Formation Microsoft® Office Excel® 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office Excel® 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office Excel® 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office Excel® 2007 [Note à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet Commentaires de certaines diapositives. Étant donné que cette présentation contient des animations Macromedia Flash, l'enregistrement de ce modèle peut entraîner l'affichage d'un message d'avertissement à propos des informations personnelles. À moins que vous ajoutiez des informations aux propriétés du fichier Flash lui-même, cet avertissement ne concerne pas cette présentation. Cliquez sur OK dans le message.] Devenir un pro 1

2 Sommaire du cours Vue d'ensemble : Une présentation concrète
Leçon 1 : Ce qui a changé et pourquoi Leçon 2 : Excel dans la pratique Leçon 3 : Un nouveau format de fichier Les deux premières leçons comprennent une liste de tâches suggérées, ainsi qu'un test rapide. Devenir un pro 2

3 Vue d'ensemble : Une présentation concrète
Excel 2007 a un nouveau look ! Vous y retrouverez les feuilles de calcul auxquelles vous êtes habitué, à quelques changements près. En particulier, les menus et boutons de la partie supérieure de la fenêtre ont été remplacés par le ruban. Ce cours vous montre comment utiliser le ruban et souligne les autres modifications dans Excel qui vous aideront à faire de meilleures feuilles de calcul, plus vite. Le ruban, qui se compose d'onglets sur lesquels vous cliquez pour accéder aux commandes, a été développé pour rendre Excel plus simple à utiliser et vous aider à trouver plus rapidement les commandes dont vous avez besoin. Devenir un pro 3

4 Objectifs du cours Comprendre la nouvelle interface d'Excel.
Trouver les commandes les plus communes sur le ruban : Couper, Copier, Coller, Insérer des lignes dans la feuille, Insérer des colonnes dans la feuille et Somme. Enregistrer vos classeurs dans les nouveaux formats de fichiers Excel. Devenir un pro 4

5 Ce qui a changé et pourquoi
Leçon 1 Ce qui a changé et pourquoi 5

6 Ce qui a changé et pourquoi
Oui, beaucoup de choses ont changé dans Excel Ces changements sont particulièrement visibles dans la partie supérieure de la fenêtre. Et ils en valent la peine ! Les commandes dont vous avez besoin sont maintenant plus particulièrement visibles et accessibles dans un centre de commande appelé le ruban.  Le ruban est votre nouveau centre de contrôle. Au lieu d'avoir une trentaine de barres d'outils masquées et des commandes enfouies dans les menus, le ruban réunit toutes les commandes essentielles et les affiche de façon à les distinguer très nettement. Ainsi, lorsque vous expérimenterez la nouvelle présentation, vous remarquerez que les commandes que vous connaissez déjà sont regroupées d'une manière qui vous paraîtra tout à fait logique. Préparez-vous maintenant à découvrir la nouvelle interface et à utiliser une toute nouvelle version d'Excel, bien plus conviviale. Devenir un pro 6

7 Que contient le ruban ? Le ruban se compose d'onglets, de groupes et de commandes. Les onglets Les onglets représentant les tâches principales que vous effectuez dans Excel. Ils sont au nombre de sept, alignés le long de la partie supérieure de la fenêtre Excel. Les groupes Les groupes, affichés sous les onglets, sont des ensembles de commandes connexes. Les commandes Une commande est un bouton, un menu ou une zone où vous entrez des informations. Devenir un pro 7

8 Que contient le ruban ? Comment se mettre au travail sur le ruban ?
Commençons au commencement. Les principales commandes d'Excel sont regroupées sous le premier onglet, l'onglet Accueil. Les commandes de l'onglet Accueil sont celles identifiées par Microsoft comme étant les plus souvent utilisées pour la réalisation de tâches de base dans les feuilles de calcul. Par exemple, les commandes Coller, Couper et Copier se retrouvent au premier plan sous l'onglet Accueil , dans le groupe Presse-papiers. Viennent ensuite les commandes de mise en forme de polices dans le groupe Police. Quant aux commandes permettant de centrer le texte ou de l'aligner à gauche ou à droite, elles figurent dans le groupe Alignement. Enfin, les commandes utilisées pour insérer des cellules, des lignes, des colonnes et des feuilles de calcul sont placées dans le groupe Cellules. Devenir un pro 8

9 Que contient le ruban ? Les groupes rassemblent toutes les commandes dont vous êtes susceptibles d'avoir besoin pour un certain type de tâche. Tout au long de votre tâche, les groupes restent à l'écran, immédiatement accessibles ; les commandes ne sont plus masquées dans les menus. À la place, les commandes vitales sont visibles au- dessus de votre espace de travail. Pour illustrer le caractère pratique de cette nouvelle présentation, prenons l'exemple suivant : si vous souhaitez que le texte soit affiché sur plusieurs lignes d'une cellule, vous n'avez plus à sélectionner une commande d'un menu, puis un onglet dans une boîte de dialogue et enfin l'option en question. Désormais, il vous suffit de cliquer sur Renvoyer à la ligne automatiquement dans le groupe Alignement de l'onglet Accueil. Conseil : Une liste des onglets et de leur contenu se trouve sur l'aide-mémoire, vers lequel vous trouverez un lien à la fin de ce cours. Devenir un pro 9

