APERÇU DU PLAN DE MODERNISATION de la gestion de l’OEA pour la CAAP:15 juillet 2014

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1 APERÇU DU PLAN DE MODERNISATION de la gestion de l’OEA pour la CAAP:15 juillet 2014 julianmurrayconsulting@gmail.com

2 Approche globale Nine work areas Four time phases Several items sequenced after Strategic Vision, and after new SG appointed in 2015

3 Aujourd’hui présentation en 4 sections Fonds spécifiques et leadership Postes du budget ordinaire 2015 Postes des dépenses en capital pour 2015 À l’horizon 2016 et au-delà

4 Gestion des fonds spécifiques (1) Réduction du nombre des petits projets financés sur fonds spécifiques à forte intensité de gestion No%$% o37552%0.00,0% Jusqu’à 50 00015421% 2 107 765 3,4% Jusqu’à 100 0006910% 5 107 227 8,2% Jusqu’à 200 000568% 8 020 964 12,9% Jusqu’à 500 000355% 10 549 994 17,0% Jusqu’à 1 000 000233% 15 401 080 24,8% De plus de 1 000 000101% 20 989 031 33,8% TOTAL722100% 62 176 061 100,0% PROJETACHÈVEMENT COÛT MOYEN

5 Gestion des fonds spécifiques (2) Création de “paniers” de fonds spécifiques: l’OEA élabore un programme et plusieurs donateurs versent une contribution Prendre le modèle MAPP, l’appliquer à la CIDH, puis aux Missions d’observation des élections Avantages d’une administration simplifiée, plus grande efficacité, meilleurs résultats Un certain niveau de ressources affectées encore possible dans un modèle hybride

6 Formation au leadership Doit être une priorité pour le budget de formation remis en place L’organisation comporte une insuffisance de cadres intermédiaires qui représente un risque à long terme Les employés des classes P1-P4 ayant moins de 10 ans de service à l’OEA sont les moins motivés, selon l’enquête auprès du personnel. Mais ils représentent l’avenir

7 Dépenses ordinaires versus dépenses en capital Les dépenses ordinaires sont “Les dépenses au titre de biens qui sont consommés ou dont la durée de vie est limitée” - Entretien, salaires, voyages, contrats à la tâche, formation, évaluations, audits Les dépenses en capital sont “Les montants dépensés pour acquérir ou moderniser des actifs de production, tels que des immeubles, du matériel et des logiciels, pour accroître la capacité ou l’efficacité pour plusieurs exercices comptables” - Rénovations d’immeubles, vidéo conférences et matériel informatique, mises à niveau des logiciels, adoption d’un nouveau système RH ou comptable

8 Indépendance de l’Inspecteur général Renforcer le bureau de l’IG Supervision par un Comité de vérification externe, conformément aux normes internationales Élargir le rôle de la Commission des vérificateurs extérieurs pour qu’il prenne en compte les fonctions du Comité de vérification externe

9 Évaluation L’évaluation est une fonction essentielle de la responsabilisation et du rendement Elle n’est actuellement financée que sur fonds spécifiques versés par des donateurs Il est plus efficace de faire appel à des services de sous-traitant que de recourir à du personnel interne L’évaluation doit mettre l’accent sur l’apprentissage et le perfectionnement de préférence au contrôle

10 Remise en place du budget de formation L’OEA doit avoir un budget de formation C’est la plus haute priorité qui se dégage de l’enquête conduite auprès du personnel Il est nécessaire de mettre en oeuvre toutes les améliorations du processus opérationnel Le budget de formation comprend des postes tels que la formation déontologique recommandée par la Commission des vérificateurs extérieurs, et une orientation de base pour les nouveaux membres du personnel

11 Équilibrer les recettes et les dépenses Trois séries de mesures recommandées nécessiteront de nouvelles dépenses importantes: Renforcement du Bureau de l’Inspecteur général Fonction d’évaluation Remise en place du budget de formation Proposition visant à fournir des fonds supplémentaires au moyen de trois mesures principales Suppression de l’escompte pour paiement anticipé Application plus rigoureuse des coûts directs Accroissement du recouvrement des coûts indirects à partir de 2016

