuvre au signalement des documents et au bon fonctionnement du catalogue selon les principes du catalogage partagé. Il effectue d’abord la diffusion des consignes du GM auprès des collègues (83%) et c’est l’indexation matière qui prévaut sur les autres types d’autorité. Les opérations « création » et « liage » ne sont pas directement du ressort du Correspondant mais font partie du travail de chaque catalogueur. Vérification et contrôle se font ponctuellement lorsqu’une anomalie est détectée ou au cours d’une phase d’apprentissage, de formation.

17 Qui sont leurs collaborateurs ?
Le Correspondant collabore avec les catalogueurs (90%) et l’administrateur SIGB (70%). Viennent ensuite l’ABES (60%) puis le Coordinateur Sudoc et le Correspondant Catalogage (50%). Les interactions avec les Coordinateurs Thèses, les Correspondants STAR et STEP sont plus faibles. Seuls 35 % ont des relations avec le Centre National RAMEAU et 25 % traitent des demandes venant des usagers eux-mêmes.

18 Quelle aide leur apporter ?
Le Correspondant se sent bien informé (60%) sur les autorités, avec l’aide du GM (70%), un peu moins sur son rôle (55%). Les axes d’amélioration sont à chercher du côté de la formation, de la diffusion d’information et du rappel des recommandations. Le partage d’expérience au sein du réseau est aussi à améliorer. Enfin, la mise en œuvre d’outils pour évaluer et améliorer la qualité des données s’avérerait fort utile et permettrait de concrétiser des envies de contribution supérieures.

19 Portrait du réseau Le réseau repose donc sur des experts dans leur domaine et les établissements confient les autorités à ces professionnels expérimentés. Ce portrait est le résultat de la longue acculturation au métier de catalogueur, forgée au contact de l’ABES, des réseaux Sudoc, des règles de l’art du signalement documentaire et des outils professionnels disponibles 20 ans de catalogage des autorités ont porté à l’actif du Sudoc une richesse considérable (en $)

20 Etat des autorités au 01/09/14
2014 Quantité Descripteur chronologique 134 Nom de marque 256 Nom de famille 3 412 Titre uniforme 11 644 Auteur / titre 15 979 FMeSH 27 539 Nom géographique 63 333 Nom commun Collectivité / Congrès Personne physique Total Cela représente une progression annuelle de nouvelles notices, dont collectivités et personnes. La dynamique de réseau est un point fort manifeste en termes de production ; les entités personnes et collectivités sont des points forts en termes. Le contrôle matière RAMEAU est également un point fort ; de même que les notices de type « toponyme ».

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22 Au-delà des tendances L’analyse des commentaires permet de dégager des faits minoritaires, des nuances de ton et des traits plus singuliers à ce portrait Par endroits, les attentes sont fortes pour redynamiser un élan qui avait pu s ’émousser faute de reconnaissance hiérarchique ou de temps à consacrer à cette activité La consolidation du réseau, la sollicitation dédiée des correspondants, ainsi que la publicité et les marques d’intérêt renouvelé pour les autorités sont considérés comme des leviers Ces nouveaux enjeux commencent à induire leurs effets en retour Il s’agit d’infléchir le profil dominant afin qu’il s’élargisse aux finalités identifiées à venir de la notion traditionnelle d’autorité. Afin d’assurer la continuité de cette expertise et d’accompagner le changement professionnel, l’évolution de la fonction peut s’appuyer en grande partie sur les proportions minoritaires des réponses à ce questionnaire.

23 III) Enjeux : réalisations & projets

24 IdRef IdRef est en soi une manière de répondre à ces enjeux de visibilité, d’exploitation, de web d’identifiants.

25 Applications clientes ABES
Les autorités produites par le Sudoc sont consommées au-delà du catalogue Sudoc Calames STEP et STAR donc thèses.fr Les professionnels des réseaux Calames et STAR contribuent à la production commune Ces applications améliorent sans cesse leur exploitation des données d’autorité L’ABES a étendue le rôle de correspondant autorité à aux établissements STAR et Calames (non-déployés dans le Sudoc). C’est d’ailleurs l’occasion de saluer les correspondants de ces établissements.

26 Partenariat Les autorités constituent un dossier privilégié d’échanges et de projets en commun - Sous l’angle des identifiants (cf. présentation d’Olivier) - Sous l’angle d’une base de production commune identifiants = alignements La réflexion est en cours de créer un cercle vertueux d’enrichissements des autorités Tous ces éléments sont à retrouver développés dans les CR des réunions ABES-BNF qui seront ou sont peut-être déjà disponibles sur nos sites respectifs.

27 Partenariats en marche
Les sollicitations viennent de nouveaux acteurs : - éditeur de ressources électroniques - archive scientifique HAL - plateforme de revues Persée

28 Partenariats/projets
Des pistes : - des applications hors ABES - des projets des établissements des réseaux - des projets scientifiques avec des laboratoires

29 Interopérabilité : garantie technologique
Ex : alignement IdRef - ISNI (BnF) prochainement visible dans les notices Sudoc Ex : alignement des identifiants IdRef – IdHAL

30 Interopérabilité : richesse documentaire
Extension des périmètres bibliographiques Extension des périmètres « autorités » Logique de rassemblement et de maîtrise au sein d’un espace public des données, pour répondre aux enjeux : visibilité - confiance

31 Données précieuses Les autorités constituent des jeux de données qui sont autant de référentiels S’adosser à un référentiel est un gage de performance tant intellectuellement que techniquement Les référentiels sont des stock de données de qualité dans lesquels les utilisateurs peuvent avoir confiance

32 Expertise des bibliothécaires
Forts de leur expertise dans les domaines : Des fichiers d’autorités Des identifiants uniques Du web de données Les établissements documentaires sont de plus en plus vus comme ayant la légitimité pour prendre l’initiative de porter la problématique hors de la sphère strictement documentaire L’union fait la force … … et accroit l’exhaustivité du signalement !

33 Enjeux = Exigences Le soin tout particulier à apporter aux données d’autorités grande visibilité sur le web => produire des données propres alignement avec d’autres référentiels => produire des données fiables échanges vers d’autres applications => exporter des données pérennes

34 Merci pour votre attention mistral@abes.fr