10 Davantage de commandes, uniquement quand vous en avez besoin
Les commandes du ruban sont celles que vous utilisez le plus. Au lieu d'afficher chaque commande tout le temps, Excel affiche certaines commandes uniquement lorsque vous en avez besoin, en réponse à l'action que vous faites. Par conséquent, ne vous inquiétez pas si toutes les commandes dont vous avez besoin en permanence n'apparaissent pas systématiquement. Commencez votre tâche, les commandes dont vous avez besoin seront alors disponibles. Un exemple : si votre feuille de calcul ne contient pas de graphique, les commandes en rapport avec les graphiques ne sont pas nécessaires. Mais lorsque vous avez créé un graphique en cliquant sur un bouton de l'onglet Insertion dans le groupe Graphiques, les Outils de graphique apparaissent, avec trois onglets, Création, Disposition et Mise en forme. Sous ces onglets, vous trouverez les commandes dont vous avez besoin pour travailler avec le graphique. Le ruban répond à vos actions. Utilisez l'onglet Création pour changer le type du graphique ou son emplacement ; l'onglet Disposition pour changer les titres du graphique ou d'autres éléments du graphique et l'onglet Mise en forme pour ajouter des couleurs de remplissages ou changer les styles de traits. Une fois le graphique terminé, cliquez en dehors de celui-ci. Les Outils de graphique disparaissent. Pour les réafficher, cliquez à l'intérieur du graphique. Les onglets réapparaissent alors. Devenir un pro 10

11 Des options supplémentaires, si vous en avez besoin
Parfois, une flèche appelée Lanceur de boîte de dialogue, apparaît dans le coin inférieur droit d'un groupe. Cela signifie que des options supplémentaires sont disponibles pour le groupe.  Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue     , et vous verrez une boîte de dialogue ou un volet Office. L'image en montre un exemple : Pour développer cet exemple : sous l'onglet Accueil, dans le groupe Police, vous avez toutes les commandes qui sont le plus utilisées pour modifier les polices : les commandes de changement de police, de changement de taille, d'application du style gras, italique ou souligné. Pour plus d'options, comme l'exposant, utilisez le lanceur de boîte de dialogue. Sous l'onglet Accueil, cliquez sur la flèche      dans le groupe Police. La boîte de dialogue Format de cellule s'ouvre, avec l'option exposant et d'autres, associées aux polices. Devenir un pro 11

12 Ajouter des commandes à la barre d'outils
Utilisez-vous souvent des commandes qui ne sont pas aussi facilement accessibles que vous le souhaiteriez ? Vous pouvez facilement les ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. La barre d'outils Accès rapide se trouve au-dessus du ruban, lorsque vous démarrez Excel 2007 pour la première fois. Là, les commandes sont toujours visibles et accessibles. Par exemple, si vous utilisez le filtre automatique tous les jours et que vous trouvez fastidieux de cliquer sur l'onglet Données pour accéder à la commande Filtrer , vous pouvez ajouter le bouton Filtrer à la barre d'outils Accès rapide. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur Filtrer sous l'onglet Données , puis cliquez sur Ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Pour supprimer un bouton de cette barre d'outils, cliquez avec le bouton droit sur la barre d'outils, puis cliquez sur Supprimer de la barre d'outils Accès rapide. [Note à l'attention de l'instructeur :  Pour lire l'animation pendant le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier, vous pouvez devoir cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit) puis cliquer sur Lire. Si vous rencontrez des problèmes lors de l'affichage de l'animation, consultez les notes de la dernière diapositive de cette présentation sur la façon de lire une animation Macromedia Flash. Si vous rencontrez toujours des problèmes, la diapositive qui suit celle-ci est une copie de celle-ci avec des images statiques. Supprimez cette diapositive ou la suivante avant d'utiliser cette présentation.] Lisez l'animation pour apprendre à ajouter, puis supprimer, un bouton dans la barre d'outils Accès rapide. Devenir un pro 12

13 Ajouter des commandes à la barre d'outils
Utilisez-vous souvent des commandes qui ne sont pas aussi facilement accessibles que vous le souhaiteriez ? Vous pouvez facilement les ajouter à la barre d'outils Accès rapide. La barre d'outils Accès rapide se trouve au-dessus du ruban lorsque vous démarrez Excel 2007 pour la première fois. Là, les commandes sont toujours visibles et accessibles. Par exemple, si vous utilisez le filtre automatique tous les jours et que vous trouvez fastidieux de cliquer sur l'onglet Données pour accéder à la commande Filtrer , vous pouvez ajouter le bouton Filtrer à la barre d'outils Accès rapide. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur Filtrer sous l'onglet Données , puis cliquez sur Ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Pour supprimer un bouton de cette barre d'outils, cliquez avec le bouton droit sur la barre d'outils, puis cliquez sur Supprimer de la barre d'outils Accès rapide. [Note à l'attention de l'instructeur :  Cette diapositive est identique à la précédente, à ceci près qu'elle contient des images statiques à la place d'une animation. Utilisez cette diapositive si vous rencontrez des difficultés à lire l'animation. Supprimez soit la diapositive actuelle, ou la précédente, avant de montrer la présentation.] Devenir un pro 13

14 Que sont devenus mes raccourcis clavier préférés ?
Si vous utilisez davantage le clavier que la souris, il devrait vous intéresser de savoir que le ruban propose de nouveaux raccourcis. Cette modification engendre deux avantages considérables par rapport aux versions précédentes d'Excel : Chaque bouton est associé à un raccourci dans le ruban. Des raccourcis qui nécessitent souvent moins de touches. Devenir un pro 14