12 Escompte pour paiement anticipé Il a manifestemet répondu à un besoin en périodes de graves problèmes de liquidités Mais son “coût” pour l’OEA s’est élevé à environ $5,5 millions depuis 2000 Montant de l’escompte en 2013 équivalant à $533 000 Suppression recommandée par la Commission des vérificateurs extérieurs Elle doit être approuvée par la session extraordinaire de l’Assemblée générale

13 Coûts directs Les coûts directs sont actuellement sous- évalués Les coûts directs sont définis au sens large et sont d’application subjective Le personnel chargé des programmes comme les donateurs contribuant aux fonds spécifiques veulent limiter les coûts directs, mais cela dissimule les coûts réels et met considérablement à contribution le Fonds ordinaire

14 Recouvrement des coûts indirects Les taux actuels équivalant à 11% et 12% ne reflètent pas les coûts effectifs Il est nécessaire de financer les coûts de l’Inspecteur général et de l’évaluation dont le financement n’est pas encore assuré Il est proposé de passer au taux réglementaire de 13% appliqué à l’ONU pour tous les nouveaux accords entrant en vigueur en 2016 Il est également proposé d’instaurer un RCI minimal pour les petits projets

15 Réductions possibles des dépenses Limiter le nombre des membres du personnel qui participent aux réunions internationales Réduire la fréquence de certaines réunions internationales et tenir en ligne un plus grand nombre d’entre elles Exiger des États hôtes le paiement partiel de la location pour tous les bureaux hors siège, et/ou Regrouper les bureaux hors siège avec d’autres organismes interaméricains Différer les nouveaux mandats jusqu’à ce que leur coût soit entièrement déterminé et que la source des fonds y relatifs soit bien définie Repenser le nombre et la taille des rapports destinés aux États membres de manière à ce que ceux-ci obiennent ce dont ils ont besoin

16 Plan d’investissement de l’OEA 2015-2018 Un plan d’investissement englobera Des mesures d’investissement à long terme, telles que les rénovations de bâtiment et l’entretien qui n’a que trop tardé Une seule fois par décennie des mesures exceptionnelles, telles que les coûts de transition du SG et la reconstitution du fonds de réserve, et Des mesures de modernisation, y compris les systèmes TI, la comptabilisation sur la base de l’exercice, la réforme des achats et la modernisatin de la gestion des ressources humaines

17 Modernisation des mesures d’investissement La mise à niveau des TI est la base de la modernisation et de la simplification de trois autres domaines Conversion à la comptabilité d’exercice Simplification de la passation des marchés Gestion moderne des ressources humaines Globalement il faudra environ $8 millions, dont $4 million for les TI et $1,5 million pour la comptabilité d’exercice (pas toutes les normes IPSAS)

18 Achats de cartes professionnelles: $15

19 Ressources humaines Les réductions successives ont causé de sérieuses carences et ont laissé l’OEA vulnérable Commencer avec une vision stratégique Passer à la structure de l’organisation Puis à l’analyse des compétences et des lacunes Examen de la classification Adapter le personnel aux tâches Processus d’une durée de 3 à 4 ans, y compris le cadre réglementaire actualisé des ressources humaines

20 Dans la perspective des autres postes de 2015

21 Nouveau système de quotes-parts 4 choix possibles Pas de changement Fixer la contribution des États-Unis à environ $49 millions et 49% et accroître le montant des autres contributions pour le porter à $100 millions Maintenir le montant total du budget à $83 millions, réduire la contribution des États-Unis à 49% et porter le montant des autres contributions à $83 millions Maintenir le montant du budget hors États-Unis à $34 millions, réduire la contribution des États-Unis à 49% et réduire le montant global du budget à $66 millions

22 Gestion du changement Le changement est toujours inconfortable Le changement doit être activement géré Avoir un plan (fondé sur une vision claire) Communiquer pour engager l’action Mettre en oeuvre (par autonomisation) Suivre les progrès et effectuer des ajustements Équipe de mise en oeuvre Médiateur de la gestion du changement