15 Que sont devenus mes raccourcis clavier préférés ?
Les nouveaux raccourcis ont également un nouveau nom : les touches accélératrices. Appuyez sur ALT pour faire apparaître les touches accélératrices. Voici par exemple comment utiliser des touches accélératrices pour centrer du texte : Plus d'informations sur l'utilisation des nouveaux raccourcis : En appuyant sur ALT, vous verrez que des touches accélératrices existent pour tous les onglets du ruban, toutes les commandes de tous les onglets, la barre d'outils Accès rapide et le bouton Microsoft Office (que la présentation couvrira plus tard). Appuyez sur la touche correspondant à l'onglet que vous désirez afficher. Cette action a pour effet d'afficher toutes les touches accélératrices de cet onglet. Ensuite, appuyez sur la touche correspondant à la fonction souhaitée. Appuyez sur ALT pour faire apparaître les touches accélératrices. Appuyez sur L pour sélectionner l'onglet Accueil. Appuyez sur A, puis sur C pour centrer le texte sélectionné. Devenir un pro 15

16 Que sont devenus mes raccourcis clavier préférés ?
Qu'est-il advenu des anciens raccourcis clavier ? Les anciens raccourcis clavier associés à la touche CTRL sont encore actifs et vous pouvez les utiliser comme vous l'avez toujours fait. Par exemple, CTRL+C permet toujours de copier des éléments dans le Presse-papiers et CTRL+V permet toujours de coller des éléments à partir du Presse-papiers. Pour plus d'informations sur les raccourcis clavier, consultez l'aide-mémoire, à la fin de cette présentation. Devenir un pro 16

17 Nouvel affichage Le ruban est loin d'être la seule nouveauté d'Excel 2007. Le mode Mise en page en est une autre. Si vous avez déjà utilisé le mode Page de Microsoft Office Word, vous serez ravi de voir Excel doté d'avantages similaires. Devenir un pro 17

18 Nouvel affichage Pour voir le nouvel affichage, cliquez sur Mise en page de la barre d'outils Affichage             .           Voici ce que vous découvrirez dans la feuille de calcul : Vous trouverez la barre d'outils Affichage dans le coin inférieur droit de la fenêtre. Autre moyen de voir le mode d'affichage Mise en page : cliquez sur l'onglet Affichage sur le ruban, puis sur Mise en page dans le groupe Affichages classeur. En-têtes des colonnes. En-têtes des lignes. Règles de marge. Devenir un pro 18

19 Nouvel affichage En mode Mise en page, la page est bordée de marges en haut, en bas et sur les côtés de la feuille de calcul, et un peu d'espace bleu entre les feuilles de calcul. Des règles sur les bords supérieur et latéraux vous aident à ajuster les marges. Autres avantages du nouveau mode d'affichage : Vous n'avez pas besoin d'utiliser le mode Aperçu avant impression pour rechercher les problèmes avant l'impression. Il est plus facile que jamais d'ajouter des en-têtes et des pieds de page. Vous pouvez afficher différentes feuilles de calcul dans différentes vues. Petit développement sur ces points : Vous pouvez activer et désactiver les règles en fonction de vos besoins (cliquez sur Règle dans le groupe Afficher/Masquer sous l'onglet Affichage ). Vous en saurez plus sur l'aperçu avant impression dans la leçon suivante. Lorsque vous tapez dans la nouvelle zone d'en-tête et de pied de page en haut ou au bas d'une page, l'onglet Création s'affiche et propose toutes les commandes nécessaires à la création de vos en-têtes et de vos pieds de page. Mais une fois encore, cette procédure sera expliquée plus en détail dans la leçon suivante. Vous pouvez afficher chacune des feuilles de calcul d'un classeur dans le mode le plus adapté à celle-ci. Pour afficher une feuille de calcul dans une autre vue, sélectionnez une vue dans la barre d'outils Affichage, ou dans le groupe Affichages classeur sous l'onglet Affichage pour chaque feuille de calcul. Les affichages Normal et Aperçu des sauts de page y figurent tous deux. Devenir un pro 19

20 Utiliser différentes résolutions d'écran
Tout ce qui a été décrit jusqu'à présent s'applique si votre écran est réglé en haute résolution et que la fenêtre Excel est agrandie. Si tel n'est pas le cas, les choses se présentent différemment. Quand et comment les choses se présentent-elles différemment ? Plus d'informations sur la basse résolution : Travaillant à basse résolution, vous devrez cliquer sur la flèche du bouton du groupe pour afficher les commandes. Par exemple, sous l'onglet Affichage, le groupe Afficher/Masquer comporte plusieurs commandes permettant d'afficher ou de masquer divers éléments. Avec une résolution supérieure, toutes les commandes du groupe Afficher/Masquer apparaissent. En résolution 800 x 600, le bouton Afficher/Masquer, pas les commandes du groupe. Si tel est le cas, vous devez cliquer sur la flèche du bouton Afficher/Masquer pour afficher les commandes du groupe. Les groupes qui affichent uniquement le nom du groupe en résolution plus basse sont ceux qui comportent les commandes les moins fréquemment utilisées. À basse résolution. Si votre écran est défini en basse résolution, par exemple 800 x 600 pixels, quelques groupes du ruban n'afficheront que le nom du groupe, mais pas les commandes du groupe. Devenir un pro 20

21 Utiliser différentes résolutions d'écran
Tout ce qui a été décrit jusqu'à présent s'applique si votre écran est réglé en haute résolution et que la fenêtre Excel est agrandie. Si tel n'est pas le cas, les choses se présentent différemment. Quand et comment les choses se présentent-elles différemment ? Plus d'informations sur les fenêtres plus petites : Quelle que soit la résolution utilisée, il existe une taille de fenêtre où seuls les noms de certains groupes seront affichés. Ainsi, si vous travaillez dans une fenêtre de programme qui n'est pas agrandie, vous devrez peut-être cliquer sur la flèche du bouton du groupe pour afficher les commandes. Plus d'informations sur les Tablet PC : Si votre Tablet PC est équipé d'un écran plus grand, la taille du ruban s'ajuste pour afficher des versions plus grandes des onglets et des groupes. Lorsque la fenêtre Excel n'est pas agrandie. Certains groupes afficheront uniquement le nom du groupe. Avec les Tablet PC. Sur les PC dotés des écrans les plus petits, le ruban s'adapte pour afficher des versions réduites des onglets et des groupes. Devenir un pro 21

22 Exercices pratiques Entrer du texte. Régler la largeur de la colonne.
Changer de vue du document. Afficher ou masquer l'espace vide. Ajouter un bouton à la barre d'outils Accès rapide. [Note à l'attention de l'instructeur : si Excel 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Excel à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Excel 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis) Devenir un pro 22

23 Test 1, question 1 Vous pouvez personnaliser Excel 2007 en ajoutant des commandes à la barre d'outils Accès rapide. (une réponse possible) Vrai. Faux. Devenir un pro 23

24 Test 1, question 1 : Réponse
Vrai. Vous pouvez ajouter les commandes auxquelles vous souhaitez pouvoir accéder rapidement dans la barre d'outils Accès rapide. Devenir un pro 24

25 Test 1, question 2 Certaines commandes apparaissent uniquement lorsque vous en avez besoin. (une réponse possible) Vrai. Faux. Devenir un pro 25

26 Test 1, question 2 : Réponse
Vrai. Au terme de la première étape ou de la deuxième, vous verrez s'afficher un nouvel onglet, avec toutes les commandes dont vous avez besoin. Insérez, par exemple, un graphique ou un en-tête et un pied de page et d'autres commandes apparaîtront. Devenir un pro 26

27 Leçon 2 Excel en pratique 27

28 Excel en pratique La première leçon vous a permis de vous familiariser avec la nouvelle interface d'Excel 2007. Il est temps à présent de passer à la pratique. Supposons que vous ayez une demi-heure avant votre prochaine réunion pour réviser et corriger une feuille de calcul que vous avez créée dans une version précédente d'Excel. Pouvez-vous faire les choses élémentaires que vous devez faire dans Excel 2007, en 30 minutes ? Cette leçon va vous montrer comment vous y prendre. Devenir un pro 28

29 Ouvrir un fichier Commençons par le commencement. Vous voulez ouvrir un classeur existant, créé dans une version précédente d'Excel. Effectuez les actions suivantes : Cliquez sur le bouton Microsoft Office C'est tout ce que vous avez à faire pour ouvrir un fichier créé dans une version antérieure. Vous pouvez à présent commencer à travailler. Mais avant, tenez compte de ces quelques remarques sur l'utilisation du bouton Microsoft Office situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. En cliquant dessus, vous ouvrez un menu qui contient les commandes que vous utilisiez pour ouvrir et enregistrer vos classeurs. Ce menu est rempli d'éléments fort pratiques. C'est là, par exemple, que vous trouverez les paramètres du programme tels que l'activation ou la désactivation du style de référence L1C1 ou l'affichage de la barre de formule dans la fenêtre du programme. Cliquez sur Options Excel au bas du menu, pour accéder aux options. Dans les versions précédentes d'Excel, vous pouvez définir ces options dans la boîte de dialogue Options, à laquelle vous accédiez depuis le menu Outils. Un grand nombre de ces options figurent désormais ici, où elles sont plus visibles et plus rapidement accessibles lorsque vous commencez à travailler dans d'anciens ou de nouveaux fichiers. Cliquez sur Ouvrir, puis sélectionnez le classeur voulu. Notez également que vous pouvez cliquer sur Options Excel, en bas du menu pour définir les options du programme. Devenir un pro 29

30 Insérer une colonne Vous voulez à présent ajouter une colonne à votre feuille de calcul pour identifier des catégories de produit. Vous voulez l'insérer entre deux colonnes de données existantes. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire. Votre feuille de calcul contient des lignes de produits commandés auprès de divers fournisseurs. Votre nouvelle colonne identifiera les différents produits, par exemple les produits laitiers, les céréales, les fruits et légumes, etc. L'animation illustre le processus : Vous voulez ajouter la colonne à droite de la colonne Quantité, et cliquez donc dans la colonne Fournisseur. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Cellules, cliquez sur la flèche Insérer. Dans le menu qui apparaît, cliquez sur Insérer des colonnes dans la feuille. Une nouvelle colonne vide est insérée, dans laquelle vous pouvez insérer des données. [Note à l'attention de l'instructeur :  Pour lire l'animation pendant le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l'animation, puis cliquez sur Lire. Après avoir lu le fichier, vous pouvez devoir cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit) puis cliquer sur Lire. Si vous rencontrez des problèmes lors de l'affichage de l'animation, consultez les notes de la dernière diapositive de cette présentation sur la façon de lire une animation Macromedia Flash. Si vous rencontrez toujours des problèmes, la diapositive qui suit celle-ci est une copie de celle-ci avec des images statiques. Supprimez cette diapositive ou la suivante avant d'utiliser cette présentation.] Lisez l'animation pour découvrir le processus d'insertion d'une colonne dans la feuille de calcul. Devenir un pro 30

31 Insérer une colonne Vous voulez à présent ajouter une colonne à votre feuille de calcul pour identifier des catégories de produit. Elle devra s'insérer entre deux colonnes de données existantes, Quantité et Fournisseur. Votre feuille de calcul contient des lignes de produits commandés auprès de divers fournisseurs et vous voulez que votre nouvelle colonne identifie les différents produits, par exemple les produits laitiers, les céréales, les fruits et légumes, etc. [Note à l'attention de l'instructeur :  Cette diapositive et la suivante présentent le même contenu que la diapositive précédente à ceci près qu'elles utilisent des images et du texte statiques à la place d'une animation. Utilisez ces diapositives si vous rencontrez des difficultés à lire l'animation. Supprimez soit ces deux diapositives, soit la précédente, avant de montrer la présentation.] Devenir un pro 31

32 Insérer une colonne Suivez la procédure suivante pour la colonne entre les colonnes Quantité et Fournisseur  : Cliquez dans la colonne Fournisseur. Ensuite, sous l'onglet Accueil , dans le groupe Cellules, cliquez sur la flèche sur Insérer. Dans le menu qui apparaît, cliquez sur Insérer des colonnes dans la feuille. Une nouvelle colonne vide est insérée, et vous entrez les nouvelles données dans la colonne. Si vous devez ajuster la largeur de la colonne afin de l'adapter aux données, cliquez sur la flèche en regard de Format dans le groupe Cellules, puis dans la liste qui s'affiche, cliquez sur Ajuster la largeur de colonne. La liste Format contient toutes les commandes permettant d'ajuster la largeur des colonnes et la hauteur des lignes, de masquer ou d'afficher les lignes, les colonnes et les feuilles de calcul. Devenir un pro 32

33 Mettre en forme et modifier des données
Vous mettez en forme et modifiez les données à l'aide de commandes rassemblées dans des groupes sous l'onglet Accueil. Par exemple, les titres de colonnes apparaissent plus clairement lorsqu'ils sont indiqués en gras. Pour ce faire, sélectionnez la ligne qui contient les titres, puis sous l'onglet Accueil, dans le groupe Police, cliquez sur Gras. Devenir un pro 33

34 Mettre en forme et modifier des données
Tandis que les titres sont encore sélectionnés, vous décidez de changer leur couleur et leur taille, pour les faire ressortir encore plus. Dans le groupe Police, cliquez sur la flèche Couleur de police. Vous découvrirez un choix de couleurs encore plus important. Vous pouvez également tester différentes couleurs pour le titre en pointant sur la couleur de votre choix et en attendant le résultat.  Grâce à cet aperçu, vous n'avez pas besoin de sélectionner une couleur pour voir le résultat, puis d'annuler cette sélection si elle ne vous convient pas. Lorsque la couleur qui s'affiche vous satisfait, cliquez dessus. Devenir un pro 34

35 Mettre en forme et modifier des données
Vous pouvez utiliser le groupe Police pour définir également d'autres options de mise en forme et de modification. Pour augmenter la taille de la police, cliquez sur Augmenter la taille de police     . Lorsque les titres sont sélectionnés, vous pouvez les centrer dans les cellules. Dans le groupe Alignement, cliquez sur Centrer     . Enfin, vous décidez de passer une commande supplémentaire de Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce. Sélectionnez le nom du produit, puis dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier     . Ensuite, dans la ligne du bas, et à nouveau dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller     . Si vous ne souhaitez pas cliquer sur Augmenter la taille de police : Cliquez sur la flèche en regard de la zone Taille de police pour voir une liste de tailles. Cette méthode vous donne le même aperçu instantané que pour les couleurs de police. Devenir un pro 35

36 Entrer une formule Avant de rendre votre rapport, vous devez additionner les chiffres de la colonne Quantité. C'est facile. Cliquez sur le bouton Somme      . Placez le curseur dans la dernière cellule de la colonne Quantité, puis cliquez sur le bouton Somme sous l'onglet Accueil (dans le groupe Édition). Appuyez sur ENTRÉE pour afficher le résultat de la formule. Excel additionne les valeurs en utilisant la fonction SOMME. Pour faire plus qu'additionner, cliquez sur la flèche en regard du bouton Somme. Cliquez ensuite sur la fonction de votre choix dans la liste qui apparaît : Moyenne, NB, Maximum ou Minimum. Si vous cliquez sur Autres fonctions, Excel ouvre la boîte de dialogue Insérer une fonction dans laquelle vous pouvez choisir parmi toutes les fonctions Excel. Ou cliquez sur l'onglet Formules et consultez les groupes Bibliothèque de fonctions et Calcul. Devenir un pro 36

37 Ajouter des en-têtes et des pieds de page
Comme touche finale, vous décidez d'ajouter des en-têtes et des pieds de page à la feuille de calcul. Cela permettra à chacun d'y voir plus clair sur la nature de ces données. Voici la procédure à suivre : Passer en mode Mise en page facilite grandement l'ajout d'en-têtes et de pieds de page. Vous le découvrirez à la diapositive suivante. Passez en mode Mise en page. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Affichage, puis cliquez sur Mode d'affichage Mise en page dans le groupe Affichages classeur. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton du milieu sur la barre d'outils Affichage au bas de la fenêtre. Devenir un pro 37

38 Ajouter des en-têtes et des pieds de page
Comme touche finale, vous décidez d'ajouter des en-têtes et des pieds de page à la feuille de calcul. Cela permettra à chacun d'y voir plus clair sur la nature de ces données. Voici la procédure à suivre : Les Outils des en-têtes et pieds de page contiennent les commandes permettant d'utiliser des en-têtes et des pieds de page. Ils contiennent également une option, nouvelle dans Excel 2007, qui permet d'appliquer des en-têtes et des pieds de page différents sur les pages paires et impaires. Pour l'en-tête de ce rapport, vous pouvez taper Rapport des ventes du mois de juin et l'opération est terminée. Dès que vous cliquez sur la feuille de calcul, les Outils des en-têtes et pieds de page et l'onglet Création et les commandes disparaissent jusqu'à ce que vous en ayez besoin à nouveau. Pour les réafficher, en mode Mise en page, cliquez de nouveau dans la zone des en-têtes ou des pieds de page. Cliquez dans la zone, en haut de la page, qui indique Cliquez ici pour ajouter un en-tête. Dès que vous avez cliqué dans cette zone, les Outils des en-têtes et pieds de page et l'onglet Création s'affichent dans le ruban. Devenir un pro 38

39 Imprimer Il est temps d'imprimer le rapport.
En mode Mise en page, vous pouvez effectuer des réglages et observer les modifications à l'écran avant de lancer l'impression. Procédure d'utilisation du mode Mise en page : L'utilisation du mode Mise en page vous permet d'éviter certains écueils que vous avez connus pour obtenir un aperçu avant impression dans les versions précédentes d'Excel. Par exemple, avez-vous déjà fait des allers-retours répétés entre les modes Mise en page et Normal, en ajustant votre feuille de calcul pour que tout soit à sa place avant l'impression ? Vous vous souvenez peut-être également que plusieurs essais étaient nécessaires avant de pouvoir imprimer vos feuilles de calcul dans une présentation qui vous convenait. Cette époque est révolue. Cliquez sur l'onglet Mise en page. Dans le groupe Mise en page, cliquez sur Orientation, puis sélectionnez Portrait ou Paysage. En mode Mise en page, vous verrez l'orientation changer et comment les données sont représentées dans les deux situations. Devenir un pro 39

40 Imprimer Il est temps d'imprimer le rapport.
En mode Mise en page, vous pouvez effectuer des réglages et observer les modifications à l'écran avant de lancer l'impression. Procédure d'utilisation du mode Mise en page : Toujours dans le groupe Mise en page, cliquez sur Taille pour choisir le format du papier. Vous constaterez le résultat de vos choix à mesure que vous les ferez. (Ce que vous voyez est ce que vous imprimez.) Devenir un pro 40

41 La fenêtre Nouveau classeur
La fenêtre Nouveau classeur constitue l'endroit rêvé pour démarrer dans Excel. Lorsque vous cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Nouveau, la fenêtre Nouveau classeur s'ouvre. Les différentes catégories de modèles installés avec Excel 2007 sont présentés à gauche. Cliquez sur Proposé sous Microsoft Office Online à gauche pour accéder aux liens vers les démos vidéo et les formations en ligne, ainsi que les modèles en ligne de budgets, de calendriers, de notes de frais, etc. En haut de la fenêtre, vous pouvez sélectionner soit un nouveau classeur vide, soit un modèle. Devenir un pro 41

42 Exercices pratiques Insérer une colonne. Utiliser Somme automatique.
Ajouter un en-tête et un pied de page. Apporter quelques touches finales. Explorer des options d'impression. [Note à l'attention de l'instructeur : si Excel 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Excel à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Excel 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis) Devenir un pro 42

43 Test 2, question 1 Pour insérer une nouvelle colonne, vous utilisez les commandes du groupe Cellules, sous l'onglet Accueil.  (une réponse possible) Vrai. Faux. Devenir un pro 43

44 Test 2, question 1 : Réponse
Vrai. Cliquez ensuite sur la flèche en regard de Insérer, puis cliquez sur Insérer des colonnes dans la feuille. Devenir un pro 44

45 Test 2, question 2 Où se trouve le bouton sur lequel vous cliquez pour trouver les commandes d'ouverture et de fermeture de vos fichiers ? (une réponse possible) Sous le premier onglet. Dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Sous le ruban. Devenir un pro 45

46 Test 2, question 2 : Réponse
Dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Cliquez sur le bouton Microsoft Office tout en rondeur dans le coin supérieur gauche. Devenir un pro 46

47 Test 2, question 3 En mode Mise en page, vous voulez ajouter un en-tête dans votre feuille de calcul, mais vous ne voyez pas les commandes nécessaires. Pour accéder aux commandes, vous devez cliquer dans la zone qui indique « Cliquez ici pour ajouter un en-tête ». (une réponse possible) Vrai. Faux. Devenir un pro 47

48 Test 2, question 3 : Réponse
Vrai. Dès que vous avez cliqué dans cette zone, les Outils des en-têtes et pieds de page et l'onglet Création apparaissent sur le ruban. Ils contiennent les commandes qui vous permettent de travailler avec les en-têtes et les pieds de page. Devenir un pro 48

49 Nouveau format de fichier
Leçon 3 Nouveau format de fichier 49

50 Nouveau format de fichier
Excel propose un nouveau format de fichier. Vous pouvez toujours ouvrir et modifier dans Excel 2007 des classeurs créés dans des versions antérieures et partager vos fichiers avec des personnes qui ne disposent pas encore d'Excel 2007. Le nouveau format de fichier, c'est une sécurité renforcée pour vos fichiers, des risques réduits d'altération de vos fichiers, des fichiers moins volumineux, et d'autres avantages. Cette leçon vous explique comment partager vos feuilles de calcul Excel 2007 avec les personnes qui n'utilisent pas encore Excel 2007, et vous en dit plus sur l'origine de ce nouveau format. Devenir un pro 50

51 Utilisation de fichiers des versions précédentes
Dans Excel 2007, vous pouvez ouvrir des fichiers créés dans les versions entre Excel 95 et Excel 2003. Comment faire si vous êtes la première personne parmi vos collègues à passer à Excel 2007 ? Comment faire pour partager vos fichiers avec les services qui ne sont pas encore équipés d'Excel 2007 ? Pas de panique. Vous pouvez échanger et partager vos fichiers sans problème. Devenir un pro 51

52 Utilisation de fichiers des versions précédentes
Voici comment procéder : Les fichiers conservent leur format d'origine jusqu'à ce que vous en décidiez autrement.  Excel enregistrera un fichier ancien dans son format d'origine, sauf spécification contraire de votre part. Par exemple, si un fichier a été créé dans Excel 2003, Excel 2007 l'enregistre au format 2003 par défaut. Les nouvelles fonctionnalités vous avertissent si vous enregistrez un fichier dans un format ancien. Lorsque vous enregistrez un fichier dans un format d'une version précédente, et que les fonctionnalités 2007 que vous avez employées ne sont pas compatibles avec une version antérieure, un vérificateur de compatibilité vous en avertit. Les fichiers conservent leur format d'origine jusqu'à ce que vous en décidiez autrement. Si vous ouvrez un fichier créé dans une version antérieure et que vous l'enregistrez ainsi que les modifications que vous y avez apportées, l'option d'enregistrement par défaut proposée dans la boîte de dialogue Enregistrer sous est celle qui permet d'enregistrer le fichier dans son format d'origine. Les nouvelles fonctionnalités vous avertissent si vous enregistrez un fichier dans une version antérieure. Par exemple, si vous appliquez une couleur à un en-tête dans Excel 2007 et que vous enregistrez ensuite le fichier au format Excel , le vérificateur de compatibilité vous signale que les versions antérieures d'Excel ne prennent pas en charge l'application de couleurs aux en-têtes et aux pieds de page, et que l'en-tête apparaîtra donc en texte brut. Important : Si vous risquez de perdre une nouvelle fonctionnalité en enregistrant un fichier dans un ancien format, puis en le rouvrant dans Excel 2007, le vérificateur de compatibilité vous le signale. Devenir un pro 52

53 Utilisation de fichiers des versions précédentes
Voici comment procéder : Il est toujours possible de commencer par copier les fichiers dans le format le plus récent. Il suffit d'indiquer à Excel que vous voulez un classeur Excel (*.xlsx). Cette copie du fichier contiendra toutes les fonctionnalités Excel 2007. Vous pouvez partager des documents entre versions différentes à l'aide d'un convertisseur. Vos collègues équipés d'Excel 2000 à 2003 peuvent ouvrir les fichiers 2007 en téléchargeant et en utilisant un convertisseur. Il est toujours possible de commencer par copier les fichiers dans le format le plus récent. Vous pouvez facilement conserver une copie du classeur au format 2007. Il suffit d'utiliser Enregistrer sous et de spécifier le format Classeur Excel (*.xlsx). Cette copie du fichier contiendra toutes les fonctionnalités Excel 2007. Partager des documents entre versions à l'aide d'un convertisseur Si vous créez un fichier dans Excel 2007 et que vous l'enregistrez dans ce format, vos collègues qui utilisent les versions 2000 à 2003 d'Excel (et les correctifs et Service Packs les plus récents) pourront utiliser ce fichier. En ouvrant votre classeur, ils devront indiquer s'ils veulent télécharger un convertisseur qui leur permettra de l'ouvrir. Si les détails techniques vous intéressent : le format de fichier Excel 2007 est un format XML (Extensible Markup Language) qui englobe les formats XML ouverts Office. Ce format est également le nouveau format de fichier dans Microsoft Office Word 2007 et Microsoft Office PowerPoint® 2007. Devenir un pro 53

54 Avantages du nouveau format
Le nouveau format est synonyme d'amélioration pour Excel. Voici les principaux avantages : Nouvelles fonctionnalités. En plus des fonctionnalités décrites dans les leçons précédentes, le nombre de lignes d'une feuille de calcul passe de 65 536 à 1 048 576 et le nombre de colonnes, de 256 à 16 384. La nouvelle barre de formule, redimensionnable, vous permet d'écrire des formules plus longues. Et si vous cliquez sur de gros segments de texte dans une cellule, la barre de formule ne le fait plus déborder sur la grille de la feuille de calcul. Des fichiers plus sûrs. Les classeurs contenant du code ou des macros indésirables sont plus faciles à identifier et à bloquer. Des risques d'altération réduits Excel offre une capacité améliorée d'ouvrir les fichiers corrompus et de restaurer une partie de votre travail, qui sans cela, serait perdue. Nouvelles fonctionnalités Des fichiers plus sûrs Des risques d'altération réduits Devenir un pro 54

55 Avantages du nouveau format
Le nouveau format est synonyme d'amélioration pour Excel. Voici les principaux avantages : Taille de fichier réduite  Les classeurs sont compressés ; la taille des fichiers est réduite d'environ 50 à 75 pour cent par rapport aux versions antérieures d'Excel. Vous ouvrez et enregistrez les fichiers compressés comme n'importe quel autre fichier Excel. Des données plus utiles Vous pouvez en faire plus avec les données car leur base XML facilite grandement leur intégration avec d'autres jeux de données d'autres ordinateurs et programmes. Par exemple, si vous stockez vos données de budget dans un programme spécialisé, vous pouvez sélectionner celles dont vous avez besoin, et les importer dans un document Word, une feuille de calcul Excel ou une base de données Access. Taille de fichier réduite  Des données plus utiles Devenir un pro 55

56 Nouveaux formats de fichier, nouvelles options à l'enregistrement
Lorsque vous enregistrez un fichier dans Excel 2007, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de fichier. Classeur Excel (*.xlsx). Utilisez ce type si le fichier ne contient aucune macro ou code VBA. Classeur Excel prenant en charge les macros (*.xlsm). Utilisez ce type si le fichier contient des macros ou du code VBA. Modèle Excel (*.xltx). Utilisez ce type si vous avez besoin d'un modèle.  Classeur Excel (*.xlsx). Enregistrez un classeur sous ce type de fichier s'il ne contient pas de macros ou de code Microsoft Visual Basic® pour Applications (VBA). Si vous essayez d'enregistrer un classeur comme Classeur Excel, et que celui-ci contient des commandes macro ou des projets VBA, Excel 2007 vous avertira que la macro ou le code VBA sera supprimé du fichier. Classeur Excel prenant en charge les macros (*.xlsm). Enregistrez votre classeur sous ce type de fichier lorsque celui-ci contient des macros ou du code VBA. Si vous essayez d'enregistrer un classeur comme Classeur Excel, et que celui-ci contient des commandes macro ou des projets VBA, Excel 2007 vous mettra en garde contre ce choix. Modèle Excel (*.xltx). Enregistrez votre classeur sous ce type de fichier si vous avez besoin d'un modèle. Devenir un pro 56

57 Nouveaux formats de fichier, nouvelles options à l'enregistrement
Lorsque vous enregistrez un fichier dans Excel 2007, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de fichier. Modèle Microsoft Office Excel prenant en charge les macros (*.xltm). Utilisez ce type si vous avez besoin d'un modèle et que le classeur contient des macros ou du code VBA. Modèle Microsoft Office Excel prenant en charge les macros (*.xltm). Enregistrez votre classeur sous ce type de fichier lorsque vous avez besoin d'un modèle et que celui-ci contient des macros ou du code VBA. Classeur binaire Excel (*.xlsb). Enregistrez votre classeur sous ce type de fichier s'il est exceptionnellement volumineux ; ce type de fichier s'ouvrira plus vite qu'un classeur Excel de très grande taille. Vous ne perdrez pas les nouvelles fonctionnalités Excel avec ce type de fichier, mais pas XML. Classeur binaire Excel (*.xlsb). Utilisez avec un classeur exceptionnellement volumineux. Devenir un pro 57

58 Nouveaux formats de fichier, nouvelles options à l'enregistrement
Lorsque vous enregistrez un fichier dans Excel 2007, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de fichier. Classeur Excel 97 - Excel 2003 (*.xls). Utilisez lorsque vous devez partager votre fichier avec quelqu'un ne disposant que d'une version antérieure d'Excel. Classeur Excel 97 - Excel 2003 (*.xls). Enregistrez votre classeur sous ce type de fichier si vous devez le partager avec quelqu'un qui utilise avec une version antérieure d'Excel, et qui ne dispose pas du module de compatibilité pour formats de fichiers Word, Excel et PowerPoint 2007. Classeur Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Enregistrez votre classeur sous ce type de fichier si vous devez le partager avec quelqu'un qui utilise Microsoft Excel 5.0. La plupart des fonctionnalités Excel 2007 sont désactivées dans ce format de fichier. Classeur Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilisez lorsque vous devez partager votre fichier avec quelqu'un utilisant Microsoft Excel 5.0. Devenir un pro 58

59 Test 3, question 1 Si vous enregistrez un fichier créé dans une version antérieure d'Excel en tant que fichier Excel 2007, celui-ci peut utiliser toutes les nouvelles fonctionnalités Excel. (une réponse possible) Vrai. Faux. Devenir un pro 59

60 Test 3, question 1 : Réponse
Vrai. Devenir un pro 60

61 Test 3, question 2 Pourquoi le format de fichier Excel 2007 a-t-il été changé en XML ? (une réponse possible) De nouvelles fonctionnalités ont pu être ajoutées dans Excel. Les fichiers sont plus sûrs. Moins de risque d'altération des fichiers. Taille de fichier réduite. Toutes les réponses ci-dessus. Devenir un pro 61

62 Test 3, question 2 : Réponse
Toutes les réponses ci-dessus. Devenir un pro 62

63 Test 3, question 3 Vous recevez un fichier Excel 2003, que vous ouvrez dans Excel 2007. Lorsque vous avez terminé de l'utiliser dans 2007, le fichier sera automatiquement enregistré au format Excel 2007, sauf si vous modifiez l'option. (une réponse possible) Vrai. Faux. Devenir un pro 63

64 Test 3, question 3 : Réponse
Faux. Si le fichier est au format Excel 2003, Excel 2007 l'enregistre au format 2003, sauf si vous choisissez un autre format. Devenir un pro 64

65 Aide-mémoire Pour un résumé des tâches décrites dans ce cours, consultez l'aide-mémoire. Devenir un pro 65

66 UTILISATION DE CE MODÈLE
Ce modèle Microsoft PowerPoint offre un contenu de formation sur la prise en main d'Excel 2007. Vous pouvez le présenter à un groupe d'étudiants et le personnaliser selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Devenir un pro d'Excel 2007 ». Fonctionnalités du modèle Diapositive de titre : Sur la toute première diapositive, tapez le nom de votre entreprise dans l'espace réservé. Vous pouvez également supprimer la zone de texte si vous ne souhaitez pas mentionner le nom de votre entreprise. Animations : Des effets d'animation personnalisés sont appliqués d'un bout à l'autre de la présentation. Ces effets incluent Insertion furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Ces effets fonctionnent dans toute version antérieure de Microsoft PowerPoint, jusqu'à PowerPoint 2000. Pour modifier les effets d'animation, ouvrez le menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l'animation, et utilisez les options proposées. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : Pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX®, appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version du lecteur Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions entre les diapositives : La transition Balayage en bas est appliquée dans tout le diaporama. Si vous souhaitez utiliser une autre transition, accédez au menu Diaporama , cliquez sur Transition, et utilisez les options proposées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : Ce modèle contient des liens vers la version en ligne de cette formation. Ces liens vous permettent d'accéder aux exercices pratiques de chaque leçon et à l'aide-mémoire publié pour ce cours. Remarque : Excel 2007 doit être installé pour que vous puissiez afficher les exercices pratiques. Si Excel 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques. En-têtes et pieds de page : Le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (menu Affichage) pour obtenir plus d'aide sur ce modèle. 66